Protokoll til årsmøte 2024 for Hetlevikhøyden Borettslag
Protokoll til årsmøte 2024 for Hetlevikhøyden Borettslag
Organisasjonsnummer: 950009012
Det ble gjennomført digital avstemning med møte. Avstemningen varte fra 29. april kl. 09:00 til 3. mai kl. 09:00 og møtet ble avholdt 29. april 2024, Grendahuset, Lyderhorn Borettslag.
Antall stemmeberettigede som deltok: 77. Følgende saker ble behandlet på årsmøtet:
1. Valg av møteleder
Møtelederen sørger for at møtet blir avviklet etter lovens regler og er ansvarlig for at det føres protokoll. Hvis ikke årsmøtet velger en møteleder eller forslåtte møteleder ikke blir valgt, er det styrets leder som etter loven er møteleder.
Forslag til vedtak:
Xxxx Xxxxxxx er valgt som møteleder på fysisk og digitalt møte.
Forslaget ble vedtatt Xxxxxx stemmer for vedtaket: 60 Antall stemmer mot vedtaket: 0
Antall blanke stemmer: 17
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
2. Godkjenning av de stemmeberettigede
Deltakere i møtet er registrert i en frammøteliste etter innleverte registreringsblanketter og fullmakter, og listen legges til grunn for opptelling av de stemmeberettigede.
Forslag til vedtak:
Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede.
Forslaget ble vedtatt Xxxxxx stemmer for vedtaket: 57 Antall stemmer mot vedtaket: 0
Antall blanke stemmer: 20
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
3. Valg av protokollvitne
Det er møtelederen som er ansvarlig for årsmøteprotokollen. Etter loven skal det også velges minst en eier til å signere protokollen sammen med møteleder.
Forslag til vedtak:
Som protokollvitner velges Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx og Xxxxxxx Xxxxxxxx.
Forslaget ble vedtatt Xxxxxx stemmer for vedtaket: 58 Antall stemmer mot vedtaket: 0
Antall blanke stemmer: 19
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
4. Godkjenning av møteinnkallingen
Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet er innkalt på.
Forslag til vedtak:
Møteinnkallingen godkjennes
Forslaget ble vedtatt Antall stemmer for vedtaket: 59 Antall stemmer mot vedtaket: 0
Antall blanke stemmer: 18
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
5. Årsrapport og årsregnskap
a) Godkjenning av årsrapport og årsregnskap
b) Styret foreslår overføring av årets underskudd føres mot egenkapital.
Forslag til vedtak:
Årsrapport og årsregnskap godkjennes. Årets underskudd føres mot egenkapital.
Forslaget ble vedtatt Antall stemmer for vedtaket: 53 Antall stemmer mot vedtaket: 2
Antall blanke stemmer: 22
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
6. Fastsettelse av honorarer
Forslag til honorar er gjort på grunnlag av fast honorar ut i fra styreverv + møte honorar for antall styremøter og andre møter eller kurs på vegne av borettslaget
Honorar fordeling:
• Leder Xxxxxx Xxxxxxxxx, kr. 87 300,-
• Nestleder Xxxxx Xxxxxxxxx, kr. 57 000,-
• Sekretær Xxxxxx Xxxxx, kr. 42 300,-
• Styremedlem Xxxx Xxxxxxxx, kr. 36 200,-
• Styremedlem Xxxxxxx Xxxxx, kr. 30 950,-
• Varamedlem Xxxxxxxx Xxxxx, kr. 15 220,-
• Varamedlem Siri-Xxx Xxxxx-Xxxxxx, kr. 15 970,-
Totalt kr. 284 940,-
Godtgjørelse for styret foreslås satt til kr. 284 940
Forslag til vedtak:
Godtgjørelse for styret foreslås satt til kr. 284 940.
Forslaget ble vedtatt
Antall stemmer for vedtaket: 49 Antall stemmer mot vedtaket: 9 Antall blanke stemmer: 19 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
7. Oppsigelse parkeringsovervåkning
Fremmet av: Xxxx Xxxx Xxxxx
1. Jeg ønsker at borettslaget sier opp avtalen med Vest Park. Ser a det ikke er noe grunn til at de fortsetter.
2. Utgifter for borettslaget og beboere. Ingen problemer med parkeringsplasser, verken dag eller kveld.
3. Mange får bot. Opplevde selv at så liten tid på 2 min. kostet meg kr. 660,-. Sendte inn klage, to ganger men fikk aldri en tilbakemelding av de.
Styrets innstilling
Styret anbefaler at borettslaget beholder dagens parkerings ordning med overvåking for å hindre fremmed parkering og forhåpentlig fulle parkeringsplasser.
Før denne ordningen ble det registrert en del fremmed parkering og fulle parkeringsplasser.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 17 Antall stemmer mot vedtaket: 47 Antall blanke stemmer: 13 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
8. Takterrasse
Fremmet av: Xxxx Xxxxxxxx Xxxx
Eg har tenkt lit på om tak på byggene, i borretslaget kunne vore benyta som takterrasser. Har det vore undersøkt ?
Dersom det er uvisst eller ikkje er noko særskilt årsak til at det ikkje er aktuelt, så har eg følgande forslag. Gjere ein avstemning på om andre beboere ønsker å sjå nærmere på dete. Ved at det undersøkes muligheten for det og kva kostnader det medfører.
Styrets innstilling
Styret anbefaler at generalforsamlingen stemmer mot forslaget.
Dette er et prosjekt som vil ha betydelige kostnader for borettslaget. Blant annet må adkomst til takterrasse være for alle i borettslaget, noe som innebærer at det f. eks. i høyblokk blant annet vil være behov for å forlenge eksisterende heissjakt.
Utarbeidelse av underlag for avstemning på GF 2024 vil innebære bruk av eksterne konsulenter (arkitekter, ingeniører osv.) Slike oppdrag bli vanligvis fakturert pr. time.
Xxxxxx mener at borettslaget bør prioritere energibesparende tiltak de neste årene.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 4 Antall stemmer mot vedtaket: 63 Antall blanke stemmer: 10 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
9. Rapporter, resultater etter befaringer etc. betalt for av andelseierne må gjøres kjent for andelseiere.
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Bakgrunn:
Det er naturlig i driften av et borettslag at styret innhenter rapporter, foretar befaringer og lignende for å kunne foreta valg på vegne av andelseierne. Det er andelseierne som betaler for disse og da må det være naturlig at andelseierne får innsikt i det de har betalt for. Man bør som andelseier få nødvendig informasjon for å kunne ha en mening om hvilke disponeringer som skal foretas. Jeg har selv bedt om det i en sak, uten at jeg kan se å ha fått svar selv etter flere måneder.
Styrets innstilling
Styret bestiller mange rapporter på vegne av borettslaget og gjennomfører en lang rekke befaringer som er nødvendig i forbindelse med drift og vedlikehold av borettslaget.
Styret ville blitt pålagt unødvendig administrasjon om alle rapporter skulle vært publisert for andelseierne. Rapportene styret bestiller danner som regel grunnlag for beslutninger som vedtas.
I den grad styre vurdere at andelseier bør informeres om rapporters innhold er det selvsagt fornuftig. Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 20 Antall stemmer mot vedtaket: 41 Antall blanke stemmer: 16 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
10. Tiltak som påvirker fellesgjeld eller økning av husleie
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Bakgrunn:
Ettersom styret i et borettslag disponerer midler fra andelseiere bør man ha noe å si i forhold til hvilke tiltak som vedtaes.
Styrets innstilling
Borettslagsloven regulerer styrets fullmakt sammen med borettslagets vedtekter.
Det ligger til styrets fullmakt å utarbeide budsjett og innhente felleskostnader. Vanlig drift og vedlikehold ligger under styrets fullmakt samt finansiering av disse.
Borettslagsloven gir styret det alminnelige ansvar for å lede virksomheten i laget, og bestemmelsen gir uttrykk for styrets alminnelige handlingsfullmakt. Styret i et borettslag har samme forvaltningsmyndighet som i aksjeselskaper tilligger styret og daglig leder etter aksjeloven.
Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 26 Antall stemmer mot vedtaket: 35 Antall blanke stemmer: 16 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
11. Epost adressert til styret bør hele styret få tilgang til om de ikke har det pr. idag
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Bakgrunn:
Jeg har i en tid der jeg bodde i et annet borettslag erfart at kommunikasjon som flere beboere trodde de hadde med styret viste seg kun å ha foregått mellom beboere og styreleder/nestleder. Skal man ha en epostadresse som «xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx» så bør det være slik at hele styret faktisk får tilgang til de epostene idet de blir sendt. Jeg har tidligere spurt om styret i vårt borettslag får eposter direkte, men kan ikke se å ha fått svar.
Styrets innstilling
Alle i styret kan få tilgang til styrets epost. Xxxxxx står selvsagt fritt til å lage rutiner for behandling av mottatte eposter/ annen post.
Xxxxxx mener det er gode rutiner i forhold til epost håndtering og som er i tråd med forslag.
Borettslagsloven gir styret det alminnelige ansvar for å lede virksomheten i laget, og bestemmelsen gir uttrykk for styrets alminnelige handlingsfullmakt. Styret i et borettslag har same forvaltningsmyndighet som i aksjeselskaper tilligger styret og daglig leder etter aksjeloven.
Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 15 Antall stemmer mot vedtaket: 45 Antall blanke stemmer: 17 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
12. Bekreftelse av mottatte henvendelser
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Jeg, og etter det jeg har hørt fra andre andelseiere, har opplevd at henvendelser til styreleder/styret ikke er blitt besvart. Hva dette skyldes er umulig for oss å vite. Uansett, jeg føler det må være rimelig å kreve at henvendelser til styreleder/styret bekreftes mottatt innen 3 virkedager. Bekreftelsen bør, om ikke henvendelsen kan svares ut med en gang, inneholde en dato for når andelseier kan forvente et utfyllende svar, eksempelvis etter dato for neste styremøte dersom det må tas opp der.
Styrets innstilling
Det ligger til styrets ansvar å utarbeide rutiner for besvarelse av henvendelser.
En bekreftelse på at epost er mottatt virker fornuftig. Dette er et forslag styret kan vurdere å innarbeide i sine rutiner.
Vi gjør oppmerksom på at driftsrelaterte saker blir behandlet og besvart løpende fra driftsleder.
Borettslagsloven gir styret det alminnelige ansvar for å lede virksomheten i laget, og bestemmelsen gir uttrykk for styrets alminnelige handlingsfullmakt. Styret i et borettslag har samme forvaltningsmyndighet som i aksjeselskaper tilligger styret og daglig leder etter aksjeloven.
Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak:
Forslag:
Styret bør pålegges å bekrefte at henvendelser fra beboere er mottatt og vil bli behandlet innen 3 virkedager.
Forslaget ble vedtatt Xxxxxx stemmer for vedtaket: 42 Antall stemmer mot vedtaket: 18
Antall blanke stemmer: 17
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
13. Referater fra Styremøter bør være tilgjengelig for andelseiere
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Bakgrunn:
Jeg syns styret skal ha en så åpen kommunikasjon med andelseierne som mulig. Vi som andelseiere må kunne føle oss sikre på at styret arbeider til beste for oss. Det virker, slik jeg og flere med meg opplever det, som om styret arbeider i det stille. Det dukker plutselig opp informasjon om prosjekter som allerede er iverksatt uten at vi som andelseiere har fått informasjon, fått komme med spørsmål, innspill eller kunnet påvirke prosessen. Dette kan være tiltak som vil kunne påvirke vår økonomi og jeg syns det er rimelig at andelseiere blir holdt orientert helt fra forslag fremmes og diskuteres i styret. Referatet må selvfølgelig ta hensyn til anonymitet i for eksempel naboklager.
Styrets innstilling
Styreprotokollen / styre møtereferat er styrets dokument, andelseier eller andre har ikke noe alminnelig krav på innsyn i styreprotokollen / styre møtereferatet.
Protokoll /referat kan inneholde sensitive opplysninger om for eksempel andelseiere. Styre informerer om saker som er av interesse for andelseierne .
Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 25 Antall stemmer mot vedtaket: 33 Antall blanke stemmer: 19 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
14. Retningslinjer for styre og styrearbeid.
Fremmet av: Xxxxxxx Xxxxxx
Bakgrunn:
Et styre opptrer på vegne av andelseierne i borettslaget. Retningslinjer vil klargjøre for et styre hvilke plikter og forventinger andelseierne kan ha til et styre. Det er ofte beboere uten mye erfaring med styre og stell som blir med i et styre i borettslaget og retningslinjer vil være en god hjelp og støtte både før man eventuelt stiller til valg og etter at man er valgt inn. Det er snakk om store verdier som skal forvaltes på vegne av felleskapet og ikke minst ivaretakelse av et bomiljø som er viktig for mange. Retningslinjer bør være naturlig å ha for et styre.
Her er retningslinjer fra et annet borettslag som kan danne et utgangspunkt: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx/
Styrets innstilling
Obos har utarbeidet «retningslinjer for styrearbeid» som styret gjennomgår og vedtar årlig på konstituerende styremøte etter generalforsamling.
Saker som omhandles i retningslinjene er:
• Formål.
• Styrets ansvar.
• Fakturabehandling og betaling av kostnader.
• Bruk av anbud/tilbud.
• Utbetaling til styremedlemmer.
• Styremedlemmers lojalitet til boligselskapet.
• Styremedlemmers habilitet.
• Taushetsplikt og innsynsrett.
• Personlig adferd.
• Personvern.
• Kommunikasjon og informasjon.
Styret anser retningslinjene for gode og vil videreføre allerede innarbeidet rutinen med behandling av disse.
Borettslagsloven gir styret det alminnelige ansvar for å lede virksomheten i laget, og bestemmelsen gir uttrykk for styrets alminnelige handlingsfullmakt. Styret i et borettslag har same forvaltningsmyndighet som i aksjeselskaper tilligger styret og daglig leder etter aksjeloven.
Styret anbefaler andelseierne stemme mot forslaget.
Forslag til vedtak: Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 15 Antall stemmer mot vedtaket: 41 Antall blanke stemmer: 21 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
15. Carport med solcellepanel på HC- parkering:
Fremmet av: Xxxxxx Xxxxxxxx
Det bygges carporter med solcelleplater som tak på handicap- parkering foran Høyblokken. Bygges f.eks i stål rammeverk med solcelleplater som tak. Defle vil gi oss ca 45plater med 300W pr panel dvs ca 12000 KW.
Defle gjøres kostnadsfrifl for boreflslaget ved at penger finansieres fra kommende OBOS miljøtiltak, Enova og Bergen kommune. Da får vi et prøveprosjekt på erfaring med solceller. OBOS har selv prøveprosjekt i Oslo og myndigheten ønsker at alle som har mulighet tar i bruk soceller. Strøm leveres til fyrrom i høyblokken. Stemmes for ja eller nei. Antall stemmer for og i mot vises.
Styrets innstilling
Styret anbefaler at generalforsamlingen stemmer imot forslaget.
Et slik byggeprosjekt vil kreve bruk av eksterne konsulenter (arkitekter, ingeniører osv.) for å utarbeide estimert bygge kostnad og eventuell besparelse. Styret erfarer at dette vil være kostbart.
Styret prioriterer andre mer effektive tiltak for å redusere energibehovet i borettslaget og søker aktivt om økonomiske midler i forbindelse med gjennomføring av prosjekter. Viser til gjennomførte og pågående prosjekter med bygging av anlegg for oppvarming med berg/jordvarme.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 2 Antall stemmer mot vedtaket: 59 Antall blanke stemmer: 16 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
16. Carport med solcellepanel på parkeringsplass
Fremmet av: Xxxxxx Xxxxxxxx
Vi etablerer carporter på deler av parkeingsplasser hvor defle er egnet. Ca 50 prosent kan brukes. Andelseier som ønsker carport betaler innskudd og månedlig leie. Carporter bygges i stålrammeverk og som tak brukes solcellepaneler.
Det søkes om midler fra OBOS miljøtiltak, Enova og Bergen kommune.
Defle vil kunne gi oss ca 300 paneler og ca 90000 kW. Defle brukes til drift av sentralvarme og tilbake til andelseiere som får reduserte strømutgifter.
Ingeniører i OBOS prosjekterer. Stemmer ja og nei. Antall stemmer vises i opptelling.
Styrets innstilling
Styret anbefaler at generalforsamlingen stemmer imot forslaget.
Et slik byggeprosjekt vil kreve bruk av eksterne konsulenter (arkitekter, ingeniører osv.) for å utarbeide estimert byggekostnad og eventuell besparelse. Styret erfarer at dette vil være kostbart.
Styret prioriterer andre mer effektive tiltak for å redusere energibehovet i borettslaget og søker aktivt om økonomiske midler i forbindelse med gjennomføring av prosjekter. Viser til gjennomførte og pågående prosjekter med bygging av anlegg for oppvarming med berg/jordvarme.
Vi ser det og som en utfordring å leie ut plasser da vi ikke har nok plasser til hver enkelt andelseier. Vi har en rullerende ordning, førstemann til mølle prinsippet.
Forslag til vedtak:
Forslaget falt
Antall stemmer for vedtaket: 3 Antall stemmer mot vedtaket: 59 Antall blanke stemmer: 15 Flertallskrav: Alminnelig (50%)
17. Xxxx av tillitsvalgte
Det skal velges styreleder, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Valgkomiteen har innstilt følgende kandidater:
Styreleder 2 år: Xxxxxx Xxxxxxxxx Styremedlem 2 år: Xxxxx Xxxxx Styremedlem 2 år: Xxxxx Xxxxxxxx Varamedlem 1 år: Xxxx Xxx Xxxxx Xxxxxx Varamedlem 1 år: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Styreleder (2 år)
Xxxxxxxx ble valgt:
Xxxxxx Xxxxxxxxx (40 stemmer)
Følgende stilte til valg:
Xxxxxx Xxxxxxxxx
Styremedlem (2 år)
Xxxxxxxx ble valgt:
Xxxxx Xxxxxxxx (33 stemmer) Xxxxx Xxxxx (40 stemmer)
Følgende stilte til valg: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx
Xxxxx Xxxxx
Varamedlem (1 år)
Xxxxxxxx ble valgt:
Xxxx Xxx Xxxxx Xxxxxx (51 stemmer) Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx (48 stemmer)
Følgende stilte til valg:
Xxxx Xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
18. Valg av delegater til OBOS' generalforsamling
Vi skal velge delegater til OBOS sin generalforsamling. Delegatene og varadelegatene sitter i ett år.
Delegat (1 år)
Xxxxxxxx ble valgt:
Xxxxx Xxxxx (49 stemmer)
Følgende stilte til valg:
Xxxxx Xxxxx
Varadelegat (1 år)
Xxxxxxxx ble valgt:
Xxxxxx Xxxxxx (46 stemmer)
Følgende stilte til valg:
Xxxxxx Xxxxxx
19. Valg av Valgkomite
Det skal velge valgkomite for ett år.
Forslag til vedtak:
Til valgkomite foreslåes Xxxxxx Xxxxxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxx
Forslaget ble vedtatt Xxxxxx stemmer for vedtaket: 49 Antall stemmer mot vedtaket: 3
Antall blanke stemmer: 25
Flertallskrav: Alminnelig (50%)
Signering protokoll:
Møteleder: Xxxx Xxxxxxx /S/
Protokollvitne: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx /S/ Protokollvitne: Xxxxxxx Xxxxxxxx /S/