Tilbudsforespørsel
Tilbudsforespørsel
Telefoniløsning Flytoget AS
1. Webbasert sentralbord
2. Mobil bedriftsløsning
3. Kundedata tog
4. SMS-løsning
TILBUDSFRIST: 31.10.2014 kl. 16:00
Innhold
4.1 Krav om skatteattest, mva-attest og HMS-attest 4
4.2 Krav om lovlig etablert foretak 4
4.3 Krav til faglige godkjennelser hos leverandør og underleverandører 4
4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 4
4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 5
5.5 Fremdriftsplan for gjennomføring av leveransen 7
6. VOLUM, PRISER OG BETINGELSER 7
6.2 Pris- og leveringsbetingelser 7
6.3 Eventuelle reservasjoner/forbehold som tilbyder tar i forhold til denne forespørselen 7
6.4 Materiell, tjenester etc. levert av oppdragsgiver 7
7. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7
1. TILBUDSFORESPØRSELEN
Flytoget AS innbyr til konkurranse for levering av ny telefoniløsning som omfatter følgende fire løsningselementer: webbasert sentralbord, mobil bedriftsløsning, kundedata tog og SMS-løsning med avtale for support, drift og vedlikehold. Tilbyder står fritt til å tilby på en eller flere av disse løsningselementene.
Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver gjennomføre en første evaluering. Av de leverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskriteriene vil oppdragsgiver velge ut hvilke som skal inviteres til forhandlinger. Utvelgelsen vil bli gjort i henhold til kriteriene i konkurransegrunnlaget. Tilbakemelding vil bli gitt igjennom Mercell.
Leverandører som kvalifiserer seg og går videre må kunne gi en demo eller referanseinstallasjon av løsningselementer som tilbys. Disse må være tilgjengelige og ferdigkonfigurert 12.11.2014.
Deretter inviteres leverandører til videre forhandlinger forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører.
Flytoget AS har i dag følgende som skal videreføres av ny leverandør:
• Ca. 150 mobilabonnement
• Ca. 160 dataabonnement
• Webbasert sentralbord for kundeservice og planlegging.
• Webbasert SMS-løsning.
• ISDN UT 30.
• 4 analoge nummer på hovedkontoret.
• Ca. 10 forskjellige hovednummer inn.
• 32 stk. dataabonnement på tog
Flytoget ønsker en telefoniløsning som skal være:
• Brukervennlig og enkel å administrere
• Sikker
• Stabil
• Standardisert
• Kostnadseffektiv med god mulighet til oppfølging av bruk/kostnad.
• Fleksibel, mobil og fremtidsrettet
Tilbudt løsning må innebære forenklet administrasjon og support for Flytoget.
2. OM FLYTOGET AS
Flytoget skal tilby det beste transport-tilbudet til og fra Oslo Lufthavn med vekt på sikkerhet, punktlighet og service. Dette skal vi gjøre ved hjelp av en unik identitet, den mest effektive løsningen og entusiastiske medarbeidere. Samtidig skal selskapet aktivt orientere seg mot nye forretningsmuligheter innen togmarkedet.
Flytogets visjon er: ”Vi leverer den ultimate delen av reisen”.
3. KONTRAKTSOMFANG
• Kjøpsavtale for implementering av løsning.
• Driftsavtale (inklusive support og vedlikehold) for de respektive løsningselementer.
Avtalenes varighet:
• Webbasert sentralbord 2 + 2 år etter kontraktinngåelse.
• Mobil bedriftsløsning 2 + 2 år etter kontraktinngåelse.
• Kundedata tog 1 + 1 år etter kontraktinngåelse.
• SMS-løsning 2 + 2 år etter kontraktinngåelse.
For leveringsomfang se; Vedlegg 3: Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.
4. KRAV SOM MÅ OPPFYLLES
Flytoget er opptatt av bedriftens samfunnsansvar og ønsker at våre leverandører skal bidra til å støtte opp under dette. Derfor oppfordrer vi våre leverandører til å vedlegge sine etiske retningslinjer i tilbudet.
4.1 Krav om skatteattest, mva-attest og HMS-attest
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. | • Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. • Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. |
Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. | • Egenerklæring om at Leverandøren oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Et skjema for egenerklæring er vedlagt som vedlegg 10. |
4.2 Krav om lovlig etablert foretak
Krav | Dokumentasjonskrav - eksempler |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | • Tilbyder skal legge ved firmaattest og eventuelle attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. |
4.3 Krav til faglige godkjennelser hos leverandør og underleverandører
Krav | Dokumentasjonskrav - eksempler |
Leverandøren og hans eventuelle underleverandører skal ha nødvendige autorisasjoner/godkjenninger som kreves for denne typer arbeider. | • Vedlegg dokumentasjon fra godkjennende instans som f.eks. Post- og teletilsynet. |
4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
Krav | Dokumentasjonskrav - eksempler |
Det kreves meget god soliditet | • Vedlegg dokumentasjon fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon. • Utenlandske selskaper må kunne dokumentere tilsvarende kredittverdighet. |
4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav - eksempler |
Leverandøren skal ha et fungerende kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem | • Vedlegg redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem |
Foretaket må ha relevant kompetanse for denne type leveranse | • Vedlegg redegjørelse for selskapets kompetanse innen denne type leveranse |
5. KRAV TIL TILBUDET
Det er vårt mål at tilbudene raskt skal kunne evalueres og at kontrakt kan inngås umiddelbart etter beslutning. Tilbyder skal derfor prise og oppgi alle elementer i tilbudet i vedlagte maler.
Leverandørens svar blir således ”Den lille kjøpsavtalen” og ”Driftsavtalen” med vedlagte bilag til avtalene og andre obligatoriske bilag som angitt i listen nedenfor.
Vedlegg merket med ”skye blue” nedenfor er obligatoriske for tilbyder å fylle ut.
Del av tilbud | Oppgave for tilbyder | Vedlagt Tilbudsforespørse l |
Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) | Skal fylles ut. | Vedlegg 1 |
Driftsavtalen (SSA-D) | Skal fylles ut. | Vedlegg 2 |
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon | Vedlegg 3 | |
Bilag 1A: Evalueringsskjema | Skal fylles ut. | Vedlegg 4 |
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon | Skal fylles ut. | Vedlegg 5 |
Bilag 3: Kundens tekniske plattform | Vedlegg 6 | |
Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan | Skal fylles ut. | Vedlegg 7 |
Bilag 5K: Testing og godkjenning (kjøp) | Skal fylles ut. | Vedlegg 8 |
Bilag 5D: SLA for driftsavtale (drift) | Skal fylles ut. | Vedlegg 9 |
Bilag 6K: Administrative bestemmelser (kjøp) | Skal fylles ut | Vedlegg 8 |
Bilag 6D: Administrative bestemmelser (drift) | Skal fylles ut | Vedlegg 9 |
Bilag 7K: Samlet pris og prisbestemmelser (kjøp) | Skal fylles ut | Vedlegg 8 |
Bilag 7D: Samlet pris og prisbestemmelser (drift) | Skal fylles ut | Vedlegg 9 |
Bilag 8K: Endringer i den generelle kjøpsavtaleteksten | Skal kun fylles ut ved reservasjoner. NB! Større reservasjoner kan medføre avvisning av tilbudet. | Vedlegg 8 |
Bilag 8D: Endringer i den generelle driftsavtaleteksten | Skal kun fylles ut ved reservasjoner. NB! Større reservasjoner kan medføre avvisning av tilbudet. | Vedlegg 9 |
Bilag 9K: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen (kjøp) | Vedlegg 8 | |
Bilag 9D: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen (drift) | Vedlegg 9 | |
Andre bilag: (Dokumentasjon som kreves i henhold til kapittel 4 som skatt og moms sertifikater, HMS egenerklæring, firmaattest, kredittvurdering, referanser, etc.) | Sørg for å legge ved all nødvendig dokumentasjon for å oppfylle obligatoriske krav. | Vedlegg 10: HMS- egenerklæring |
Tilbudet skal være utfylt med vedlagte maler til avtalene.
• Bilagene oppført i 5.1 Struktur bør leveres som separate dokumenter i tilbudet og det må være tydelig spesifisert i listen over vedlegg i paragrafen 1.2 i Avtalene (Vedlegg 1&2).
• Innholdet bør være i original-format (for eksempel MS Word, MS Excel eller lignende), og ikke bare i "lukket" formater (for eksempel Adobe PDF).
• Tilbyders logo skal være med i topp- eller bunntekst på alle sider i alle dokumenter.
• Alle endringer og kommentarer til avtaler eller bilag som krever en respons markeres med ”skye blue” tekst i kursiv.
• Dokumentstiler må ikke endres og ingen overskrifter må tilføyes. Tilbyder skal ikke fjerne eller endre tekst i avtalene (Vedlegg 1 & 2) eller i vedlegg til avtalene (Vedlegg 3-9). Tilbyder kan imidlertid legge til tekst av forskjellige størrelser og legge til kommentarer i bilag til avtalen.
• Detaljer for hvordan oppfyllelse av hvert krav skal besvares er oppgitt i skjemaet Vedlegg 4: Bilag 1A - Evalueringsskjema. For hvert krav skal tilbyder angi oppfyllelse - eller grad av oppfyllelse. Svar på Evalueringsskjemaet (Vedlegg 4: Bilag 1A) skal utfylles i henhold til angitt skjemaformat.
Det skal utarbeides et eget datert tilbudsbrev som tydelig bør angi eventuelle reservasjoner til kontraktene. Reservasjoner med priskonsekvenser eller reservasjoner til grunnleggende aspekter av tilbudet er ikke tillatt. Ethvert tilbud med slike reservasjoner kan bli avvist.
Tilbudet skal inneholde tilbyders:
• Navn
• Postadresse
• Telefon- og telefaksnummer
• Organisasjonsnummer
• Bankforbindelse, bankens adresse og tilbyders bankkontonummer
• Ansvarlig kontaktperson for tilbud / kontrakt, inkludert telefonnummer, faksnummer, mobilnummer og e-postadresse.
Tilbudsbrevet bør bekrefte at tilbudet er gyldig inntil seks måneder etter fristen for å levere inn tilbud.
• Svar skal sendes elektronisk via Mercell på norsk.
• Dersom tilbyder trenger hjelp med levering via Mercell, vennligst kontakt Xxxxxxx Support på telefon
x00 00 00 00 00/62.
• Ytterligere informasjon som tilbyderen finner relevant kan bli lagt til som vedlegg til tilbudet.
5.5 Fremdriftsplan for gjennomføring av leveransen
Tilbyder skal sette opp en fremdriftsplan (milepælsplan) for alle aktiviteter fram til levering regnet fra dette tidspunkt. Det er et krav at tilbyder kan presentere en fremdriftsplan i bilag 4 (vedlegg 7).
6. VOLUM, PRISER OG BETINGELSER
Anskaffelsen omfatter fire løsningselementer. Tilbyder står fritt til å tilby på en eller flere av disse løsningselementene. Leveringsomfanget er detaljert i Vedlegg 3: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon.
Totalt omfang oppdelt i fire løsningselementer;
• Webbasert sentralbord
• Mobil bedriftsløsning
• Kundedata tog
• SMS-applikasjoner/tjenester
6.2 Pris- og leveringsbetingelser
Tilbyder skal fylle ut priser i
• Vedlegg 4: Bilag 1A Evalueringsskjema – Prislister
• Vedlegg 8: Bilag 7K (priser inkludert i kjøpsavtalen)
• Vedlegg 9: Bilag 7D (priser inkludert i driftsavtalen)
Der skal alt utstyr, og alle tjenester som tilbys prises i henhold til skjemaer. Tilbyder må tydelig angi både pris pr. tilbudt løsningselement, men også samlet pris for hele tilbudsomfanget.
6.3 Eventuelle reservasjoner/forbehold som tilbyder tar i forhold til denne forespørselen
Det er ikke anledning til å ta forbehold som har prismessige konsekvenser eller som angår grunnleggende sider ved tilbudet. Skulle tilbyder ha andre innsigelser mot noen del eller formuleringer i denne forespørselen, må tilbyder skriftlig spesifisere disse i tilbudet i et eget vedlegg dersom de skal anses som gyldige. NB! Større reservasjoner kan føre til at tilbudet ikke blir vurdert.
6.4 Materiell, tjenester etc. levert av oppdragsgiver
Tilbyder må spesifisere eventuell materiell, tjenester og lignende oppdragsgiver skal stille til disposisjon for at tilbyder skal kunne implementere en eventuell avtale.
Betalingen av etablering, implementering og initiale lisenser vil bli knyttet til leveransenes viktigste milepæler med 30 dagers etterskuddsbetaling
• 20 % ved levering av utstyr/programvare.
• 80 % ved vellykkede tester og endelig produksjonssetting.
7. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette.
8. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD
For denne anskaffelse skal siste versjon av følgende avtale benyttes:
• Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille)
o Avtalen er tilgjengelig på xxx.xxxx.xx. Direkte link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx-x-xx-xxx-x-xxxxx. Avtalen er vedlagt tilbudsforespørselen (Vedlegg 1).
o Avtalen skal brukes for kjøp av utstyr, lisenser, implementeringstjenester, etc.
• Driftsavtalen (SSA-D)
o Avtalen skal brukes for drift av alle løsningselementer som skal driftes av leverandøren og for support og vedlikehold av alle løsningselementer.
o Avtalen er tilgjengelig på xxx.xxxx.xx. Direkte link; xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx-x. Avtalen er vedlagt tilbudsforespørselen (Vedlegg 2).
I tillegg vil alle retningslinjer gitt av denne tilbudsforespørselen være en del av den endelige avtalen.
Tilbyder kan legge inn forslag til kontraktsendringer i vedlegg 8: Bilag 8K - Endringer i den generelle kjøpsavtaleteksten og vedlegg 9: Bilag 8D - Endringer i den generelle driftsavtaleteksten. Imidlertid kan slike endringer føre til en avvisning av tilbudet av Flytoget.
9. TILDELNINGSKRITERIER
Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt:
• Pris (”total cost of ownership” over 4 år) 40 %.
• Løsningens funksjonalitet og ytelse 30 %.
• Tjenester, implementering, support, drift og vedlikehold 30 %
10. FREMDRIFTSPLAN
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Utsendelse av Tilbudsforespørsel | 01.10.2014 |
Frist for spørsmål fra leverandører | 24.10.2014 |
Frist for å levere tilbud | 31.10.2014 kl. 16:00 |
Valg av leverandører til forhandlinger | 07.11.2014 |
Kontraktsinngåelse | 28.11.2014 |
Fremdriftsplanen kan bli endret fra oppdragsgivers side.
11. VEDLEGG
Vedlegg | Beskrivelse |
Vedlegg 1 | Kjøpsavtalen - ”Statens standardavtaler for IT anskaffelser. Den lille kjøpsavtalen” |
Vedlegg 2 | Driftsavtalen – “Statens standardavtaler for IT anskaffelser. Avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare.” |
Vedlegg 3 | Bilag 1 til Avtalene – Kundens kravspesifikasjon |
Vedlegg 4 | Bilag 1A til Avtalene – Evalueringsskjema kundens krav |
Vedlegg 5 | Bilag 2 til Avtalene – Leverandørens løsningsspesifikasjon |
Vedlegg 6 | Bilag 3 til Avtalene – Kundens tekniske plattform |
Vedlegg 7 | Bilag 4 til Avtalene – Prosjekt- og fremdriftsplan – implementering og drift |
Vedlegg 8 | Bilag 5K-9K til Kjøpsavtalen (test, pris og endringer) |
Vedlegg 9 | Bilag 5D-9D til Driftsavtalen (SLA, pris og endringer) |
Vedlegg 10 | HMS egenerklæring |