Troms og Finnmark fylkeskommune Del 1

“Bærekraftige anskaffelser” Anskaffelsesreglement for

Troms og Finnmark fylkeskommune Del 1

Politiske føringer

Innledning

Formålet med Troms og Finnmark fylkeskommunes anskaffelsesreglement er å tydeliggjøre anskaffelser som strategisk virkemiddel for å bidra til å oppfylle FNs bærekraftsmål, påvirke miljø og klima, arbeidsliv, næringsliv og fagopplæring i en positiv retning. Anskaffelsesreglementet skal også plassere ansvar og myndighet for anskaffelser i Troms og Finnmark fylkeskommune og gi føringer for hvordan varer og tjenester skal anskaffes.

For å oppnå dette skal fylkeskommunen ha et anskaffelsesreglement bestående av tre deler:

Del 1 Politiske føringer

Vedtas av Fylkestinget

Del 2 Retningslinjer for anskaffelsesforvaltningen.

Vedtas av Fylkesrådet

Del 3 Rutiner og veiledere for anskaffelsesforvaltningen.

Administrativ del

Dette dokumentet er Del 1 Politiske føringer

Anskaffelsesreglementet er utformet i tråd med:

• Lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven)

• Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften)

• Forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften)

• Forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser

• Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Anskaffelsesreglementet justeres ved behov og når det skjer endringer i lover og forskrifter.

1 Del 1 – Politiske føringer

«Bærekraftige anskaffelser i Troms og Finnmark fylkeskommune» gir de overordnede rammene for anskaffelser og skal gjelde for alle anskaffelser. Alle som er involvert i anskaffelser plikter å sette seg inn i innholdet.

Anskaffelser i Troms og Finnmark fylkeskommune skal sette krav til klima og miljø, sikre et trygt og godt organisert arbeidsliv, bekjempe arbeidslivskriminalitet, stille krav til læreplasser i avtaler og legge til rette for lokale- og regionale leverandører er i stand til å levere tilbud på offentlige anskaffelser. Ved å ha fokus på grønne innovative anskaffelser skal fylkeskommunen bidra til å redusere utslipp, basert på FNs 17 bærekraftsmål og i tråd med Parisavtalen.

Troms og Finnmark fylkeskommune skal:

• ha en helhetlig og enhetlig anskaffelsesforvaltning

• gjennom sin anskaffelsesforvaltning bidra til at FNs 17 bærekraftsmål oppnås

• gjennom sin anskaffelsesforvaltning bidra til å styrke fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler

• vise samfunnsansvar i sine anskaffelser

• ha en heldigital anskaffelsesforvaltning

• ha en anskaffelsesforvaltning som gjennomføres med integritet og allmenngyldige etiske verdier og normer

En helhetlig og enhetlig anskaffelsesforvaltning

En helhetlig anskaffelsesforvaltning bidrar til en bedre samhandling mellom fagområdene og effektivisering av anskaffelser i fylkeskommunen. Gjennom å tenke helhetlig på innkjøpene som gjøres i fylkeskommunen vil man hente inn effektiviseringsgevinster og økonomiske gevinster. Helhetlige rammeavtaler som inkluderer alle sektorene i fylkeskommunen vil gi besparelse som frigjør midler og ressurser som kan brukes til å levere bedre tjenester til innbyggerne i fylket.

Felles rutiner og veiledere skal bidrar til at fylkeskommunens anskaffelsesforvaltning gjennomføres på en enhetlig måte, som sikrer at anskaffelser blir gjort i henhold til gjeldende lovverk og etter fylkeskommunens eget anskaffelsesreglement. Enhetlig anskaffelsesvirksomhet gjør fylkeskommunen gjenkjennelig i leverandørmarkedet uavhengig av hvilken del av virksomheten som gjennomfører anskaffelsen.

Bidra til at FNs 17 bærekraftsmål oppnås

FNs bærekraftsmål er verdens felles arbeidsplan for å utrydde fattigdom, bekjempe ulikhet og stoppe klimaendringene innen 2030. Fylkeskommunen skal gjennom sine anskaffelser bidra til å oppfylle bærekraftsmålene.

Der det er relevant skal fylkeskommunen stille krav i anskaffelser som bidrar til å oppfylle bærekraftsmålene. Det skal utarbeides veiledere og maler som sikrer lik praksis på alle anskaffelser.

Fylkeskommunen skal fokusere på miljømessige konsekvenser av de anskaffelser som gjøres. I alle anskaffelser skal det etterstrebes at miljøhensyn ivaretas i alle ledd – fra og med produsent til og med siste leverandørkjeden.

Bidra til samfunnsutvikling

Fylkeskommunen skal legge til rette for at lokale og nystartede bedrifter, små -og mellomstore bedrifter skal kunne oppnå å bli leverandør til fylkeskommunen. Under planleggingen av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til dette.

Fylkeskommunen skal legge til rette for at anskaffelser bidrar at det leveres gode tjenester til innbyggerne i regionen.

Fylkeskommunen skal i anskaffelsene være en pådriver for nyskapning og innovasjon som gir verdiskapning i regionen. Skape fremtidsrettede og bærekraftige løsninger på lag med regionale- og lokale aktører.

Vise samfunnsansvar i våre anskaffelser

Fylkeskommunen skal sikre at det er like konkurransebetingelser, gjennomsiktighet, forutsigbarhet og åpenhet i alle konkurranser.

Anskaffelser skal bidra til å gi fylkeskommunen et godt omdømme og tillitt blant innbyggere, leverandører, myndighet, kommuner og andre.

Fylkeskommunen skal i sine anskaffelser være tydelig på krav til klima og miljø i tråd med nasjonale og internasjonale føringer.

Fylkeskommunen skal ta hensyn til universell utforming i alle sine anskaffelser. Unntak må begrunnes særskilt.

Fylkeskommunen skal sette som betingelse at oppdraget skal utføres av leverandørens egne ansatte, eventuelt av underleverandør og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Valgte leverandør skal som et minimum følge hovedavtalens bestemmelser.

Å stille krav om bruk av lærlinger i anskaffelser er et viktig virkemiddel for å øke tilgangen til læreplasser. Krav til lærlingeplasser skal vurderes aktivt i alle anskaffelser.

For å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet skal de 10 strategisk grep, som er utarbeidet av arbeidslivsorganisasjonenes samarbeidsavtale «Samarbeid mot svart økonomi», legges til grunn i alle anskaffelser der dette er hensiktsmessig.

De 10 strategiske grep er:

1. Ta et klart standpunkt: Vi skal ikke ha svart økonomi eller arbeidslivskriminalitet i våre anskaffelser

2. Rett innsatsen inn der risikoen er størst

3. Gå konkret til verks – Sjekk at leverandører faktisk har alt på plass

4. Xxxxxxx antall ledd i kontraktskjeden

5. Sett krav til fagkunnskap

6. Vit hvem som arbeider for oss

7. Vit hvem vi betaler til

8. Krev innsyn i relevante skatte opplysninger

9. Gjennomfør kontroller

10. Bruk de gode verktøyene som finnes

Fylkeskommunen skal stille krav om at produkter blir produsert og oppdrag blir utført i samsvar med arbeidslovgivningen på produksjonsstedet og med relevante folkerettslige konvensjoner som Norge har ratifisert. Ved motstrid mellom disse skal den høyeste standarden gjelde. For konkurransefasen har fylkeskommunen som målsetting å forhindre at det inngås kontrakter hvor brudd på konvensjonene har foregått i noen ledd av produksjonsfasen.

En heldigital anskaffelsesforvaltning

Fylkeskommunen skal ha fokus på digitaliserte løsninger og det er et klart mål at anskaffelser skal være heldigitale, det gjelder alle faser i anskaffelsesforvaltningen.

Alle aktuelle avtaler skal være tilgjengelig på e-handel og skal benyttes.

Anskaffelsesforvaltningen skal være heldigital for å dra ut effektiviseringsgevinster og sikre gode anskaffelser og en god avtaleoppfølging.

Integritet og allmenngyldige etiske verdier og normer

Fylkeskommunen skal ivareta sin anskaffelsesforvaltning i tråd med allmenngyldige etiske verdier og normer. Alle anskaffelser i fylkeskommunen skal gjennomføres med integritet.