SATELITTKLUBB - SAMARBEIDSAVTALE

SATELITTKLUBB - SAMARBEIDSAVTALE

mellom

Kiwanis Club XXXXXXXXXXXX (som vertsklubb)

og

Kiwanis Club YYYYYYYYYYYY (som satelittklubb)

1. AVTALENS HENSIKT OG OMFANG

Dette er en samarbeidsavtale som fastlegger forutsetningene for etableringen av satelittklubben og beskriver rammene for et omforent samarbeid mellom vertsklubben og satelittklubben, i tråd med de generelle retningslinjer som gjelder for etablering og drift av satelittklubber i Kiwanis.

2. FORUTSETNINGER

De generelle regler og retningslinjer for etablering og drift av en satellittklubb, samt vertsklubbens spesielle ansvar - beskrevet i vedlegg 1 til denne avtalen - legges til grunn for samarbeidet mellom vertsklubb og satelittklubb. Av disse følger bl. a. at:

- deltakerne i satelittklubben er formelt medlemmer av vertsklubben.

- satellittklubben har rett til å ha ett styremedlem i vertsklubbens styre.

- satelittklubben står under ledelse av vertsklubben, men kan velge egen møteleder for egne møter.

- satelittklubbens medlemmer betaler medlemsavgift til vertsklubben som medlemmer av denne, og det er vertsklubbens plikt å viderebehandle avgifter til Kiwanis International og District Norden.

- satelittklubbens medlemmer har stemmerett på valg og i klubbsaker, og kan velges inn i vertsklubbens styre som styremedlem eller tillitsvalgt.

- satelittklubben kan drive egne aktiviteter og prosjekter etter godkjenning av vertsklubben.

- vertsklubben har hovedansvaret for dokumenter og regnskap for satelittklubben. Det kan avtales at spesielle midler kan behandles separat fra vertsklubbens økonomi.

For øvrig følges gjeldende lover og regelverk for Kiwanis, samt retningslinjer og rutiner slik de er beskrevet i ”Håndbok for tillitsvalgte i Kiwanis International District Norden (KIDN)” i alt arbeid.

3. OM FORHOLD SOM ER AVTALT LOKALT

Partene er enige om at de generelle retningslinjer skal være grunnlaget for samarbeidet. Innenfor nedenstående hovedområder gjelder følgende avtaler:

a. Hensikten med opprettelse av satelittklubben er (fylles ut i hvert enkelt tilfelle).

b. Representasjon og deltakelse. Satelittklubben utpeker et styremedlem til vertsklubbens styre. Dersom det oppstår forhold som tilsier at satelittklubben bør ha eget styre skal det lages egen avtale om dette.

Satelittklubbens medlemmer har ubegrenset adgang til vertsklubbens møter og kan delta i dens aktiviteter og vice versa.

c. Økonomi. Satelittklubbens medlemmer betaler medlemsavgifter til vertsklubben som dekker avgifter til Kiwanis International, Kiwanis International European Federation og District Norden. Evt. avgifter som dekker måltider eller andre lokale forhold for vertsklubben holdes utenfor medlemsavgiften, og kreves inn separat når aktuelt.

Behandling og bruk av evt. midler innsamlet av satelittklubben avtales i hvert enkelt tilfelle. Dersom forholdene skulle tilsi det kan det avtales at satelittklubben fører eget regnskap.

d. Aktiviteter og prosjekter. Satelittklubben planlegger og driver egne aktiviteter og prosjekter etter at vertsklubbens styre har godkjent forslag til slike. Den kan også, om ønskelig, delta i vertsklubbens og/eller distriktets prosjekter etter avtale.

e. Møter; sted og tid.

Satelittklubbens møtested er …………………………………

Møtetid er …………………………………………………………….

Møtene ledes av ……………………………………………………

Både vertsklubb og satelittklubb sender kopi av møteinnkallinger m/saksliste til respektive klubbers sekretær/klubbansvarlig for alle møter. Dette gjelder også referater fra møtene.

Årsmøter avholdes felles for vertsklubb og satelittklubb. Det utarbeides felles årsrapport.

4. XXXXX XXXXXXX

(her føres inn spesielle avtalepunkter som følge av lokale forhold som ikke er dekket av ovenstående).

Partene er enige om å samarbeide i alle saker på best mulig måte, for å nå oppsatte målsettinger lokalt og i Kiwanis. De er også enige om å informere hverandre i utstrakt grad samt å støtte hverandres Kiwanisarbeid på beste måte.

Sted, dato og årstall

For vertsklubben For satelittklubben

Navn med maskin Navn med maskin

President Representant

Vedlegg 1

SATELITTKLUBBER

Generelle retningslinjer for etablering av satelittklubber i District Norden

En satellittklubb er en liten gruppe personer som blir medlem av en eksisterende Kiwanisklubb (vertsklubb). Satellittklubben holder møter og humanitære aktiviteter på et separat sted i forhold til vertsklubben. En Kiwanisklubb kan ha flere satellittklubber i områder der det finnes grunnlag for det.

Dannelse av en satellittklubb er en fin mulighet for å ekspandere en Kiwanisklubb til steder der omstendighetene gjør at en fullverdig Kiwanisklubb ikke er mulig å starte.

Eksempler hvor det kan dannes satellittklubber er:

- Små byer

- Forskjellige nabolag

- Landlige områder

- Forretningsområder

Det er ikke noe minimumskrav til medlemmer for å danne en satellittklubb, men det må tas hensyn til hvor liten klubben kan være i forhold til behovet for hjelp i det området som skal støttes.

Dersom en satelittklubb når opp i 15 medlemmer eller mer, kan det vurderes å organisere en ny ordinær Kiwanisklubb. Vertsklubben blir i dette tilfelle fadderklubb for den nye klubben og få passende anerkjennelse fra Kiwanis International.

En satelittklubb opererer under en vertsklubb med støtte og rådgivning fra vertsklubbens styre. Etter avtale med vertsklubben kan satelittklubben ha sitt eget styre, men har også rett på å ha et styremedlem i vertsklubben.

Om satellittklubbens medlemmer skal kunne delta på møter og aktiviteter som vertsklubben arrangerer, og vice versa, avgjøres på lokalt nivå.

Som aktive medlemmer av vertsklubben kan satelittklubbens medlemmer velges inn i vertsklubbens styre som tillitsvalgt og styremedlem og stemme i klubbsaker.

I likhet med andre medlemmer av vertsklubben må medlemmene av satellittklubben betale medlemsavgift til vertsklubben. Vertsklubben tar seg av videre behandling av avgiftene til Kiwanis International, Kiwanis International European Federation og District Norden. Eventuelle avgifter som dekker måltider og liknende lokale forhold for vertsklubben holdes utenfor medlemsavgiften og innkreves i. h. t. lokal avtale.

Satellittklubben kan drive sine egne aktiviteter for å samle inn midler og støtteprosjekter, når disse er godkjent av vertsklubben. Dette løses i samarbeid.

Det er vertskapsklubbens sekretær og kasserer som har hovedansvaret for dokumenter og regnskapet til satellittklubben. Det kan avtales at penger som er samlet inn og utdelt av satellittklubbene skal behandles separat fra vertklubbens økonomi. Slike spørsmål løses gjennom lokale avtaler, og når forholdene tilsier det er det naturlig at satelittklubben etter hvert har sitt eget regnskap osv.

Vertsklubbens rolle er å assistere satelittklubben til å nå og vedlikeholde et tilfredsstillende engasjement, aktivitetsnivå og entusiasme. For å lykkes med etablering av en satelittklubb kreves det kontinuerlig kontakt, konsultasjon og rådgivning fra vertsklubbens side.

Vertsklubbens ansvar innebærer blant annet:

- sørge for at satelittklubbens medlemmer får nødvendig orientering, støtte og opplæring

- å inspirere satelittklubbens medlemmer til å delta i vertsklubbens og distriktets aktiviteter

- bidra til at det utvikles en plan for å beholde medlemmene og skaffe enda flere

- å støtte satelittklubbens aktiviteter

- behandle alle søknader om medlemskap.