Sjekkliste for leieperioden

Leie av eiendom - kontorlokaler

Sjekkliste for leieperioden

Sjekkliste for leieperioden

Følgende er en generell sjekkliste med de hovedtema som bør vurderes i leieperioden.
I tabellen er det krysset av hvilke tema som er relevante for leieobjektet og tilleggstjenester. Feltet ”kontrollert” benyttes til å registrere status.

LEIEOBJEKT:……………………………………

GJENNOMGÅTT
Dato:……………… Navn:…………………….. Signatur:………………………

TEMA	LEIEOBJEKT	TILLEGGS- TJENESTER	IKKE AKTUELT	KONTROLLERT
Overtakelse
Overtakelsesprotokoller	x	x
Rapport fra befaring, gjerne med bilder	x
Mangelliste	x	x
Utleier skal overlevere dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for bygget og ev. de tekniske installasjoner som er leietakers ansvar iht. kontrakt. Dette kan være Prosedyrer for brann og sikkerhet på med ansvarsfordeling mellom eier og leietaker Elektroniske plantegninger som er redigerbare for eksempel dwg med tilhørende prosedyre som beskriver ansvaret grensesnitt mht. ansvar for oppdatering mellom utleier og leietaker Brukerveiledninger for adgangskortsystem, styring og regulering av persienner/solavskjerming, varme/ kjøling, sentral støvsuger med mer Renholdsanvisninger (metoder og midler) for overflater	x	x
Leietaker selv bør utarbeide	x
Interne prosedyrer for leietaker for brann, HMS etc.	x
Arealbruk	x
Arbeidsform	x
Parkering - retningslinjer	x
Brukerveiledning til rom med spesielle krav som møterom, aktivitetsrom i barnehage mm	x
Drift og vedlikehold
Organisering av driftsorganisasjonen til leietaker med tilhørende funksjons-/stillingsbeskrivelser	x
Budsjett forvaltning-, drifts- og vedlikeholdsarbeider, se dokument Konto plan NS 3454	x	x
Vedlikeholdsplan, kortsiktig (årlig) og langsiktig (hele leieperioden)	x	x
Utarbeide et klima- og energiregnskap som sikrer kontroll med utvikling av miljøbelastende aktiviteter, - og som registrerer forbedringer.	x	x
SLA-avtaler (tjenestenivåavtaler) – oppfølgning av kvalitetsmål og leveranser iht. kontrakt. Dette må gjøres mellom leietaker og gårdeier og mellom leietaker og leverandører.	x	x
Utarbeide sjekkliste for miljømål for driftsfasen	x	x
Utarbeide miljøregnskap	x
Etablere system for logging av feil og mangler fra brukere og ansatte (helpdesk, e-post, telefon etc.)	x	x
Gjennomføre brukerundersøkelser om leieobjektet	x	x
Opphør av kontrakt
Si opp avtalen til rett tid og på avtalt måte	x
Foreta en felles befaring med utleier og gjennomgang av leiekontraktens punkter	x
Påpeke feil og mangler som påvirker sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og det ytre miljø.	x
Bli enig om hva som skal tilbakeføres til tilstand ved overtakelse, og ev. innredninger som skal tilfalle utleier	x
Utarbeide og forankre budsjett for avslutning, rydding, avfallsdeponering, flytting.	x
Oppsigelse av avtaler som for eksempel Strøm og leverandør av energi + avlesning Vann + avlesning Vakthold Renhold Automater Kantine, frukt, kaffe, vann, etc Alarmoverføringer fra SD anlegg, innbrudd, heis med mer Telefoni og data med mer Planter, kunst mm	x	x
Utarbeide tilbudsgrunnlag for flytting, innhente tilbud, evaluerer og bestille fjerning av skilt på fasader og andre steder vakthold under utflytting containere - flytting - transport + mannskap polstring av heiser og overflater for å hindre skader	x	x
Innhente tilbud og bestille arbeider dersom tilbakeføring til opprinnelig stand (ev. etterslep, vedlikehold, fjerning fastmontert utstyr med mer)	x
Hvis rivning ved tilbakeføring til opprinnelig standard, sørg for riktig avfallssortering og riktig håndtering av avfall	x
Lokalene skal være ryddet og rengjort Etabler system for kildesortering Sørg for å rydde godt og ta hånd om materialer og eller produkter som krever spesiell miljømessig håndtering (halvfulle oljefat, hensatt teknisk og/eller elektronisk utstyr etc.)	x	x
Utarbeid i flyttemelding, annonser, mm	x
Adgangsanlegg - utløpsdata på adgangskort, endre sikkerhetsnivå etter fraflytting	x
Overlevere dokumentasjon som tegninger og vedlikeholdsplaner, ”skal være som bygget i leieperioden”	x
Si opp kontrakter for tilleggstjenester/servicetjenester som ikke inngår i leiekontrakt og er en direkte kontrakt med leietaker,	x	x

Versjon 1.0 3 av 3 Dato: 07.05.2010

Xxxxx er utviklet av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) xxx@xxxx.xx