ENDRINGER I SELSKAPSAVTALEN TIL SALTEN BRANN IKS – BEGRUNNELSER

ENDRINGER I SELSKAPSAVTALEN TIL SALTEN BRANN IKS – BEGRUNNELSER

Forklaring:

Blå bestemmelser = felles regulering i de tre selskapene

Rød bestemmelser = selskapsspesifikke reguleringer for Salten Brann IKS

§ 1 Navn og deltakere:

Xxxxxx «eiere» til «deltakere» ettersom det er IKS-lovens ordlyd. Gjennomført i hele avtalen

§ 2 Hovedkontor: uendret

§ 3 Formål:

Xxxxxx til mer logisk rekkefølge i beskrivelsen av formålet og omformulert enkeltpunkter. Ingen realitetsendring med unntak av siste ledd:

«All forretningsmessig virksomhet av vesentlig betydning skal skilles ut og utføres i egne selskaper.» Dette er en formulering alle kommunalt eide selskaper bør ha dersom de tenker å drive med økonomisk aktivitet av en viss størrelse. Dette av hensyn til skatteregelverk og konkurranseregelverket.

§ 4 Selskapsform og ansvarsforhold:

Xxxxxx formuleringen om at arbeidsgiveransvaret tilligger «selskapet» til at det tilligger

«styret». Tidligere formulering: «tilligger selskapet» betyr i realiteten at det formelt ligger i styret i selskapet. Det er daglig leder som utøver dette ansvaret rent faktisk i daglig drift, mens styret utøver det overfor daglig leder. Det er greit å være tydelig på dette.

§ 5 Innskuddsplikt for deltakerne: uendret

§ 6 Eierandel og ansvarsfordeling:

Andelene må oppgis i prosent eller brøk for å bli godkjent av Brønnøysund for registrering.

Ny regulering: justering av andelene bare hvert fjerde år. Dette for at selskapet skal slippe å vedta selskapsavtalen i alle eierkommuner hvert eneste år. Finansiering kan løsrives fra dette, dvs. at det ikke er noe i veien for en årlig justering av tilskudd fra deltakerkommunene basert på endringer i folketall.

§ 7 Selskapets finansiering:

Helt ny modell / oppsett for finansiering. Det foreslås en omlegging til et grunnbeløp som skal være likt for alle deltakere i selskapet. I tillegg til grunnbeløpet foreslås at den enkelte deltakerkommune dekker egne utgifter til kommunens brannordning og til utdanning av egne utrykningsledere og brannkonstabler. Videre at deltakerkommunene dekker sin respektive andel av kostnadene til brannberedskap basert på andel av total brannordning og øvrige kostnader til branntjenesten etter andel av folketall. Det legges opp til at det skal foretas en årlig justering av øvrige

kostnader basert på SSBs folketall per 1. januar hvert år. Det foreslås også en regulering av kostnadsdekning fra nye kommuner som eventuelt tiltrer IKS-et.

Formuleringene i punkt 1-6 er i tråd med vedtak i representantskapet 6. mai 2022.

I siste ledd inntas en omtale av feiertjenesten som skal ytes til selvkost. Denne bestemmelsen er etter modell fra andre brannselskapers avtaler.

§ 8 Representantskapet: Endringer foreslått på flere punkter.

Som kjent er det nå en høring ute om endringer i IKS-loven. Et av de minst kontroversielle forslagene fra departementet, er at det foreslås krav om valg av to varamedlemmer per faste medlem i representantskapet. Dette for å sikre at representantskapet – som møtes i utgangspunktet bare to ganger i året, vil være beslutningsdyktig. Det kan være lurt å foregripe akkurat denne lovendringen og innta et krav om to vara per faste medlem i selskapsavtalen.

IKS-loven fastslår at daglig leder og styremedlemmer ikke kan velges inn i representantskapet. Det foreslås inntatt i selskapsavtalen.

Tidligere avtale fastslo at medlemmer av representantskapet og varamedlemmer skulle møte personlig og at det ikke tillates å møte med fullmakt. Det foreslås å beholde dette.

Tidligere avtale var uklar og selvmotsigende ved at den også regulerte at «ordfører eller den som velges i ordførerens sted» skulle avgi stemme. Dette er tatt ut.

Medlemmer i representantskapet er utpekt av sin kommune til å representere kommunestyrets flertall i sin stemmegivning i representantskapet. De må sørge for politisk forankring i saker det skal stemmes over dersom de er i tvil om hva flertallet mener. Dette er med andre ord et verv som er uavhengig av om man tilhører posisjon eller opposisjon i kommunestyret.

Også bestemmelsen om at ordføreren avgir stemme på vegne av kommunen er tatt ut. Det må med andre ord være enighet mellom representantskapsmedlemmene som kommer fra samme kommune om hvordan det skal stemmes.

§ 9 Valgkomite:

Denne bestemmelsen er ny for Salten Brann IKS til tross for at valg av valgkomité fremgår av oppgavene til representantskapet. De andre selskapene har den.

At valgkomitéen «utnevnes» er byttet ut med «velges».

Det foreslås regulert at valgkomitéen skal søke en kompetansesammensetning ved sine forslag til styremedlemmer. I tillegg forelås at det utarbeides en instruks for valgkomitéen som et godt verktøy å styre etter for både selskap og komité.

§ 10 Styre og styrets sammensetning: ulikt regulert i selskapene fordi ikke alle har ansattvalgte styremedlemmer, og antallet medlemmer er ulikt.

Det foreslås at det velges numeriske varamedlemmer til styret i stedet for personlige. Det førende hensynet er at man bygger kompetanse hos 1. varamedlem som kommer styret til gode, og man sikrer at styret får beslutningsdyktighet med numeriske varamedlemmer. Det blir mindre sårbart for styret. Numeriske varamedlemmer er i tråd med anbefalinger fra KS (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx-x00- web.pdf )

For ansattvalgte styremedlemmer er det annerledes: der er det personlige varamedlemmer som er vanlig.

Det foreslås inntatt krav til kjønnsrepresentasjon i styret – også i tråd med anbefalinger fra KS. Krav til kjønnsrepresentasjon (og unntak herfra) for ansattvalgte medlemmer reguleres av IKS-lov med tilhørende forskrift. Kjønnsrepresentasjon skal vurderes særskilt for styremedlemmer og varamedlemmer valgt av representantskapet på den ene siden, og ansattvalgte og deres varamedlemmer på den andre siden.

§ 11 Selskapets representasjon: uendret

§ 12 Representantskapets myndighet: uendret, men inntatt en lovhenvisning.

§ 13 Innkalling til møte i representantskapet:

Mye videreføres. Det foreslås å innta i tillegg en regulering av hvem som skal eller kan delta i representantskapsmøtene i tråd med IKS-loven. Kravet til at det skal føres møteprotokoll er flyttet til § 14 – Saksbehandlingen i representantskapet.

Det benyttes bevisst uttrykket «delta» i møter fremfor å si «rett til å være til stede». Dette som følge av adgangen IKS-loven nå gir til å avholde representantskapsmøter som fjernmøter.

Særskilt om: «Selskapets revisor skal møte i årsmøte når de saker som skal behandles er av en slik art at dette må anses som nødvendig.»

Dette er etter modell fra aksjeloven, men anses hensiktsmessig også for IKS ettersom revisor kan kreve at det innkalles til møte i representantskapet for behandling av en enkelt sak, jf. IKS-loven § 8 første ledd. Styret kan «anse dette nødvendig», men også enkelt-deltakere eller revisor selv. Det er likevel slik at det neppe er møteplikt for revisor ved rutinemessig behandling av årsregnskap. Det skal noe mer til for å anse det «nødvendig». Denne reguleringen finnes i XXXX Xxxxxx IKS og HMTS IKS sine selskapsavtaler i dag. Hensiktsmessig at selskapsavtalene er likelydende på dette punktet.

I siste ledd er adgangen til å velge å avholde representantskapsmøter som fjernmøter inntatt ettersom IKS-loven nå gir en permanent adgang til at selskapene kan beslutte at de vil ha denne valgfriheten i sitt selskap. Det er hensiktsmessig om denne adgangen gis uttrykkelig til selskapet i selskapsavtalen.

§ 14 Saksbehandlingen i representantskapet:

Innledningsvis er reguleringen av beslutningsdyktighet og henvisning til IKS-lovens regler om saksbehandling omtalt. Den tidligere omtalen av kommunelovens regler om habilitet er tatt ut. IKS-loven har egne omtaler av habilitetsreglene, og det er mer nærliggende å vise til egen særlov - IKS-loven (som for øvrig er i tråd med det som gjelder etter kommuneloven. Begge lover viser til forvaltningslovens regler om habilitet).

Faste saker på årsmøtet: her er inntatt i kulepunkt 4 at styremedlemmer skal velges med numeriske varamedlemmer – jf. § 10. Dette er i tråd med anbefalinger fra KS.

Kulepunkt 5 er utformet mer generelt ettersom de to andre Salten-selskapene ikke har krav om at medlemmene i særskilt klagenemnd må være fra representantskapet.

(HMTS har ikke krav om særskilt klagenemnd). Salten brann IKS står med ny ordlyd like fritt til å velge dem de ønsker til sin klagenemnd.

I kulepunkt 6 er det inntatt krav om at styreleder og styrets nestleder ikke skal byttes ut samtidig. Dette av hensyn til kontinuitet i styrearbeidet.

Kulepunkt 7 omtaler godtgjørelser som skal fastsettes av representantskapet. For medlemmer av representantskapet er det deltakerkommunene som dekker godtgjørelser til sine egne medlemmer. Selskapet kan imidlertid dekke ekstra godtgjørelse som gis til leder og nestleder av representantskapet som følge av den ekstra administrative byrden disse to måtte ha. Godtgjørelse til styret kan fastsettes som differensiert godtgjørelse til styreleder og -nestleder i forhold til de øvrige styremedlemmene. Dersom den særskilte klagenemnda skal ha egen godtgjørelse, skal den også fastsettes av representantskapet.

Faste saker på budsjettmøtet: Valg av valgkomité er en oppgave som er flyttet fra årsmøtet til budsjettmøtet, ettersom det er realiteten for selskapene.

Andre saker som representantskapet skal behandle: Her er det tilføyd en del oppgaver for at det skal være mest mulig likhet mellom selskapene. Opprettelse av datterselskaper, vedtak om styreinstruks og instruks for valgkomité, vesentlig endringer i selskapets oppgaver er alle nye oppgaver.

I tillegg er det inntatt et nytt kulepunkt som er verdt en omtale: «Andre saker som det tilligger representantskapet etter loven eller selskapsavtalen å behandle, herunder endringer i denne selskapsavtalen som ikke etter loven må vedtas av deltakerkommunenes kommune- eller bystyrer, IKS-loven § 4.» Dette er en presisering (og en påminnelse) om at IKS-loven ikke krever at alle mindre endringer i selskapsavtalen trenger enstemmig vedtak fra hvert enkelt kommunestyre hos eierkommunene. Henvisningen i siste ledd i denne bestemmelsen er i overensstemmelse med dette i dag, men den forstyrres av dagens § 22, som sier at alle endringer i selskapsavtalen skal vedtas av eierkommunene. Men dette er altså ikke et lovkrav.

Det er inntatt en presisering av at det er nå er gitt adgang i IKS-loven til å benytte elektronisk signering i selskapene.

§ 15 Styrets myndighet: for det meste uendret, men delt opp for bedre lesbarhet.

Xxxxxx rekkefølge på bestemmelsene om styret.

Tatt inn en henvisning til styreinstruks som styret er forpliktet å innrette seg etter dersom den først er vedtatt.

§ 16 Innkalling til styremøte:

Stort sett uendret. Satt krav til minst 7 dagers varsel på innkallinger – noe som allerede praktiseres av selskapet.

Det er også her inntatt en bestemmelse om at selskapet skal kunne velge å gjennomføre styremøter som fjernmøter i tråd med adgangen som loven gir til dette.

§ 17 Saksbehandlingen i styret: byttet «til stede» med «deltar». Inntatt omtale av adgang til å benytte elektronisk signatur av protokoll.

§ 18 Daglig ledelse: byttet ut «brannsjefen» med «daglig leder».

Inntatt krav om at styret skal utarbeide instruks for daglig leder. De to andre Salten- selskapene har dette. Instruks for daglig leder er et godt verktøy for både styrets utøvelse av tilsynsansvaret og for daglig leder selv i sitt virke, hvor angitte forventinger, krav og fullmakter gir forutsigbarhet.

§ 19 Opptak av lån:

Øvre ramme for investeringslån foreslås økt til 110 millioner kroner. Dette som følge av at implementering av ny brannordning kan gi økt investeringsbehov.

«Eierkommuner» er omgjort til «deltakerkommuner», og omtalen av ansvar og heftelser er forenklet. Det vises nå til bestemmelsen i avtalens § 6 som angir eier og ansvarsandeler (oppgitt i prosent eller brøk).

For øvrig ingen endring.

§ 20 Etablering av fond: uendret

§ 21 Regnskap og revisjon: uendret

§ 22 Godtgjørelser: ny bestemmelse for Salten Brann.

Bestemmelsen synliggjør hvem som skal dekke hvilke godtgjørelser – som er vedtatt av representantskapet. Når det gjelder særskilt klagenemnd, så er denne å anse som et selskapsorgan og det er derfor naturlig at selskapet dekker utgifter til dette. Det er for øvrig å betrakte som «indirekte kostnader» som kan dekkes over selvkost – der man yter selvkosttjenester. Dette bør klargjøres i selskapsavtalen.

§ 23 Uttreden og utelukkelse: fått ny plassering. Dagens § 25.

Det er foretatt en endring i varslingsfristen for uttreden. Etter IKS-loven er det ikke tillatt å kreve en lengre varslingsfrist enn ett år. Dagens regulering om at uttreden må meldes til årsmøtet med ett års varsel kan i realiteten gi en forlenget frist dersom kommunestyret vedtar at de ønsker å tre ut på et tidspunkt forut for årsmøtet. Kravet om melding til årsmøtet er derfor fjernet. Det er nok at man melder kommunestyrevedtaket til representantskapet, og så løper en ettårs frist deretter.

Andre ledd anviser at beregning av uttredende kommunes netto andel (som er den verdien man kan få med seg ut av selskapet) skal skje av selskapets revisor, og at prinsippene for beregning skal være de samme for eventuelle senere uttredener. Det sikrer en likebehandling av deltakerkommunene. Det er ikke hensiktsmessig å fastsette disse prinsippene i selskapsavtalen.

§ 24 Oppløsning og avvikling: (dagens § 26)

Krav om at samtlige deltakere skal være enige om oppløsning er erstattet av at alle kommunestyrer må fatte vedtak om oppløsning. Det er en forskjell på krav om enstemmighet og det at den siste kommunen i et IKS – hvor man teoretisk kan stå igjen med to kommuner – må bøye seg for den andre som ønsker oppløsning/uttreden. Et IKS må bestå av minst to kommuner, så den siste kommunen kan ikke blokkere en oppløsning ved å vise til at det ikke er enstemmighet bak ønsket om oppløsning.

For øvrig er bestemmelsen uendret når det gjelder ansvar for forpliktelser det året hvor selskapet oppløses.

§ 25 Utvidelse: (dagens § 27)

Inntatt lovteksten om at nye kommuner, fylkeskommuner og andre IKSer kan tas opp som deltakere i et IKS. Presiserer at alle deltakerkommuner må vedta opptak av nye deltakere og at endringer i selskapsavtalen må følge IKS-loven § 4. I dette tilfellet innebærer det at alle deltakerkommuner må sørge for likelydende vedtak om endringer i avtalen. Dette er med andre ord ikke en sak som representantskapet kan vedta og endre selv.

§ 26 Tvisteløsning: (dagens § 28)

Tidligere har det vært voldgiftsbestemmelse i de tre selskapsavtalene. Dette synes uhensiktsmessig for et kommunalt eid selskap. Voldgift er velegnet i saker av forretningssensitiv art, for selskaper som opererer i et marked med konkurranse eller hvor stor grad av taushet ønskes ivaretatt. Det er ofte en rask prosess, men også svært kostbar prosess. For kommunalt eide selskaper er det som regel krav om åpenhet, innsyn og tilgjengelighet. I tillegg vil man kunne være utsatt for kritikk for eventuell pengebruk på en unødig kostbar prosess. Dagens bestemmelse gir heller ikke adgang til å påanke et resultat man er uenig i.

Bestemmelsen foreslås på denne bakgrunn endret til at det er de alminnelige domstolene som skal behandle eventuelle tvister om tolkning av selskapsavtalen.

§ 27 Utøvelse av forvaltningsmyndighet på kommunenes vegne: (dagens § 21) Uendret med unntak av at navnet på direktoratet er endret.

§ 28 Endringer i selskapsavtalen:

Xxxxxx i forhold til dagens § 22. Det foreslås at endringer i selskapsavtalen skal følge IKS-lovens bestemmelser slik at ikke enhver liten justering må forelegges hvert enkelt kommunestyre til vedtak.

§ 29 Tilknytning til arbeidsgiverorganisasjon: (dagens § 23)

Endret fra KS (som organiserer kommunene) til Samfunnsbedriftene (tidligere KS Bedrift), hvor Salten brann IKS har medlemskap i dag. Presisert at også eventuelle datterselskaper skal ha medlemskap i samme organisasjon. KS sin anbefaling nr. 18 peker på Samfunnsbedriftene som et naturlig sted for kommunalt eide selskaper å ha sin tilknytning. Det anses uhensiktsmessig om et datterselskap som også er fullt ut offentlig eid skal ha medlemskap i en organisasjon som taler andre interesser enn de offentlig eide selskapenes.

§ 30 Pensjonsavtale: uendret (dagens § 24)

§ 31 Ikrafttredelse: endret «eierkommunene» til «deltakerkommunene»