Klubb-kvalifisering Memorandum of Understanding Avtale om gjensidig forståelse og ansvar
Klubb-kvalifisering Memorandum of Understanding Avtale om gjensidig forståelse og ansvar
(heretter omtalt som «MOU»)
1. Klubbkvalifisering
2. Forpliktelser til TRF-ansvarlig
3. Økonomistyringsplan
4. Bankkonto krav
5. Rapportering på bruk av tildelte TRF-midler
6. Dokumentarkiv
7. Rapportering om misbruk av TRF-midler
1. Klubb-kvalifisering
For å kunne delta i TRF Globale tilskudd, må klubben erklære seg villig til å iverksette finansielle og forvaltningskrav som er beskrevet i denne MOU utarbeidet av The Rotary Foundation. Videre må klubben forplikte seg årlig til å sende minst et klubbmedlem til distriktets «TRF tilskuddsseminar». Distriktet kan også fastsette ytterligere krav for klubbkvalifisering og/eller pålegge sine klubber til å være kvalifisert for å søke TRF distriktstilskudd. Ved å tilfredsstille disse krav blir klubben kvalifisert og kan dermed søke og delta i TRF tilskuddsprogram.
A. Ved å tilfredsstille kvalifiseringskravene blir klubben kvalifisert for ett Rotaryår.
B. For å opprettholde sin kvalifiseringsstatus, må klubben etterkomme denne MOU, andre tilleggskrav angitt av distriktet, og alle relevante TRF-retningslinjer.
C. Klubben er ansvarlig for bruken av de tildelte TRF-midlene, uavhengig av hvem som bestyrer midlene.
D. Kvalifiseringen kan bli midlertidig oppheve eller trukket tilbake som følge av misbruk eller dårlig styring av tildelte midler. Dette omfatter - men begrenses ikke til: svindel; forfalskning; medlemsjuks; grov uaktsomhet; brudd på HMS-regler i forhold til mottager; urettmessige bidrag; bruk av midler til personlig fordel; ikkeoppgitte interessekonflikter (habilitet); monopolisering av tilskuddsmidler av enkeltpersoner; rapportforfalskning; overprising; mottak av bestikkelser; ulovligheter; bruk av tilskuddsmidler til andre formål enn det de er bevilget til.
E. Klubben må tillate og samarbeide med enhver revisjon, være seg regnskaps-, tilskudds- eller operativrevisjon.
2. Arbeidsoppgaver / ansvar til klubbens styre
Klubbstyre har hovedansvaret for klubbkvalifisering og for den rettmessige gjennomføring av TRF- tilskudd.
Styrets ansvar omfatter
A. Utnevne minst et klubbmedlem til å gjennomføre, forvalte, og opprettholde klubbens kvalifisering.
B. Forsikre at alle TRF-tilskudd følger oppsatte regler og god forvaltningspraksis.
C. Sikre at alle personer som deltar i et TRF-tilskudd utfører sine oppgaver på en måte som unngår enhver reell er oppfattet interessekonflikt. (habilitet)
3. Økonomi- og regnskapsplan
Klubben må ha en skriftlig økonomi- og regnskapsplan som sikre konsekvent administrasjon av tildelte TRF-midler.
Planen må omfatte retningslinjer for
A. Regnskapsførsel, herunder vanlig regnskapspraksis for håndtering av inn- og utbetalinger og oppbevaring av bilag
B. Utbetaling av tilskuddsmidler i hht retningslinjene for midlene
C. Sikre hensiktsmessig ansvarsfordeling i forbindelse med administrering, godkjenning og utbetaling av midlene
D. Opprette en inventarliste over utstyr innkjøpt for tilskuddsmidler og ajourføre lister over gjenstander som er kjøpt, produsert eller fordelt som følge av prosjektaktiviteter.
E. Sikre at alle tilskuddsaktiviteter, inklusive veksling av valuta, er i samsvar med lokale lover og regler.
4. Krav til bankkonti
For at klubben skal kunne motta tilskuddsmidler, må den opprette en egen konto som kun skal brukes til TRF-midler.
A. Kontoen
a. Disponeres av minst to signaturberettigede klubb-medlemmer sammen
b. Skal være en arbeids-/lavrentekonto
B. Ev. renteinntekter skal dokumenteres og brukes i samsvar med godkjente prosjektaktiviteter eller returneres til TRF.
C. Ethvert TRF-tilskuddsprosjekt skal ha sin egen bankkonto, og kontoen navn skal klart tilkjennegi bruken av TRF-midler.
D. TRF-tilskuddsmidler skal ikke benyttes til finansielle investeringer.
E. Bankutskrifter må være tilgjengelige som dokumentasjon for inn- og utbetalinger av TRF-midler.
F. Klubben må ha en skriftlig plan for overføring av signaturfullmakter.
5. Rapport om bruk av TRF-midler
Klubben må tilfredsstille alle TRFs krav mht rapportering. Rapporten er et viktig redskap for å sikre god administrasjon og håndtering, da den gir TRF informasjon om fremdrift så vel som bruken av tilskuddsmidlene.
6. Dokumentoppbevaring
Klubben må etablere og opprettholde et tilfredsstillende arkivsystem for oppbevaring av viktig dokumentasjon i forbindelse med kvalifisering og TRF-tilskuddsmidler. Oppbevaring av disse dokumentene støtter åpenheten (transparency) i TRFs tilskuddsordninger og bidrar til å lette revisjon eller finansiell kontroll.
A. Dokumenter som må oppbevares, må minst omfatte:
a. Bankopplysninger samt tidligere kontoutdrag
b. Dokumentene for klubb-kvalifiseringen samt kopi av den av klubben undertegnede MOU.
c. Skriftlige planer og retningslinjer, herunder
i. Retningslinjer for økonomistyring
ii. Retningslinjer for dokumentoppbevaring og -arkiv
iii. Sikring av overføring av signaturfullmakter samt oppbevaring av tilhørende dokumenter
d. Dokumentasjon relatert til TRF-midler, inkludert kvitteringer og fakturaer for alle transaksjoner.
B. Klubb arkivene må være tilgjengelige for innsyn for klubbmedlemmer så vel som representanter for distriktet.
C. Alle dokumenter skal oppbevares i minst 5 år eller så lenge som lokal lovgivning forlanger.
7. Rapportering om misbruk av TRF tilskuddsmidler
Klubben forplikter seg til å rapporter til Distriktet en hvilken som helst potensiell eller reell misbruk av tildelte TRF-midler. Xxxx rapportering fremmer et null-toleranse klima i klubben for misbruk av tildelte TRF-midler.
Signering og gjensidig avtale
Denne MOU er en avtale mellom Klubben og Distriktet og tilkjennegir at klubben vil gjennomføre tiltak for å sikre riktig implementering av tilskuddsaktiviteter og riktig forvaltning av TRF-tilskuddsmidler. Ved å signere dette dokument, samtykker klubben til å følge alle vilkår og krav bekrevet i denne MOU.
På vegne av Rotaryklubb samtykker undertegnede å etterfølge alle forutsetninger og krav til denne MOU for Rotaryåret 2019/20 og vil varsle Rotary International Distrikt 2290 om enhver endring eller revisjon av klubbens retningslinjer og prosedyrer relatert til disse krav.
Klubbens President | |
Rotaryår Navn Signatur | |
Dato | |
Klubbens Innkommende President | |
Rotaryår Navn Signatur | |
Dato | |