Fra ord til handling – veileder for kommunal gjennomføring av energi- og klimatiltak

Denne veilederen er utarbeidet av Energiråd Innlandet, og er en del av prosjektet «Fra ord til handling

- Pilotprosjekt for et taktskifte innen energieffektivisering i kommuner i Hedmark og Oppland»

Prosjektet har vært støttet av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD), og har bl.a. hatt som målsetting å øke kompetanse innen energi- og klimaspørsmål blant kommunepolitikere og – administrasjon. Energiråd Innlandet har utarbeidet 6 veiledere i denne serien, som omhandler sentrale og viktige tiltak i kommunenes arbeid med å nå målsettingene i energi- og klimaplanene.

Dette er:

- Energisparekontrakter (EPC)

- Planlegging og prosjektering av passivhus

- Konvertering fra fossilt til fornybar oppvarming

- Energioppfølging (EOS)

- Sentral driftskontroll (SD-anlegg)

- Regnmakerne

Veilederen for EPC er et arbeidsdokument for kommuner som i utgangspunktet har tatt beslutning om å jobbe med EPC, og beskriver fremgangsmåten trinn for trinn. For mer grunnleggende informasjon om EPC som virkemiddel viser vil til vedlagte info-ark fra KS.

Veileder for EPC er utarbeidet av Xxx.xxx Xxxxx Xxxxxxxx AS. (xxxxx@xxxxxxxx.xxx - tlf 000 00000)

Veilederne ligger tilgjengelig på Energiråd Innlandets nettsider: xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx

Innhold

1. Forankring i kommunale planer? 2

2. Lage oversikt over førforbruk (referanseår) og konkret målsetting 2

3. Hvordan oppnå målet om energireduksjon i kommunale bygg. Bruk av energisparekontraker (EPC) for gjennomføring av tiltak 5

a. Fase 0 - konkurransen 5

i. Hvilke bygg bør kommunene ta med i en EPC-utlysing? 5

ii. Konkurransegrunnlaget 6

iii. Tilbudsbefaring 6

iv. Forhandlingene 6

b. Fase 1 - analysefasen 7

c. Fase 2 - investeringsfase 7

d. Fase 3 – oppfølgings- og garantiperiode 7

4. Energimerking av bygg 7

5. Omfang og erfaringer med EPC-kontrakter i Norge 8

1. Forankring i kommunale planer?

Alle kommuner skal i sine energi- og klimaplaner ha målsetting om reduksjon av energibruk i egne bygg.

Eksempel på målsetting kan være:

”Energibruk (elektrisitet og fossil olje) pr m2 oppvarma bruksareal i kommunal bygningsmasse skal reduseres med 15% i forhold til forbruk i 2009”

2. Lage oversikt over førforbruk (referanseår) og konkret målsetting

Målformulering i pkt 1 bør konkretiseres.

• Hva er energiforbruket i kommunale bygg i referanseåret?

• Hvor stort volum (hvor mange kWh/år) utgjør målsettingen om for eksempel 15 % reduksjon?

Det må lages en oversikt over minimum to sentrale parametere for hvert bygg, - oppvarma bruksareal og total energibruk for alle energibærere (elektrisitet, olje, bioenergi, fjernvarme, gass osv.)

Oppvarma bruksareal = areal målt innvendig yttervegg (inkludert innvendige vegger, sjakter, trapper) som er oppvarmet, dvs blir tilført varme som gir temperatur over 15o C.

Det anbefales å bruke oppvarma bruksareal fordi det lettere kan sammenlignes med nøkkeltall, teknisk forskrift osv. I forhold til selve målsettingen kan det nok refereres til brutto- eller nettoareal fordi målsettingen ofte er knyttet konkret til reduksjon av spesifikt energiforbruk (kWh/m2). Dersom målsettingen er formulert som energireduksjon i forhold til totalforbruk blir det annerledes, da må det korrigeres for nytt areal inn i kommunal bygningsmasse eller solgt/avhenda areal i målperioden. I dette tilfellet blir det anbefalt at målsettingen forstås/defineres som reduksjonsmål i forhold til spesifikt forbruk pr m2. Som eksempel gir et reduksjonsmål på 15 % med referanseforbruk på 200 kWh/m2 et reduksjonsmål på 30 kWh/m2 oppvarma bruksareal. En unngår da diskusjon og arbeid med å korrigere energiforbruk på grunn av arealendring.

Husk at det er det utetemperaturkorrigerte forbruket som skal inn, både som basisforbruk og som dokumentasjon på om mål er oppnådd eller ikke.

Eksempel på skjema for å få oversikt over areal og forbruk:

Oversiktskjema for energibruk i kommune bygg.

Kommune:

Post

Forutsetninger i klima og energiplan:

Oppv bruksareal

Basisforbruk

kWh/år

NB: alle energiberarar

Basisår

Reduksjonsmål

kWh/år

Reduksjonsmål

Mål-år

Energiforbruk i basisår

NB: utetemperatur-korrigerte forbruk

Kontaktpers

Tlf

epost

oppv bruksareal

elforbruk 1

elforbruk 2

olje (gass) forbruk

fjernvarme

Spesifikt forbruk

[kWh/m2*år

Bygg kategori

[m2]

[kWh/år]

[l/år] gass: [kg/år

[kWh/år]

Merknad, andre opplysninger

Ekesempelbygg

ola vaktmester

90c90823

xxx@xxxxxxxx.xx

5230

456000

234500

2340

456778

223

Kommunale bolig

212

Verkstedbygg

312

Kontor-og admbygg, rådhus

611

barnehage

612

Grunnskole

642

Bibliotek, mediatek

651

Idrettshall, gymsal

652

Ishall

642

Bibliotek, mediatek

Kulturhus

662

Samfunnshus, grendahus

671

Kirke, kapell

721

sjukeheim

722

Bo og behandlingssenter

732

Helse-og sosialsenter,

helsestasjon

822

Brannstasjon

Andre bygg

SUM for kommunale bygg:

Samme skjema brukes både for basisår og for ”målsettingsår”

3. Hvordan oppnå målet om energireduksjon i kommunale bygg. Bruk av energisparekontraker (EPC) for gjennomføring av tiltak

For å oppnå målsetting om reduksjon av energiforbruk i bygg er det vanligvis en kombinasjon av investeringstiltak og driftstiltak som krever lite eller ingen investering.

I kommunale og fylkeskommunale bygg er erfaringen at det er svært mange gode økonomisk energitiltak i bygningsmassen som ikke gjennomføres. Det er disse tre forklaringene kommunene selv bruker for at ikke lønnsomme tiltak gjennomføres:

• Manglende økonomisk prioritering, både politisk og administrativt

• Manglende kapasitet i administrasjonen

• Manglende kompetanse i administrasjonen.

KS har utviklet en modell tilpasset norske forhold for gjennomføring av energisparekontrakter. Modellen reduserer barrierene over. EPC-modellen (EnergyPerformance Contracting) er nærmere forklart i informasjonsskriv fra KS (vedlagt).

I korte trekk blir entreprenører invitert til å gi tilbud på å analysere utvalgt bygningsmasse i kommunen, eller kommunene. Det forhandles fram en kontrakt for fase 1 (analysefase) der entreprenøren skal analysere de utvalgte byggene og gi bindende tilbud på gjennomføring av energitiltak. I tillegg til at investeringene er kjent og låst gir entreprenøren en garanti for at de beregnede besparelsene oppnås hvert år i hele inntjeningstiden for den samlede tiltakspakken.

På bakgrunn av analysene og tilbudet på gjennomføring av tiltakspakke har så kommunen en ensidig opsjon på å akseptere tilbud, og inngå kontrakt på gjennomføring av hele eller deler av tiltakspakken. Dette er fase 2 i modellen.

Samtidig inngås en kontrakt for fase 3 som er den perioden entreprenøren garanterer det beregnede energiresultatet. Ofte er denne garantitiden lik inntjeningstiden for tiltakspakken.

Under er gjennomføringsmodellen forklart, trinn for trinn

a. Fase 0 - konkurransen

I denne fase blir det laget konkurransegrunnlag for Doffin-utlysing, gjennomført tilbudsbefaring, evaluering av tilbud, forhandling (gjelder under terskelverdi på ca 40,5 Mkr) og kontrahering av kontrakt. En kommune kan lyse ut konkurransen alene eller flere kommuner kan lyse ut felles konkurranse der det velges samme entreprenør for alle kommunene, men med selvstendige kontrakter pr kommune. Det inngås en kontrakt pr kommune for analysefasen (fase 1)

i. Hvilke bygg bør kommunene ta med i en EPC- utlysing?

Både økonomi og kapasitet må vurderes, men generelt bør bygg med størrelse fra barnehage og oppover vurderes inn i en EPC-utlysning. Større boligvolumer kan også vurderes. Dersom det er bygg med svært lavt spesifikt forbruk (kWh/m2) som lavenergi eller passivhus eller det er bygg der de fleste lønnsomme tiltak er gjennomført bør disse trekkes ut fra EPC-porteføljen.

ii. Konkurransegrunnlaget:

KS sine gjennomføringsopplegg og maler for EPC-utlysinger inneholder typisk disse dokumentene:

• Konkurransegrunnlag +

o Vedlegg A: Tilbudsformular

o Vedlegg B: Avtale om eiendomsutviklingsprosjekt (overordna)

o Vedlegg C: Avtale om prosjektutvikling (fase 1)

o Vedlegg D: Avtale om prosjektgjennomføring (fase 2)

o Vedlegg E: Avtale om prosjektoppfølging (fase 3)

o Vedlegg F: Prosjektutviklingsrapport - Mal

o Vedlegg G: Grunnlagsdata

o Vedlegg X: Framdriftsplan

I tillegg vil ofte kommuner ha mer kommunespesifikke vedlegg

KS har laget maler (men ikke oppdatert siden 2010) for dokumentene over.

Av disse dokumentene vil vedlegg G – grunnlagsdata, kreve mest arbeid. Her skal kommunen informere best mulig om hvert enkelt bygg, alder, tekniske anlegg, energi- og effektforbruk osv. Dette er eksempel på utfylt skjema for ett enkelt bygg:

Adresse Kontaktp. drift Tlf Virksomhet Driftstid t/dag Driftstid t/uke

adress ,9999 cccccccccc Per vaktmester

48ccc188 barneskole

Byggeår Rehabilitert/Påbygd Rehabilitert

Påbygd

Oppvarmet bruksareal Romtemperatur

1925 / 1967 /1985

1997

2009

Graddagstall Normal

2008

2009

2010

4 355 N81-10

4 067

4 394

5 085

Tilkoblet SD-anlegg

1 930 m2

21 °C

Planlagt rehabilitering i nær fremtid (ja/nei) nei Årsvirkningsgrad Oljekjel 75%

Olje oppgitt i liter eller kWh? kWh

Kommentar dersom representativt forbruk ikke baseres på siste 3 år

80 øre/kWh

266

kWh/m2 N:

513 266

349 059

364 955

404 957

386 099

367 163

386 410

Sum Netto

80 øre/kWh

266

kWh/m2 B:

514 191

351 835

364 955

404 957

389 286

367 163

386 410

SUM Brutto

80 øre/kWh

11 103

80 øre/kWh

68 155

94 244

106 589

80 øre/kWh

3 507

815

120

110

120

110

420 827

89 663

3 701

272 576

270 711

298 367

298 268

78 268

12 750

272 160

95 003

286 207

100 203

60%

90%

Fastkraft 26013193

Uprioritert kraft 33676

Olje oppgitt i : kWh Fjernvarme

Energipris eks fastledd (øre/kWh)

Brukstid

Repr. effekt til kontrakt

Max 2010 (kW)

Repr. forbr til kontrakt

2008 2009 2010

Temp avh,

Målernr Tarrif andel

Energibærer

BASIS

Korrigert forbruk

Målt forbruk

xxxxxx skole

Bygg

Husk spesielt på å oppgi samme type areal for alle bygg. Det anbefales å bruke oppvarmet bruksareal (definert lengre opp i dokumentet) fordi entreprenørene er vant til å vurdere energiforbruk pr m2 oppvarmet bruksareal. Disse spesifikke verdiene for energiforbruk er en svært viktig opplysning når entreprenørene skal vurdere potensialet i hele EPC-porteføljen

iii. Tilbudsbefaring

Som del av konkurranse gjennomføres som oftest en tilbudsbefaring på ett testbygg. Som del av tilbudet skal entreprenøren gjennomføre en energianalyse for testbygget. De garantiene entreprenøren gir for testbygget inngår som ett evalueringskriterium.

iv. Forhandlingene

Etter at tilbudsfristen er ute evalueres tilbudene og vanligvis blir de tre ”beste” entreprenørene invitert til forhandlingsmøte (forutsatt under 40,5 Mkr kontrakt for fase 1+2+3 i sum). Disse tre får en uke på å forbedre tilbudet sitt. Så gjennomføres sluttforhandling med den entreprenøren som kommer best ut av evalueringen etter ny tilbudsrunde. Dersom forhandlinger fører fram blir de andre entreprenørene meddelt resultat av evaluering. Så er det minst 10 dager klagefrist. Kontrakt inngås så mellom kommune og entreprenør for gjennomføring av fase 1, som er analysefasen.

b. Fase 1 - analysefasen

Vanligvis varer analysefasen 4-7 måneder. I denne perioden skal entreprenøren analysere alle byggene og dokumentere både lønnsomme og ulønnsomme energitiltak. Investeringene som oppgis pr tiltak er å oppfatte som bindende tilbud fra entreprenøren for gjennomføring av tiltaket. Energi- og effektbesparelser i beregningene er garanterte i hele inntjeningsperioden for tiltakspakken. Denne er typisk 7-12 år, avhengig av om kommunen vil tjene inn tiltakspakken raskt eller hente ut mest mulig besparelser.

I analysefase gjennomføres vanligvis 2-3 statusmøter der entreprenøren presenterer foreløpige analyser og kommunen bidrar med sin kunnskap. Målet er å finne flest mulig og best mulig tiltak i alle byggene. På slutten av analysefasen vurderer kommunen tiltak for tiltak, bygg for bygg om komponerer en tiltakspakke vurdert opp mot mål i energi og klimaplan, samt inntjeningstid for tiltakspakken og andre økonomisk forventninger (for eksempel nåverdi, internrente o.a)

Investeringspakken og garantiavtaler behandles vanligvis i kommunestyret eller formannskap. Ved et positivt vedtak inngår kommunen da kontrakt på gjennomføring av tiltakspakken (fase 2) og kontrakt om oppfølging av tiltakspakke og energi- og effektgarantier. Dersom politikerne i motsatt fall ikke gjør et positivt vedtak må kommunen betale for fase 1 (analysene) og opsjonen om å gå videre til fase 2 og 3 utnyttes altså ikke. Prosjektet avsluttes og kommune overtar eiendomsretten for analysene.

Kostnad for fase 1 er det konkurrert om, og summer er kjent før valg av entreprenør i fase 0.

c. Fase 2 - investeringsfase

Dersom kommunen velger å utløse den ensidige opsjonen på gjennomføring av fase 2 inngås en kontrakt om prosjektgjennomføring (dvs gjennomføring av tiltakspakken) og en kontrakt for prosjektoppfølging (fase 3-oppfølging av tiltak samt garanti, vanligvis i inntjeningstiden av pakke).

Kontrakten for fase 2 er i hovedsak en totalentreprisekontrakt som inkluderer prosjektering av tiltakene. Alle tiltakene i fase 2 gjennomføres vanligvis i løpet av 1-2 år. Det gjennomføres vanlige overtakelsesforretninger for tiltakene.

d. Fase 3 – oppfølgings- og garantiperiode

I denne perioden er det et nært samarbeid mellom kommune og entreprenør. Entreprenøren følger opp tiltak, dokumenterer energiforbruk pr bygg og at garantien oppnås. I tillegg til energioppfølging av alle byggene på ukesbasis vil det ofte i konkurransegrunnlaget være beskrevet krav til opplæring av drifts- personell og andre, opplegg mot skoleverk og andre aktiviteter som kommunen vil ha hjelp fra entreprenøren til å gjennomføre. Entreprenøren har gitt tilbud på aktiviteter og kostnader i fase 3 i fase 0.

Kontraktstiden for fase 3 behøver ikke være lik med inntjeningstid for tiltakene. Dersom det avtales en kortere fase 3-periode så reduseres garantien tilsvarende. Det er kommunen som bestemmer lengde på fase 3 i konkurransegrunnlaget, evt i forhandlinger med entreprenør.

4. Energimerking av bygg

Kommune kan velge å legge inn energimerking av bygg (evt remerking) etter at tiltak er gjennomført og karakterene er forbedret. Kostnad for energimerking kan legges inn som tildelingskriterium.

5. Omfang og erfaringer med EPC-kontrakter i Norge

(pr des 2013)

a. Omfang

Etter at KS utviklet EPC-modellen tilpasset norske kommuner i 2010 har 32 kommuner og kommunale foretak inngått EPC-kontrakter etter malene til KS. Kommunene er pr desember 2013 på ulike faser i prosjektet. Noen er inne i garantiperioden mens andre jobber med utlysing på Doffin. Se vedlegg 2 for oversikt over kommuner og kontaktpersoner.

b. Erfaringer

Erfaringene fra kommunene som har brukt KS sine maler og opplegg er i all hovedsak meget positive. For kommunen er dette viktige suksesskriterier:

• Det må settes av tid for prosjektleder og nøkkelpersonell i kommunen

• Kommunen må opptre som profesjonell kontraktspart og være nøyaktig og formell i viktige faser

• Grunnlagsdataskjema for hvert bygg må fylles ut nøyaktig

• KS-modellen og dokumenter bør følges uten stor forandringer

• Kommunen bør evt sørge for leie inn kompetanse for å matche entreprenørene ved viktige milepæler i prosjektet

Dersom disse punktene ivaretas av kommune er modellen meget effektiv og med liten risiko for kommunen, sammenlignet med en tradisjonell gjennomføring av tiltak. Både KS og Enova anbefaler bruk av EPC-modellen og har gjennomført EPC-kurs over hele landet.

c. Garanti

Kontraktene blir vanligvis utformet slik:

• Blir resultatet under 90 % så må entreprenøren betale inn manglende sparte kWh eller kW (effekt) basert på gjeldene prise, opp til 90 % av beregnet volum

• Blir resultatet mellom 90 og 110 % så er kontrakten oppfylt

• Blir resultatet over 110 % av beregnet volum så deler kommune og entreprenør overskytende besparelse med aktuelle energi- og effektpriser.

Grenseverdier over bestemmes av kommunene i konkurransegrunnlaget

d. Nøkkeltall

Basert på 7 av prosjektene som er dokumentert i pkt 5a over (fase 1,2 og 3) er dette nøkkeltall (gjennomsnittstall):

• Kostnad for fase 1: 6 kr/m2

• Sparegaranti: 29,6 % gitt inntjeningstid på 7-9 år

• Kostnad for å oppnå 29,6 % reduksjon: 321 kr/m2

• Kostnad for energimerking: 3,30 kr/m2

Alle nøkkeltall er ekskl offentlig støtte (for eksempel Xxxxx), så prosjektene er i realitetene enda bedre enn denne oversikten. Erfaringsmessig så støtter Xxxxx disse prosjektene med 80 -100 øre/kWh spart energi. I praksis reduseres inntjeningstidene med 1-2 år pga denne støtten

Vedlegg 1: Infoskriv om EPC fra KS

Vedlegg 2: Kommuner i EPC-prosess (KS-maler)

Vedlegg

Vedlegg 1 – Infoskriv om EPC (Energispareprosjekter) fra KS

Vedlegg 2 – Kommuner i EPC-prosess med KS-maler (pr des 13)

Document Metadata

Table of Contents

Fra ord til handling – veileder for kommunal gjennomføring av energi- og klimatiltak

Document Metadata