Contract
Innhold:
Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen 2
Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen 15
Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag 18
Bilag 4: Administrative bestemmelser 19
Bilag 5: Pris og prisbestemmelser 21
Bilag 6 Endringer etter avtaleinngåelsen 23
Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen
1.1 Rammeavtalens punkt 1.1 Formål og omfang
1.1.1 Formål
Rammeavtalen omfatter oppdrag/tjenester for kvalitetssikring av statlige investeringsprosjekter omtalt under. Hovedhensikten med kvalitetssikringen er å gi Kunden en uavhengig analyse og vurdering av:
• Konseptvalgutredningen før forslag til konseptvalg forelegges Regjeringen (KS1).
• Forprosjektet (styringsunderlag og kostnadsoverslag) for det valgte prosjektalternativet før det forelegges Stortinget (KS2).
1.1.2 Omfang
Rammeavtalen gjelder kvalitetssikring av konseptvalgutredning (KS1) og forprosjekt (KS2) for statlige investeringsprosjekter omfattet av rundskriv R-108 Statens prosjektmodell - Krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av store investeringsprosjekter i staten, jamfør punkt 2 virkeområde og punkt 3 definisjon av terskelverdier. Kunden kan bestemme at spesifiserte prosjekter unntas fra kvalitetssikringen.
Rammeavtalen omfatter også supplerende analyser for å kvalitetssikre ny informasjon, endringer i prosjektet eller ved oppdatering av beslutnings- og styringsunderlaget i prosjektene utenom KS1 og KS2, dersom Kunden ser behov for det.
Rammeavtalen omfatter også kvalitetssikring av prosjekter med lavere kostnadsramme enn fastsatt terskelverdi, dersom Kunden ser behov for slik kvalitetssikring og ansvarlig departement ikke har andre rammeavtaler som dekker dette. Prosjekter under terskelverdien er ikke omfattet av krav om ekstern kvalitetssikring og dette skjer unntaksvis og er et lite omfang av rammeavtalen.
Rammeavtalen omfatter også oppdrag om å bidra til utredning for å videreutvikle metodebruk og faglig innhold i veiledningsmateriell knyttet til statens prosjektmodell, jamfør rundskriv R- 108.
Arbeidsspråk for alle oppdrag er norsk. En nærmere beskrivelse av kvalitetssikringens omfang og krav til gjennomføring av KS1 og KS2 er gitt i punkt 1.2 og 1.3.
1.1.3 Oppdragsgivere
Alle departementer kan inngå som Oppdragsgiver under avtalen. I det enkelte oppdrag vil vedkommende fagdepartement og Finansdepartementet være oppdragsgiver i fellesskap. Med vedkommende fagdepartement menes det departement som har budsjettansvaret for det aktuelle prosjektet, og som er økonomisk ansvarlig for gjennomføringen av kontrakten fra statens side.
Dersom flere departementer har delt ansvar for et prosjekt kan alle disse inngå som oppdragsgiver for Avropet. Dersom Finansdepartementet er budsjettansvarlig departement for et prosjekt vil Finansdepartementet være eneste part for i Avropet.
Navn på oppdragsgiver |
Arbeids- og sosialdepartementet |
Barne- og likestillingsdepartementet |
Finansdepartementet |
Forsvarsdepartementet |
Helse- og omsorgsdepartementet |
Justis- og beredskapsdepartementet |
Klima- og miljødepartementet |
Kommunal- og moderniseringsdepartementet |
Kulturdepartementet |
Kunnskapsdepartementet |
Landbruks- og matdepartementet |
Nærings- og fiskeridepartementet |
Olje- og energidepartementet |
Samferdselsdepartementet |
Utenriksdepartementet |
Det tas forbehold om at det kan skje endringer i departementsstrukturen.
1.2 Innholdet i KS1
1.2.1 Hensikten med kvalitetssikringen
Ved KS1 skal Leverandøren bistå med å gi en faglig og uavhengig analyse og vurdering av beslutningsgrunnlaget som legges til grunn for den politiske beslutningen om et konseptvalg. En vurdering av det dokumenterte behovet for å gjennomføre tiltak og hva som er den samfunnsøkonomisk beste løsningen står sentralt. Det understrekes at selve konseptvalget er en politisk prosess som Leverandøren ikke skal ha noen rolle i. Leverandørens funksjon er begrenset til å støtte Oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvaliteten på de underliggende dokumenter i beslutningsunderlaget.
1.2.2 Tjenesten som skal leveres
KS1 skal finne sted ved avslutningen av konseptfasen. Den skal omfatte en kvalitetssikring av en Konseptvalgutredning (KVU) med nødvendig underlagsmateriale. Kravene til KVU følger av det til enhver tid gjeldene rundskriv R-108 Statens prosjektmodell - Krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring for store investeringsprosjekter i staten, punkt 5.
Oppdragsgiver kan bestemme at KS1 for enkelte prosjekter gjennomføres i to trinn, der trinn 1 omfatter kvalitetsikring av konseptvalget (rundskrivets punkt 5.1 til 5.6). Trinn 2 omfatter føringer for forprosjektfasen (punkt 5.7 og 5.8) og en oppdatert kostnads- og usikkerhetsanalyse for det valgte konseptet.
Leverandørens sluttprodukt er en rapport til Oppdragsgiver, som skal inneholde gjennomgang og vurdering av om dokumentene fra konseptfasen er tilstrekkelige som beslutningsunderlag, jamfør de krav som er stilt i rundskriv R-108 og tilhørende veiledningsmateriell fra Finansdepartementet. Kvalitetssikringsrapporten skal være et selvstendig dokument, som må kunne leses uavhengig av KVU-dokumentasjonen.
Rapporten skal ha et sammendrag som tydelig oppsummerer hovedkonklusjonene med vekt på rangering av alternativene etter samfunnsøkonomisk lønnsomhet og Leverandørens anbefaling for konseptvalg og gjennomføringsstrategi. Sammendraget skal vektlegge vesentlig informasjon for beslutningstaker og videre oppfølging i et prosjekteierperspektiv.
For hvert oppdrag avholdes det et oppstartsmøte mellom Leverandøren og Oppdragsgiver.
Leverandøren skal senest 30 dager etter oppstartsmøtet utarbeide et Notat 1 om grunnleggende forutsetninger, dersom ikke annet er avtalt i fremdriftsplanen. I Notat 1 skal Leverandøren vurdere om underlagsmaterialet er komplett og i tråd med føringene gitt i rundskriv R-108. Det skal vurderes om det er grunnleggende mangler eller inkonsistenser i dokumentasjonens oppbygging, og om disse manglene er av en slik art at det ikke er grunnlag for å gå videre med kvalitetssikringen før dette er rettet opp. Notatet skal gi en kort redegjørelse for forholdene og dersom det påpekes vesentlige mangler, skal Notat 1 inneholde en anbefaling om tiltak for rette disse opp. Oppdragsgiver kan utarbeide en standard mal for Notat 1 som skal følges av Leverandøren.
Etter behov utarbeides det arbeidsdokumenter underveis i kvalitetssikringsprosessen for å avklare vesentlige forutsetninger for arbeidet med Oppdragsgiver. Ved behov for ytterligere underveisrapportering til Oppdragsgiver skal påfølgende notater gis fortløpende nummerering og vedlegges sluttrapporten sammen med adressaters eventuelle svar eller kommentarer.
Leverandøren skal presentere sine hovedfunn i en sluttpresentasjon før ferdigstillelse av rapport og slik at kommentarer fra Oppdragsgiver kan innarbeides og feil kan rettes opp. Sentrale forutsetninger for analysen og overordnet beskrivelse av metode skal fremgå av rapporten. Nærmere dokumentasjon av forutsetninger og metode som er benyttet for usikkerhetsanalysen og den samfunnsøkonomiske analyse skal fremgå av vedlegg.
Oppdragsgiver kan be om få oversendt underlagsmateriale, herunder regneark eller annen dokumentasjon, som er grunnlag for rapporten og anbefalingene.
Det kan avtales at det avholdes et eget møte for erfaringsoverføring fra kvalitetssikrer til prosjektet i etterkant av kvalitetssikringen.
KS1-rapporten skal som standard omhandle følgende temaer med eventuelle tillegg som er presisert i oppdragets avrop:
1.2.3 Problembeskrivelse
Problembeskrivelsen skal gjøre rede for hvilke uløste problemer man ser på og hva som tilsier at det offentlige bør iverksette tiltak på området.
Leverandøren skal vurdere om drøftingen i problembeskrivelsen er tilstrekkelig grundig og klargjørende. Leverandøren skal kontrollere at problemet er reelt, og ikke bare formulert som fravær av en eller flere bestemte løsninger.
1.2.4 Behovsanalysen
Behovsanalysen skal beskrive bredden i aktuelle, konkrete behov relatert til problembeskrivelsen, vurdert i et overordnet samfunnsperspektiv.
Leverandøren skal vurdere om behovsanalysen identifiserer relevante interessenter og om metode og prosess for å for å få frem bredden og vurdere styrken i behovene er tilpasset prosjektets omfang og kompleksitet. Leverandøren skal kontrollere om det er konsistens i behovanalysens oppbygging og konsistens mot problembeskrivelsen. Det skal vurderes om behovet som legges til grunn for den videre utredningen er reelt.
Den underliggende politiske verdivurdering bak de oppgitte samfunnsbehov er ikke gjenstand for vurdering.
1.2.5 Strategiske mål
Med grunnlag i problembeskrivelsen og behovsanalysen skal det defineres mål for virkningene av tiltaket
Leverandøren skal gi en vurdering av hvorvidt oppgitte samfunnsmål og effektmål er presist nok angitt til å sikre operativ styring med prosjektet. Det skal vurderes om målene er prosjektspesifikke og utformet slik at de beskriver relevante egenskaper ved den ønskede tilstand etter gjennomføring av tiltaket. Det skal vurderes om de oppfyller kravet om at helheten av mål skal være realistisk oppnåelig og at graden av måloppnåelse i ettertid kan verifiseres.
Hvis det er oppgitt flere enn ett mål på noen av de to punktene, må det vurderes om det foreligger innebygde motsetninger, eller om målstrukturen blir for komplisert til å være operasjonell. Leverandøren skal kontrollere målstrukturens konsistens og konsistens mot problembeskrivelsen og behovsanalysen.
1.2.6 Rammebetingelser for konseptvalg
Rammebetingelsene omfatter et samlet sett betingelser som skal oppfylles for valg av konseptuell løsning og fremtidig drift.
Leverandøren skal vurdere relevansen og prioriteringen av ulike typer rammebetingelser, og at rammebetingelsene ikke unødig avgrenser mulighetsrommet. Leverandøren skal kontrollere om det er konsistent oppbyggig av rammebetingelsene og konsistens mot problembeskrivelsen, behovsanalysen og kapittelet for stategiske mål.
1.2.7 Mulighetsstudien
Problem, behov, mål og rammebetingelser sett i sammenheng definerer et mulighetsrom.
Leverandøren skal vurdere om prosessen og de anvendte metoder for kartlegging av mulighetsrommet er tilpasset prosjektets omfang og kompleksitet. Det skal spesielt gjøres en vurdering av hvorvidt den fulle bredden av muligheter er ivaretatt og om mulighetsrommets avgrensing er relevant og konsistent med føringer i de foregående kapitlene. Det skal vurderes om det er tilstrekkelig dokumentert hvordan en grovsiling av tiltak er gjennomført og på hvilket grunnlag enkelte løsninger eventuelt er lagt vekk.
1.2.8 Alternativanalysen
Alternativanalysen skal inneholde nullalternativet og minst to andre konseptuelt ulike alternativer.
Leverandøren skal vurdere om de oppgitte alternativer fanger opp de konseptuelle aspekter som anses mest interessante og realistiske innenfor det identifiserte mulighetsrommet. Det skal videre vurderes:
• hvorvidt de oppgitte alternativer vil bidra til å realisere samfunnsmål og effektmål for prosjektet.
• i hvilken grad de oppgitte alternativer tilfredsstiller rammebetingelse som er satt
• om relevante alternativer er utelatt gjennom silingsprosessen
• om nullaternativet er utformet i tråd med gjeldene krav
Hvis Leverandøren konkluderer negativt på ett eller flere av disse punktene, og vurderer at det er behov for endringer eller tilleggsutredninger av et vesentlig omfang for å oppfylle kravene som er satt for KVU skal Oppdragsgiver varsles. Leverandøren skal beskrive problemet og anbefale tiltak/prosess for å løse dette slik at oppfølging kan avklares med Oppdragsgiver.
Leverandøren skal videre for hvert alternativ:
• vurdere avhengigheter og grensesnitt mot andre prosjekter.
• vurdere om nødvendig vedlikeholdsinfrastruktur og utstyr er medregnet og godt tilpasset prosjektets behov.
• utføre en usikkerhetsanalyse etter samme mønster som ved KS2 for investeringskostnadene, men tilpasset det presisjonsnivå for grunnkalkyle og uspesifiserte poster som etter god prosjektstyringspraksis kan forventes i konseptfasen.
• gjøre beregninger over usikkerheten knyttet til drifts-, vedlikeholds- og oppgraderingskostnader og over nyttesiden relatert til samfunnsmål og effektmål, herunder eventuelle inntektsstrømmer.
Leverandøren skal utføre en selvstendig samfunnsøkonomisk analyse av alternativene i henhold til det til enhver tid gjeldende rundskriv R-109 fra Finansdepartementet.
Alternativanalysen skal inneholde en prioritering mellom resultatmålene kostnad, kvalitet og tid. Dersom kvalitet eller tid er prioritert som øverste resultatmål (over kostnad) skal det utarbeides en tilleggsanalyse av hvordan hvert alternativ bidrar til å nå det prioriterte resultatmålet.
Leverandøren skal gi tilråding om beslutningsstrategi for prosjektet. Det skal vurderes:
• hvorvidt økt informasjonstilgang på senere tidspunkter kan påvirke rangeringen mellom alternativene. I tilfelle må det tas stilling til om konseptvalget bør utsettes, eller om en bør gå videre med to eller flere alternativer gjennom forprosjektfasen. Dette må veies opp mot omfanget av ressurs- og tidsbruk ved en så omfattende forprosjekteringsprosess.
• dersom ett alternativ peker seg ut, skal det gjøres en vurdering av optimal beslutningsfleksibilitet. I denne forbindelse skal Leverandøren vurdere oppstarttidspunktet for gjennomføringsfasen, samt om konseptet bør deles opp i flere trinnvise prosjekter, hvor det må tas en positiv beslutning for å gå videre fra et prosjekt til det neste.
På bakgrunn av dette skal Leverandøren gi en vurdering av alternativene som sammenfatter de prissatte og ikke-prissatte virkningene, sammenholdt med drøftingen av beslutningsfleksibilitet og finansiering. Vurderingen skal munne ut i Leverandørens tilråding om rangering av alternativene.
Leverandøren skal i sin fremstilling sammenligne sine samfunnsøkonomiske analyser med tilsvarende analyser gjennomført i KVU. Det skal pekes på hvilke underliggende forhold som forklarer forskjellene i de to analysene. Så langt det lar seg gjøre skal Leverandøren forklare forskjeller i tilråding sammenlignet med anbefaling i KVU.
Leverandøren skal presentere sitt anslag for samlet investeringskostnad som grunnlag for videre kostnadsstyring og for å vurdere prosjektets budsjettvirkning. Denne skal ta utgangspunkt i ikke-neddiskonterte investeringskostnader inklusive merverdiavgift, angitt som P50 og med oppgitt usikkerhet (P85) og beregnes for alle analyserte alternativer. Det skal gjøres rede for de største usikkerhetsfaktorene og om det elementer som ikke er kostnadsberegnet. Dersom det er vesentlige forskjeller mellom prosjektets og Leverandørens kostnads- og usikkerhetsnalayse skal det gjøres rede for de viktigste årsakene.
1.2.9 Føringer for forprosjektfasen
Leverandøren skal vurdere om gjennomføringsstrategien gir tilstrekkelige føringer for forprosjektfasen. Ut fra prosjektspesifikke forhold skal det vurderes om de ulike elementene som skal inngå i vurderingen er grundig nok behandlet. Leverandøren skal anbefale supplerende tiltak ved behov.
Leverandøren skal gi tilrådning om videre styring og organisering av prosjektet. Dette skal omfatte prosjektspesifikke elementer som bør behandles i Sentralt styringsdokument.
Prosjektspesifikke suksessfaktorer og fallgruver skal identifiseres, og det skal gis tilråding om hvordan disse skal bearbeides videre i forprosjektet. Med utgangspunkt i det samlede usikkerhetsbildet fra Leverandørens usikkerhetsanalyse skal det gis tilråding om det videre arbeid med å redusere risikoer og realisere oppsidepotensialet.
Leverandøren skal vurdere forslag til kontraktstrategi med hovedvekt på om det foreligger en fyllestgjørende drøfting om eventuell tidlig involvering av prosjektleverandør(er) tilpasset prosjektets modenhet, eventuelt med en plan for for en næremere drøfting av dette i løpet av forprosjektfasen Videre skal Leverandøren gjøre en selvstendig vurdering av hva som vil være mest tjenlig for staten som kunde. Hvis Leverandøren tilrår en kontraktsform med tidlig involvering, skal det vurderes hvordan forprosjektet bør styres slik at gevinster fra tidliginvolveringen kan realiseres og på hvilket tidspunkt i forprosjektfasen tidliginvolvering bør igangsettes.
Leverandøren skal videre gi en anbefaling om hvordan det jobbes videre med å optimalisere samfunnsøkonomisk lønnsomhet. Det skal gis tilråding om hvordan det i forprosjektet kan etableres en gevinstrealiseringsplan for å ta ut den samfunnsøkonomiske nytten som er identifisert i alternativanalysen. I tillegg skal det vurderes hvordan styringsmessig fleksibilitet kan bygges inn i prosjektet, bl.a. ved at det på et tidlig stadium i forprosjektet arbeides frem en liste over potensielle forenklinger og reduksjoner.
1.2.10Endrignslogg og styringsmål
Leverandøren skal anbefale et styringsmål for prosjektet som er startpunktet for prosjektets endringslogg (kostnadsstyrt prosjektutvikling for byggeprosjekter), dersom rundskriv R-108 stiller krav om dette. Kravene vil variere mellom ulike sektorer og Leverandøren må forholde seg til relevante krav slik de er angitt i rundskrivet. Det skal vurderes om nødvendige føringer og avgrensinger for den videre styringen av prosjektet er angitt.
1.3 Innholdet i KS2
1.3.1 Hensikten med kvalitetssikringen
Ved KS2 skal Leverandøren gi Oppdragsgiver en faglig og uavhengig vurdering av forprosjektet før regjeringen tar investeringsbeslutning og legger saken frem for Stortinget. Kontrollhensynet er det dominerende aspekt som skal dekkes. Vurdering av forslag til styrings- og kostnadsramme for prosjektet og risikoen knyttet til kostnadene, fremdrift og ytelse, er sentrale deler av oppdraget. Det skal også pekes fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringer i de gjenstående faser av prosjektet. Analysen skal understøtte beslutningsunderlaget for den endelige investeringsbeslutningen. Resultatene skal også kunne brukes som kontrollgrunnlag for Oppdragsgiver.
1.3.2 Tjenestene som skal leveres
KS2 skal normalt finne sted ved avslutningen av forprosjektfasen. Den skal omfatte kvalitetssikring av Sentralt styringsdokument med nødvendig underlagsmateriale. Kravene til dokumentasjon av forprosjektet følger av det til enhver tid gjeldene rundskriv R-108 Statens prosjektmodell - Krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av store investeringsprosjekter i staten, punkt 8.
Oppdragsgiver kan bestemme at kontraktsstrategien behandles separat og før øvrige deler av KS2 dersom det i løpet av forprosjektfasen blir aktuelt å vurdere tidliginvolvering av entreprenør. Det kan også i enkelte tilfeller gjennomføres KS2 før avsluttet forprosjekt. I enkelte prosjekter/programmer kan det være behov for å tilpasse inndelingen av KS2 til det enkelte prosjekts gjennomfrøingsplan. Dette avklares ved tildeling av det enkelte oppdrag/avrop.
Leverandørens oppgave er å levere en rapport til Oppdragsgiver, som skal inneholde gjennomgang og vurdering av om dokumentene fra forprosjektet er tilstrekkelige som beslutningsunderlag, jamfør de krav som er stilt i rundskriv R-108 og tilhørende veiledningsmateriell fra Finansdepartementet. Kvalitetssikringsrapporten skal være et selvstendig dokument, som må kunne leses uavhengig av forprosjektdokumentasjonen.
Rapporten skal ha et sammendrag som tydelig oppsummerer hovedkonklusjonene med forslag til styrings- og kostnadsramme og hvordan prosjektet skal styres for at kostnadsrammen skal holde. Sammendraget skal vektlegge informasjon som er vesentlig for beslutningstager og for videre oppfølging i et prosjekteierperspektiv. Dette inkluderer avgjørende suksessfaktorer, de største risikofaktorene og usikkerhetene og om det er vesentlige endringer i prosjektet siden konseptvalget eller mangler i beslutningsunderlaget som bør gjennomgås før det fattes investeringsbeslutning.
For hvert oppdrag avholdes det et oppstartsmøte mellom Leverandøren og Oppdragsgiver.
Leverandøren skal senest 30 dager etter oppstartsmøtet utarbeide et Notat 1 om grunnleggende forutsetninger, dersom ikke annet er avtalt i fremdriftsplanen. I Notat 1 skal Leverandøren vurdere om underlagsmaterialet er komplett og i tråd med føringene gitt i rundskriv R-108. Det skal vurderes om det er grunnleggende mangler eller inkonsistenser i dokumentasjonens oppbygging, og om disse manglene er av en slik art at det ikke er grunnlag for å gå videre med kvalitetssikringen før dette er rettet opp. Notatet skal gi en kort redegjørelse for forholdene og dersom det påpekes vesentlige mangler, skal Notat 1 inneholde en anbefaling om tiltak for rette disse opp. Oppdragsgiver kan utarbeide en standard mal for Notat 1 som skal følges av Leverandøren.
Etter behov utarbeides det arbeidsdokumenter underveis i kvalitetssikringsprosessen for å avklare vesentlige forutsetninger for arbeidet med Oppdragsgiver. Ved behov for ytterligere underveisrapportering til Oppdragsgiver skal påfølgende notater gis fortløpende nummerering og vedlegges sluttrapporten sammen med adressaters eventuelle svar eller kommentarer.
Leverandøren skal presentere sine hovedfunn i en sluttpresentasjon før ferdigstillelse av rapport og slik at feil eller kommentarer fra Oppdragsgiver kan innarbeides. Sentrale forutsetninger for analysen og overordnet beskrivelse av metode skal fremgå av rapporten. Nærmere dokumentasjon av forutsetninger og metode som er benyttet for kostnadsestimering og usikkerhetsanalysen skal fremgå av vedlegg. Oppdragsgiver kan be om få oversendt underlagsmateriale, herunder regneark eller annen dokumentasjon, som er grunnlag for rapporten og anbefalingene.
Det kan avtales at det avholdes et eget møte for erfaringsoverføring fra kvalitetssikrer til prosjektet i etterkant av kvalitetssikringen.
KS2-gjennomgangen skal som standard omhandle følgende temaer med eventuelle tillegg som er presisert i oppdragets avrop:
1.3.3 Grunnleggende forutsetninger
Leverandøren skal begynne arbeidet med å vurdere om underlagsmaterialet er komplett og i tråd med føringene gitt i rundskriv R-108. Det skal vurderes om det er grunnleggende mangler eller inkonsistenser i dokumentasjonens oppbygging, og om disse manglene er av en slik art at det ikke er grunnlag for å gå videre med kvalitetssikringen før dette er rettet opp. Ved gjennomgangen av prosjektet skal Leverandøren legge til grunn den grad av detaljering og gjennomarbeiding som etter god prosjektstyringspraksis kreves for et forprosjekt.
Leverandøren må gå gjennom sist oppdaterte versjonen av Det sentrale styringsdokumentet, og gi en vurdering av om det gir et tilstrekkelig grunnlag for estimeringen, tidsplanen, usikkerhetsvurderingen og den etterfølgende styring av prosjektet. Leverandøren skal gå gjennom prosjektkonseptet og etterse at prosjektet er veldefinert og entydig avgrenset.
Leverandøren skal vurdere om prosjektets endringslogg i tilstrekkelig grad dokumenterer og forklarer de endringer som er oppstått og har gitt nødvendig informasjon for å styre prosjektets kostnadsutvikling i forprosjektfasen.
Ved oppstart av KS2 skal det finnes et komplett estimat over kostnadene på basiskostnadsnivå (summen av grunnkalkyle og uspesifisert), og hvis aktuelt, over inntektene på tilsvarende spesifikasjonsnivå. Leverandøren skal kontrollere dokumentet for transparens, og herunder etterse at prosessen bak fremskaffelsen av tallstørrelsene er dokumentert og etterprøvbar. Spesifikasjonsgraden skal være i samsvar med god estimeringspraksis på forprosjektnivå. Leverandøren skal vurdere om estimatet er komplett.
Leverandøren skal vurdere om det foreligger en komplett kontraktstrategi.
Det skal kontrolleres om prosjektet er videreført etter de forutsetninger som ble lagt ved konseptvalget. Det skal vurderes om oppdatert anslag for prosjektets samfunnsøkonomiske lønnsomhet er rimelig og fanger opp de vesentlige endringene fra konseptvalget. Videre må det vurderes om grunnleggende forutsetninger for konseptvalget har endret seg slik at det reiser spørsmål ved om prosjektet bør gjennomføres, eventuelt om et annet alternativ burde velges.
Leverandøren skal kontrollere at det foreligger en gevinstrealiseringsplan i tråd med fastsatte krav, og om planen i tilstrekkelig grad inneholder realistiske tiltak for oppfølging og gevinst uttak. Det skal videre vurderes om det er sannsynlig at prosjektet vil greie å realisere akseptabel nytte gitt tidligere føringer.
Dette skal rapporteres til Oppdragsgiver gjennom Notat 1. Dersom det påpekes vesentlige mangler skal Notat 1 inneholde en anbefaling om tiltak for rette opp forholdene.
1.3.4 Kontraktstrategi
Det vises til pkt. 1.2.10. I de tilfellene kontraktstrategien ble valgt ifm. konseptvalget etter KS1 eller på et annet tidlig tidspunkt, skal Leverandøren vurdere og gi relevante anbefalinger om videre oppfølging av den valgte kontraktstrategien.
I de tilfellene hvor kontraktstrategien ikke er valgt samtidig med konseptvalget, skal det ved oppstart av KS2 foreligge en ferdig utviklet kontraktstrategi jamfør Rundskriv R-108 punkt 8.3.
Grunnlaget skal være en analyse av egenskapene ved prosjektet og forventet markedssituasjon ved inngåelse av hovedkontraktene. Videre må det relative forhold mellom den kontraherende part på statens side og markedet vurderes mht. kompetanse, kapasitet og evne til å bære usikkerhet. Det må i denne forbindelse sikres korrespondanse mellom risikoplassering og reell innflytelse over prosjektet. Vurderingene må være forankret i gjennomføringsstrategien og planene for håndtering av grensesnitt, jfr. pkt. 1.2.10
Det må foreligge vurderinger av kontraktsstruktur og kontraktstype, ansvarsdeling og sikringsmekanismer, kompensasjonsformat og insentiver, spesifikasjonsgrad, kravspesifikasjoner og endringsstyring, samt anskaffelsprosess. Det skal fremgå hvordan alternativer har vært vurdert. Krav til soliditet og til kontraktuelle sikringsmekanismer må uansett ligge godt innenfor forsvarlige rammer. Sett i sammenheng skal kontraktstrategien fremstå som helhetlig, stringent og realistisk.
Leverandøren skal vurdere om kontraktstrategien er utarbeidet i tråd med fastsatte krav og om det er de mest relevante kontraktstrukturer og kontraktstyper som er vurdert gitt egenskaper ved prosjektet. Det skal vurderes om den foreslåtte kontraktstrategien bør legges til grunn for prosjektgjennomføringen eller om andre kontraktstrategier bør velges. Tilrådingen må være tilpasset statens regelverk for vedkommende type(r) anskaffelse(r).
1.3.5 Suksessfaktorer/fallgruver
Innenfor det mulighetsområdet som er definert ved prosjektets rammebetingelser vil det i alle store prosjekter være en rekke forhold knyttet til styringsmodell, organisering/ansvarsforhold og relasjonene til omgivelsene som har stor betydning for i hvilken grad prosjektet kan nå sine mål. Det kan dreie seg om både positive muligheter og trusler/fallgruver.
Leverandøren skal med utgangspunkt i (eventuell) KS1-rapport, prosjektets materiale og egne vurderinger kartlegge de prosjektspesifikke suksessfaktorene/fallgruvene og gi tilrådinger som gir Oppdragsgiver operative muligheter til å implementere suksessfaktorene og treffe tiltak for å unngå fallgruvene. Generelle suksessfaktorer og fallgruver som vil finnes i de fleste eller alle prosjekter, faller utenfor analysen.
1.3.6 Usikkerhetsanalyse: Generelt
Leverandøren skal i sluttrapporten utarbeide en samlet oversikt over prosjektets usikkerhetsbilde. Alle forhold som medfører usikkerhet om prosjektets kostnader skal medtas så langt det er gjennomførlig og har praktisk betydning. Analysen skal således omfatte ikke bare prosjektinterne og påvirkbare faktorer, men også alle grader av eksternt gitt usikkerhet og usikkerhet som ikke er påvirkbar. Usikkerheten skal kvantifiseres i numeriske størrelser for å gi grunnlag for analytisk bearbeidelse, prioritering og styring.
Levarandøren skal utføre en uavhengig analyse av prosjektets usikkerhet basert på egen metodikk og verktøy. I analysen kan Leverandøren bruke data fra utførende etat eller tidligere usikkerhetsanalyser så langt det passer og dataene ikke er foreldet.
I usikkerhetsanalysen skal hovedvekten legges på prosjektets kostnader. Likevel skal også realismen i de øvrige resultatmål kommenteres, og i særdeleshet hvis ambisiøse tidsmessige eller innholdsmessige mål slår sterkt ut som faktorer i usikkerhetsanalysen. Oppdragsgiver kan avtale at det utføres supplerende usikkerhetsanalyser av henholdsvis tid og kvalitet (nytte) dersom dette er relevant for prosjektet.
1.3.7 Usikkerhetsanalyse: Estimatusikkerheten
Leverandøren må kontrollere at prosjektets grunnleggende estimater holder en tilfredsstillende standard. Nivået som er gjenstand for kontroll er basiskostnad, jfr. pkt. 1.3.3. Deretter skal overordnede rammebetingelser, muligheter, trusler og strategivalg, jfr. bl.a. pkt. 1.3.3-1.3.5, bearbeides med vekt på usikkerhetsbildet.
I den videre analysen skal det som grunnlag for konkret å anslå estimatusikkerheten foretas en nedbrytning av prosjektet. Prosessen må føres så langt at en kommer ned på størrelser som er håndterbare i usikkerhetsstyringen, men ikke så langt ned at styringsmessige korreksjoner som faktisk har betydning ikke slår ut annet enn helt marginalt på helheten.
Hensynet til så langt som praktisk mulig å minimere samvariasjon må ivaretas ved grupperingen av komponentene.
Det samlede bilde over estimatusikkerheten skal bygges opp med grunnlag i forventet kroneverdi og beregnet varians eller standardavvik for alle grupper av komponenter som er identifisert og definert under prosjektnedbrytningen.
1.3.8 Usikkerhetsanalyse: Hendelsesusikkerheten
Leverandøren skal foreta en særskilt gjennomgang av de hendelsesusikkerheter prosjektet er stilt overfor. Dette dreier seg om eksterne hendelser som enten inntreffer eller ikke inntreffer, representert ved en binær sannsynlighetsfordeling (i prinsippet kan det også være tale om andre faktorer med et litt større antall mulige utfall enn 2, men der antallet mulige utfall likevel er så lite at faktoren ikke egner seg for bearbeidelse etter metodikk for gjennomgang av estimatusikkerhet).
Leverandøren skal identifisere de hendelsesusikkerheter som er relevante for prosjektet, anslå sannsynligheten for at hendelsene inntreffer og analysere konsekvensene for mulighetene til å nå resultatmålene. Risikoeksponeringen som ligger i hendelsesusikkerhetene skal angis i økonomiske termer og som eksponering av fremdriftsplanen.
Hendelser med svært liten sannsynlighet og svært små konsekvenser skal Leverandøren se bort fra. Hvis konsekvensene er større, men sannsynligheten helt ubetydelig, skal den potensielle hendelse nevnes, men kan gis økonomisk verdi null. Det vil derigjennom synliggjøres for Oppdragsgiver at dette er potensielle hendelser en bevisst har valgt å se bort fra.
1.3.9 Usikkerhetsanalyse: Reduksjon av risiko
Med utgangspunkt i foreslåtte tiltak i (eventuell) KS 1-rapport og analysen under punktene 1.3.6-1.3.8 skal Leverandøren vurdere usikkerhetsmomentene for påvirkbarhet, det økonomiske potensialet ved tiltak for å redusere risikoen og kostnadene forbundet med dette. Det skal gis tilråding om hvilke tiltak som anbefales gjennomført for å redusere risikoen. Det skal gjøres en konkret vurdering i hvert enkelt prosjekt basert på en overordnet forutsetning om at risikoen skal reduseres så langt det er forretningsmessig forsvarlig å bruke ressurser på det. Analysen skal gi anslag over kostnader og tidsforbruk og hvilken gevinst i form av redusert risiko som kan forventes oppnådd.
Hovedvekten skal legges på en vurdering av mulighetene for å redusere risikoen for at kostnadene blir høyere enn forventningsverdien og at prosjektet blir forsinket. Leverandøren skal imidlertid også vurdere mulighetene for å realisere prosjektets kostnadsmessige oppsidepotensial. I utgangspunktet er det en forutsetning at prosjektets mål om kvalitet og tid ikke skal påvirkes negativt, men dette avhenger av resultatmålenes innbyrdes prioritering.
Hvis det kan oppnås betydelige besparelser med bare mindre tilpasninger i prosjektinnhold eller fremdrift, skal tiltakene normalt medtas. Det må i tilfelle gjøres rede for konsekvensene.
1.3.10Usikkerhetsanalyse: Forenklinger og reduksjoner
Leverandøren skal foreta en særskilt analyse av potensialet for ytterligere forenklinger og reduksjoner, som grunnlag for å lage en kuttliste. Dette kan være tiltak som isolert sett ikke er ønskelige, og som det i utgangspunktet ikke tas sikte på å realisere, men som, om nødvendig, kan gjennomføres. Det kan være tiltak som har negative konsekvenser for innhold og/eller fremdrift, men som ikke på avgjørende måte truer den grunnleggende funksjonalitet som er forutsatt eller et eventuelt kritisk ferdigstillelsestidspunkt.
Tiltakene skal beskrives, kostnadsberegnes og rangeres innbyrdes etter anbefalt rekkefølge for tilfelle av at de i større eller mindre grad blir aktuelle å realisere. Forutsetninger for gjennomføring av tiltakene og konsekvenser for de øvrige resultatmål må beskrives.
1.3.11Usikkerhetsanalyse, konklusjon: Tilråding om kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet og styringsramme
Leverandøren skal tegne et samlet usikkerhetsbilde basert på analysen ifølge punktene 1.3.6
– 1.3.9. Dette innebærer bl.a. krav til å integrere estimatusikkerheten og hendelsesusikkerheten i en helhetlig oversikt. I sum skal dette lede frem til en samlet sannsynlighetsfordeling som på best mulig måte avspeiler den faktiske usikkerhet i prosjektet. Resultatet skal være slik at det for et vilkårlig valgt kostnadstall gis et entydig svar på med hvilken sannsynlighet prosjektet vil holde seg innenfor denne kostnaden.
Med dette som utgangspunkt skal Leverandøren gi tilråding om kostnadsramme og styringsramme for prosjektet. Kostnadsramme er det nivå Stortinget inviteres til å vedta. Det utgjør det øvre finansielle tak for prosjektet, og vil normalt dimensjoneres til ikke- neddiskonterte investeringskostnader inklusive merverdiavgift, angitt som P85 fratrukket prosjektets kuttliste etter pkt. 1.3.10. Det forutsettes at Leverandøren likevel vurderer særskilt om det er forhold som taler for å fravike hovedregelen.
Styringsrammen er det nivå utøvende etat forventes å levere prosjektet for. Den settes normalt til ikke-neddiskonterte investeringskostnader inklusive merverdiavgift, angitt som P50. Det forutsettes også her at Leverandøren vurderer særskilt om det foreligger spesielle forhold som taler for å fravike hovedregelen.
Byggeprosjekter og tilhørende brukerutstyr skal forprosjekteres og kvalitetssikres som deler av et samlet tiltak. Kvalitetssikringen skal utføres på dette grunnlaget. I sivil sektor skal det tilrås separate kostnads- og styringsrammer for henholdsvis byggeprosjektet og brukerutstyrsprosjektet.
Planlagt budsjettmessig innfasing skal vurderes mhp. realisme. Finansiering over statsbudsjettet legges til grunn om ikke annet er spesielt angitt. Dersom det planlegges for andre finansieringskilder, for eksempel ulike former for brukerfinansiering, skal det vurderes om finansieringsgrunnlaget er realistisk.
Leverandøren skal sammenligne sine anbefalte kostnads- og styringsrammer med tilsvarende beregninger gjennomført i forprosjektet. Det skal pekes på hvilke underliggende forhold som forklarer eventuelle forskjeller i beregningene. Det skal videre gjøres rede for vesentlige avvik fra prosjektets tidligere fastsatte styringsmål (startpunkt for kostnadsstyrt prosjektutvikling i sivile byggeprosjekter) og årsakene til avvik.
1.3.12Tilråding om organisering og styring av prosjektet
Leverandøren skal gi tilråding om hvordan prosjektet, innenfor gjeldene regelverk, bør organiseres og styres for å kunne realiseres på en mest mulig kostnadseffektiv måte, og innenfor den anbefalte kostnadsrammen inkl. avsetning for usikkerhet. Leverandøren skal etterprøve om xxxxxxxx fra valgt kontraktstrategi og kontraktens mekanismer gjenspeiles i prosjektets organisasjonsstruktur.
Leverandøren bør i denne sammenheng komme tilbake til de overordnede muligheter, trusler og strategivalg som inngikk i analysen under punktene 1.3.3 – 1.3.5, oppdatert for hvordan disse fortoner seg etter gjennomført usikkerhetsanalyse.
For prosjekter med særlig store styringsutfordringer skal det vurderes om det er behov for særskilte tiltak for å styrke styringen eller tilpasse innretningen av styringsstrukturen. I tilfelle skal det gis tilråding om organisatorisk plassering, fullmaktsgrenser og kompetansemessig sammensetning i anbefalte tiltak.
Leverandøren skal gi tilråding om et styringsregime som gir best mulige incitamenter i retning av et mål om å bruke så lite av avsetningen for usikkerhet som mulig. Leverandøren skal vurdere om autorisasjon til å trekke på avsetningen bør avvike fra normalen i prosjektets sektor og/eller om det i tillegg bør legges inn supplerende incitamenter.
1.4 Offentliggjøring av rapportene
Som hovedregel skal kvalitetsikringsrapportene være offentlige og Leverandøren skal sortere innholdet i rapportene slik at offentliggjøring er mulig. Det kan være nødvendig å henvise opplysninger som ikke kan offentliggjøres til vedlegg, for eksempel av hensyn til statens forhandlingsposisjon eller informasjon som er taushetsbelagt. Ved tvilstilfeller skal Leverandøren avklare med Oppdragsgiver om hvordan dette gjennomføres.
Det er likevel Oppdragsgiver som endelig skal avgjøre offentlighet og som angir evntuelle paragrafer for unntak etter Offentliglova.
Ved kvalitetssikring av oppdrag som krever sikkerhetsklarering og hvor det deler av underlagsmaterialet er gradet, skal Leverandøren sortere innholdet slik at rapporten kun inneholder ugradert materiale og forøvrig opplysninger hvor unntak fra offentlighet etter offentlighetsloven ikke er påkrevet, med mindre andre føringer er gitt av Oppdragsgiver. Leverandøren skal alltid avklare med Oppdragsgiver hvordan dette gjennomføres, i slike tilfeller.
1.5 Forskningsprogrammet Concept
Finansdepartementet finansierer forskningsprogram, Concept ved NTNU, for å følge opp og videreutvikle kvalitetssikringsordningen. Concept er et uavhengig forskningprogram som samler inn data fra alle prosjekter som har vært gjennom KS1 og/eller KS2.
Ved avslutningen av hvert oppdrag skal Leverandøren levere prosjektrelaterte data til Concepts database etter spesifisert format. Eventuell klausulering om unntak fra offentlighet vil bli meddelt av Xxxxxxxxxxxxx for det enkelte oppdrag.
Som en del av forskningsprogrammet kan det i enkelte tilfeller være relevant å delta i konkrete kvalitetssikringsoppdrag som følgeforskere. Kunden forbeholder seg retten til å kunne sette inn følgeforskere i inntil ett kvalitetssikringsoppdrag pr. leverandør pr. år.
Følgeforskeren(e) vil inngå i Leverandørens kvalitetssikringsteam, og vil administrativt underlegges Leverandørens oppdragsansvarlige. Følgeforskerne forutsettes å holde et tilstrekkelig faglig nivå til å kunne gi selvstendige bidrag til kvalitetssikringsarbeidet.
Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen
1.1 Hvem kan gjøre avrop på rammeavtalen
Tildeling av oppdrag gjennom avrop på Rammeavtalen foretas av Finansdepartementet.
Dersom forespørsel om avrop på rammeavtalen kommer til Leverandøren fra andre enn Finansdepartementet skal Leverandøren kontakte Finansdepartementet for avklaring om videre prosess.
1.2 Rammeavtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)
1.2.1 Generelt
Det skal inngås parallelle rammeavtaler med 5-7 leverandører.
Antall oppdrag vil variere og for å få en så effektiv bruk av rammeavtalen som mulig legges følgende regler til grunn for avrop på rammeavtalen:
1. Prosentvis fordeling av avrop under rammeavtalen er hovedmekanismen ved tildeling av avrop.
2. Ved særlig komplekse oppdrag kan oppdragsgiver benytte minikonkurranser mellom leverandørene ved tildeling av avrop.
1.2.2 Prosentvis fordeling
Prosentvisfordeling av oppdragsomfanget er følgende: (Justeres ved endret antall rammeavtaler):
• Leverandør nr. 1: 19%
• Leverandør nr. 2: 17%
• Leverandør nr. 3: 15%
• Leverandør nr. 4: 14%
• Leverandør nr. 5: 13%
• Leverandør nr. 6: 12%
• Leverandør nr. 7: 10%
Leverandør 1 er den som oppnår størst total poengsum i evauleringen av tilbudet i henhold til tildelingkriteriene fastsatt i konkurransegrunnlaget. Leverandør 2 er den som oppnår nest høyest total poengsum, osv.
Oppdragsgiver kan stille krav til leveringstid for oppdraget ved tildelingen av oppdraget. Oppdragets timeomfang kan forhandles med Leverandøren som får tildelt oppdraget etter at Leverandøren har gjennomgått omfang og kvalitet på grunnlagsdokumentasjonen for oppdraget.
1.2.3 Minikonkurranse
Oppdragsgiver kan gjennomføre minikonkurranser for avrop blant leverandørene på rammeavtalen dersom oppdraget/bistanden er av en særlig kompleks karakter.
Minikonkurransen vil gjennomføres i henhold til følgende regler:
• Oppdragsgiver utarbeider en forespørsel som sendes alle leverandørene på rammeavtalen. Her vil det fremgå en overordnet beskrivelse oppdraget, tildelingskriterier og svarfrist for å levere tilbud.
• Oppdragsgiver kan i særlige tilfeller stille krav om at Leverandørene knytter til seg nødvendig spesialkompetanse som den ellers ikke har.
• Minikonkurransen kan gjennomføres enten som en åpen anbudskonkurranse eller som konkurranse med forhandling. Konkurranse med forhandling kan kun gjennomføres der vilkårene for dette er oppfylt i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Dette kan være tilfelle der anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle.
• Oppdragsgiver fastsetter en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte oppdrag. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud
• Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen
• Valg av leverandør blir basert på grunnlag av følgende tildelingskriterier som kan benyttes:
• Pris, herunder totalpris for oppdraget
• Kvalitet, herunder
▪ Leveringstid
• Leverandørens evne til å levere oppdraget innenfor en gitt tidsramme
▪ Kompetanse hos tilbudt personell
▪ Oppdragsforståelse
Oppdragsgiver velger vekting og hvilke av de opplistede kriteriene som brukes i den enkelte minikonkurransen. Oppdragsgiver kan stille krav til leveringsdato for oppdraget i minikonkurransen.
Oppdrag fordelt gjennom minikonkurranse regnes ikke med i den prosentvise fordelingen av oppdrag beskrevet over.
1.2.4 Vekting av tildelingskriterier i minikonkurranser
Tildelingskriteriene vil vektes for hver minikonkurranse, og blir fastsatt i den enkelte minikonkurranse. Total vekting skal være 100 %. Oppdragsgiver fastsetter selv hvilke og hvor mange av de ovenfor nevnte tildelingskriterier som benyttes i hver minikonkurranse.
Vektingen av, og nærmere dokumentasjonskrav for hvert kriterium vil tilpasses det enkelte oppdrag og vil fremgå av hver enkelt minikonkurranses tilbudsforespørsel.
1.2.5 Avklaringer/forhandlinger
Når Xxxxxx mottar leverandørenes tilbud i minikonkurranser, forbeholder Kunden seg retten til å gjennomføre avklaringer vedrørende tilbudene, samt eventuelle verifikasjonsintervju(er) med aktuelle ressurser. Der minikonkurranse gjennomføres som konkurranse med forhandling vil Kunden gjennomføre forhandlinger om alle sider ved Leverandørens tilbud.
1.3 Rammeavtalens punkt 3.2 Tilbudsplikt
Leverandøren har ikke plikt til å inngi tilbud ved minikonkurranse.
Leverandøren kan takke nei til oppdrag som tildeles etter den prosentvise fordelingsmekanismen, men ved gjentatte ganger kan dette meføre endringer i den prosentvise fordelingen.
Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag
Kryss av for relevant(e) avtale(r):
Avtale | Utgiver | Versjon | Valgt(e) tildelings- kontrakt(er) | |
SSA-O | Oppdragsavtalen, avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent med tilpasninger | Difi | desember 2018 | X |
1.1 Rammeavtalens punkt 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter
Dersom det er gjennomført minikonkurranse, suppleres vilkårene med resultatene fra minikonkurransen.
Bilag 4: Administrative bestemmelser
1.1 Rammeavtalens punkt 1.4 Partenes representanter
Bemyndiget representant for partene:
For Kunden:
Navn: Xxxxxxxxx Xxxxx
Tittel: fagdirektør
Adresse: Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxx
Telefon: 00 00 00 00
E-post: Xxxxxxxxx.Xxxxx@xxx.xxx.xx
For Leverandøren:
Navn Tittel Adresse Telefon E-post
Leverandøren skal ha en bemyndiget representant som har ansvar for å motta og svare på henvendelser fra Kunden. Denne skal kunne undertegne Tildelingskontrakter (Avrop) på vegne av Leverandøren. Representanten skal ellers koordinere leverandørens arbeid. Skifte av bemyndiget representant skal varsles skriftlig minst 15 virkedager i forkant av skiftet.
Dersom skifte av bemyndiget representant påvirker fullmakten gitt av Leverandørene i en eventuell konstellasjon må det oversendes kopi av fullmakt fra alle parter som inngår i konstellasjonen.
1.2 Oppdragsledere
Tilbudte oppdragsledere for Leverandøren:
Navn | Stilling | Kompetanseområde |
Skifte av oppdragsledere hos Leverandøren skal godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Ved skifte av oppdragsledere skal skal tilsvarende ressurser med minst like god kompetanse settes inn i.
1.3 Rammeavtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser
Ved fordeling av oppdrag etter den prosentvisefordelingsmekanismen skal Leverandøren gi skriftlig tilbakemelding på Oppdragsgivers tildeling av oppdraget innen 4 virkedager.
Det vil være en svarfrist på 4-30 virkedager for å gi tilbud i minikonkurransen. I særlig kompliserte oppdrag kan det angis andre frister.
1.4 Rammeavtalens punkt 5.1 Samarbeid
Kunden vil løpende følge opp erfaringene med den eksterne kvalitetssikringen. Kunden vil avholde et årlig evalueringsmøte med den enkelte Leverandør og eventuelle underleverandører. Som grunnlag for tilbakemelding i evalueringsmøtene vil Xxxxxx be ansvarlig fagdepartement(er) og eventuelle etat(er) vurdere arbeidet med det enkelte KS- oppdrag gjennom et enkelt evalueringsskjema. Leverandørens deltakelse på slike møter kan ikke faktureres kunden.
For erfaringsutveksling på tvers av prosjektene vil det bli avholdt møter i et eget Kvalitetssikringsforum bestående av leverandørene med underleverandører, oppdragsgiverne og de utførende etater. Møtene vil bli holdt med den regularitet som erfaringen tilsier at er hensiktsmessig. Leverandøren og eventuelle underleverandører har rett og plikt til å stille i møtene med ansvarlige representanter. Leverandørens deltakelse på slike møter kan ikke faktureres kunden.
Leverandøren er forpliktet til å bidra til faglig utvikling av statens prosjektmodell gjennom samarbeid med forskningsprogrammet Concept i tråd med Kundens instruksjoner og jamfør punkt 1.5 i bilag 1.
Bilag 5: Pris og prisbestemmelser
1.1 Rammeavtalens punkt 7.1 Priser
Prisformatet er timepris knyttet opp mot en arbeidsplan med milepæler som tas inn som bilag til det enkelte Avrop. Anslag over timeforbruket og totalt medgått tid mellom hver milepæl skal innarbeides i arbeidsplanen i tråd med fastsatt mal.
Timeprisen forutsettes å dekke:
a) Alt utført arbeid.
b) Alle reiseutgifter i forbindelse med oppdraget innenfor en reiseavstand på 70 km. Dekning av utgifter til øvrige reiser samt eventuelt diett og hotellopphold mv. forutsetter utstedt reiseordre fra Oppdragsgiver. Statens satser kommer da til anvendelse. Dersom Oppdragsgiver har avtale om rabattordninger på fly, hotell etc. skal slike benyttes, medmindre det medfører særlig ulempe for utførelsen av oppdraget.
c) Alle øvrige direkte og indirekte utgifter Leverandøren har i forbindelse med oppdraget, herunder IT-relaterte utgifter, telefon, kontorrekvisita, mangfoldiggjøring, ekspedisjon, fakturering mv.
Tidsforbruk i forbindelse med reiser inntil 2 timer pr. dag per. konsulent kan ikke faktureres.
Møter i Kvalitetssikringsforum og årlig evalueringsmøte må antas å være kompetanseutvidende for alle deltagende parter. Det tilstås ikke egen godtgjørelse for slik deltagelse.
Leverandør skal føre timelister som skal holdes a-jour til enhver tid. Oppdragsgiver har rett til når som helst å forlange innsyn i timelistene. Faktura skal inneholde en oversikt over pådratte timer per konsulent med tilhørende timepris, samt pådratte timer per arbeidsfase jamfør arbeidsplan som avtales for det enkelte oppdrag. Nærmere faktureringsrutiner og krav til fakturering fremgår av bilag 5 til Oppdragsavtalen.
Det presiseres at alle tjenester under denne rammeavtalen etter gjeldende bestemmelser vil være merverdiavgiftspliktige.
Leverandørens timepriser:
Beskrivelse | Timepris eks. mva. |
Oppdragsleder | |
Senior konsulenter (4 + års erfaring) | |
Junior konsulenter (1-3 års erfaring) |
1.2 Rammeavtalens punkt 7.2 Prisendringer
Prisendringer er omtalt i avtalens punkt 7.2.
Bilag 6 Endringer etter avtaleinngåelsen
Endringer etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Kunden skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget.
Nr | Dato | Endringen gjelder | |