Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

I bilaget skal Kunden spesifisere driftstjenester som skal leveres etter avtalen. Kunden skal på bakgrunn av sine formål og behov fremstille sine krav som en kravspesifikasjon. Bilaget bør utformes slik at det er enkelt for Leverandøren å besvare med sin løsningsspesifikasjon.

Kravspesifikasjonen kan bestå av både en tekstlig beskrivelse av formål, behov og krav, og en kravtabell.

Punktene nedenfor er kun veiledende, og viser hvilke bestemmelser i avtalen som spesifikt henviser til bilag 1.

Avtalens punkt 1.1: Avtalens omfang

Kundens formål med anskaffelsen: Bedre responstid og en mer stabil IKT-drift. Økt profesjonalisering av IKT-arbeidet.

Kundens krav til leveransen:

Overordnet kravtabell:

Krav nr	Beskrivelse	Prioritet	Leverandørens svar (ja/nei/forbehold)
1	Drift av Lync kommunikasjonsplattform, AD og Exchange.	1	Ja, med forbehold om opplæring mht. Lync.
2	Drift av øvrig infrastruktur (nettverk og servere)	2	Ja
3	Drift av klienter	3	Ja, med forbehold om oppsett av deploymentserver
4	Applikasjonsdrift	4	Ja, med forbehold om at kunden har standard supportavtale med applikasjonsleverandører.

Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon

Leverandøren skal beskrive sin løsning (Leverandørens løsningsspesifikasjon) i forhold til Kundens kravspesifikasjon i bilag 2. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt i den overordnede kravtabellen i bilag 1 som Kunden har fylt ut. I tillegg må de relevante punkter nedenfor fylles ut.

Avtalen punkt 2.2.10: Driftstest av programrettelser, nye programmer og nye versjoner

Retningslinjer for driftstest:

Driftstesting skal så langt det er praktisk og tidsmessig gjennomførbart skje i leverandørens testmiljø.

Avtalen punkt 6.1: Kompetanse

Spesielle kompetansekrav som stilles til Kunden:

- Kunden må utpeke superbrukere på sine forskjellige applikasjoner og systemer.

- Kunden må besørge adekvat opplæring for superbrukerne.

Bilag 3: Kundens tekniske plattform

Her skal Kunden beskrive sin nåværende tekniske plattform som er relevant for Leverandørens driftstjenester. Dette er kun en beskrivelse, og her skal det ikke fremsettes krav.

- Dell PowerEdge R710 (12 x Intel Xeon E5645, 96 GB RAM)

- VMWare v. 5.0.0

- VEEAM

- 8 stk. virtuelle servere:

- Lync (lokal installasjon)

- WebSak 6.8 (lokal installasjon)

- Office 2013 og Office 365

- Exchange (lokal installasjon)

Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte priser

Sameskolen Midt-Norge (SMN) har behov for driftsbistand IKT (server, nettverk, applikasjon og klientmaskiner) tilsvarende et halvt årsverk. IKT-avdelingen ved Hattfjelldal kommune kan ivareta dette bistandsbehovet. Lønnskostnad settes til 50% av til en hver tid gjeldende gjennomsnittslønn for IKT-avdelingens ansatte, pluss sosiale utgifter.

Lønnsfordelingen skal evalueres etter et halvt år fra avtaleinngåelse.

Unntak fra standardfordelingen kan forekomme i spesielle situasjoner, som f. eks. store oppgraderinger og installasjoner.

Bilag 6: Administrative bestemmelser

Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene.

Avtalen punkt 1.5: Partenes representanter

Bemyndiget representant for partene:

For Kunden For Leverandøren:

Navn: Xxxxx Xxxxx Xxxx: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx

Stilling: IKT-leder Stilling: Rektor

Telefon: 99553872 Telefon: 00000000 E-post:

xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xx E-post: xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Avtalen skal revideres minimum årlig og godkjennes av hhv. rådmann og virksomhetsleder. IKT-avdelingen i Hattfjelldal kommune er ansvarlig for å legge frem forslag til revidert avtale.

Avtalen punkt 0.0.0.0: Formålet med og forutsetninger for godkjenningsperioden

- Oppetid på 99,5% (i normalsituasjon)

- Levert tilgjengelighet måles over 3 mnd.

- Følgende er unntatt fra garantert oppetid: brukerrelaterte feil, gjensidig avtalt vedlikehold utenfor vedlikeholdstiden, programfeil i fagsystemene, lokale feil på utstyr og intern kabling, linje- og strømbrudd, andre eksterne forhold.

Avtalen punkt 0.0.0.0: Håndtering av feil

Xxxxxxxx rapporterer alle avvik til HelpDesk som har til oppgave å:

• Motta og registrere meldinger om avvik

• Sørge for at ethvert avvik får en klart identifisert eier

• Xxxxx opp at avvik blir håndtert til avtalt tid

• Bekrefte ferdigbehandling av avvik

Dersom avviket har medført uautorisert utlevering av personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig, skal Datatilsynet varsles av sikkerhetsansvarlig.

Rapporteringssted

Mottak	Dekningstype	Service tid
XxxxXxxx	Xxxxxxxx tjeneste	Man –fre kl 0800 – 1530 ( 15.00)
Hjemmevakt	Ingen bemanning

Retningslinjer for avvikshåndtering

Bruker forpliktelser	Driftsteams forpliktelser
HelpDesk kontaktes via telefon eller e- post. Bruker kan ta direkte kontakt med HelpDesk. Når bruker mottar melding fra HelpDesk om ferdigbehandlet avvik, skal bruker bekrefte tilbake via telefon eller e-post at avviket er opphørt.	HelpDesk vil registrere mottatte avvik. HelpDesk vil svare på e-post eller telefon. Bruker mottar så fort som mulig dokumentasjon av registrert avvik pr e- post. Når HelpDesk mottar bekreftelse fra bruker om at avviket er opphørt skal avviket merkes som opphørt og saken som avsluttet.

Alle avvik skal meldes til HelpDesk, også feil i 0.xxxxx programvare. I slike tilfeller avtales om det er HelpDesk eller bruker/systemansvarlig som kontakter leverandør.

Prioritering av avvik

Alle avvik skal meldes til HelpDesk og blir samtidig tildelt en prioritet.

Prioritet	Definisjon	Mål for løsningstid
Høy	Fullstendig bortfall av fagsystem som berører en hel virksomhet/faggruppe	Snarest. Det forutsettes at bruker er tilgjengelig.
Middels	Fullstendig bortfall av fagsystem som berører minimum 1 bruker. Nettverksskriver virker ikke.	4 timer
Lav	Kosmetiske eller trivielle avvik	1 arbeidsuke eller som avtalt med bruker

Konfigurasjonsendringer

Retningslinjer for endring av programversjoner

Brukerforpliktelser

Driftsteams forpliktelser

Skriftlige/ elektroniske forespørsler om nye versjoner av program sendes HelpDesk med beskrivelse av begrunnet behov. Større endringer skal være godkjent av sikkerhetsansvarlig.

Driftsteamet vil evaluere forespørsel om nye versjoner av program og anbefale hvorvidt de bør gjennomføres. Systemeier vil bli konsultert når det gjelder forslag til oppgradering av program. Endringer av versjoner vil ikke bli foretatt uten systemansvarlig/systemeier sitt samtykke. Når systemansvarlig/systemeier og driftsteam er enige om at oppgradering av et program skal foregå utenom avtalt vedlikeholdstid så regnes dette likevel som oppetid.

Avtalen punkt 5.2:

Leverandørens nøkkelpersonell:

Navn	Stilling	Kompetanseområde
Xxxxx Xxxxx	IKT-leder	Applikasjon, server, prosjekt, klient.
Xxxxxx Xxxxxx	Senior IKT-konsulent	Server, nettverk, klient, applikasjon.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx	IKT-konsulent	Klient, prosedyreutvikling.

Avtalen punkt 7.1: Møter

Møteoversikt for regelmessige møter mellom Kundens kontaktpersoner og Leverandør:

Møtetype	Frekvens
Fysisk oppmøte	Bimånedlig

Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser

Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå av bilag 7. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå.

Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget.

Avtalen kapittel 8: Vederlag og betalingsbetingelser

Utgangspunktet er at prisene oppgis i norske kroner og eksklusiv merverdiavgift. Annet må spesifiseres særskilt. Det må oppgis hvorvidt prisen er per enhet eller f. eks per måned/år/avtaleperioden. Tabellene bør tilpasses prisstrukturen for leveransen.

Vederlag for ytelser spesifisert i bilag 2:

Ytelse:	Betingelser:	NOK	Mva	Total
IKT-arbeid tilsvarende 50% stilling (se pkt. 1.1)	Faktureres kvartalsvis ut fra nøkkel i bilag 5.

Satser for reise- og diettkostnader:

(Fylles ut dersom partene avtaler annet enn Statens gjeldende satser)

Beskrivelse:	NOK	Mva	Total
Statens gjeldende satser

Satser og rutiner for fakturering av reisetid:

(Fylles ut dersom partene ønsker å regulere dette)

Beskrivelse:	NOK	Mva	Total
Statens gjeldende satser

Avtalen punkt 8.2: Fakturering Betalingsplan: Fakturering skjer kvartalsvis. Øvrige betalingsvilkår: Etter gjeldende regler.

Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat):

Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted.

Avtalen punkt 8.5: Prisendringer

Andre bestemmelser om prisendringer: Prisendring vil følge av lønnsjusteringer (se bilag 5) Timepris kan endres i henhold til følgende indeks:

(Fylles ut dersom partene ønsker at en annen indeks enn SSB sin hovedindeks skal regulere dette)