INNHOLD
Versjon 0.11 12.09.2019 |
Prosedyreregler for konkurranse |
Rammeavtale Busstjenester 2020 |
INNHOLD
1.2 Denne rammeavtalen og dens kontrakter 2
1.4 Rammeavtalens økonomiske omfang 3
1.5 Rammeavtalens varighet 4
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning 4
1.7 Frister for konkurransen 4
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 5
2.3 UTFYLLING AV EUROPEISK EGENERKLÆRINGSSKJEMA (ESPD) 5
2.3.1 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet 5
2.3.2 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner 6
2.4.1 Krav til betaling av skatter og avgifter 6
2.4.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling, samt godkjenning 6
2.4.3 Tilbyders økonomiske kapasitet 7
2.4.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner 7
2.5 Støtte fra andre foretak 7
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget 8
4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER 9
6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10
6.1 Tildelingskriterier i denne konkurransen 10
6.3 Tildeling og avtaleinngåelse 10
1 INNLEDNING
1.1 Invitasjon og regelverk
Xxxxx inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud i konkurransen om rammeavtale for busstjenester. Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften.
Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling.
Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Ruter.
1.2 Denne rammeavtalen og dens kontrakter
Hensikten med denne rammeavtalen er å kunne nyttiggjøre seg eventuell tilgjengelig kapasitet i markedet for behov Ruter har utover de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp. Dette gjelder blant annet, men ikke uttømmende, kapasitet ut over det materiellet som er i trafikk på eksisterende kontrakter for Ruter på det gjeldende tidspunktet, samt kapasitet blant operatører som ikke har kontrakt med Ruter om et ruteområde.
Rammeavtale for busstjenester kommer til anvendelse i de situasjonene Oppdragsgiver har behov for å anskaffe transporttjenester som går ut over rammene i de ordinære kontraktene om busstjenestekjøp.
Oppdragsgiver mottar med ujevne mellomrom henvendelser fra andre aktører i kollektivtrafikken om bistand til erstatnings- eller tilleggstrafikk i tillegg til henvendelser om transportløsninger ved større arrangementer. Oppdragsgiver er positivt innstilt til å bistå i disse situasjonene. Det kan også bli aktuelt å foreta avrop på denne rammeavtalen for å dekke transportbehov i slike situasjoner.
Behovene kan oppstå plutselig og være ikke-planlagt, eller de kan være planlagt. Det kan også være tale om mer langvarige oppdrag som opprettelse av nye enkeltlinjer i etablerte ruteområder. Behovene vil være ulike avhengig av situasjon.
Rammeavtalen delt inn i fire kontraktskategorier avhengig av materiell, samt videre inndeling knyttet til oppdragets art:
Oversikt over kontraktene under rammeavtalen:
Kontrakt A: Leddbuss/Boggibuss | Kontrakt B: Normalbuss | Kontrakt C: Minibuss | |||||
A1 | A2 | B1 | B2 | C1 | C2 | ||
Ikke-planlagte oppdrag | Planlagte oppdrag med anslått verdi under kr 1 000 000 | Ikke- planlagte oppdrag | Planlagte oppdrag med anslått verdi under kr 1 000 000 | Ikke- planlagte oppdrag | Planlagte oppdrag med anslått verdi under kr 1 000 000 | ||
Kontrakt D | |||||||
Planlagte oppdrag med anslått verdi over kr 1 000 000 | |||||||
Tilbydere står fritt til å delta i konkurransen om én, flere eller samtlige av hovedkontraktene. Det er ikke mulig å inngi tilbud på enkelte underkontrakter separat. Det er for eksempel ikke til å levere tilbud på bare kontrakt A1 og ikke A2.
Ved særskilt store og/eller uforutsette oppdrag kan det bli behov for å gjennomføre avrop hvor flere tilbydere blir tildelt deler av oppdraget.
1.3 Om Ruter
Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune.
Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus.
For ytterligere informasjon om Xxxxx vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: xxxx://xxx.xxxxx.xx
1.4 Rammeavtalens økonomiske omfang
Rammeavtalen vil dekke behovene ut over de ordinære busskontraktene situasjoner, og det økonomiske omfanget er således svært vanskelig å anslå.
1.5 Rammeavtalens varighet
Den parallelle rammeavtalen inngås med en varighet på tre (3) år, med oppstart
1. september 2020. I tillegg har Oppdragsgiver opsjon på forlengelse i 1 + 1 + 1 + 1 + 1 år (totalt maksimalt åtte år).
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler:
1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til rammeavtalen inngås.
2. Rammeavtalen som angir betingelser for avrop/bestillinger, som angir vilkår for Oppdraget og som regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør. Rammeavtalen har følgende vedlegg:
Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse
Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse
Vedlegg 3 Godtgjørelsesskjema
Vedlegg 4 Databehandleravtale
Vedlegg 5 Handlingsregler for Ruters leverandører
1.7 Frister for konkurransen
Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:
Aktivitet | Xxxx | Xxxxxxxxxxx |
Dialogkonferanse | 18.09.2019 | |
Kunngjøring av konkurransen | 25.10.2019 | |
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen | 14.11.2019 | 12.00 |
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen - innlevering av kvalifikasjonssøknad | 25.11.2019 | 12:00 |
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til Tilbyderne | Uke 48-49 | |
Tilbudskonferanse | 03.12.2019 | |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 06.12.2019 | 12.00 |
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget | 11.12.2019 | |
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) | 18.12.2019 | 12:00 |
Forhandlinger og reviderte tilbud | Uke 2-4 | |
Forventet tildeling | Uke 7 | |
Kontraktsinngåelse | Uke 8 | |
Vedståelsesfrist | 31.03.2020 | |
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) | 01.09.2020 |
Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende.
1.8 Tilbudskonferanse
Oppdragsgiver inviterer til en tilbudskonferanse tirsdag 3. desember klokken 09:30 i Ruters lokaler, Xxxxxxxxxxx xxxx 00, x Xxxx xxxxxxx. Kvalifiserte tilbydere har anledning til å stille med inntil 4 personer fra hvert selskap.
Påmelding sendes til e-post adresse: xxxxxxxxx@xxxxx.xx innen kl. 10:00 mandag den 2. desember.
2 Kvalifikasjonsfasen
2.1 Generelt
Tilbyder må oppfylle kravene i punkt 2.4 for å være kvalifisert for å delta i konkurransen.
Tilbyderen skal fylle ut og levere egenerklæringsskjemaet ESPD som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene behøver ikke å legges ved tilbudet, men det er ønskelig at tilbyderen leverer dette med en gang. Tilbyderne må i alle tilfelle sørge for å ha dokumentasjonen som fremgår nedenfor tilgjengelig slik at den kan fremlegges innen kort tid. Ved forespørsel fra Oppdragsgiver skal tilbydere kunne levere dokumentasjonen innen to virkedager.
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Tilbyderne plikter å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.
Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget EU-supply.
Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra Tilbydere via EU-supply. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål.
2.3 Utfylling av europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)
2.3.1 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet
Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets del II, III, IV og VI. For del IV gjelder følgende:
I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.
2.3.2 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner
I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.
Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i § 24-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:
- § 24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en tilbyder når han er kjent med at tilbyderen er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise tilbydere som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- § 24-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om tilbyderens yrkesmessige integritet.
2.4 Kvalifikasjonskrav
2.4.1 Krav til betaling av skatter og avgifter
KRAV 1 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyderen må ha ordnede forholde til skattemyndighetene | • Skatte- og merverdiattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. |
2.4.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling, samt godkjenning
KRAV 2 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. | Norske selskaper: • Oppdatert firmaattest utstedt av Foretaksregisteret. For tilbydere som søker på vegne av selskap under etablering skal det vedlegges et stiftelsesdokument. Utenlandske selskaper: • Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyderen er etablert. |
2.4.3 Tilbyders økonomiske kapasitet
KRAV 3 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyderen må ha tilstrekkelig økonomisk soliditet til å gjennomføre kontrakten. | • Styrebehandlet årsregnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport for de to siste årene • For norske leverandører: Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å se at kravet er oppfylt. |
2.4.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
KRAV4 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyder skal ha relevant kompetanse og erfaring til å gjennomføre oppdraget. | Oversikt over tilbyderens relevante oppdrag de siste 3 årene. Oversikten skal minimum inneholde: Oppdragets navn, sted for utførelse, oppdragsgiver med navn på referanseperson, tidsrom, oppdragets årlig verdi, kort beskrivelse av oppdraget. |
2.5 Støtte fra andre foretak
Tilbyderen kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Med
«andre foretak» menes for eksempel morselskap, samarbeidspartner, underleverandør og lignende. Tilbyderen må i så fall levere egenerklæringsskjema (ESPD) utfylt av de foretakene han vil støtte seg på. I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene ovenfor, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner, jf. FOA § 16-10 (5).
I tillegg må tilbyderen bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra de støttende foretak i kontraktsperioden, ved å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende.
Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være tilbyderens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende.
Forpliktelseserklæringen skal klargjøre partenes indre ansvarsforhold og oppgavefordelingen mellom dem. Det skal gå frem av avtalen at partene er solidarisk ansvarlige for kontraktsoppfyllelsen med Oppdragsgiver. Avtalen skal peke ut det selskap eller foretak som skal representere partene overfor Oppdragsgiver.
3 TILBUDSFASEN
3.1 Levering av tilbudet
Kun inviterte tilbydere kan levere tilbud. Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV. Innlogging skjer på nettsiden xx.xx-xxxxxx.xxx. Tilbudet med alle vedlegg skal lastes opp i EU-Supply senest på tilbudsfristen angitt i punkt 1.7.
3.2 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud.
3.3 Språk
Tilbudet skal være utformet på norsk.
3.4 Tilbudets oppbygning
Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor:
Tilbudsbrev med følgende vedlegg:
- Utfylt tilbudsskjema
- Vedlegg 1 Tilbyders løsningsbeskrivelse, jf. punkt
- Vedlegg 3 Tilbydes svar på tilbudsskjema på godtgjørelse
3.5 Tilbudsbrev
Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Brevet skal som minimum angi:
• Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet
• Angivelse av hvilke kontrakter det leveres tilbud
• En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Rammeavtalen
• Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik i samsvar med kravene i punkt 3.6
Xxxxxxxx skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post.
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget
Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå av tilbudsbrevet.
Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av Xxxxxxxx. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold.
4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å fase ut tilbydere før forhandlingene.
Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig.
Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, det være seg forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner mv.
Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene, herunder kravene til likebehandling, forutsigbarhet, transparens og god forretningsskikk.
Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Xxxxxxxxx vil få tilbakemelding på tilbudt pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen for hver enkelt priskategori/enkeltpriser er «i øvre/midtre/nedre sjikt» (forutsatt 3 eller flere tilbud) Tilbydere vil deretter få mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av et revidert tilbud.
5 INNSYN
Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.
Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved første innlevering. Tilbydere skal først levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt.
Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.
6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN
6.1 Tildelingskriterier i denne konkurransen
6.1.1 Kontrakt A til C
Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles kontrakt A til C. Tilbydere innenfor kontrakt A-C rangeres etter tildelingskriteriene nedenfor.
1 - Tildelingskriterier | 2- Vekt | 3 – Oppdragsgivers vurdering | 4- Tilbudsvedlegg |
Pris | 70 % | Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse | Vedlegg 3 |
Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris | Fortrinnsvis tilbudsbrevet | ||
Kvalitet på mottaksapparat | 30 % | Tilbyders løsningsbeskrivelse. Mottaksapparat for henholdsvis planlagte og ikke-planlagte avvik evalueres separat som underkriterier. | Vedlegg 1 |
I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Beste tilbud gis 10 poeng på et enkelt tildelingskriterium. Øvrige tilbud evalueres relativt opp mot beste tilbud.
6.1.2 Kontrakt D
Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle konkurransegrunnlagets krav i vedleggene tildeles kontrakt D.
6.2 Avlysning
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller dersom det foreligger saklig grunn.
6.3 Tildeling og avtaleinngåelse
Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt til Rammeavtalens kontrakter og deres innbyrdes rangering. Avtaleinngåelse vil skje straks etter utløp av angitt karensperiode. Avtale er ikke inngått før den er signert av begge parter.