Åpen Anbudskonkurranse RAMMEAVTALE FOR LEIEBILTJENESTER SAKSNR. 21/00075

Oppdragsgiver ønsker tilbud på korttidsleie av personbiler, varebiler og minibusser. Hoved uttaket og levering av leiebiler vil være i Trondheim, men det vil også være andre steder i Norge et behov for å leie biler. Leie av biler i utlandet vil også forekomme. Tilbyder må selv eller gjennom samarbeidende underleverandør kunne tilby leiebiler innenfor EU.

De leide bilene vil bli brukt ved tjenestereise i jobbsammenheng. Noen av turene vil være på fjellveier eller uasfalterte veier. I hovedsak leies standard bil, men biler med firehjulstrekk er også relevant. Det har av og til behov for en større bil / flerbruksbil/varebil som har plass til flere personer og instrumenter.

Rammeavtalen skal sikre et bredt tilbud av leiebiler fra én leverandør, men Oppdragsgiver står fritt til å velge annen leverandør der det vil være mer hensiktsmessig, for eksempel på grunn av geografi eller ekskursjoner, samt å leie bil av annen leverandør på steder rammeavtaleleverandør ikke har levering.

De største brukerne vil være forskere på feltarbeid fra april/mai til oktober/november over hele landet som kan benytte leiebiler over en lengre leieperiode opptil én måned sammenhengende. Rammeavtalene utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlig anskaffelser mv. av 17.06.2016 nr. 73 med tilhørende forskrift av 12.08.2016 nr. 974.

1.3 Verdi/volum

Estimert kontraktsverdi over hele rammeavtale er på ca. 1.5 – 2.0 millioner NOK eks. mva. Dette er et historisk tall og må ikke forstås som et forpliktende volum.

1.4 Varighet

Rammeavtalens varighet er ett (1) år med forventet oppstart fra 01.04.2021 til 31.03.2022. Oppdragsgiver har opsjon til å forlenge kontrakten tre (3) ganger med ett år på gang (1+1+1).

2. Instruks til tilbyder

Tilbudet skal utarbeides i henhold til konkurransegrunnlaget.

Konkurransegrunnlaget består av grunndokumentet (dette dokumentet) og følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Krav til tilbudet

Vedlegg 2 - Prisskjema

2.1 Kommunikasjon / kontaktperson

Alle henvendelser skal skje skriftlig. For å kunne loggføre kommunikasjon i prosessen, skal all kommunikasjon foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx.

Oppdragsgivers kontaktperson:

Navn : Xxxxxxx Xxxxxxxx

E-post : xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en

tilleggsinformasjon. Leverandøren vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen. Frist for mottak av spørsmål i forbindelse med konkurransen er: 26 / 02 /2021 12:00 PM.

2.2 Kunngjøring

Anskaffelsen er kunngjort i Xxxxxxx.xxx. Tilbydere som ønsker/vil gi inn tilbud bes om å bekrefte dette elektronisk i Mercell. Com.

2.7 Behandling av tilbud

Rettidige tilbud vil bli vurdert og sammenlignet av et tverrfaglig brukerutvalg. Evaluering skjer iht. tildelingskriteriene i kap. 6 i dette konkurransegrunnlaget.

Tilbyderne vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en klagefrist på 10 dager. Foreligger det ikke klage innen klagefristen er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt med valgt leverandør.

2.8 Prisskjema

Prisskjema skal fylles ut med all informasjon som oppdragsgiver etterspør. Utelatte priser i prisskjemaet kan medføre tvil om hvordan tilbudene skal sammenlignes med øvrige tilbud og kan medføre avvisning, jf. FOA § 11-11 (1) bokstav f.

3. Tilbudsfrist og tidsplan

2.3 Regler for konkurransen

Anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999, nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 sist endret 12.08.2016.

2.4 Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren åpen anbudskonkurranse.

Prosedyre som skal benyttes, er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens Del I og Xxx XXX. Denne prosedyreformen gjennomføres i ett trinn, ved at leverandørene sender inn dokumentasjon for kvalifikasjonskravene sammen med tilbudet.

Oppdragsgiver vurderer først hvilke leverandører som har oppfylt kvalifikasjonskravene (jf. kap. 5), dvs. de minimumskrav oppdragsgiver har satt til leverandørenes kvalifikasjoner. Dernest vurderer Oppdragsgiver tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene opp mot tildelingskriteriene (jf. kap. 6).

2.5 Oppdragsgivers forbehold

Oppdragsgiver tar forbehold om:

• Å avlyse konkurransen og forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn til dette.

• Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og aktivitet

2.6 Rettelser, tilleggsopplysninger suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget

Dersom konkurransegrunnlaget gir utilstrekkelig veiledning eller dersom tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget, bes skriftlig formidling om tilleggsopplysninger hos kontaktperson innen 26.02.2021.

Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, supplering eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av en vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert i Xxxxxxx.xxx som «Tilleggsinformasjon» slik at alle som har meldt sin interesse for kunngjøringen får svar samtidig.

Oppdragsgiver vil fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen hvis rettelser, suppleringer eller endringer blir foretatt så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til disse i tilbudet.

2.7 Behandling av tilbud

Rettidige tilbud vil bli vurdert og sammenlignet av et tverrfaglig brukerutvalg. Evaluering skjer iht. tildelingskriteriene i kap. 6 i dette konkurransegrunnlaget.

2.8 Prisskjema

3. Tilbudsfrist og tidsplan

Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende tentative fremdriftsplan:

Konkurransegrunnlaget publisert i Xxxxxxx.xxx	05. februar 2021
Frist for tilleggsinformasjon	02. mars 2021 kl. 15:30 CET
Tilbudsfrist via Xxxxxxx.xxx	00.xxxx 2021 kl. 12:00 CET
Tilbudsåpning	04.mars 2021 kl. 13:00 CET
Evaluering	08.mars 2021 kl. 13:00 CET
Valg av leverandør og meddelelsesbrev	12.mars 2021
Klagefrist	25.mars 2021 kl. 12:00 CET
Kontraktsinngåelse	31.mars 2021

3.1 Tilbudskonferanse

Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Spørsmål til anbudsdokumentene skal avklares via KGV Mercell. Com

3.2 Del eller alternative tilbud

Tilbud på deler av forespørselen eller alternative tilbud aksepteres ikke

4. Allminnelige regler

4.1 Vedståelsesfrist

Tilbudet skal være gyldig i minimum 3 måneder etter tilbudsfrist.

4.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud

Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen.

4.3 Alternative tilbud og tilbud på deler av leveransen

Alternative tilbud aksepteres ikke

Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen.

4.4 Tilbyders generelle plikter

Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen.

Der hvor Xxxxxxxx oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Xxxxxxxx straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette.

4.5 Tilbyders forbehold og avvik

Forbehold skal klart fremgå i tilbudet på eget ark for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren.

Bemerkninger til den tekniske beskrivelse og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle stedet i dokumentene, men skal i så fall også listes opp i tilbudsbrev med henvisning til sidetall og til nummeret på den aktuelle posten i tilbudet.

Ved forbehold ol. må tilbyder beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Forbehold ol. som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist, jfr § 20-3.

Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA § 20-13(1).

4.6 Språk

Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk.

Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk.

4.7 Kontrakts betingelser

Avtale- og kontraktbetingelser er regulert av Statens standard avtaler (SSA)

5. Kvalifikasjonskrav

Opplysninger knyttet til tilbyders stilling samt opplysninger og formaliteter er nødvendig for å vurdere tilbyders egnethet knyttet til juridisk, økonomisk-, finansiell og teknisk kapasitet.

De tilbydere som ikke oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon, vil bli avvist jf. § 11-10 (1) bokstav a i forskrift om offentlige anskaffelser.

Detaljerte kravspesifikasjoner ligger i Vedlegg A

5.1 Attest for skatt og merverdiavgift

Det er et krav at tilbyder ikke har vesentlige restanser for skatt og for merverdiavgift. Tilbyder skal framlegge attest for skatt fra skatteoppkrever i kommunen og skatteattest for merverdiavgift fra lokalt skattekontor (Skjema RF-1244) der tilbyderen har sitt hovedkontor.

Kvalifikasjonskrav:

Dokumenteres ved:

Xxxxxxxx skal ha ordnede forhold med henhold til skatteinnbetaling

Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Xxxxxx Xxxxxxxx planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse

Xxxxxxxx skal ha ordnede forhold med henhold til merverdiavgiftinnbetaling

Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Xxxxxx Xxxxxxxx planlegger å benytte underleverandører må

skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse

Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge.

Kvalifikasjonskrav:

Dokumenteres ved:

Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system

Signert HMS egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge

innen helse, miljø og sikkerhet (HMS).

5.2 Firmaattest

Det kreves at tilbyder godtgjør at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. Dokumentasjon (eksempelvis firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund) på dette skal vedlegges tilbudet.

Kvalifikasjonskrav:

Dokumenteres ved:

Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak

Firmaattest eller tilsvarende fra søkers

hjemstat

5.3 Finansiell og økonomisk stilling

Leverandør skal ha ordnede økonomiske forhold, økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten og må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig.

Leverandør forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sin innlevering av tilbudet at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av leverandørens økonomiske forhold. Alternativt kan leverandør ved innlevering av tilbud selv legge

ved kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap, ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfristen utløp, som viser at leverandøren er kredittverdig.

Kvalifikasjonskrav:

Dokumenteres ved:

Tilbyder må ha tilstrekkelig soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget

Revisorgodkjente regnskaper for de tre siste regnskapsår med nøkkeltallsrapport.

Eller rating fra offentlig godkjent ratingselskap. For denne konkurransen kreves det A-rating. Det legges særlig vekt på at tilbyder er veletablert og har god økonomi

(jfr. D&B ratingskriterier)

Tilbyder må ikke være i akkordforhandlinger

eller begjært konkurs ved tilbudsfrist

Signert egenerklæring fra Tilbyder.

5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiver krever god gjennomføringsevne og høy grad av leveringssikkerhet.

Det kreves erfaring fra minst tre (3) relevante oppdrag for levering av leiebiltjenester til offentlige oppdragsgivere med mange ansatte.

Som dokumentasjon skal leverandør vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdragene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn på kunde).

På bakgrunn av listen skal leverandør oppgi navn og e-postadresse/tlf til kontaktperson hos de to mest aktuelle referansene.

Referanser vil kun bli kontaktet ved behov

Krav

Dokumenteres med:

Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne

Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder:

• En oversikt over selskapets organisering. Det er nødvendig at Tilbyder har en kompetent og tilgjengelig kundeservice der alle virksomheter har en kontaktperson og forholde seg til. Tilbyder må redegjøre for og dokumentere dette kravet.

• Det skal gis en kortfattet beskrivelse av kvalitetssikringssystemet som ligger til grunn for virksomheten

Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag med hensyn til volum og kompleksitet.

Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste leveransene de siste 3 år. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov

6. Tildelingskriterier

Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier med tilhørende vekting:

Pkt	Tildelingskriterier	Vekt
6.1	Pris	65 %
6.2	Kvalitet	30 %
6.3	Miljø	5 %

Tilbudet skal gi grunnlag for å vurdere om kriteriene er oppfylt og være basis for sammenligning med konkurrerende tilbud. Det bør derfor legges stor vekt på å beskrive hvordan tilbudet oppfyller disse kriteriene.

6.1 Pris

Priser skal oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift (MVA) i vedlagte prisskjema (Vedlegg 2). Prisskjemaet skal være komplett utfylt.

Oppgitte priser skal inkludere alle kostnader som er nødvendig for å levere i henhold til dette konkurransegrunnlaget.

Det skal ikke tilkomme andre kostnader enn det som er synliggjort i prisskjemaet i avtaleperioden.

Ved mangelfull utfylling av prisskjemaet kan tilbudet bli avvist. Prisene i prisskjemaet skal oppgis uten forbehold. Alle priser skal oppgis inklusiv alle avgifter, som for eksempel årsavgift, forsikring, service, vedlikehold, rens, erstatningsbil, dekkskifte, veihjelp o.l.

Leien skal betales etterskuddsvis.

Egenandelen ved selvforskyldt skade skal ikke overstige 10 000.- kroner.

Dersom leverandør har periodiske kampanjetilbud og prisene i slike tilfeller er lavere enn det som følger av denne avtalen, skal den laveste pris gjelde. Det som for Oppdragsgiver er det gunstigste døgn, uke eller månedspris sett i forhold til antall leiedøgn og kilometerlengde, skal uansett legges til grunn.

Prisene skal være faste i 1 år etter kontraktsignering.

Prisene kan deretter reguleres hvert år innenfor de rammer prisforskriftene til enhver tid gir, og begrenset til den økning som har funnet sted i SSB sin konsumprisindeks i perioden siden prisen sist ble fastsatt.

Xxxxxxxx skal sørge for å holde kontraktsansvarlig hos oppdragsgiver à jour med gjeldende priser. All prisjustering skal varsles til kontraktsansvarlig hos oppdragsgiver i god tid før prisjustering, og senest en måned før. Varslet skal inneholde en kort begrunnelse og dokumentasjon. Dersom leverandør ikke overholder varslingsplikten i henhold til dette punkt har oppdragsgiver rett på å få kreditert differansen mellom avtalt pris og fakturert overpris.

Dersom spesialpris eller prisendring gir gunstigere pris enn avtalen, gjelder laveste pris. Eventuell prisnedgang i perioden skal umiddelbart komme oppdragsgiver til gode.

6.2 Kvalitet

6.2.1 Bilparken og utstyr.

Leverandør må ha god standard og kvalitet på bilparken og med mulighet for leie av ekstra utstyr. Leverandør skal beskrive:

1. hvilke kvaliteter og fleksibilitet som tilbys

2. hvilke bilgrupper og hvilke bilmerker selskapet har

Leverandør skal oppgi om det finnes et system for avviksrapportering, og i såfall beskrive dette. Leverandør skal oppgi om bilene som tilbys har GPS. Dersom det er tillegg i prisen for GPS må dette opplyses om i tilbudet.

6.2.2 Service og forsikringsdekning

Leverandør må ha gode og nødvendige forsikringsordninger som sikrer leietaker, passasjer og tredje part. Leverandør skal beskrive de generelle forsikringsbetingelsene som gjelder for leie, hva disse dekker, begrensninger og evt. risiko som påløper leietaker. Det må videre fremgå hvilke type forsikring som vil være inkludert i leiepris og hvilke som er tilleggskostnad. Åpningstider gjennom et helt år på sentrale utleiesteder må oppgis.

Gjør rede for hvordan leverandør vil bekrefte bestillinger når bestillingen er gjort pr:

• -Telefon

• -E-post

6.2.3 Bestillingsløsning

Leverandør bes beskrive egne bestillingsrutiner

Gjør rede for hvordan leverandør vil bekrefte bestillinger når bestillingen er gjort pr:

-Telefon

-E-post

Leverandør skal beskrive muligheten for å kunne benytte online bestillinger. Leverandør skal beskrive mulighet for å bestille leiebil gjennom reisebyrå

Leverandør bes legge ved demo/ testbrukernavn og passord slik at det kan vurderes nettsidens:

• brukervennlighet

• oversiktlighet

Leverandør skal beskrive hvordan bestillingssystem skal integreres med NGU reisebyråtjenester leverandøren Berg Hansen.

6.3 Miljø

Leverandør skal oppgi bilene som har alternativ drivstoff Leverandør skal oppgi egen miljøprofil

7. Tilbudets format og innhold

7.1 Tilbudets innhold og struktur

Tilbudet skal bestå av de elementer som er beskrevet under, og skal organiseres i samme rekkefølge:

Dokumentrekkefølge:

Kommentarer:

Tilbudsbrev

Skal være signert av bemyndiget person

Leveransebeskrivelse

Xxxxxxxx skal sette inn sitt svar på kravene og spørsmålene i vedlegg A, evt. med tilleggsinformasjon på separate ark. Alle

separate ark skal merkes i henhold til krav i vedlegg A.

3	Pris	Tilbyder skal fylle ut samtlige punkter i vedlegg B, prisskjema. Prisskjema må i tillegg til papirutgave også leveres som XLS og PDF fil
4	Lovpålagte krav	Skatteattest, mva. attest og HMS egenerklæring.
5	Dokumentasjon av juridisk stiling	Firmaattest.
6	Dokumentasjon av finansiell og økonomisk stilling	Revisorgodkjente regnskaper for de tre siste år og/eller ratingsrapport
7	Dokumentasjon av tekniske kvalifikasjonskrav	Overordnet beskrivelse av egen virksomhet
8	Dokumentasjon for miljøkrav	Beskrivelse av virksomhetens systemer for kompetanse på miljø og sikkerhet, oppfølging av kunder/sjåfører, COVID-19 tiltak, avfallshåndtering, osv.
9	Sladdet leveransebeskrivelse og prisskjema	Sladdet utgave av leveransebeskrivelse og prisskjema som kan offentliggjøres. Sladdet versjon skal leveres elektronisk via KGV Xxxxxxx.xxx

7.2 Format og antall kopier av tilbudet

Tilbudet og prisskjema skal leveres digitalt via KGV Xxxxxxx.xxx.

8. Åpning av tilbudene

Se pkt. 0, Tilbudsfrist og tidsplan. Åpning av tilbudene vil bli gjort at minst to ansatte hos Oppdragsgiver. Tilbudsåpningen er ikke offentlig.

9. Avvisning av Tilbyder eller tilbud

Tilbyder eller tilbud skal avvises etter FOA §20-12, §20-13. Tilbyder skal innen rimelig tid ha begrunnet beskjed hvis hans tilbud blir avvist.

10- Avlysning av konkurransen og totalforkastelse

Oppdragsgiver vil ha anledning til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. Saklig grunn til avlysning vil Oppdragsgiver blant annet ha ved manglende konkurranse. Manglende konkurranse anses å foreligge dersom det kun er levert ett tilbud, eller dersom alle utenom ett tilbud blir avvist.

11- Tildeling av kontrakt

Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for utløp av karenstid.

12- Sladdet tilbud

Tilbyder skal i samsvar med reglene over levere en sladdet elektronisk utgave av tilbudet. Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk.

1 Generelle krav

Vedlegg 1 KRAV TIL TILBUDET

Leverandør må ha god standard og kvalitet på bilparken og med mulighet for leie av ekstrautstyr. Bilene og tjenestene knyttet til bilholdet må tilfredsstille de offisielle krav i henhold til lover, forskrifter m.v. Bilene skal ha god kjørekomfort, være driftssikre og økonomiske i bruk, ha god sikkerhet for brukerne og være oversiktlige med hensyn til parkering/god sikt bakover i bilen.

Tilleggstjenestene rundt bilholdet skal bidra til at brukerne kan nytte mest mulig av sin arbeidstid til sine hovedoppgaver.

2. Leie

Leverandør skal ha eiendomsretten til bilene i leietiden - Oppdragsgiver betaler kun for bruken av bilene. Når leietiden er over skal Leverandør organisere det nødvendige ifm. tilbakeleveringen.

Leieperioden er 1 år med mulighet for 1+1 + 1 års forlengelse (maks 4 år).

3. Type biler som anbudsinnbydelsen omfatter

• Gruppe 1: Personbil med plass til minimum 2 personer, bilen skal være liten

• Gruppe 2: Personbil, med plass til 4-5 personer

• Gruppe 3: stasjonsvogn, fortrinnsvis hybridbil, med plass til inntil 5 personer

• Gruppe 4: stasjonsvogn, med plass til 7 personer

• Gruppe 5: Minibuss, med plass til 15 personer

4. Leiebil levering

Biler skal leveres kostnadsfritt på det enkelte avtalt flyplasser eller andre brukersted. I Trondheim skal bilene leveres / hentes kostnadsfritt på NGU Hovedkontor i Leiv Xxxxxxxxxx xxx 00, Xxxx, 0000 Xxxxxxxxx.

5. Informasjon om bilene

Det skal vedlegges brosjyremateriell med bilde og beskrivelser av bilene som tilbys innenfor de angitte bilgruppene. Standardutstyr som fremkommer i brosjyrene som likevel ikke vil være standardutstyr i Norge skal strykes.

6. Tilleggstjenester

Oppdragsgiver har behov for tilleggstjenester til bilene som skal anskaffes, jf. punktene under. Dette for at brukerne ved de enkelte brukerstedene skal bruke mest mulig av sin arbeidstid til sine hovedoppgaver, samt at Oppdragsgiver skal ha et enkelt og oversiktlig bilhold.

Denne kan omfatte henting av bilene for gjennomføring av service og dekkskift, med samtidig levering av tilsvarende erstatningsbil. Alt dette skal være inkludert i leieprisen. Videre skal tilleggstjenestene omfatte avtale om vask og fylling av drivstoff. Vask og drivstoff skal faktureres etterskuddsvis etter faktisk bruk.

Leverandøren må også kunne foreta reparasjoner og skadeoppretting med henting og levering av skadet bil og erstatningsbil. Ved skader som skyldes forhold hos oppdragsgiver forutsettes dette dekket av forsikringen med egenandel jf. pkt. 6.3. Eventuelle forhold på Oppdragsgivers side som ikke dekkes kan faktureres særskilt. Oppdragsgiver skal prioriteres i denne sammenheng, og reparasjoner skal foretas uten ugrunnet opphold. Med mindre leverandøren kan dokumentere at

reparasjon ikke kan utføres raskere, skal leverandøren dekke kostnadene til leiebil utover 14 dager selv om skaden skyldes forhold på oppdragsgivers side.

6.1 Service- og vedlikehold av bilene

6.1.1 Service og vedlikehold

Leiet biler er antatt etterutført service/vedlikehold til rutinemessig service og vedlikehold i henhold til fabrikkens krav for å opprettholde garantivilkårene. Ved driftstans som skyldes forhold på oppdragsgivers side kan dette faktureres særskilt.

6.1.2 Bilvask – som opsjon

Leverandøren skal tilby opsjon for rutinemessig normal vask utvendig og lettvask innvendig.

6.1.3 Dekkskifte

Leverandør skal ha et system for varsling ved dekkskifte ved langtidsleie av biler. Det skal foretas sesongmessig omlegging, vask og oppbevaring av hjul til bilene, som skal være inkludert i leieprisen. Leverandøren skal stå for organiseringen ved hjulomleggingen, samt stille med erstatningsbil når bilene hentes for omlegging.

6.1.4 Registrering av skader

Før overlevering og ved henting av leiebil skal både Utleier og Leietaker se over bilen sammen slik at det i ettertid ikke oppstår uenigheter om eventuelle småskader og riper.

6.1.5 Bompenger

Leverandør skal utstyre sine leiebiler med køfri-brikke for bompenger.

6.1.6 Bytting av bil

Leietaker må, forutsatt at det ikke er noen feil og mangler med bilen, kunne beholde den samme bilen under hele leieperioden. Hvis Leverandør må bytte bil, er Leverandør selv ansvarlig for denne prosessen.

6.1.7 Drivstoff

Brukere dekker drivstoff etter faktisk forbruk.

6.2. Rutiner for tilbakelevering

I Trondheim skal leverandør levere og hente leiebilen ved Norges geologiske undersøkelse sentraladministrasjonens lokaler i Leiv Xxxxxxxxxx xxx 00. Bilene skal leveres ved arbeidsdagens start og hentes ved arbeidsdagens slutt. Arbeidstiden er normalt fra kl 08:00- 15:30.

Utenfor Trondheim skal NGU ansatte hente biler fra leverandørs angitt adresse.

Ved tilbakelevering av leiebil etter arbeidstid er det et krav at bilen kan utleveres ved Norges geologiske undersøkelse sentraladministrasjonens lokaler eller angitt adresse.

6.3 Forsikring

Leverandør må ha gode og nødvendige forsikringsordninger som sikrer leietaker, passasjer og tredje part Forsikringen skal omfatte kasko, veihjelp og leiebil ved erstatningsmessig kaskoskade.

Egenandel skal være spesifises i tilbudet.

7. Pris

Prisene skal oppgis i NOK ekskl. mva. Prisene oppgis på vedlagte skjemaer, jf. Vedlegg 2 Prisskjema.

Prisene skal være faste i avtaleperioden.

Pris for over-/underkjørte kilometer skal oppgis i Vedlegg 2.

Veiledende prisliste for tilbudte biler, gjeldende på det tidspunktet tilbudsfristen går ut, skal vedlegges sammen med brosjyremateriellet - det skal markeres for tilbudte bilmodell/er i prislisten.

8. Bestilling og bestillings- og betalingsrutiner

8.1. Bestilling

Ved bestillinger, og andre henvendelser, forventer NGU lokal kontaktperson.

Den enkelte bruker eller reisebestiller vil stå for selve bestilling/kjøp av tjenester fra leverandør. Bestillingen skal kunne foregå på følgende måter:

• Elektronisk via NGUs til enhver tid avtalepartner på reisebyråtjenester, for tiden Berg Hansen.

• Elektronisk via Leverandørs bestilingsportal / egen web-løsning

• pr. telefon

• via e-post

8.2 Betalingsrutiner

Leverandør skal garantere standard bil til NGU dersom bestillingen skjer senest 24 timer før utleietidspunktet. Biltype leveres i henhold til bestilling. Dersom bestilt biltype ikke kan leveres, skal bestillingen oppgraderes uten ekstra kostnad. Avbestillinger skal skje kostnadsfritt.

8.3 Fakturering og betaling

Fakturering skal skje månedlig i form av faktura i EHF-format per leietaker med underbilag. Nødvendig informasjon vedr. fakturering av den enkelt leietakeren må fremgå av fakturaen. Fakturaen skal inneholde:

• Spesifiseringer etter Oppdragsgivers ønske, som for eksempel kostnad pr. bil, prosjektnummer

• Brukersted/kostnadssted, biltype, xxx.xx, fakturaperiode

• Leiepris basert på tilbudsprisene

• Spesifikasjon av mva.

Eventuell fakturering for drivstoffkort skal inneholde opplysninger med informasjon om kontrakt nummer, leietaker, dato og tid. Øvrige krav il faktura vil følge etter nærmere avtale.

Oppdragsgiver skal kunne benytte kredittkort ved betaling. Dette betyr at det er opp til hver enkel ansatt og selv velge betalingsform i sin profil i løsningen. Leverandør skal i tilbudet bekrefte at denne funksjonalitet fungerer fra avtaleoppstart.

Leverandør skal tilby mobilapplikasjon (App) som kan benyttes av både IOS, Android og Windows telefoner.

9. Statistikk – biladministrasjonssystem

På forespørsel skal Leverandør uten omkostninger for Oppdragsgiver utarbeide statistikk. Statistikken skal representere forbruk pr. bil og bilene samlet, bl.a. i forhold til forbruk av drivstoff og bilrekvisita.

Det skal også gis statistikk over skader. Andre aktuelle opplysninger basert på tilgjengelige data skal kunne avtales. Statistikken skal utarbeides for de perioder Oppdragsgiver ønsker.

De som har internettbasert biladministrasjonssystem skal legge ved beskrivelse av slikt system, samt evt. mulighet for Oppdragsgivers til å hente informasjon fra systemet.

Vedlegg2 PRISSKJEMA

Document Metadata

Table of Contents

Åpen Anbudskonkurranse RAMMEAVTALE FOR LEIEBILTJENESTER SAKSNR. 21/00075

Document Metadata