Hvilken betydning har kontrakten for suksess i IT-prosjekter?
Hvilken betydning har kontrakten for suksess i IT-prosjekter?
Xxxxx Xxxxxxxxx
Lite nytt under solen …
Arbeidskontrakt (per tid-kontrakt) fra Mesopotamia
Alder: ca. 4200 år
Xxx-xxxxxx har ansatt Xxxxxx- xxxxx, sønn av Alabbana, fra Munaprit for ett år. Avtalen er gjort med Xxxxxxxxx, hans mor. Han [Mar-sippar] vil betale i lønn for ett år, to og en halv shekel i sølv.
Partnerskap anno 568 f. Kr.
(Kontrakt som omfatter risikodeling/utgiftssikring.
Kostnader over 4 shekel skal dekkes av leverandør.)
To manas tilhørende Xxxx-xxxx-xxxxx [investor], sønn av Xxxxx, sønn av Xxxxx, og en halv mana og syv shekel tilhørende Xxx- xxxxx [leverandør], sønn av Xxx-xxxx-xxxxx, sønn av Xxx-xxxx, inngår i partnerskapet. …
Det som Ble-shunu forbruker i utgifter over fire shekel skal oppfattes som ekstravagant [dvs ikke dekkes av partnerskapet].
(1 mana = 60 shekel)
Bøter for overskridelser anno 487 f. Kr.
… Dersom huset ikke er ferdig – av Xxxxxxx – etter den første dagen i Xxxxx, skal Xxxxxxx-xxxxx motta fire shekel, i kontant, i hans forvaring fra hendende til Xxxxxx.
LITT TEORI
Agent-prinsipal teorien: Informasjonsasymmetri
• Leverandøren utfører (er agent for) en kunde (prinsipal) der leverandøren typisk sitter på mer kunnskap om gjennomføring og produktet enn kunden (informasjonsasymmetri). Mulighet for opportunistisk adferd.
• Fastpris: Problemer med informasjonsasymmetri (som f eks vedlikeholdbarhet til programvarekode).
• Per time: Problemer med insentiv for å jobbe effektivt.
• Kontraktsform:
– Optimalt med kombinering av fastpris og per time.
– Jo høyere manglende informasjon hos kunde (jo mer
informasjonsasymmetri), jo mer egnet er per time-kontrakter.
– Jo høyere prosjektrisiko og usikkerhet, jo mer egnet er per time- kontrakter gitt informasjonsasymmetri
– Jo mindre kompetente og involverte kunder (jo mere
informasjonsasymmetri), jo mindre er fastpris egnet.
Transaksjonskostnadsteori: Kontraktsfullstendighet
• Alle kontrakter er ufullstendige. Leverandører har en risiko for
”opportunistisk” adferd. Det koster noe å øke fullstendigheten i en avtale.
• For hvert element som skal inkluderes i kontrakten, bør man vurdere (transaksjons)kostnadene (og nytten) ved at disse skal innføres, forhandles og følges opp.
• Fastpris: Jo mer egnet jo mindre det koster å gjøre en avtale som en ”markedtransaksjon” (godt spesifisert, krever lite spesifikk kunnskap om domene eller kunde).
• Per time: Jo mer egnet når ufullstendigheten i spesifikasjonen er høy (det koster mye å utarbeide og følge opp mer fullstendige avtaler) og når det krevet mye kunnskap spesifikt for kunden (domene og kundeinformasjon).
• Optimal kontraktsform: Avhenger av hvor mye av krav/kontrakt som lønner seg å spesifisere.
Begge teoriene: Begrunnet tillit
• Begrunnet tillit til at leverandør ikke oppfører seg opportunistisk (lite produktiv, setter på lavkvalifiserte utviklere, uredelig timeføring, …) fører til lavere agent og transaksjonskostnader ved bruk av per time- kontrakter.
Teoretiske implikasjoner for egnethet til ulike typer kontrakter i IT-prosjekter
Prosjekt- risiko/usikk erhet | Informasjons- asymmetri | Fullstendighet/ stabilitet i avtale | Begrunnet tillitt | Egnet avtaleform | |
Lav | Lav | Høy | Lav | Fastpris | |
Fastpris? | |||||
????????? | Risikodeling? | ||||
Kombinasjon? | |||||
Andre former? | |||||
Andre former? | |||||
Per time? | |||||
Høy | Høy | Lav | Høy | Per time | |
Dette er kanskje så langt vi kommer med teorien – la oss se på empirien.
EMPIRI
Kontraktene brukes i stor grad IKKE ihht til teorien
• Ser ut til å ofte være andre forhold som bestemmer kontraktsform enn de som er nevnt i teorien (Lichtenstein & XxXxxxxxx, 2003).
• Stor tro blant kunder at høy prosjektrisiko håndteres best med fastpris og gode
spesifikasjoner.
– Eksempel: ”Når risikoen her høy, velger vi fastpris. Timepris-kontrakter fører ofte til at prisen blir mye høyere enn ventet.”
– Kommentar: Dersom kontroll av arbeid og leveranser var svært god, spesifikasjon var bort i mot fullstendig (og det ikke kostet svært mye å utarbeide denne), så kunne dette være bra. Hvis ikke må man satse på at tilliten til leverandør faktisk er godt begrunnet.
• Indiske leverandører foretrekker fastpris når informasjonsasymmetrien er stor (de kan profitere på å vite mer enn kunde) og per time når leverandørrisko mhp ustabilitet i arbeidskraft er høy/kompetanse er lave (Gopal & Sivaramarkrishnan, 2008). Forståelig fra et leverandørståstede, men ikke optimalt.
• Mer fastpris når tillit er lav (Xxxx, Xxxxxxxxxxxx & Xxxx, 2013).
– Dette kan være ihht teorien, men krever god/stabil spesifikasjon, liten asymmetri
(kompetente kunder), og god oppfølgingskompetanse
Noen empiriske studier ..
• 40-70% av alle IT-prosjekter bruker fastpris, men sterk økning når kunde- leverandør ikke har samarbeidet tidligere
– (Xxxxx, Xxxxxxxxxxx et al. 2001, Xxxxxx 2008, Xxxx, Lichtenstein et al. 2013)
• Fastpris angitt som viktig årsak til at nederlandske offshoring-prosjekter til India feilet
– (Xxxxxxx, xxx xxx Xxxxx et al. 2008)
• Kvaliteten ble bedre med fastpris, enn per time-prosjekter for en stor indisk IT-utviklingsleverandør. Dette synes å skyldes at leverandøren satt de beste utviklerne på fastpris-prosjekter.
– (Xxxxx and Koka 2010)
• Indiske leverandører har større overskudd på per time-prosjekter, finner fastpris-prosjekter mer risikofulle, leverte bedre kvalitet i per time-prosjekter. Ingen forskjell mhp overskridelser i tid eller kostnad. For ERP-prosjekter er det motsatt, fastpris-prosjekter har størst overskudd
– (Xxxx and Khurana 2015), (Hoermann et al 2014)
Flere empiriske studier … (Indiske leverandører, Xxxxxxxx & Xxxxx, 2000)
Selv ved overskridelser og fastpris, så dekkes i realiteten mye (i snitt 100-64 = 26% av kunden).
Tar vi med ekstra kostnader forbundet med lavere kvalitet, ekstrakostnader rundt administrasjon, ikke all funksjonalitet levert, så dekkes kanskje det aller meste av overskridelse av kunde.
Undersøkelsen finner også at overskridelsene er ca. dobbelt så store i fastpris som i per time- baserte prosjekter, selv etter å ha justert for ulikheter i prosjekttype, størrelse m.m.
Når velges ulike kontraktstyper i offshoring
(Gopal et al. 2003)
Per time: Usikre krav, store prosjekter, høy kompetanse hos leverandør, viktig prosjekt, konkurranse mellom leverandører i India (!), tillit gjennom tidligere prosjekter.
Fastpris: God kundekompetanse, stor kunde, konkurranse med leverandører i kundens land
Leverandørens overskudd
Mindre overskudd ved:
-Små prosjekter
-Usikre prosjekter
-Gjort prosjekter for kunden tidligere (!)
-Høy konkurranse i
India (stor effekt)
-Lav konkurranse i kundeland
-Viktig prosjekter
-Umodne kunder
-Fastpriskontrakter (stor effekt!)
-Stort team
Studie av >400.000 småprosjekter i xXxxxxx.xxx
Kontraktstype | Xxxxxx prosjekter | Xxxxx som feilet |
Fastpris | 408.491 | 12% |
Per time | 2338 | 2% |
Trialsourcing + per time | 1133 | 0.1% |
Kontrakttype og suksessrate
(noen anga mer enn en type kontrakt)
Per time | Risikodeling | ”Smidig” | Fastpris | |
Nytte | 59% | 22% | 29% | 0% |
Kvalitet | 24% | 22% | 43% | 22% |
Budsjett | 31% | 22% | 71% | 33% |
Tid | 29% | 44% | 43% | 11% |
Effektivitet | 19% | 33% | 29% | 0% |
Andel | 37% | 41% | 14% | 18% |
Kategoriserte her smidig som per time og risikodeling som fastpris.
Funn: Jo mer per time-rettet, jo mer sannsynlig å være suksess mhp nytte.
Fokus på lav pris med fastpriskontrakt gir økt sannsynlighet for: i) Overskridelser, ii) Inkompetent leverandør, iii) Lav kvalitet i leveransene (studie med 800.000 mindre prosjekter)
Hva så …
• Få tilfelle der fastpris er optimalt:
– Hvor mange prosjekter har lav risiko, høy ”spesifisitet” (fullstendig og stabil spec., god domene og kunde-kunnskap), god egenkompetanse som kunde, lav tillitt til leverandør (lite tidligere samarbeid som godtgjør effektive prosesser)?
– NB: Ved hyppige leveranser, kan mini-kontrakter være fastpris. Disse oppfyller ofte de fleste av disse betingelsene.
• Mange av behovene som fastpris er ment å dekke forsøkes dekkes ved ulike varianter, som risikodeling, kost-pluss m.m.
– Undersøkelser (og egne erfaringer) tyder på at risikodeling (målpris) gjøres på mange måter som ikke bidrar til vesentlig reduksjon i risiko (selv om trolig bedre enn fastpris) for å feile.
– Målpris (PS 2000) har likevel trolig bidratt til mer smidig gjennomføring av prosjekter (og mer aktiv kundeinvolvering), som igjen har medført mer vellykkede prosjekter.
– Samme vil trolig gjelde for smidig-kontrakter.
Den optimale situasjonen …
• Spesifikasjon er tilstrekkelig bra til å velge leverandør (helst gjennom trialsorucing) og å starte utviklingsprosjektet.
• Per time-baserte avtaler (eller løpende mini-kontrakter) som byggerpå tillitt
og intensjoner om langvarige relasjoner, men med kontrollpunkter:
– Avtaler om kompetent evaluering av arbeid underveis og til slutt (gjerne
av uavhengige) og om ansvar ved dårlig kvalitlet i utført arbeid
– Avtaler mhp hvem som skal gjøre jobben hos leverandør og deres kompetanse (de beste utviklerene er mange ganger bedre enn de middels gode!)
• Avtaler om kontinuerlig risikohåndtering og kommunikasjon av dette som
sørger for at mulige problemer kommer fram så tidlig som mulig.
• Mulighet for å stoppe (ev. bytte leverandør) ved flere kontrollpunkter.
Kanskje ta med …
Hvorfor tror vi (mange) på fastprisavtaler?
Bekreftelsestendens
• Participants: 26 experienced software managers (clients and providers)
• Beliefs/preferences: The clients tended to prefer fixed price, while providers were more in favor of per hour
• Treatment: Interpretation of a data set of 16 projects with information about contract type vs client benefit and project efficiency. Randomly generated data (neutral observers found no patterns).
• Result:
When this happens to a best-case situation with objective data, how large is the effect in real world situations?