Innhold
Saks nr. 21/00550 |
08.06.2021 Versjon: 1.1 |
Prosedyrebeskrivelse |
Forhåndsbestilt drosje TT-tjenesten Oslo 2022 |
Innhold
3
1.3 Særlige elementer i denne konkurransen 5
1.5 Frister for konkurransen 5
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning 6
2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
7
2.1 Konkurransegjennomføringsverktøy 7
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 7
3. KVALIFISERING TIL KONKURRANSEN
8
3.2 Egenerklæringsskjema (ESPD) og innlevering av forespørsel om å delta 9
3.3 Støtte fra andre virksomheter 10
4. TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING
10
5. INNLEVERING OG BEHANDLING AV TILBUD
12
5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget 12
6. GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER
13
6.1 Forhandling i faser/reduksjon av tilbud 13
7. AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE
14
14
8.1 Vekting av tildelingskriterier 14
8.2 Evaluering av tildelingskriterier 14
8.4 NÆRMERE OM «KVALITET PÅ OPPDRAGET» 15
9. NÆRMERE OM «BILPARK OG MILJØ»
15
16
16
1. Overordnet om anskaffelsen
Ruter As (heretter «Oppdragsgiver» eller «Ruter») inviterer dere til deltakelse i konkurransen
«Samkjørt drosje Oslo 2022».
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser («FOA») del I og III.
Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling.
Det vil først bli foretatt en kvalifisering av Tilbydere basert på kvalifikasjonskravene. Tilbyder må derfor først levere en kvalifikasjonssøknad sammen med utfylt ESPD-skjema, se nærmere om dette i punkt 3. Deretter vil kun de tilbydere som er kvalifisert bli invitert til å innlevere tilbud. Nærmere regler for gjennomføring av forhandlingene følger av punkt 6.
Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransedokumentene nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransedokumentene oppleves som uklare, oppfordres leverandørene til å stille spørsmål til Ruter via KGV-systemet (se nedenfor).
1.1 Om Ruter
Ruter As er et felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og deler av Viken (tidligere Akershus fylkeskommune). Vi administrerer over halvparten av kollektivtrafikken i Norge. Vår rolle er å planlegge, utvikle, samordne, bestille, markedsføre og informere om kollektivtrafikktilbudet. All operativ drift utføres av ulike operatørselskap som kjører på kontrakt for Ruter og av Vy Tog med lokaltog - alt innenfor samme billett- og prissystem.
Våre eiere er Oslo kommune (60 %) og Viken fylkeskommune (40 %).
Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Viken. Fra 2020 omfatter ansvaret også den tilrettelagde transporten «TT-tjenesten».
Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Viken fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-,
For ytterligere informasjon om Xxxxx vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: xxxx://xxx.xxxxx.xx
1.2 Oppdragets omfang
Oppdraget omfatter transporttjenester med personbil i Oslo innenfor det tidsrom som er beskrevet i Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen.
Oppdraget er å levere personbiler, inkludert sjåfør og utstyr, til gjennomføring av transport. Omfanget (antall personbiler) styres av etterspørselen og vil variere. Det er ikke garantert noe minimum omfang, og Operatør skal sørge for at det til enhver tid finnes tilstrekkelig kapasitet for å utføre transportene.
Oppdraget omfatter transport av i hovedsak gående TT-brukere. Enkelte av disse har behov for kun enkel praktisk bistand i forbindelse med transporten, men det er også mange brukere med større hjelpebehov. Det er reisetypen faste reiser som blir kjørt i denne kontrakten. Faste reiser er reiser til og fra videregående skoler, aktivitetsskoler, dagsenter, varig tilrettelagt arbeid og barnehage. Omfanget av reiser styres av etterspørsel.
Transporttjenesten for disse brukerne er åpen 365 dager i året, 24 timer i døgnet.
Det kan forekomme transportoppdrag utenfor det geografiske området som følge av en kombinasjon av hente- og bringested, altså på delstrekninger underveis i et oppdrag eller som retur på et oppdrag som kommunegrensen. Det kan også forekomme kjøring av andre brukergrupper og/eller kundegrupper.
Oppdragsgiver anslår verdien på deloppdrag til å være om lag 20-25 millioner kroner per år. Tallene forplikter ikke Oppdragsgiver, og kan ikke legges til grunn som eksakt beregning av Oppdragets omfang.
1.2.1 Deloppdrag
Konkurransen består av to omtrent like store deloppdrag (deloppdrag A og deloppdrag B).
Det vil bli inngått separate kontrakter basert på separate evalueringer for hvert deloppdrag, også dersom samme tilbyder vinner begge deloppdragene.
Det er anledning til å gi tilbud på én eller begge deloppdragene, der hvert deloppdrag tildeles for seg. Det er ikke anledning til å gi ett totaltilbud på de to deloppdragene, man må gi tilbud på hvert enkelt deloppdrag separat.
Oppdragsgiver velger de tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet totalt sett for oppdragsgiver.
1.2.2 Kjørekontor
Alle reiser bestilles hos kjørekontoret, som planlegger reisene med mål om å samkjøre mest mulig ut fra hva som er hensiktsmessig for både brukere og oppdragsgiver. Kjørekontoret har ansvaret for brukerregister, bestillingsmottak, planleggingstjeneste og formidling av bestilte kjøreoppdrag.
Oppdragsgiver har kontrakt med DRT Solutions om kjørekontorstjenesten frem til 31.06.2022. Deretter vil Xxxxxx datterselskap Konsentra ta over kjørekontorstjenesten.
1.3 Særlige elementer i denne konkurransen
• Det vil være to forskjellige kjørekontorer i kontraktsperioden:
Fase | Periode | Kjørekontor |
Fase 1 | 10. januar 2022 – 30. juni 2022 | DRT Solutions |
Fase 2 | 1. juli 2022 – kontraktens sluttdato | Konsentra |
• Ruter legger opp til at leveranse av digitale tjenester vil reguleres i kontrakten, samt en separat Avtale om Digitale Tjenester (ADT):
• ADT regulerer hvilke data som skal utveksles mellom Operatør og Oppdragsgiver, hvordan dette skal skje, samt hvordan operatør skal behandle nødvendige oppgraderinger som følge av nye versjoner av Avtale om Digitale Tjenester
• Som en konsekvens av to forskjellige kjørekontorer, er leveransen av digitale tjenester definert forskjellig for hver av fasene. I Fase 1 ligger DRT Solutions krav til grunn, mens i Fase 2 vil Ruters Avtale om Digitale Tjenester (ADT) beskrive leveransen av digitale tjenester.
1.4 Kontraktens varighet
Oppdraget gjelder fra driftsdøgnets start 10. januar 2022 klokken 07:00 og frem til og med driftsdøgnets slutt 31. juli 2025 klokken 07:00.
Oppdragsgiver kan forlenge Kontrakten i inntil (3) år med ett (1) år av gangen. Enhver forlengelse av Kontrakten skal varsles skriftlig senest tre (3) måneder før utløpet av en gjeldende kontraktsperiode.
1.5 Frister for konkurransen
Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:
Aktivitet | Xxxx | Xxxxxxxxxxx |
Utlysning av konkurransegrunnlag | 18.05.2021 | |
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen | 07.06.2021 | 12:00 |
Tilbudskonferanse | 02.06.2021 |
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen | 17.06.2021 | 12:00 |
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til tilbyderne | 21.06.2021 | |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 26.07.2021 | 12:00 |
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget | 30.07.2021 | |
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) | 09.08.2021 | 12:00 |
Forhandlinger og reviderte tilbud | Uke 33–38 | |
Forventet tildeling | Uke 40 | |
Vedståelsesfrist | 15.11.2021 | |
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) | 10.01.2022 |
Forhandlingene med tilbyderne er planlagt til å avholdes i ukene 33-34 og 37. Ved færre tilbydere enn forventet, kan de to planlagte forhandlingsrundene bli redusert.
Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende (vedståelsesfristen).
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget består av følgende to hoveddeler med vedlegg:
1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i konkurransefasen.
2. Kontrakten som angir vilkår for tjenesten og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatøren med følgende vedlegg:
• Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse
• Vedlegg 2 Tilbudsskjema
• Vedlegg 3 Incitamentsbeskrivelse
• Vedlegg 4 Påkravsgaranti
• Vedlegg 5 Databehandleravtale
• Vedlegg 6 Handlingsregler for Ruters leverandører
• Vedlegg 7 Taushetserklæring
2. Gjennomføring av konkurransen
2.1 Konkurransegjennomføringsverktøy
Ruter benytter konkurransegjennomføringsverktøy («KGV») fra EU-Supply for kunngjøring og gjennomføring av konkurranser: xxxxx://xx.xx-xxxxxx.xxx/xxxxx.xxx. For å levere kvalifikasjonssøknad eller tilbud i denne konkurransen må leverandørene benytte systemet. Registrering er gratis og registrering skjer her: xx.xx-xxxxxx.xxx.
Ruter anbefaler alle leverandørene om å starte registrering og alle innleveringer i god tid før fristen løper ut. Tilbud kan sendes flere ganger og revideres helt opp til fristen. Ruter vil
kun se tilbudet etter fristen.
All dialog med Xxxxxxxxxxxxx skal også skje i EU-Supply.
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Tilbyderne bør foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang bør gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.
Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via EU-Supply. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form gjennom EU-Supply.
Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra tilbydere gjennom EU-Supply.
I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Xxxxxxxxxxxxx anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på EU-Supply. Anskaffelsen er omfattende, og det er påregnelig at det vil gjøres endringer/presiseringer etter kunngjøring. Endringer vil bli markert med versjon og endringsmarkeringer.
2.3 Tilbudskonferanse
Oppdragsgiver inviterer til en tilbudskonferanse den 02.06.2021. Invitasjon og påmeldingslink vil bli sendt ut i forkant av konferansen.
3. Kvalifisering til konkurransen
3.1 Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Skatteattest for skatt og merverdiavgift | |
Tilbyderen skal ha ordnede forhold til skattemyndighetene | Tilbydere skal framlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. |
Krav til tilbyderens finansielle og økonomiske stilling | |
Tilbyderen skal ha tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre leveransen. | I søknaden skal det fremlegges styrebehandlet årsregnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport for de to siste årene For norske leverandører: Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å se at kravet er oppfylt. For utenlandske leverandører: Det skal legges ved en kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall |
Krav til tilbyderens juridiske stilling samt organisering | |
Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak | Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. |
Krav til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner | |
Tilbyderen må ha tilstrekkelig erfaring og kompetanse med relevans for dette oppdraget | Referanseliste over leveranser. Det må klart fremkomme hva som er levert og i hvilket tidsrom. Dokumentasjon av faglige kvalifikasjoner i form av opplysninger |
Curriculum vitae for nøkkelpersonell hos tilbyderen.
3.2 Egenerklæringsskjema (ESPD) og innlevering av forespørsel om å delta
3.2.1 Generelt om ESPD
Det følger av forskrift om offentlige anskaffelser at tilbyderen skal levere det europeiske egenerklæringsskjemaet («ESPD») sammen med forespørselen om å delta i konkurransen, som en foreløpig dokumentasjon på at tilbyderen oppfyller kvalifikasjonskravene ovenfor, og på at det ikke foreligger grunner for avvisning.
Som en følge av at det skal gjennomføres en prekvalifisering, vil imidlertid Oppdragsgiver foretrekke at de dokumentasjonskrav som fremgår i punkt 3.1 ovenfor oppfylles allerede i forespørselen om å delta i konkurransen. Det er imidlertid tilstrekkelig at egenerklæringen foreligger sammen med forespørselen. Tilbyderen vil da bli bedt om å ettersende de dokumenter som er angitt så snart som mulig.
ESPD-skjemaet fylles ut i EU-Supply.
Generell informasjon om egenerklæringsskjemaet finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.
Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i FOA § 24-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:
- § 24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- § 24-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
3.2.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets deler som gjøres tilgjengelig for utfylling. For del IV gjelder følgende:
I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.
3.3 Støtte fra andre virksomheter
Tilbyderen kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk stilling og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. Tilbyderen skal i så fall dokumentere at han har rådighet over disse ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring/økonomiske garantier fra den eller de aktuelle virksomhetene.
I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene nedenfor, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.
For virksomheter som tilbyderen støtter seg på, skal det også leveres separate egenerklæringsskjema (ESPD). I tillegg skal det leveres dokumentasjon i henhold til punkt 3.1 for disse virksomhetene.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling, krever Oppdragsgiver at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner.
3.4 Avvisning av tilbyder
Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller der det foreligger øvrig pliktige avvisningsgrunner vil bli avvist. Øvrige regler vedrørende avvisning av tilbydere følger av FOA
§ 24-2 følgende. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler.
4. Tilbudets innhold og organisering
4.1 Generelt
Kun kvalifiserte tilbydere vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen.
Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som Oppdragsgiver foretar i tilbudsfasen vil forsøksvis bli meddelt innen 10 dager før tilbudsfristens utløp.
4.2 Alternative tilbud
Det tillates ikke at det leveres alternative tilbud.
4.3 Parallelle tilbud
Det er ikke anledning til å gi parallelle tilbud.
4.4 Språk
Tilbudet skal være utformet på norsk. Det tillates imidlertid at bilag med tekniske spesifikasjoner eller liknende innleveres på øvrige skandinaviske språk eller engelsk.
4.5 Tilbudets oppbygning
Tilbydere skal levere inn komplett tilbud, alle vedlegg. Tilbud skal inneholde tilbudsbrev med utfylt tilbudsoversikt og dokumentasjon som angitt nedenfor.
Tilbyder skal fylle ut tilbudsoversikten i tråd med instruksjonene. Tilbudsoversiktens hensikt er å vise både hvilke krav som vil være gjenstand for evaluering i de ulike vedlegg, og hvilke krav Oppdragsgiver ønsker en nærmere beskrivelse av. Tilbudsoversikten vil ikke være en del av selve Kontrakten.
Tilbudets oppbygning | |
Tilbudsbrev | Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde en beskrivelse av hvilke deloppdrag tilbudet omfatter og en beskrivelse av eventuelle forbehold og avvik. |
Utfylt tilbudsoversikt | |
Vedlegg 1 | Tilbyders svar på Vedlegg 1 Kvalitet på oppdraget: - bilag 1.0 - bilag 1.1 - bilag 1.2 - bilag 1.3 Eget skriv oppstartforberedelser |
Vedlegg 1 | Tilbyder svar på Vedlegg 1 Bilpark og miljø: - bilag 1.4 - bilag 1.5 |
Vedlegg 2 | Tilbyders utfylte Tilbudsskjema på godtgjørelse |
Vedlegg 4 | Bekreftelse fra finansinstitusjon på at påkravsgaranti vil bli gitt |
Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i dette punktet, kan ikke forvente at dokumentasjonen som er levert på en annen måte vil bli vurdert.
Skjemaene som leveres inn i tilbudet som besvarelser på Vedlegg 1, skal være i Word-format (ikke PDF).
4.6 Tilbudets omfang
Under følger Oppdragsgivers begrensninger for tilbudets omfang.
Besvarelsen på Kvalitet på oppdraget skal leveres på følgende skjemaer med følgende begrensninger.
Tildelingskriterier | Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen | Skjema | Maks antall ord i besvarelsen |
Kvalitet på oppdraget | Gjennomføring | Bilag 1.0 Operatørens gjennomføring | 2400 |
Bilag 1.1 Administrasjonsfunksjon | 1200 | ||
Bilag 1.2 Trafikkledelsesfunksjon | 1200 | ||
Service og kompetanse | Bilag 1.3 Førere | 1200 | |
Oppstartforberedelser | Eget skriv på Oppstartforberedelser | 10 A4-sider | |
Tildelingskriterier | Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen | Skjema | Maks antall ord i besvarelsen |
Bilpark og miljø | Kjøretøyene | Bilag 1.4 Kundeopplevelse og tilpasning av kjøretøy til kundegruppen | 1200 |
Miljø | Bilag 1.5 Miljø | 1200 |
Det skal ikke leveres inn skjema på besvarelse på Vedlegg 1 Oppstartforberedelser. Tilbyder sender inn besvarelse på Oppstartforberedelser på maks 10 A4-sider.
Se for øvrig tilbudsoversikten.
5. Innlevering og behandling av tilbud
5.1 Innlevering
Innlevering, tilbudsregistrering og åpning skjer i EU-Supply. Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist.
5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget
Dersom det i tilbudet er forhold hvor det er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå tydelig av tilbudsbrevet.
Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket gjelder. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet avviket er nærmere beskrevet.
Avvikets betydning for den tilbudte prisen bør beregnes av tilbyder. Oppdragsgiver har likevel en plikt til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik.
5.3 Avvisning
Regler om avvisning av tilbud følger hovedsakelig av foa § 24-1, § 24-8 og § 24-9. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler.
Det bemerkes at avvik fra ett eller flere krav formulert i konkurransegrunnlaget som «A»,
«skal» eller «må» eller liknende uttrykk, ikke i seg selv nødvendigvis medfører at avviket er å anse som vesentlig. Dette vil bero på en helhetlig vurdering av avviket.
6. Gjennomføring av forhandlinger
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i faser.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å gjennomføre forhandlinger, men vil først avgjøre dette etter mottak av tilbud. Oppdragsgiver planlegger to forhandlinger.
Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for tilleggsopplysninger og/eller avklaringer vil bli meddelt i Oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.
Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider ved tilbudene, herunder forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene i anskaffelsesregelverket, det vil si likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
6.1 Forhandling i faser/reduksjon av tilbud
Gjennomføringen av forhandlinger i faser innebærer at tilbyderne må være forberedt på at Oppdragsgiver reduserer antall tilbud det forhandles med underveis i forhandlingene.
En reduksjon av antall tilbud vil skje på bakgrunn av vurderinger opp mot tildelingskriteriene jf. punkt 8. Reduksjon av tilbud vil være avhengig av konkurransesituasjon, slik at det ikke er gitt hvor mange tilbud som ev. fases ut mellom rundene. Det vil i vurderingen bli sett hen til hvor mye som skiller de ulike tilbudene i totalpoeng. Ved behov forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å redusere antall tilbud før første forhandlingsrunde. Hvis det ikke blir foretatt noen innledende utvelgelse av tilbud, vil det bli forhandlet om alle tilbud, og alle tilbydere vil få anledning til å revidere sine tilbud.
7. Avlysning og totalforkastelse
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn.
8. Tildelingskriterier
8.1 Vekting av tildelingskriterier
Kontrakten tildeles den tilbyderen som etter Xxxxxxxxxxxxxx vurdering har levert det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Kriterienes vekt er angitt i tabellene i punkt 8.2. Vinneren av konkurransen vil være den som vektet får flest poeng på tildelingskriteriene.
8.2 Evaluering av tildelingskriterier
I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng for hvert kriterium, hvor det relativt sett beste tilbudet får 10 poeng.
Hvilke sider ved tilbudet som vurderes, fremgår av de nærmere beskrivelsene i tekstene nedenfor. Se for øvrig også tilbudsoversikten som markerer evalueringskrav i de konkrete vedlegg.
Tildelingskriterier | Vekting |
Pris | 40 % |
Kvalitet på oppdraget | 40 % |
Bilpark og miljø | 20 % |
8.3 Nærmere om «Pris»
Oppdragsgiver vil evaluere de priser som fremkommer av Vedlegg 2 Tilbudsskjema.
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det vil bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn i evalueringen. 50 % høyere pris enn beste pris vil anslagsvis gi 0 poeng.
I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Beste tilbud gis 10 poeng på et enkelt tildelingskriterium. Øvrige tilbud evalueres relativt opp mot beste tilbud.
Oppmøtetakst og pris pr km blir evaluert ut fra et antall reiser med starttakst og kjørte km pr år jf. bilag 1.1 Statistikk punkt 4.1.1 (antall reiser og kjørte km er ikke forpliktende i kontraktsperioden). Hvert deloppdrag vil bli vurdert separat.
Eventuelle avvik som har betydning for pris legges til prisen etter en «worst case» vurdering av betydningen av avviket.
8.4 Nærmere om «Kvalitet på oppdraget»
Tildelingskriteriet Kvalitet bedømmes ut fra de innleverte besvarelsene. Oppdragsgiver vil premiere løsninger som gir relevant merverdi utover de kravene som er oppstilt i vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse.
De forholdene som vil bli vektlagt er:
• Gjennomføring 40 %
• Service og kompetanse 40 %
• Oppstartforberedelser 20 %
Vekt | Kriteria Kvalitet på oppdraget | |
40 % | Gjennomføring | |
Operatørens gjennomføring | Tilbyder skal beskrive hvordan kravene i punkt 3.2 Krav til Operatørens gjennomføring skal oppnås. | |
Operatørens administrasjonsfunksjon | Tilbyder beskriver administrasjonsfunksjonen og hvordan målene i punkt 3.3 Krav til Operatørens administrasjonsfunksjon i Oppdragsbeskrivelsen skal oppnås. | |
Operatørens Trafikkledelsesfunksjon | Tilbyder beskriver trafikkledelsesfunksjonen og hvordan målene i punkt 3.4 Krav til Operatørens trafikkledelsesfunksjon i Oppdragsbeskrivelsen skal oppnås. | |
40 % | Service og kompetanse | |
Førere | Xxxxxxxx skal beskrive hvordan kravene i punkt 6.1 Overordnet om krav til førere i Oppdragsbeskrivelsen skal oppnås. Tilbyder skal beskrive hvordan de innfrir kompetansekravene i punkt 6.2 Kompetansekrav til førene, gjennom hele kontraktsperioden. | |
20 % | Oppstartforberedelser | |
Oppstart av oppdraget | Xxxxxxxx skal beskrive hvordan de sikrer en god oppstart. Tilbyder skal beskrive oppstarten i henhold til punkt 9 Oppstart av oppdraget i Oppdragsbeskrivelsen. | |
9. Nærmere om «Bilpark og miljø»
Tildelingskriteriet på Bilpark og miljø evalueres ut fra det tilbudt bilpark, materiellets kapasitet og egenskaper utover de oppstilte minstekrav.
Det vil gjøres en helhetlig vurdering av tilbudt bilpark, herunder god kapasitet og hvilken type biler som kan tilbys.
Følgende områder vil inngå i evalueringen:
• Kundeopplevelse 50 %
• Miljø 50 %
Vekt | Kriteria Bilpark og miljø | |
50 % | Kundeopplevelse | |
Kundeopplevelse og tilpasning av kjøretøy til kundegruppen | Tilbyder skal beskrive hvordan de skal nå målene i henhold til punkt 17.1.5 Kundeopplevelse og tilpasning av kjøretøyene til kundegruppen. | |
50 % | Miljø | |
Bilparkens miljøegenskaper | Tilbyder skal beskrive forpliktende tiltak/løsninger i henhold til punkt 17.1.6 Bilparkens miljøegenskaper. | |
Tiltak/løsninger under kriteriet «Miljø» som innebefatter utslippsfri transport, vil bli vektet høyt.
I tillegg vil Oppdragsgiver vektlegge andre miljøtiltak, som for eksempel rutiner for miljøvennlig kjørestil og bruk av miljøvennlige produkter i den daglige driften. Med miljøvennlig kjørestil menes for eksempel minst mulig tomgangskjøring utover lovkrav. Med miljøvennlige produkter i den daglige driften menes miljøvennlige vaskemidler, bruk av miljøvennlig teknologi mm.
10. Innsyn
Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.
Tilbydere skal først levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt.
Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.
11. Kontraktsinngåelse
Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli satt en karensperiode på minimum ti (10) kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperioden.
Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter