Contract
1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:
Kjøper | Leverandør | ||
Virksomhetens navn | Foretakene i Helse Nord-Norge som den aktuelle innkjøpskontrakt gjelder for: - Helse Nord RHF - Finnmarkssykehuset HF - Universitetssykehuset Nord-Norge HF - Nordlandssykehuset HF - Helgelandssykehuset HF - Sykehusapotek Nord HF - Helse Nord IKT HF | ||
Organisasjonsnumm er | Helse Nord RHF | 883658752 | |
Finnmarkssykehuset HF | 983974880 | ||
Universitetssykehuset Nord Norge HF | 983974899 | ||
Nordlandssykehuset HF | 983974910 | ||
Helgelandssykehuset HF | 983974929 | ||
Sykehusapotek Nord HF | 983974937 | ||
Helse Nord IKT HF | 918177833 | ||
Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen.
Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen.
Ja/Nei | Merknader (se: Aksesspunkter for EHF- og BIS-formater | Xxxxxxxxxxxx.xx ) | |
Produktkatalog (kjøper) | Ja | |
Ordre (selger) | Ja | |
Ordrebekreftelse (kjøper) | Ja | |
EHF Pakkseddel (oppdragsgiver) | Ja* | |
Fakturering | Ja |
Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.
Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings- avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtalen inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.
Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for | Alle innkjøpskontrakter som til enhver tid er gjeldende for ett eller flere foretak i Helse Nord |
90
Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til dager.
*Helse Nord kan motta EHF Pakkseddel, dette er ikke obligatorisk men avtales mellom partene/hvis tilgjengelig hos leverandør
Helse Nord må motta katalog og meldinger fra den leverandør som skal motta
innkjøpsordre og som utsteder faktura til Helse Nord. (Relevant ved bruk av type
«kjedeavtaler» hvor andre juridiske enheter (underleverandører) skal være bestillingspunkt og utstede faktura)
2
Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.
Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:
• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)
Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.
Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest 1mnd etter avtaleinngåelse og alltid før kjøps eller rammeavtale trer i kraft (avtalestart)
Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.
Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.
Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en
60
periode på dager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.
Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens adresse | Helse Nord RHF Pb 1445 8038 Bodø | |
Hovedkontaktperson Xxxxxx | Xxxxxxx X. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx | Katalogansvarlig: |
E-post adresse | avtaleforvaltning@helse- xxxx.xx |
For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.
Kjøper | Leverandør | |
Forpliktende underskrift | ||
Dato for underskrift | 23.11.2021 | |
Tittel | Forvaltningsleder | |
Navn | Xxxxxxx X. Xxxxxxxx |
2. Meldingsutveksling
Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) .
Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.
2.1 Alternative meldingsutveksling eller format
Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.
Alternativ meldingsutveksling/format | Ja/Nei | Merknader |
2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger
Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:
Spesifisering | Kommentar / Referanse / Eksempel |
Identifikasjon av kunde 1. | Organisasjonsnummer |
Identifikasjon av kundeadresse. | Post/gateadresse |
Identifikasjon av varer og tjenester. | Leverandørens artikkelnummer |
Ordre/bestillingsreferanse | Kundens innkjøpsordrenummer, dersom ikke tilgjengelig skal en angi en personreferanse med for og etternavn |
Rammeavtale. | Henvisning til kontrakts nummer hvis relevant/eksisterende. |
Formater på vedlegg. | I henhold til anbefalte formater definert i EHF spesifikasjonene |
Linje ID | Det forventes linje ID i svar tilbake på ordresvar og faktura |
3. Elektronisk produktkatalog
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Ved endringer i produktkatalogen skal katalog oppdateres uoppfordret minimum 7 dager
1_
før endring trer i kraft og/eller minst ganger pr år.
Godkjenning av EHF Katalog
Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.
Prosess | Mottatt oppdragsgiver | Tilgjengelig bestiller |
Ny katalog | Leverandøren plikter å levere EHF katalog snarest mulig og senest 10 arbeidsdager etter ny avtale er signert elektronisk | |
Oppdatering/endring av katalog | Min. 7 dager før endring trer i kraft |
3.1 Krav til kvalitet i visse katalog felt
Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse felter fylles ut i katalog.
Vurderingsparameter | Krav til poengsum (0-5) 1 | |
A | Produktnavn | 5 |
B | Produktbeskrivelse | 5 |
C | Bilder | 5 |
D | Kategorisering (UNSPSC v18) 2 | 5 |
E | Synonymer / nøkkelord | 5 |
F | Produktidentitet 3 | 5 |
G | Vedlegg | 5 (Gjelder risikoprodukter der HMS- sikkerhetsdatablad er obligatorisk) |
1 Kravmatrise se avsnitt7.
2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold UNSPSC versjon 18 Norsk. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx
3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.
3.2 Innhold Katalog
Feltnavn er i henhold til EHF Katalogformatet. Katalog veileder er hovedkilden for korrekt informasjon. Samhandlingsavtalen har til hensikt å hjelpe aktørene om å ha felles forståelse av de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende.
Katalogfelt | Bruk (ja/nei) | Kommentar |
Katalognummer/navn | Xx | |
Katalog språk | Ja | |
Aksjonskode | Ja | Add= Ny katalog, Update=Oppdatering hele katalogen blir byttet ut, Delete=Hele katalogen slettes |
Datofelter | Ja | |
Kontraktsnummer | Ja | |
Aktøridentifikasjon | Ja | Organisasjonsnummer for utsteder og mottaker av katalog |
Mailadresse katalogansvarlig leverandør | Ja | . |
Identifikator | Xx | |
Bestillbarindikator | Nei | . |
Bestillingsenhet | Xx | . |
Prisbeløp | Ja | |
Valuta | Ja | Eks NOK, SEK, DKK |
Leverandørens artikkelnummer | Ja | |
UNSPSC + kodeverdi | Ja | |
Produktnavn | Xx | |
MVA sats | Ja | . |
Produktbeskrivelse | Ja | |
Nøkkelord | Ja | |
Produsent navn og varenummer1 | Ja | |
Opprinnelsesland (landkode) | Ja | . |
Farlig gods/Risikoprodukter | NEI | |
HMS datablad | Ja | Obligatorisk dersom verdien under” Risikoprodukt” er ja |
Miljø, sosialt ansvarsmerker | Ja | Ja hvis dette er stilt som krav i konkurransen (kodeliste) merkenavn og lenke til spesifikasjon. Leverandører oppfordres å levere info om miljømerker i katalog selv om dette ikke er krav satt i konkurransen |
Pakningsnivå | Ja | Hvis forskjellige priser for forskjellige pakningsstørrelser angis dette her. En pakning må ha et unikt varenummer selv om det er samme vare. Koder: DU= T-pak eller Pall, TU=D-Pak eller T-Pak, CU=F-Pak |
Pakningsenhet og kvantum | Ja | |
Ledetid | Ja | |
Farlig gods | NEI | UNDG kode, farlig godsklasse, URL til HMS datablad |
Minste ordrestørrelse | Ja | |
Bilde | Xx | Xxxxxxxxxx (URL) vedlegges i katalog sammen med tilhørende informasjonsfelter på artikkel. Bildelenke skal kun henvise til produktbilde, ikke til nettside med ytterligere funksjonalitet |
4. Bestilling
60
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør senest Xxxxxxx ordrer sendt leverandør, på dagtid, i ukedager.
minutter etter at bestilling er mottatt.
epost_
Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på følgende måte:
4.1 Bruk av bekreftelse med endring
Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:
Type endring | Ja | Nei |
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren. | Ja | |
Xxxxxx xxxxxxxxxxxxx for en enkelt varelinje** | Ja | |
Reduksjon i kvantum som leveres | Ja | |
Erstatningsprodukt * | Nei | |
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet) | Ja | |
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre) Splitting av leveransen er kun tillatt dersom ikke annet er avtalt spesifikt i en annen innkjøpskontrakt mellom partene | Ja | |
Andre endringer (må spesifiseres): | Nei | |
* Må avtales med kjøper før ordrebekreftelse sendes ** Helse Nord krever endret leveransedato på linjenivå for ordrerespons hvis leverandør endrer foreslått leveransedato på ordre | ||
4.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling
Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:
Funksjonalitet i bestilling | Tilleggsinformasjon |
4.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring
Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:
Prinsipp | Ja | Nei |
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen 1 virkedag etter mottak av bekreftelsen. | Ja | |
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal | Nei |
kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt. | ||
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen 3 virkedager etter mottak av bekreftelsen. | Nei |
5. Forsendelse og varemottak
Helse Nord kan motta EHF pakkseddel men er ikke ett krav, dette kan avtales mellom partene.
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
6. Fakturering
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Presisering av informasjon i faktura | Bruk (ja/nei) | Kommentar |
Ordrereferanse/Ordrenummer | Ja | |
Oppdragsgivers referanse | Ja* | *Ved manglende innkjøpsordrenummer kan «Deres referanse» brukes |
7. Kvalitetsparameterne for produktkatalog
Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog ref. kapittel 3.1.
Attributt | Verdi | Kriterier |
A - Produktnavn | 0 | Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype. |
1 | Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt. | |
2 | Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike. | |
3 | Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
4 | Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
5 | Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere). | |
B - Produkt- beskrivelse | 0 | Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes. |
1 | Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet | |
2 | Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC) | |
3 | Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet. | |
4 | Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer. | |
5 | Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse) | |
C - Bilder | 0 | Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker |
1 | Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker | |
2 | 25 % av samtlige artikler har bildelenker | |
3 | 50 % av samtlige artikler har bildelenker | |
4 | Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler | |
5 | Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler | |
D - Kategori- sering (UNSPSC) | 0 | Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) |
1 | Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) | |
2 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2) | |
3 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3) | |
4 | 90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3). | |
5 | 99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3). | |
E - Synonymer | 0 | Ingen synonymer /nøkkelord |
1 | Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff. | |
2 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler | |
3 | Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
4 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
5 | Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff. | |
F - Produkt- identitet | 0 | Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom). |
1 | Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
2 | Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer. | |
3 | 25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
4 | 50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
5 | 99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. | |
G - Vedlegg | 0 | Ingen bilag |
1 | Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
2 | 25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
3 | 50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
4 | 75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad. | |
5 | 99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad |