KONKURRANSEBESTEMMELSER
Anskaffelse av infrastruktur og drift mv. som en tjeneste
KONKURRANSEBESTEMMELSER
1. Innledning 3
2. Anskaffelsens omfang og formål 3
3. Om konkurransegrunnlaget 5
4. Administrative bestemmelser 5
4.1 Anskaffelsesprosedyre 5
4.2 Tidsplan 5
4.3 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen 6
4.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 6
4.5 Offentlighet og taushetsplikt 6
4.6 Kostnader ved å delta i konkurransen 6
5. Krav til leverandøren/tilbudet 6
5.1 Kvalifikasjonskrav 6
5.2 Skatteattest 7
5.3 Språk 8
5.4 Tilbud på deler av oppdraget 8
5.5 Alternative tilbud 8
5.6 Vedståelsesfrist 8
5.7 Tilbudets innhold og struktur 8
5.8 Innlevering av tilbudet 9
5.9 Endring og tilbakekall 9
6. Evaluering av tilbud 9
6.1 Tildelingskriterier 9
6.2 Vurdering av avvik 9
7. Avslutning av konkurransen 9
1. Innledning
Pensjonstrygden for Sjømenn («PTS», «oppdragsgiver» eller «Kunden») inviterer til konkurranse med forhandling om leveranse av infrastruktur, drift og brukerstøtte som en tjeneste for virksomhetskritiske fag- og administrasjonssystemer.
PTS er en offentlig virksomhet underlagt Arbeids- og sosialdepartementet som forvalter en lovbestemt pensjonsordning for arbeidstakere til sjøs. Pensjonsordningen finansieres ved premie fra sjømenn, rederier og tilskudd fra staten. 750 rederier- og offshorevirksomheter med til sammen 28 000 ansatte har et kundeforhold til PTS. Vi ivaretar pensjonsrettighetene for om lag 178 000 medlemmer og utbetaler årlig 1 mrd. kroner i pensjoner til ca. 6000 pensjonister. Vi er 24 ansatte og holder til sentralt midt i Oslo sentrum.
PTS har som mål å være en moderne pensjonsforvalter og et sentralt satsingsområde har i mange år vært digitalisering og automatisering av pensjonsløsninger.
2. Anskaffelsens omfang og formål
Kunden utvikler og drifter i dag infrastruktur og IT-systemene med interne ressurser. Kunden har eget serverrom i kontorlokalene, egenutviklede applikasjoner, noen skytjenester og gjør bruk av enkelte eksterne infrastrukturtjenester som brannmur, lagring av data på ekstern lokasjon, katastrofeløsning/disaster-recovery, Office 365. Det medgår 2 - 2,5 interne årsverk på infrastrukturen, herunder drift av serverpark, ESX-farm, UPS, back up, brukerstøtte, lisens- og avtaleforvaltning, anskaffelsesprosesser, innkjøp, identitet- og tilgangstyring, mv. I tillegg innhentes det konsulentbistand ved videreutvikling, installasjoner av nye komponenter og programvare, samt for kompleks problemløsning. Det er til enhver tid mellom 4 - 6 systemutviklere som ivaretar applikasjonsbehovene.
Anskaffelsen omfatter Kundens behov for en helhetlig tjenesteleveranse ut fra ønsket om en tjenesteorientert driftsmodell, som gir forutsigbarhet i totalkostnad, kostnader pr måned, pr. tjeneste, og garanti for ytelser og responstid. Det forventes at Leverandøren tar et ende-til- ende-ansvar. Alle elementer som inngår i dagens driftsmodell, opplegg for infrastruktur, driftsplattform, run time-, utviklings- og testplattform, samt brukerstøtte skal ivaretas i denne anskaffelsen. Avtalen innbefatter i tillegg kjøp og/eller leie av utstyr, drift, utskifting og vedlikehold av komponenter, kontor- og møteromsutstyr, basisprogramvare, kontorstøtteapplikasjoner, Office 365, mv. Det er et mål at de nye tjenestene skal ha høyere kvalitet, sikkerhet og fleksibilitet enn Kunden har med dagens driftsmodell, infrastruktur og brukerstøtte.
Leverandør skal ha et totalansvar for IT-infrastruktur. Infrastrukturen understøtter hele Kundens behov for alt fra periferutstyr, møteromsutstyr, nettverk, lagringsbehov, serverarkitektur, virtuelle maskiner, sikkerhetsløsninger, overvåking, til opplegg for katastrofehåndtering. På infrastrukturen kjøres plattformer for Kundens produksjonssystemer 24/7/365, sammensatt av komplekse og kritiske applikasjoner med relativt høy grad av maskin-til-maskin-kommunikasjon til eksterne tjenester/systemer. Systemene er transaksjonsintensive, med integrasjoner til de flere nasjonale felleskomponenter og andre viktige eksterne og interne tjenester, for å realisere høy automatiseringsgrad som i snitter over 87 % av alle nye vedtak om pensjon). Runtime-
/produksjonsmiljøet, utviklingsmiljøet, test- og utrullingsmiljøet og overvåking ligger også til Leverandørens ansvar.
Ny IT-driftsmodell må kunne modulere leveransen på en slik måte at det er enkelt å anskaffe, avvikle og fornye IT-tjenester og tjenesteleverandører uten å måtte vurdere den samlede leveransen av alle tjenestene. Det skal tilbys tjenester som sikkerhetsplattform med identitet- og tilgangstyring, overvåkingsplattform, nettverksplattform, support, samhandlingsplattform, selvbetjeningsløsning, plattform for applikasjonsdrift, utviklings- og testplattform, kontorstøtteverktøy og arbeidsflate for de ansatte.
Avtalen omfatter herunder drift av utviklings- og testplattformene, utviklingsmiljøet, ansvar for databaseserverne, og drift av databasene, samt Kundens administrative verktøy for endringsprosessen.
Avtalen omfatter transisjon fra eksisterende infrastruktur til en ny helhetlig infrastruktur, samt overgang til et opplegg for ny drift- og brukerstøttetjeneste. Det forventes at Leverandøren gjennomgår Kundens infrastruktur og systemer, både fysiske komponenter og programvare, kvalitetsnivå, og deretter redegjør for hva av utstyret som må og bør skiftes ut og vurdere om noe av det eksisterende kan driftes videre under denne avtalen. Det er et mål å avvikle dagens infrastruktur.
Kunden er p.t. omfattet av Digitaliseringsdirektoratets (DigDir) avtale om kjøp av datautstyr. Leverandøren skal gi tilbud på, og produktliste over datautstyr, da det skal vurderes om det er hensiktsmessig å videreføre tilknytningen til DigDirs avtale, eller om bedre betingelser kan oppnås i denne anskaffelsen.
Avtalen omfatter ikke selve systemutviklingsarbeidet tilknyttet Kundens forretnings- programvarer, test og deploy til produksjon, integrasjoner og fagsystemer.
Tilbudet skal presenteres ut fra et tjenesteperspektiv slik at det på en enkel måte er mulig å kunne bytte ut, avvikle eller tillegge deler av leveransen. Avtalen som inngås skal være fleksibel med hensyn til hvilke systemer som driftes av Leverandøren.
Tjenestene som tilbys skal være bedre og sikrere enn dagens løsning som Kunden har. Det er kjente mangler i Kundens infrastruktur i dag som forventes utbedret gjennom ny IT-driftsmodell. Avtalen som inngås skal resultere i stabile, sikre, fleksible og skalerbare driftstjenester til konkurransedyktige priser.
Kunden ønsker å inngå et langvarig partnerskap med en proaktiv, solid, pålitelig, erfaren og voksen leverandør. Leverandøren skal bidra til løsninger som understøtter Kundens plikt til å levere iht samfunnsoppdraget.
Denne anskaffelsen tar sikte på at ny leverandør skal levere tjenestene iht. IT-standarder og gjeldende lover og forskrifter for offentlig sektorAnskaffelsen legger opp til at avtalen kan signeres i løpet av sommeren 2021.
Anskaffelsens omfang er nærmere beskrevet i bilag 1 – Kravspesifikasjon.
Kontraktens varighet
Avtalen vil ha en utgangsvarighet på i 5 år og fornyes deretter automatisk med 1 år om gangen.
3. Om konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av de deler og dokumenter som angitt nedenfor.
Del | Beskrivelse |
I | Konkurransebestemmelser; dette dokumentet - Vedlegg 1: Referanseoversikt |
II | Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester (Driftsavtalen), SSA-D 2018-versjonen med bilag: - Bilag 1/2: Kundens kravspesifikasjon/Leverandørens løsningsspesifikasjon - Bilag 3: Beskrivelse av dagens løsning - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen - Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner - Bilag 6: Administrative bestemmelser - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 9: Endringer av driftstjenesten etter avtaleinngåelsen - Bilag 10: Standardvilkår for tredjepartsleveranser - Bilag 11: Databehandleravtale |
4. Administrative bestemmelser
4.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov nr. 73 av 17. juni 2016 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift nr. 974 av 12. august 2016 om offentlige anskaffelser (FOA) som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jf. anskaffelsesforskriften del I og III. Alle interesserte leverandører kan levere forespørsel om deltakelse i konkurransen. Kvalifiserte leverandører inviteres deretter til å levere tilbud.
Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om før forhandlingene innledes eller underveis i forhandlingene. En reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene.
4.2 Tidsplan
Konkurransefasen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Frister angis også i Mercell. Tilbyderne vil bli orientert ved eventuelle endringer i tidsplanen.
# | Aktivitet | Dato |
1. | Frist for forespørsel om deltakelse | 23.mars |
2. | Kvalifikasjon og invitasjon til deltakelse i konkurranse | Uke 12 |
3. | Tilbudsfrist | 23. april kl. 12:00 |
4. | Forhandlinger | Uke 18/19/20 |
5. | Frist for endelig tilbud | Uke 21 |
6. | Kontraktstildeling | Uke 22 |
7. | Kontraktsinngåelse (etter karensperiode på minimum 10 dager) | Uke 24 |
4.3 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen
Anskaffelsen administreres i konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. All korrespondanse vedrørende anskaffelsen samt innlevering av forespørsel om å delta og innlevering av tilbud skal skje via Mercell.
Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og svar vil bli fortløpende distribuert via Mercell, hvorfra e-post til tilbydernes kontaktpersoner genereres.
4.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Dersom Leverandørene blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, ber Oppdragsgiver om å bli kontaktet for å kunne rette eventuelle feil eller tydeliggjøre eventuelle uklarheter.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig, vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget.
4.5 Offentlighet og taushetsplikt
Iht. anskaffelsesforskriften § 7-3 om offentlighet kan allmennheten i medhold lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr. 16) kreve innsyn i innleverte tilbud etter kontraktstildeling.
For at Oppdragsgiver skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht. anskaffelsesforskriftens § 7-4, vil Oppdragsgiver be om å få oversendt en elektronisk kopi av tilbudet i redigerbart format der eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, er sladdet.
I den forbindelse gjør Xxxxxxxxxxxxx oppmerksom på at vi har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som tilbyderne anmoder unntatt offentlighet. Tilsvarende dersom tilbyderne etter Oppdragsgivers forespørsel ikke har levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring uten ugrunnet opphold.
4.6 Kostnader ved å delta i konkurransen
Leverandørene utarbeider og leverer tilbud samt deltar i eventuelle forhandlinger for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen.
5. Krav til leverandøren/tilbudet
5.1 Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene skal være oppfylt. Tilbyder skal fylle ut ESPD-skjema som er integrert i Mercell som egenerklæring på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/fravær av avvisningsgrunner.
Tilbyderne bes merke seg at dersom underleverandør benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskravene må signert forpliktelseserklæring/garantierklæringer fra aktuelle underleverandører/garantister vedlegges tilbudet. Tilbyder må sørge for at underleverandør også leverer nødvendig dokumentasjon, herunder utfylt ESPD-skjema.
Underleverandører som kun skal benyttes i kontraktsoppfyllelsesfasen uten at de må benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskravene, trenger ikke levere ESPD-skjema.
Det anmodes om at dokumentasjonen som etterspørres legges ved allerede ved innsending av forespørsel om å delta. Dersom dokumentasjonen ikke vedlegges ved søknaden, vil oppdragsgiver etterspørre dokumentene med en kort tilleggsfrist. Invitasjon til å delta vil sendes ut fortløpende til tilbydere som har sendt inn tilfredsstillende dokumentasjon. Tilbydere som ikke har sendt inn tilstrekkelig dokumentasjon, vil ikke har krav på tilleggsfrist vis a vis tilbydere som allerede ved innsending av forespørselen har sendt inn tilstrekkelig dokumentasjon.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak. | • Utskrift fra foretaks- eller handelsregister. |
Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell evne til å gjennomføre avtalen. | • Foretakets siste årsregnskap med vedlegg, eventuelt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. • Kredittrating fra anerkjent kredittratingsinstitusjon. |
Leverandøren skal ha betydelig erfaring med tilsvarende leveranser. | En oversikt over tilbyders viktigste leveranser de siste tre årene utfylt i vedlagte referanseskjema. Tilbyder må spesifisere innholdet i leveransene, verdi, varighet og navn på oppdragsgiver. Denne erfaringen/kompetansen skal være knyttet til egne ansatte i virksomheten. |
Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikrings- /styringssystem tilpasset leveransen. | En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat. |
Leverandøren skal ha et relevant miljøledelsessystem eller metode for miljøledelse. | Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem eller metoder for miljøledelse internt. Attest for miljøledelsesstandard utstedt av uavhengige organer, for eksempel ISO 14001, EMAS eller tilsvarende, vil være tilstrekkelig. |
5.2 Skatteattest
Leverandør skal levere attest for betaling av skatter, merverdiavgift og trygdeavgifter.
For tilbydere med forretningsadresse utenfor Norge innebærer kravet om skatte- og merverdiavgiftsattest at det må fremlegges attest som bekrefter at tilbyderen har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attesten skal utstedes av offentlig myndighet som er autorisert til å utstede slik attest, og må ikke være eldre enn seks måneder.
5.3 Språk
Forespørsel og tilbud skal utformes på norsk. Forhandlinger gjennomføres på norsk.
5.4 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke anledning til å inngi tilbud på kun deler av oppdraget.
5.5 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbudet skal relateres til de beskrivelser og krav som er oppstilt i konkurransegrunnlaget.
5.6 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal ha fire måneders vedståelsesfrist fra dato for innlevering av tilbud.
5.7 Tilbudets innhold og struktur
Kun inviterte tilbydere skal levere tilbud.
Tilbudet skal bestå av de dokumenter som er angitt nedenfor i søkbart pdf-format, navngitt som følger: <Tilbyders navn>_<Dokumentnavn.pdf.
Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er komplett og korrekt.
Dok. nr. | Beskrivelse |
A. | Signert tilbudsbrev, som inneholder: a. Virksomhetens fulle navn, stilling, e-post og telefon for tilbyders kontaktperson. b. Angivelse av ev. avvik fra konkurransegrunnlaget. |
B. | SSA-D Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon (besvarelse av kravtabell og gulmarkerte felter) |
C. | SSA-D Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen (besvarelse av gulmarkerte felter) |
D. | SSA-D Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner (besvarelse av kravtabell og gulmarkerte felter) |
E. | SSA-D Bilag 6: Administrative bestemmelser (besvarelse av kravtabell og gulmarkerte felter) |
F. | SSA-D Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser (utfylte pristabeller) |
G. | SSA-D Bilag 10: Standardvilkår for tredjepartsleveranser (ved behov) |
H. | Utfylt referanseskjema |
I. | CV’er for nøkkelpersonell |
5.8 Innlevering av tilbudet
Tilbudet leveres via Mercell innen den frist som er angitt ovenfor. Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp dokumenter etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderne oppfordres til å starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.
5.9 Endring og tilbakekall
Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje i Mercell, hvorpå nye dokumenter kan lastes opp.
Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud, som skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor.
6. Evaluering av tilbud
6.1 Tildelingskriterier
Kontrakt tildeles den tilbyderen som har inngitt det endelige tilbud som innebærer det beste forhold mellom kvalitet og pris i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor.
Tildelingskriterium | Vekt | Beskrivelse/Vurderingstema |
Kvalitet | 65 % | Kvalitetsvurderingen vil omfatte oppdragsgivers skjønnsmessige evaluering av: • Kvalitet på løsningsbeskrivelsen (besvarelser i bilag 2) • Kvalitet på tilbudt etableringsprosjekt (besvarelser i bilag 4) • Kvalitet på tilbudt tjenestenivå (besvarelser i bilag 5) • Kvalitet på tilbudt organisering og nøkkelpersonell (besvarelser i bilag 6 og vedlagte CV’er) • Kvalitetsmessig vurdering av tidligere oppdrag, inkludert ev. samtaler med referansekunder |
Pris | 35 % | Priser angitt i bilag 7 |
6.2 Vurdering av avvik
Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyderen. Eventuelle spørsmål om avvisning grunnet avvik vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriften kapittel 24. Avvik som ikke medfører avvisning vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet pris om de antas å ha økonomisk betydning, eventuelt under de øvrige kvalitetskriteriene, dersom de vurderes å ha betydning for disse.
7. Avslutning av konkurransen
Berørte tilbydere vil få meddelelse om tildelingsbeslutning. Det vil deretter påfølge en tidagers karensperiode før kontrakt kan inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har signert kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen ved saklig grunn. Dette kan blant annet være annen organisering av virksomheten eller bortfall av behov av andre grunner.
***