Konkurransegrunnlag - Drift av bobilhavna ved Hjertnesstranda i Sandefjord for perioden 2021-2025
Konkurransegrunnlag - Drift av bobilhavna ved Hjertnesstranda i Sandefjord for perioden 2021-2025
Innholdsfortegnelse
1.1 Kort om Sandefjord kommune
1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov
1.2.2 Informasjon om bobilhavna
1.4 Avtalens varighet og antall leverandører
1.4.2 Antall leverandører/Deltilbud
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD
2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlag
2.3 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon
2.9 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode 3 KVALIFIKASJONSKRAV
7 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
7.2 Elektronisk signatur ved innlevering
7.3 Tilbudets utforming ved levering
8 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
1.1 Kort om Sandefjord kommune
1. januar 2017 slo kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord seg sammen til én kommune; Sandefjord kommune. Sandefjord kommune er en kommune med ca. 62 000 innbyggere. Du finner mer om oss på xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov
Det skal inngås ny leieavtale for drift av bobilhavna på Hjertnesstranda i Sandefjord sentrum. Avtaletiden er 5 år, for perioden 1.1.2021-31.12.2025, med mulighet for opsjoner på ytterligere 2 år. Bobilhavna har 13 plasser, og er plassert ca. 300 meter sør for Badeparken, langs vei 303. I direkte tilknytning ligger en bensinstasjon samt flere fritidsanlegg. Bobilhavna er ca. 1,6 daa, utformet som en sirkel som er plassert ca. 30-40 meter fra sjøen. Oppstillingsplassene har fast dekke med asfalt/kantstein, tilgang til strømkontakter, lysstolper, felles
tømmestasjon og vannuttak. Noen oppgraderingstiltak for strømstolper og ny oppmerking planlegges av Sandefjord kommune ila våren 2021 uten at dette påvirker driften nevneverdig.
I løpet av 2021 planlegges også realisert eget sanitærbygg i området på Stubb. (Dette forutsetter budsjettmessige avsetninger)
Leietaker forplikter seg til å drive og vedlikeholde bobilhavna gjennom hele året, slik det fremgår av konkurransegrunnlaget. Sandefjord kommune er eier og inngår leieavtale med leietaker for avtaleperioden.
Ytterligere informasjon om bobilhavna og forutsetninger for bruk og drift gis i pkt. 1.2.2, informasjon om bobilhavna.
1.2.2 Informasjon om bobilhavna
Bobilhavna ble førte gang etablert i 2009. Innen våren 2021 vil det bli gjennomført noen oppgraderinger av
installasjoner i bobilhavna i regi av Sandefjord kommune. Eksisterende strømstolper planlegges byttet ut med nye strømstolper med lysdioder. I tillegg skal oppstillingsplassen merkes opp på nytt ihht. gjeldende
brannvernkrav med avstand mellom plassene. Totalt vil det være ca. 13 plasser etter nye krav. Sannsynligvis vil det også bli foretatt utbedringer av eksisterende tømmestasjon med vannuttak. Planlagte arbeider vil bli
gjennomført i samråd med ny leietaker, slik at aktiviteten ved bobilhavna berøres i minst mulig grad.
Sandefjord kommune er grunneier og eier av bobilhavna ved Hjertnesstranda, mens det er leietaker som er ansvarlig for drift og vedlikehold av bobilhavna med tilhørende elementer og innretninger i avtaleperioden (2021-2025). Alle kostnader som knytter seg til drift og vedlikehold dekkes av leietaker.
Det inngås egen leieavtale som regulerer forutsetningene for driften, i tråd med konkurransedokumentene. Følgende forutsetninger gjelder for bruken/driften av bobilhavna:
Bobilhavna skal kun benyttes av bobiler.
Oppstillingsplassen vil ha ca. 13 plasser ihht. gjeldende brannkrav. Overnatting begrenses til 3 døgn pr. besøk.
Bobilhavna er åpen hele året.
Leietaker forestår løpende all forvaltning, drift og vedlikehold av anlegg og installasjoner i bobilhavna, og sørger for alle nødvendige tillatelser til driften. I dette inngår bl.a. daglig rydding/renovasjon, tilsyn og kontroll, håndheving av gjeldende politivedtekter mv. Ev. renovasjonsordning må etableres av leietaker. Leietaker har ansvar for kontroll og tømming av fellesanlegg med tømmestasjon og vannuttak mv.
Det kan ikke gjøres endringer i bobilhavna med tilhørende installasjoner uten kommunens samtykke. Det er ikke anledning for leietaker å sette opp reklame eller drive salgsvirksomhet i bobilhavna.
Eventuelle betalingsløsninger som bankterminal, tekniske løsninger, nettverk og internett er leietaker selv ansvarlig for å etablere og bekoste. Leietaker må også sørge for at det etableres tilstrekkelig informasjon om tilbudet og virksomheten i bobilhavna, med kontaktinformasjon til driveren (leietaker).
Oppdragsgiver tar et forbehold om budsjettmessige endringer.
1.4 Avtalens varighet og antall leverandører
1.1.2021 - 31.12.2025 (5 år)
Tjenesten skal utføres i perioden
Opsjon:
Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1+1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir 7 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 6 måneder før avtalens utløp.
1.4.2 Antall leverandører/Deltilbud
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Eventuell tilbudsbefaring/tilbudskonferanse | 22.10.2020 12.00 Alternativt dato og tidspunkt i uke 44 kan avtales. |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 01.11.2020 13.00 |
Frist for å levere tilbud | 05.11.2020 13.00 |
Tilbudsåpning | 05.11.2020 13.00 |
Evaluering | Uke 46 |
Eventuell dialog | Uke 46-47 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Innen uke 47 |
Utløp av karensperiode | 13.11.2020 |
Utløp av karensperiode | 13.11.2020 |
Kontraktsinngåelse | Innen uke 47. |
Tilbudets vedståelsesfrist (i måneder) | 6 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD
Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I der ikke annet er nevnt spesielt. Denne loven med forskrifter finnes på
Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen tilbudskonkurranse.
Tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet.
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved
tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter.
2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlag
Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel av en tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder
tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet "tilleggsinformasjon" i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følge da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen.
2.3 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen.
Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet "kommunikasjon". Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på "Send" . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er
tilgjengelig under fanebladet "kommunikasjon" og deretter under fanebladet "tilleggsinformasjon". Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler tilbudet, skal være/foregå på norsk.
Alternativt tilbud aksepteres ikke.
Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen, samt eventuelle etterfølgende forhandlinger skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
I henhold til Xxxxxxxxxxxxx (heretter benevnt ”Offl.”) § 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte
personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA § 7-3, Offl § 13 og Forvaltningsloven § 13.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om
tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
2.9 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en karensperiode.
Nedenfor følger kvalifikasjonskrav som stilles på leverandørens kvalifikasjoner. Det bes om at dokumentasjon på kvalifikasjonskravene medfølger tilbudet.
Egnethet til å utføre de faglige aktivitetene, inkludert krav om registrering i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister
Betaling av offentlige avgifter
Norske tilbydere skal fremlegge attest for betalt Skatt og MVA, og som ikke skal være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt: Attest for betalt Skatt og MVA
Økonomisk og finansiell kapasitet
Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre avtalen
Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og
finansielle stilling. Det kreves at tilbyder kan dokumenter tilgjengelig egenkapital på 50 000 NOK som start kapital. Dette skal dokumenteres gjennom bankgaranti eller annen tilgjengelig dokumentasjon fra
finansinstitusjon.
Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Tilbyderen skal ha erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag innenfor service, mv.
Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt: Tilbyderen skal vedlegge en liste over de viktigste relevante
Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet
Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt: Redegjørelse for organisering av drift, bemanning og de
redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som tilbyder disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget.
Det er satt en rekke absolutte krav (minimumskrav) som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av avtalen. Kravene er beskrevet i vedlegget
"Spesielle Kontraktsvilkår".
Viser til kravene stilt i Mercell under faneblad Krav.
Det vises til kravene stilt i Mercell, under fanebladet "Krav" (spesielle kontaktsvilkår).
Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt tilbud med det beste forholdet mellom pris og kvalitet ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn:
Kriterier Leveranse Vekting
Pris Utfylt pristabell 70
Kvalitet på oppdraget Beskrivelse av hvordan oppgaven 30 tenkes gjennomført og viktige momenter i leveransen
6.1 Evaluering
7 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
Kriteriet kvalitet blir vurdert etter skjønn, mens kriteriet "pris" blir vurdert etter forholdsmessig metode basert på totalpris.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil
tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
7.2 Elektronisk signatur ved innlevering
xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Den som signerer elektronisk må ha fullmakt til forplikte leverandøren.
7.3 Tilbudets utforming ved levering
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet "Dokumenter" i Mercell-portalen:
Dok 01 - Tilbudsbrev
Dok 02 - Besvarelse av tildelingskriteriene
Eventuell fullmakt for å forplikte firmaet kan legges som vedlegg.
Tilbyder skal leverer en komplett sladdet utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretnings-
hemmeligheter er sladdet (markert med «sort sladd»). Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
8 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
Ved eventuelle avvik i innhold i konkurransedokumentene gjelder følgende rangordning mellom dokumentene:
1. Konkurransegrunnlag
2. Besvarelse av tildelingskriteriene
3. Spesielle kontraktsvilkår
4. Alminnelige kontraktsvilkår
Navn | Beskrivelse | Versjon | Endret dato |
1 | 01.09.2020 14.28 | ||
1 | 07.10.2020 15.30 | ||
1 | 24.09.2020 15.40 | ||
1 | 24.09.2020 15.40 | ||
1 | 24.09.2020 15.40 |
Xxxx | Xxxxxx dato | Beskrivelse |
13.10.2020 | Drift av Bobilhavna ved Hjertnesstranda i | |
13.40 | Sandefjord 2021-2025 | |
01.09.2020 | ||
14.28 | ||
01.09.2020 | Dette dokumentet er et avtaledokument, som | |
14.28 | henter priser fra Mercell-portalen ved opprettelse | |
av kontrakt. Leverandøren skal ikke fylle inn noe i | ||
dette dokumentet. | ||
12.10.2020 | ||
09.45 | ||