Arbeids- og velferdsetaten NAV Oslo / NAV Ytelseslinjen

// AVTALE – BILAG

Arbeids- og velferdsetaten NAV Oslo / NAV Ytelseslinjen

Anskaffelse av avtale om fjernarkiv/sikkerlagring av fagarkiv

Saksnummer 19/2652 Avtale om kjøp av tjenester – Bilag

Arbeids- og velferdsetaten Saksnr: 19/2652

Avtale om kjøp av tjenester Side 2 av 16

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

1 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN

NAV Oslo leier i dag lokaler og drifter eget fjernarkiv for NAV Oslos enheter, og for NAV Ytelseslinjen. Leieforholdet opphører høsten 2020. Formålet med anskaffelsen er å inngå en avtale om sikker oppbevaring av oppdragsgivers fagarkiv etter dette tidspunkt. Det skal inngås avtale som sikrer oppbevaring og dokumenthåndtering i tråd med arkivlov, arkivforskrift og Riksarkivarens krav, samt lov om behandling av personopplysninger.

2 OVERORDNET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN

2.1 Omfang

NAV har gått over til elektronisk arkivering, men krav til oppbevaring/kassasjon medfører at det fortsatt oppbevares gamle saker i papirform som må lagres i egnede arkiv. Avtalen omfatter arkivmaterialet som er i NAV Oslos nåværende fjernarkiv, til sammen ca. 12 500 hyllemeter, hvorav 9000 hyllemeter tilhører NAV Oslo og 3500 hyllemeter tilhører NAV Ytelseslinjen.

Arkivet omfatter i all hovedsak stønadssaker, og består således primært av saksmapper på brukere (A4-format), i noen grad fordelt på ytelser etter folketrygdloven. Noen saksmapper består at flere ytelser. I tillegg består arkivet av noen permer, primært med begrenset krav til oppbevaring (bilag ol.). Videre inneholder dagens arkiv også noe usystematiserte dokumenter.

NAV har i stor grad gått over til elektronisk saksbehandling og arkivering, og følgelig vil ikke arkivmaterialet i det aktuelle arkivet øke. Det drives arkivpleie slik at arkivert materiell løpende kasseres/avhendes i tråd med gjeldende lovverk. Det arbeides også på nasjonalt nivå i NAV med å se på mulighetene for skanning av etatens fagsystem. Det er ikke avklart omfang eller oppstart av eventuell skanning, men dette vil kunne medføre at behovet for hyllemeter reduseres i løpet av avtaleperioden.

2.2 Beskrivelse av tjenesten

Anskaffelsen omfatter merking/registrering, pakking og transport fra nåværende fjernarkiv beliggende på Ensjø i Oslo, samt hensiktsmessig og sikker oppbevaring av arkivmaterialet.

Det er i noen grad behov for å hente ut saksmapper fra fagarkivet i forbindelse med saksbehandling, innsynsbegjæringer eller lignende. Volumet på dette er estimert til ca. 2000 saker pr. år. Dokumentsenteret i NAV Oslo, NAV Serviceenhet Oslo, plukker i dag saker på bestilling fra lokale enheter og oversender disse. NAV Serviceenhet Oslo vil være kontaktpunkt for leverandør, og stå for bestilling, mottak og retur av saksmapper som hentes ut av arkivet. Det tas forbehold om at saksmapper som blir tatt ut av arkivet ved saksbehandling kan bli skannet/digitalisert, og derfor ikke vil bli returnert til arkivet. Det kan bli aktuelt med flere kontaktpunkt, maksimalt 3.

Dette er sjelden hastesaker, og oppdragsgiver forventer at det maksimalt vil være behov for plukking og oversendelse av saker to ganger pr. uke. Et eksternt lager må imidlertid ikke være

lokalisert lenger vekk fra Oslo enn det kravet til leveringstid (Jfr. Pkt. 3.1., neste virkedag) tilsier.

3 BESVARELSE AV KRAV - KRAV TIL LEVERANSEN

Nedenfor fremgår de minstekrav oppdragsgiver stiller til tjenesten. Det understrekes imidlertid at kravene ikke må oppfattes som absolutte minstekrav som automatisk vil medføre en plikt til avvisning fra konkurransen. Ved eventuelle avvik, vil oppdragsgiver foreta en vurdering av størrelsen på avviket, betydningen for oppdragsgiver og betydningen for konkurransen. Oppdragsgiver vil herunder vurdere betydningen av avviket sett opp mot leveransen som helhet. Det presiseres at ett enkelt avvik kan anses som vesentlig og det presiseres også at selv mindre avvik vil gi oppdragsgiver en rett til avvisning. Alle avvik vil derfor som utgangspunkt medføre en risiko for avvisning.

Oppdragsgivers bestilling består av følgende tre hovedelementer:

• Katalogisering og flytting av arkiv til nytt, eksternt arkiv.

• Drift av sikkert arkiv, herunder sikker oppbevaring og håndtering av dokumenter og system for fremfinning av dokumenter, samt fysisk levering av dokumenter innen gitte tidsfrister.

• Avvikling av arkiv/avtale.

3.1 Minstekrav:

Nr.	Minstekrav - overordnet	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
1	Det kreves at leverandøren følger arkivloven, og tilfredsstiller alle krav som er listet opp i arkivforskriftens § 2-1 til 2-11, samt Riksantikvarens krav til arkivlokaler, ref. «Veiledning for offentlige organer 2007». Ovennevnte gjelder også eventuelle nye eller endrede fremtidige lovmessige krav til arkivlokaler.
2	Leverandøren garanterer sikker håndtering av personsensitivt arkivmateriale, både ved flytting inn/ut av leverandørens arkiv, transport, løpende håndtering og oppbevaring av fysiske saksmapper og ved overføring av data til leverandørs egen datasentral/system. Rutinen skal beskrives.
3	Leverandøren kjenner og etterlever Lov om behandling av Personopplysninger
4	Leverandør innhenter politiattest for samtlige ansatte som vil håndtere dokumenter for oppdragsgiver
Nr.	Krav - katalogisering og flytting av arkiv til nytt, eksternt arkiv: (engangsoperasjon)	Svar (J/N)	Utfyllende Kommentar

5	Nåværende arkiv må pakkes ned og overflyttes til arkiv hos valgt leverandør innen 1. september 2020. Det er ønskelig med en gradvis overflytting fra nåværende til nytt arkiv, med oppstart Q4 2019.
6	Oppdragsgiver er avhengig av å til enhver tid ha oversikt over hvilke saksmapper/dokumenter som er lagret hvor. Ved flytting av NAVs arkiv må hver enkelt arkivmappe påføres strekkode og registreres elektronisk i leverandørenes eget system. Deretter legges den i boks den skal lagres i på eksternt lager. Leverandør må sikre katalogisering og pakking i bokser som sikrer gjenfinning i nytt arkiv. Det må foreligge en beskrivelse av rutiner for kvalitetssikring ved innregistrering av mapper.
7	Leverandørens data-/registreringssystem må i tillegg til navn, fødselsnummer og arkivserie inneholde felt for dødsår og makuleringsår. Systemet skal være fleksibelt med tanke på å ta inn nye informasjonsfelter i databasen. Alle felt i Leverandørens system skal være søkbare.
8	Tilbyder må garantere sikkert transport/flytting fra dagens fjernarkiv til Leverandør (før, under, etter transport). Dette omfatter sikring mot tyveri, brann, vann, og annen skade. Det stilles krav til katalogføring av transporten, slik at Leverandør til enhver tid har oversikt over hvilke dokumenter som er under transport, samt leveringstidspunkt til nytt lager.
9	Tilbyder må kunne håndtere økning i volum tilsvarende 30 % av estimert volum ved innflytting av arkivet. Priser og vilkår som angitt i Bilag 4 skal gjelde. Aktuelle tilbydere bes i tilbudet presisere hvorvidt det finnes begrensninger for mengde arkivmateriale NAV kan ta inn i avtalen utover 30 %.
Nr.	Xxxx - Xxxxxx oppbevaring og håndtering av dokumenter	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
10	Lagerlokalene skal være sikret mot brann, innbrudd, tyveri og vannskade hele døgnet alle dager, jfr. Riksarkivarens krav til arkivlokaler (Veiledning til offentlige organer, 2007).
11	Det skal være adgangskontroll som sikrer kun autoriserte personer tilgang til dokumentene.

	Alle som gis autorisasjon for tilgang til dokumentene skal ha politiattest og undertegne egen taushetserklæring fra NAV.
12	Leverandør skal kun ha tilgang på mappenivå. Leverandør skal ikke åpne saksmappene.
Nr.	Krav - System for fremfinning av dokumenter samt fysisk levering av dokumenter innen gitte tidsfrister	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
13	Alle mapper som lagres skal være katalogisert på en måte som sikrer gjenfinning av den enkelte saksmappe i henhold til de krav som stilles til leveringstid til NAV Oslos dokumentsenter (Serviceenhet) eller annet kontaktpunkt.
14	Det må være enkle og gode rutiner for bestilling av saksmapper og arkivserier. Dette innebærer at Leverandør har et hensiktsmessig søke- /bestillingssystem for oppdragsgiver. NAV Serviceenhet Oslo skal benytte systemet til bestilling av saksmapper og for oversikt over eget arkiv og hvilke mapper som er lagret der.
15	Leverandørens IKT-system og data skal være forsvarlig sikret og i henhold til spesielle sikkerhetskrav knyttet til oppbevaring og håndtering av sensitive opplysninger. Leverandørens IKT-system må ha back-up og system for katastrofegjenoppretting, og det skal sikres at opplysninger knyttet til oppdragsgivers arkiv skilles fra andre kunder.
16	Metadata eies av oppdragsgiver. Lagrede/innregistrerte data skal overleveres sammen med arkivmaterialet ved utflytting av hele arkivet eller arkivserier.
17	Leverandør må ha system for avviksregistrering og avvikshåndtering
18	Proveniens-prinsippet skal overholdes.
19	Leverandør skal kunne levere dokumenter som bestilles før kl. 16 innen kl. 12 påfølgende virkedag. Oppdragsgiver planlegger i utgangspunktet for 1-2 ukentlige forsendelser til NAVs dokumentsenter, men frekvens/hyppighet skal kunne justeres opp og ned. Tjenesten omfatter henting og retur av dokumenter som skal arkiveres etter utlån.

20	Oppdragsgiver skal faktureres for faktisk bruk av hyllemeter. Så fremt oppdragsgiver ikke tar nye arkiv/arkivserier inn i arkivet (pkt. 2.1), skal det ikke på noe tidspunkt faktureres for flere hyllemeter enn det som tas inn ved oppstart av avtalen. (F.eks. dersom Leverandør tar i bruk nye arkivbokser ved arkivering etter uthenting av saksmapper).
21	Lagret volum kan reduseres over tid. Leverandør må ha rutiner som sikrer effektiv utnyttelse av lagringsbokser (unngå ledig plass i boksene), og oversikt over faktisk bruk av hyllemeter. Faktisk antall hyllemeter oppdateres årlig pr. 31. januar, første gang 2022. Kostnaden til en slik årlig gjennomgang skal være inkludert i arkivleien. Dersom oppdragsgiver tar ut et større volum (på fagområder/serienivå (ikke enkeltbrukere), for makulering eller skanning skal antall fakturerte hyllemeter nedjusteres fra neste faktureringstidspunkt (x.xx. «Box out»)1.
22	Leverandør må kunne sende spesifisert og separat faktura for NAV Oslos og NAV Ytelseslinjens tjenester (oppbevaring og uthenting).
Nr.	Krav - avvikling av arkiv/avtale	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
23	NAV er avhengig av et smidig system for å ta ut hele arkivserier, eller hele arkivet ved avslutning av avtalen, i forbindelse med arkivpleie, eller dersom skanning av hele eller deler av NAVs fjernarkiv innføres. «Box out» er å forstå som kostnaden ved å: • ta ut en hel kartong fra lageret hos Leverandør • plassere denne ferdig pakket/emballert på pall på rampe hos Leverandør på tidspunkt avtalt med oppdragsgiver, og som er avstemt med oppdragsgivers transportør. • overlevere den elektroniske informasjonen registrert på materialet i kartongen til oppdragsgiver i et søkbart format i programvare som NAV har lisens på. Det skal i disse tilfellene ikke prises på saksmappe-nivå. Transport/bortkjøring inngår ikke, men kan prises separat i prisskjema.
24	Leverandør må sikre arkivmateriellet helt frem til det er hentet av oppdragsgiver.

1 Gjelder etter garantiperiode, jf. Avtale pkt. 5.5.

25	Arkivserier eller lignende deler av arkivet må kunne klargjøres innen to – 2 uker.
26	Hele arkivet må kunne klargjøres for flytting innen seks – 6 måneder.
27	Leverandør må avklare praktisk tilrettelegging med oppdragsgiver eller den oppdragsgiver peker ut (frekvens på klargjøring av kartonger, antall kartonger pr. pall, tidspunkt for avhenting mv.)

Tabellene over skal besvares på følgende måte:

Felt	Besvares som beskrevet
Nr.	Kundens identifikasjon av kravet. Skal ikke endres.
Krav til Leverandør	Kundens beskrivelse av kravet. Skal ikke endres.
Svar (J/N)	Leverandøren skal her svare om kravet kan oppfylles eller ikke. Dersom kravet oppfylles i sin helhet i den på nåværende tidspunkt tilgjengelige versjon som Leverandøren vil tilby, svares <J>. Dersom kravet bare delvis oppfylles eller vil bli oppfylt i en senere versjon, svares <N>. Leverandøren må i dette tilfellet beskrive avvik i hht krav, på hvilken måte kravet delvis oppfylles eller vil bli oppfylt. Leverandøren skal da krysse av i feltet ’Utfyllende kommentar’ med uthevet skrifttype som vist: <X>.
Utfyllende kommentar	Når dette feltet er krysset av med en <X>, skal Leverandøren gi en utfyllende kommentar i Bilag 2, se nedenfor. Leverandør utdyper/presiserer for øvrig sitt løsningsforslag i Bilag 2.

Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon

Utarbeides som svar til Bilag 1. Leverandørens løsningsspesifikasjon må knyttes opp mot Kundens kravspesifikasjon med tydelige referanser til de enkelte punktene i 3.1.

Bilag 3: Prosjekt - og fremdriftsplan

Tilbyder bes skissere fremdriftsplan for katalogisering og flytting av nåværende fjernarkiv til nytt, eksternt arkiv, som sikrer tømming av nåværende fjernarkiv innen frist (1. september 2020).

Arbeids- og velferdsetaten Saksnr: 19/2652

Avtale om kjøp av tjenester Side 10 av 16

Bilag 4: Priser og betalingsbetingelser

1 PRISER

Tjeneste	Enhet	Pris pr. enhet FYLLES UT AV TILBYDER	Estimert antall/volum	Presisering
Sikker oppbevaring pr. hyllemeter pr. måned*.	Pr. hyllemeter		Ca. 12 500 hm	Pris oppgis inkludert evt. materiell (bokser etc.)
Fremfinning av saksmappe innen avtalt frist.	Pr. mappe		Estimert 2000 pr. år	Det kan forekomme forespørsler av større volum som går utover estimert antall.
Arkivering av saksmappe ved retur	Pr. mappe		Estimert 1000 pr. år	Estimat er noe usikkert, en del av mappene kan bli skannet når de likevel er tatt ut av arkivet, og vil da ikke bli returnert.
Transport t/r av saksmapper	Pr. tur t/r		Estimert 100 pr. år	Uavhengig av antall mapper
Katalogisering, pakking og flytting av NAV Oslo og NAV Ytelseslinjens arkiv	Enhetspris		Ca. 12 500 hyllemeter	Pris oppgis inkludert evt. materiell
Katalogisering, pakking og flytting av andre arkiv (opsjon)	Pr. hyllemeter			Pris oppgis inkludert evt. materiell
«Box out»	Pr. hyllemeter		Inntil ca. 12 500 hm	Beskrevet i kravspesifikasjon pkt. 3. Inkluderer ikke bortkjøring/henting.
Transport/bortkjøring – «box out»	Pr. hyllemeter			Kan gi pristilbud hvis ønskelig.

*Volumet kan variere. Oppdragsgiver skal kun faktureres for det antall hyllemeter som benyttes til enhver tid.

Ved evalueringen opp mot priskriteriet vil NAV Oslo / NAV Ytelseslinjen evaluere tilbudene ut fra en total årlig kostnad. Engangskostnader regnes om til årlige kostnader fordelt over 6 år.

2 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE

Fyll inn eventuelle reservasjoner eller tillegg til kontraktsvilkårene i konkurransegrunnlagets Del II.

v. 1.1

Referanse til kontraktsvilkår Reservasjoner og tillegg Begrunnelse Økonomisk verdi (prising) av avviket

3 KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA

Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).

Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:

• Deres referanse

Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.

Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.

Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.

• Bestillingsnummer

Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.

Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.

• Fakturareferanse på kreditnota

Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.

På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.

4 KRAV TIL VEDLEGG

Generelle krav

NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.

Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV

I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.

Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.

Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:

• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.

• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.

Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner

dokumenteres på følgende måte

• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.

På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.

Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.

5 RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA

NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.

Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.

Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura.

6 HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES

NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.

Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).

7 KONTAKTINFORMASJON

Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.

8 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR

KONTRAKTSADMINISTRASJON

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).

Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelse

1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE

Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (både i forhold til innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.

Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.

Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).

Endringskatalog:

Nr. Dato for undertegning Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan Dato for ikraftsettelse

2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN

Endring nr. XX til Avtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom

[NAV enhet] og [Leverandør],

signert [dato]

Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.

Beskrivelse av endringen:

Elektronisk signering benyttes for dette dokumentet [Dersom dokumentet ikke skal signeres elektronisk må følgende setning legges inn i stedet for setningen om elektronisk signering:

«Dette dokument undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part», samt at det i tabellen under legges til rader for dato og signering. Videre må dokumentet paraferes med initialer på hver side.]

For [NAV enhet]	For [Leverandør]
Navn:	Navn:

Bilag 6: Databehandleravtale

Jf. avtalens punkt 4.5.