Anskaffelse 15/1656
Anskaffelse 15/1656
Konkurransegrunnlag
Innbydelse til Konkurranse med forhandling
Rammeavtale på kjøp av vikartjenester innenfor merkantilt område
SENTRALADMINISTRASJONEN
Xxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx. Telefon 00 00 00 00, Faks: 67 98 98 03, Xxx.xx.: 842 566 142 (mva)
Innholdsfortegnelse
1 OM OPPDRAGSGIVER 3
1.1 Oppdragsgivers kontaktperson 3
1.2 Om Lørenskog kommune 3
1.3 Om Skedsmo kommune 3
1.4 OM NRI 4
2 ANSKAFFELSEN 4
2.1 Anskaffelsens omfang 4
2.2 Deltilbud 5
2.3 Avtaleforholdet 5
3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 5
3.1 Kunngjøring av anskaffelsen 5
3.1.1 Eventuelle uklarheter 5
3.1.2 Tilleggsopplysninger 5
3.2 Tilbudskonferanse 6
3.3 Offentlighet 6
4 KRAV TIL TILBYDEREN 6
4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav 6
4.2 Organisatoriske og juridiske stilling 6
4.3 Etisk og profesjonell forretningsførsel 7
4.4 Økonomiske og finansielle kapasitet 7
4.5 Faglige kvalifikasjoner 7
5 KRAV TIL TILBUDET 7
5.1 Tilbudets utforming 7
5.2 Tilbudsdisposisjon 8
5.3 Innlevering av tilbudet 8
5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist 8
5.5 Forbehold 8
5.6 Alternative tilbud 8
6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE 9
6.1 Generelt 9
6.2 Forhandlinger 9
6.3 Tildelingskriterier 9
7 VEDLEGG 9
1 Om Oppdragsgiver
Denne anskaffelsen gjennomføres som et samarbeid mellom Lørenskog kommune, Skedsmo kommune og NRI (Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid) som i denne anskaffelse består av kommunene Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum.
I denne anskaffelsen skal alle disse 7 kommunene samlet ansees som “Oppdragsgiver”. Anskaffelsesprosessen gjennomføres av Lørenskog kommune.
1.1 Oppdragsgivers kontaktperson
Oppdragsgivers kontaktperson er:
Lørenskog kommune | |
Enhet: | Innkjøpsseksjonen |
Kontaktperson: | Xxxxx Xxxxxxxx |
E-post: | |
Telefon nr.: | 00 00 00 00 |
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson.
1.2 Om Lørenskog kommune
Lørenskog kommune har i overkant av 35 000 innbyggere og i overkant av 2 100 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial.
Sentrale kommunale enheter er:
• 18 barnehager
• 7 barneskoler
• 4 ungdomsskoler
• 3 andre skoler
Det bygningsmessige arealet er på ca. 194.365 kvm.
• Kommunen eier 172 147 m2
• Kommunen leier 22 218 m2
Les mer om Lørenskog kommune på: xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.
1.3 Om Skedsmo kommune
Skedsmo kommune har i overkant av 51 700 innbyggere og i ca. 5 000 ansatte fordelt på 3000 årsverk. Det bygningsmessige arealet er på ca. 250.000 kvm.
Sentrale kommunale enheter er:
• 19 barnehager med til sammen 1758 barn
• 12 barneskoler med til sammen 4661 elever
• 8 ungdomsskoler med til sammen 1906 elever av disse er 4 kombinert barne- og undomsskoler
Vedrørende det bygningsmessige arealet så er det slik at Skedsmo kommune:
• Eier 112 700 m2 skolebygg og 18 575 m2 barnehagebygg = 131 275 m2
• Leier 7 279 m2 skolebygg og 1 642 m2 barnehagebygg = 8 921 m2 Les mer om Skedsmo kommune på: xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx
1.4 Om NRI
NRI ble etablert våren 1997, og består av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner.
NRI er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning og driftes gjennom sekretariatsbidrag fra inngåtte avtaler.
Mer informasjon om innkjøpsordningen finnes på vår Internettside; xxx.xxx.xx.
Kommune | Antall innbyggere | Årsverk totalt i kommunen |
Sørum | 17 000 | 833 |
Fet | 11 000 | 683 |
Rælingen | 16 800 | 803 |
Enebakk | 10 700 | 560 |
Nittedal | 22 350 | 929 |
Aurskog-Høland er ikke tatt med i oversikten ovenfor fordi denne anskaffelsen ikke omfatter denne kommunen.
2 Anskaffelsen
Oppdragsgiver innbyr herved til ”Konkurranse med forhandling” i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av vikartjenester innenfor merkantilt område.
Den aktuelle leveransen må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter.
Det skal inngås tre parallelle rammeavtaler, avropsmekanismen er nærmere beskrevet i vedlegg 4, Rammeavtalen.
2.1 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens totale omfang pr. år er anslått å være som følger:
Kommune: | Beløp i kr. | |
Lørenskog | 1 600 000 | |
Skedsmo | 16 600 000 | |
NRI | Enebakk | 250 000 |
Fet | 2 000 000 | |
Nittedal | 500 000 | |
Rælingen | 1 800 000 | |
Sørum | 3 500 000 | |
Anslått omfang for alle 7 kommuner | 26 250 000 | |
Volumet vil være avhengig av Oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og må derfor kun oppfattes som veiledende.
2.2 Deltilbud
Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen, 1, 2 eller 3 deler, det vil si tilbud på følgende deler:
Del 1: NRI
Del 2: Skedsmo kommune Del 3: Lørenskog kommune
Det må framgå tydelig i tilbudet hvilke deler det inngis tilbud på.
2.3 Avtaleforholdet
Rammeavtalene vil tre i kraft 15.10.2015 og vil vare i ett år med mulighet til forlengelse på 1+1+1 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte rammeavtalevilkår, jf. Konkurransegrunnlagets vedlegg 4.
Det vil bli inngått separate avtaler med tre kommunale enheter:
1. Lørenskog kommune
2. Skedsmo kommune
3. NRI
Det er to forskjellige avtaleformular – ett for NRI og ett for Lørenskog og Skedsmo. Gjør oppmerksom på at avtalebestemmelsenr i kap. 7 og 12 er forskjellige i de to avtaleformularene.
Bindende avtaler anses ikke inngått før de er undertegnet av begge parter.
3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen
Anskaffelsen følger prosedyren ”Konkurranse med forhandling” og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II (uprioriterte tjenester).
Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp.
3.1 Kunngjøring av anskaffelsen
Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN.
Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Xxxxxx.xx.
NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på xxx.xxxxxx.xx.
3.1.1 Eventuelle uklarheter
Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis.
3.1.2 Tilleggsopplysninger
Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver.
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes ”Tilleggsopplysninger anskaffelse 14/4768", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post.
Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen mandag 4.5.2015, kl. 13.00. Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp.
3.2 Tilbudskonferanse
Det vil bli avholdt tilbudskonferanse med alle som er interessert tirsdag 28.4.2015 kl. 10.00 i kommunestyresalen, Rådhuset Lørenskog kommune, Xxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxxx.
Eventuelle spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson.
Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder.
3.3 Offentlighet
For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova § 23, 3. ledd.
Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon.
4 Krav til tilbyderen
Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at tilbyderen har rådighet over de nødvendige ressursene.
4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. | • Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift som Xxxxxxxx selv bestiller fra Xxxxxx. xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/Xxxxxx-xx- tjenester/Etater/Skatteetaten/Attestbestilling/ • Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. |
Krav 2: Det kreves at Leverandøren har et fungerende HMS- system. | • HMS – egenerklæring skal vedlegges tilbudet, vedlagte mal kan benyttes. |
Krav 3; Registrering i arbeidstilsynets melde- og registreringsordning for vikarbyrå/bemanningsforetak | • Dokumentasjon for registrering i arbeidstilsynets melde- og registreringsordning for vikarbyrå/bemanningsforetak. |
4.2 Organisatoriske og juridiske stilling
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
Krav 4; Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak | • Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør og/eller underleverandør er etablert. |
4.3 Etisk og profesjonell forretningsførsel
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
Krav 5; Det kreves ordnede arbeids- og lønnsforhold for alle ansatte. | • Egenerklæring om oppfylte etiske krav skal vedlegges i tilbudet. |
4.4 Økonomiske og finansielle kapasitet
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
Krav 3: Det kreves god soliditet. Tilbyder må være kredittverdig og ikke under gjeldsforhandling eller konkurs. | • Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. |
Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Xxxxxxxxxxxxx for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
4.5 Faglige kvalifikasjoner:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
Krav 7; Tilbyderen må ha god nok kapasitet innen de fagområder som leveransen krever og til å ivareta avtalens omfang. | • Oversikt over foretakets totale bemanning. • Oversikt over antall vikarer i Tilbyderens vikarpool som er tilgjengelige for oppdrag på Romerike – tabell i vedlegg 2 skal fylles ut. • Foretakets viktigste leveranser av vikartjenester innenfor helse, sosial- og barnevern de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. • Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. |
5 Krav til tilbudet
5.1 Tilbudets utforming
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes.
Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, evt alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet.
Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjemaer gitt i vedlegg 2.
5.2 Tilbudsdisposisjon
Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Xxxxxxxx er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses.
Struktur på tilbud: | |
Flik 1. | Skjema for kontaktdata |
Flik 2. | Tilbudsbrev |
Flik 3. | Besvart prisskjemaer gitt i vedlegg 2 |
Flik 4. | Besvart kravspesifikasjon, event. med ytterligere beskrivelse |
Flik 5. | Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel 4.. |
5.3 Innlevering av tilbudet
Tilbudet skal leveres i en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word format.
Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 15/1656 v/Xxxxx Xxxxxxxx"
Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l.
Postadresse er: | Leveringsadresse er: | ||
Lørenskog kommune | Lørenskog kommune | ||
Enhet: | Innkjøpsseksjonen | Enhet: | Innkjøpsseksjonen |
Adresse: | Postboks 304 | Adresse: | Xxxxxxxxxxx 0 |
Adresse: | 1471 Lørenskog | Adresse: | 1470 Lørenskog |
5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er tirsdag 12.5.2015 kl. 13.00.
Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 1.9.2015.
5.5 Forbehold
Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises.
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser.
5.6 Alternative tilbud
Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud).
6 Avgjørelse av konkurranse
6.1 Generelt
Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede.
Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.
Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale.
6.2 Forhandlinger
Oppdragsgiver vil ved denne anskaffelsen kunne gå i forhandlinger med alle tilbydere om alle elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn.
Oppdragsgiver vil forhandle i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre den første reduksjonen i forkant av forhandlingene.
6.3 Tildelingskriterier
Tildelingskriterier | Vekt |
Påslagsfaktor (kalkylefaktor). Den faktor som vikarens lønn multipliseres med for å få fram timeprisen som Oppdragsgiver skal betale. Se for øvrig punkt. 6.3.1. | 60% |
Gjennomførings-/Leveringsevne basert på følgende: • utfylte referanseskjemaer (vedlegg 7) fra minst tre (helst fler) av tilbyderens kunder i offentlig sektor det siste året • øvrig dokumentasjon og beskrivelse gitt i tilbudet • egne innhentede referanser • egne dokumenterte erfaringer | 40% |
Bare tilbud fra kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger:
Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6.
Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier.
7 Vedlegg
Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Alminnelige innkjøpsvilkår, Kjøp av tjenester Vedlegg 2. Samlet pris og prisbestemmelser
Vedlegg 3. Kravspesifikasjon
Vedlegg 4. Rammeavtalen (en for NRI og en for Lørenskog/Skedsmo kommuner) Vedlegg 5. Skjema for kontaktdata
Vedlegg 6. HMS-erklæring
Vedlegg 7. Referanseskjema
Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet.