Oppdragsgivers kravspesifikasjon

Bilag 1

Oppdragsgivers kravspesifikasjon

1 Generell beskrivelse

1.1 Oppdragsgiver

Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Moss kommune (xxx.xx. 944 383 476), Rygge kommune (xxx.xx. 959 272 492), Råde kommune (xxx.xx. 000 000 000) og Våler kommune (xxx.xx. 959 272 581). Moss kommune er ansvarlig for gjennomføring av anskaffelsesprosessen.

De fire kommunene ligger sentralt i Østfold og grenser til hverandre. Pr. 01.01.2020 slås kommunene Moss og Rygge sammen. Navnet på den nye kommunen blir Moss kommune.

For mer informasjon, se kommunenes hjemmesider: xxx.xxxx.xxxxxxx.xx

xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx xxx.xxxxx-xx.xxxxxxx.xx

1.2 Anskaffelsens formål

Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør for kjøp av brød- og konditorvarer. Formålet med rammeavtalen er å sikre ferske leveranser som fungerer på en optimal måte for Oppdragsgivers virksomheter.

1.3 Anskaffelsens omfang

Anskaffelsens anslåtte verdi er NOK 6.600.000 ekskl. mva. med utgangspunkt i en maksimal avtaleperiode på 4 år og følgende estimerte kjøpsvolum pr. år:

- Moss kommune NOK 800.000 ekskl. mva.

- Rygge kommune NOK 500.000 ekskl. mva.

- Råde kommune NOK 200.000 ekskl. mva.

- Våler kommune NOK 150.000 ekskl. mva.

Det presiseres at årlig kjøpsvolum vil kunne variere (høyere/lavere), og at anskaffelsens anslåtte verdi således ikke innebærer noen forpliktelser for Oppdragsgiver.

Bestilling vil i hovedsak komme fra storkjøkken, servicekjøkken på sykehjem/helseinstitusjon, kafe-/cateringvirksomhet, barnehage og skole/SFO. Øvrige virksomheter vil bestille etter behov. For nærmere beskrivelse, se veiledende oversikt over leveringssteder.

Rammeavtalen som inngås vil være «ikke eksklusiv», da Oppdragsgiver har inngått rammeavtale for nettbasert dagligvare som blant annet omfatter brødvarer. Den enkelte virksomhets behov avgjør hvilken av rammeavtalene det skal bestilles fra.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta kjøp utenfor avtalen når formålet er opplæring, arbeidstrening og/eller andre spesielle behov hos Oppdragsgiver.

1.4 Begrepsavklaringer

Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på, og hvilke krav Oppdragsgiver stiller til varer og/eller tjenester som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som minimumskrav (M) og evalueringskrav (E).

Minimumskrav (M)

Leverandør må akseptere samtlige minimumskrav (M) for å være med videre i konkurransen. Minimumskrav aksepteres ved utfyllelse av bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse).

Evalueringskrav (E)

Leverandør skal i bilag 2 gi en beskrivelse av hvordan evalueringskrav (E) vil bli oppfylt. Dersom beskrivelsen suppleres med vedlegg, må det klart fremkomme hvilket eller hvilke vedlegg som beskriver det enkelte krav. Leverandørens beskrivelse med evt. vedlegg vil bli gjenstand for evaluering i henhold til tildelingskriteriene som følger av konkurransegrunnlaget.

2 Krav

2.1 Pris

Krav nr.	Krav	Type krav
2.1.1	Pris skal oppgis i NOK ekskl. mva., men inkl. alle øvrige kostnader (gebyrer, levering, emballasje, frakt, godtgjørelser og evt. andre kostnadselementer). Samtlige varelinjer i pris- og produktskjemaet skal fylles ut. Avvik vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Leverandør skal oppgi en fast og prosentvis rabatt for de ulike produktgruppene som fremkommer av pris- og produktskjemaet. I tillegg til produkter som omfattes av dette skjemaet, skal oppgitte rabatter gjelde for øvrige produkter som tilbys innenfor de nevnte produktgrupper. Rabatt skal beregnes som fradrag på veiledende pris som benyttes i leverandørens prislister. Med prisliste menes leverandørens veiledende bruttoprisliste som er i allment bruk på tilbudstidspunktet, inkludert leverandørens nettbutikk, og overfor kunder som utgangspunkt for rabattgivning og nettopriser. Prislisten skal med andre ord ikke være en anbudstilpasset prisliste. For øvrig gjelder generelle kontraktsvilkår pkt. 3 samt bilag 4.	M

2.2 Produktkvalitet og sortiment

Krav nr.	Krav	Type krav
2.2.1	Alle produkter som tilbys skal være godkjent og kontrollert av overordnet myndighet, og lovlig markedsført i henhold til gjeldende regler. Produktene som tilbys må være i henhold til krav som stilles til produktsammensetning fra offentlig myndighet, herunder Lov om matproduksjon og mattrygghet (matloven) av 2003-12-19- 124 med forskrifter. Materialer og gjenstander som kommer i kontakt med næringsmidler skal tilfredsstille Forskrift om materialer og gjenstander i kontakt med næringsmidler (matkontaktforskriften) FOR-1993-12-21-1381. Produktene skal være merket i henhold til Forskrift om matinformasjon til forbrukerne (matinformasjonsforskriften) FOR 2014-11-28-11497. Dette innebærer bl.a. at produktene skal ha ingrediensliste, det skal fremkomme om det er stoffer som kan fremkalle allergi eller intoleranse, og dato for minste holdbarhet eller siste forbruksdato skal fremkomme. Pakking og transport av varene skal skje i henhold til Forskrift om næringsmiddelhygiene (næringsmiddelhygieneforskriften) FOR-2008-12-22-1623. Forskriften stiller bl.a. krav til at transportmidlene som benyttes til levering av varene må være godkjent for den type næringsmidler som fraktes. Leverandør skal ha tilstrekkelig internkontroll for å oppfylle kravene i Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen (Internkontrollforskriften for næringsmidler) FOR-1994-12-15-1187.	M
2.2.2	Ytre emballasje skal inneholde varedeklarasjon med varenavn og opplysninger om mål/vekt og grovhetsgrad.	M
2.2.3	Leverandør skal levere dagsferske produkter innenfor sortimentet som er etterspurt. Kravene for det enkelte produkt som spesifisert på pris- og produktskjemaet skal være oppfylt. For glutenfrie brødvarer aksepteres frosne produkter.	M
2.2.4	Gjærbakst skal være basert på vegetabilske produkter og ikke tilsatt animalske stoffer.	M

Krav nr.	Krav	Type krav
2.2.5	Leverandør skal tilby produkter av høy kvalitet laget av gode råvarer. Produktene skal ha god smak, riktig konsistens og se innbydende ut. Oppdragsgiver ønsker å vurdere kvaliteten på tilbudte produkter, og vil etter tilbudsfrist be om vareprøver. Momenter som smak, konsistens, holdbarhet som ferskvare og holdbarhet som fryst vare bli vurdert. Dokumentasjonskrav: Produktinformasjon om tilbudte produkter i et samlet dokument i PDF-format. Dokumentet skal være sortert i samme rekkefølge som pris- og produktskjemaet og inneholde beskrivelse, næringsinnhold og bilde av produktene.	E
2.2.6	I hvilken grad Leverandør tilbyr økologiske produkter vil bli vektlagt. Dokumentasjonskrav: Hvorvidt tilbudte produkter er økologiske skal fremkomme av pris- og produktskjemaet. Velg rullegardinmeny (pil) for svaralternativ ja/nei i kolonne H:	E

2.3 Service og levering

Krav nr.	Krav	Type krav
2.3.1	Leverandør skal sørge for at produkter kostnadsfritt leveres til bestillende virksomhet. Produktene skal ikke på noen måte være skadet eller forringet. Ved feilleveranse og/eller ødelagte produkter, skal nye produkter leveres kostnadsfritt samme dag.	M
2.3.2	Levering skal skje på hverdager mellom kl. 07.00 og kl. 10.00, med mindre annet avtales med bestillende virksomhet. Leveringshyppighet og leveringsdager vil kunne variere etter virksomhetenes behov. Flertallet av virksomhetene har behov for levering 1-2 ganger i uken. Noen virksomheter har behov for daglig levering, mens andre kan ha kun sporadisk behov.	M
2.3.3	Ved bestilling før kl 14.00 mandag til torsdag, skal levering skje påfølgende dag. Ved bestilling før kl. 14.00 fredag, skal levering skje påfølgende mandag.	M
2.3.4	Leverandør skal ha system for sporbarhet og tilbakekalling av produkter ved feilproduksjon eller fare for sikkerhet.	M
2.3.5	Sjåførene skal skru av motoren under lossing og lasting.	M

Krav nr.	Krav	Type krav
2.3.6	Levering skal skje på angitt sted etter avtale med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens hygienereglement brytes, skal avtales med den enkelte virksomhet.	M
2.3.7	Leveransen skal være vedlagt pakkseddel.	M
2.3.8	Leverandør skal kostnadsfritt ta ytre emballasje i retur ved levering. Leverandør skal ha et system for retur av gjenbruksutstyr, kasser etc. Det skal ikke være pant på utstyr som benyttes til transport/levering.	M
2.3.9	Produktene må være forsvarlig og hygienisk emballert, og emballasjen skal være egnet til å beskytte varen mot skader og endring av varens egenskaper.	M

2.4 Miljø

Krav nr.	Krav	Type krav
2.4.1	Kjøretøy som benyttes ved levering av varer skal som minimum oppfylle utslippskravene til Euro 5.	M
2.4.2	Oppdragsgiver vil vektlegge at varer transporteres på en mest mulig miljøvennlig måte. Leverandør skal opplyse om hvilken bilpark som vil bli benyttet i forbindelse med gjennomføring av rammeavtalen. Dokumentasjonskrav: Miljøskjema fylles ut og vedlegges bilag 2. Mal vedlagt konkurransegrunnlaget skal benyttes.	E
2.4.3	Leverandør skal av miljøhensyn ha fokus på ikke å bruke mer emballasje enn nødvendig (ref. krav nr. 2.3.9), samt at emballasjen som benyttes er miljøvennlig. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av hvordan dette kravet skal ivaretas.	E