Alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester
Ballangen kommune
Alminnelige innkjøpsvilkår
for
kjøp av tjenester
Versjon pr. juni 2017
Alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester
INNHOLDSFORTEGNELSE
7 ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING 3
Side 1 av 5
Nedenstående alminnelige innkjøpsvilkår gjelder for kjøp av tjenester til Ballangen kommune så langt de ikke strider mot norsk lov eller bestemmelser gitt i medhold av lov.
Vilkårene utgjør en del av avtalen mellom oppdragsgiver og leverandør så langt ikke annet følger av krav eller betingelser stilt i konkurransedokumenter.
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for avtalen med mindre oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
Dersom anskaffelsen gjelder både varer og tjenester, og varen utgjør den overveiende del av leverandørens
forpliktelse, vil dokumentet ”Alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av varer” erstatte dette dokumentet og få anvendelse for hele leveransen.
Med mindre annet er avtalt, består avtalen av følgende dokumenter:
a) Avtaledokumentet, samt eventuelle endringsavtaler.
b) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag, tilbudsforespørsel eller bestilling.
c) Leverandørens tilbud eller ordrebekreftelse.
d) Disse alminnelige innkjøpsvilkår.
Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge.
I denne avtale menes:
a) Oppdragsgiver: Ballangen kommune.
b) Leverandør: Den part som påtar seg å levere tjenesten i henhold til avtalen.
Tjenesten skal utføres fagmessig, i samsvar med lover, forskrifter og offentlige vedtak, og for øvrig i dialog med oppdragsgiver.
Leverandør skal ikke overlate vesentlige deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandør for plikter etter avtalen. Alle plikter etter avtalen gjelder også for underleverandører.
Oppdragsgiver skal ikke anses som arbeidsgiver for leverandørs personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med oppdragsgiver.
Dersom avtalen utpeker nøkkelpersonell hos leverandør, skal utskrifting av slikt personell godkjennes av oppdragsgiver. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn.
Leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Oppdragsgiver har rett til å foreta, og leverandør skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetsrevisjoner hos leverandør og eventuelle underleverandører.
Ved arbeid på oppdragsgivers virksomhetssted skal leverandør påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som gjelder på oppdragsgivers virksomhetssted.
Når leverandør anser tjenesten som utført, skal han varsle oppdragsgiver skriftlig så snart som mulig. Innen rimelig tid etter at slikt varsel er mottatt, skal oppdragsgiver ved skriftlig melding enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette.
De avtalte prisene er faste, og gjelder for hele avtaleperioden så fremst ikke annet er avtalt.
I de tilfeller det er avtalt om at priser kun gjelder for ett år fra avtaletidspunktet, kan prisene justeres med inntil 80 % av endringene i SSBs konsumprisindeks. Ved eventuell forlengelse av avtalen, benyttes samme justeringsprinsipp.
Prisendring ut over 80 % av konsumprisindeksen vil være gjenstand for forhandlinger.
Prisregulering søm følge av kursjustering ut over +/- 5 % vil være gjenstand for forhandlinger om justering av prisene for den valutaavhengige andel av prisgrunnlaget.
Tilbyder må da oppgi kursforholdet norske kroner mot tilbyders oppgjørsvaluta på tilbudsdagen. Utgangspunktet skal være gjennomsnittlig salgskurs for Norges Bank for den måned tilbudet er gitt, sammenliknet med gjennomsnittskurs for de tre siste måneder før anmodning om prisjustering sendes.
Prisen er basert på valuta: (fylles ut av leverandøren)
Kursen på avtaletidspunktet: (fylles ut av leverandøren)
Andel av prisen i utenlandsk valuta er: (fylles ut av leverandøren).
Alle prisendringer må dokumenteres og begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før oppdragsgiver har godkjent prisendringen. Normalt vil innsigelse gis innen fire uker etter varsel er mottatt.
Etter at oppdragsgiver skriftlig har godkjent, eller ikke gitt innsigelse etter mottatt varsel, kan prisendringen gjennomføres. Prisene er da faste i 12 måneder.
Leverandøren plikter å distribuere de nye prislistene til virksomheter som omfattes av avtalen.
Dersom leverandørens produkter/tjenester får en prisstigning som etter oppdragsgivers vurdering går ut over naturlige sammenlignbare produkter fra andre leverandører er dette grunnlag for oppsigelse av avtalen.
Oppdragsgiver skal ha innsynsrett i leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren skal, som ledd i kontrollen, oversende sin innkjøpsfaktura på den leveransen som oppdragsgiver til enhver tid ønsker å kontrollere.
Alle bestillinger skal være skriftlig og vedlegges rekvisisjon, hvis de ikke fremgår direkte og er spesifisert i tjenesteavtalen.
Alle bestillinger skal i mest mulig grad spesifiseres; på produkt/tjeneste, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. m.m.
Eventuelle avtalenummer skal være påført bestillingen.
Alle bestillinger skal omgående bekreftes av leverandør i samsvar med bestilling.
7 ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING
Endringer
Innenfor det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan oppdragsgiver kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i levering eller fremdriftsplan.
Oppdager eller burde leverandør oppdage behov for endringer, skal oppdragsgiver varsles skriftlig om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av oppdragsgiver ved skriftlig endringsordre før de iverksettes.
Krever oppdragsgiver endring, skal leverandøren uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris og levering eller fremdriftsplan. Leverandør skal ikke påbegynne endringer før oppdragsgiver skriftlig har tatt stilling til leverandørs bekreftelse.
Vederlag for endringer skal være i samsvar med avtalens opprinnelige prisnivå. Dersom endringer medfører besparelser for leverandør, skal oppdragsgiver godskrives dette.
Utsettelse
Oppdragsgiver kan ved skriftlig varsel utsette hele eller deler av bestillingen. Etter slikt varsel skal leverandør uten ugrunnet opphold meddele oppdragsgiver hvilke virkninger utsettelsen kan få for leveransen.
Dersom utsettelsen varer utover 90 dager, har leverandør rett til å si opp avtalen ved skriftlig varsel til oppdragsgiver.
I utsettelsesperioden skal oppdragsgiver kun dekke dokumenterte og nødvendige utgifter i forbindelse med demobilisering og mobilisering av personell.
Avbestilling
Oppdragsgiver kan ved skriftlig varsel til leverandør avbestille tjenesten helt eller delvis.
For den del av tjenesten som er utført, kan leverandør kreve vederlag som svarer til det prisen ville utgjøre dersom oppdraget bare omfattet denne del.
Leverandør kan videre kreve erstatning for tap som følge av avbestillingen. Dette gjelder også tapt fortjeneste så langt det godtgjøres at det ikke var mulig å oppnå en tilsvarende fortjeneste ved oppdrag for andre.
Oppdragsgiver er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen/utførelsen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen/utførelsen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har oppdragsgiveren rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette.
Leveringstidspunkt/tid avtalt mellom leverandør og mottaker er bindende.
Dersom leverandør har grunn til å tro at tjenesten ikke kan gjennomføres i samsvar med skriftlig avtalt fremdriftsplan, skal han straks skriftlig varsle oppdragsgiver. Varselet skal oppgi årsak til forsinkelsen, antatt innvirkning på fremdriftsplan samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Leverandør skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes oppdragsgivers forhold.
Leverandør er ansvarlig for tap som oppdragsgiver lider, og som kunne ha vært unngått dersom leverandør hadde gitt oppdragsgiver varsel i rett tid.
Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan oppdragsgiveren tilbakevise eller vrake den eller deler av den.
Oppdragsgiverens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har pådratt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra oppdragsgivers side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter.
Leverandøren har det totale ansvaret for de skader et levert produkt eventuelt skulle forårsake.
Oppdragsgiver betaler ikke for ytelser utover det avtalen omfatter uten at dette er skriftlig godkjent.
Betalingsbetingelsene er: Fri leveringsmåned + 30 dager.
Leverandørs fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver.
Månedlig samlefaktura til den enkelte virksomhet/enhet, dersom denne ønsker det.
Leverandøren skal sende fakturaer forløpende, uten unødig opphold.
Fakturaen skal referere til ordrenummer, eller rekvisisjons nummer gitt av oppdragsgiver. Videre skal det alltid oppgis navn på den som har bestilt varen og hvor den ble levert.
Leverandøren skal i tillegg alltid referere til det avtalenummer som er angitt på kontraktens første side ved fakturering.
Betaling innebærer ingen godkjennelse av tjenesten.
Ved forsinket betaling kan leverandør kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling.
Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra oppdragsgiver skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra leverandøren eller kvalitetssvikt i tjenesten. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt det ikke er avtalt på forhånd.
12 BRUDD PÅ AVTALEN Forsinkelse
Leverandør er ansvarlig for forsinkelse.
Dersom leverandørens utførelse av tjenesten har slike mangler at oppdragsgivers formål med tjenesten blir vesentlig forfeilet, likestilles dette med forsinkelse.
Virkninger av forsinkelse
Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagmulkt/konvensjonalbot med 0,5 ‰ av det totale vederlag, eksklusiv merverdiavgift, som skal betales i henhold til avtalen, pr kalenderdag inntil avtalemessig levering finner sted. Samlet dagmulkt/konvensjonalbot skal likevel ikke overstige 20 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til avtalen.
Skyldes forsinkelsen at leverandør eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan oppdragsgiver, i stedet for dagmulkt/konvensjonalbot, kreve erstatning for tap han lider som følge av forsinkelsen.
Oppdragsgiver kan heve avtalen dersom maksimal dagmulkt/ konvensjonalbot er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig brudd på avtalen.
Mangler
Dersom det foreligger en mangel på tjenesten, er leverandør ansvarlig for mangelen.
Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget. For utbedringsarbeider/ omlevering løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunkt utbedringsarbeidet/omlevering ble fullført.
Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt oppfyllelse av avtalen.
Virkning av mangel
Dersom oppdragsgiver reklamerer, skal leverandør utbedre mangelen eller utføre ny tjeneste omgående.
Utbedring/omlevering kan utsettes dersom leverandør har saklig grunn for å kreve det. Utbedring eller omlevering skal gjennomføres uten kostnader for oppdragsgiver.
Dersom leverandør ikke innen rimelig tid foretar nødvendig utbedring av mangelen eller omlevering, er oppdragsgiver berettiget til selv eller ved andre å foreta utbedring eller foreta dekningskjøp av tjenester for leverandørs regning og risiko. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig
ulempe for oppdragsgiver å avvente leverandørs utbedring eller omlevering. I slike tilfeller skal leverandør underrettes før utbedring iverksettes eller dekningskjøp foretas.
Dersom leverandør ikke utbedrer mangelen eller foretar omlevering innen rimelig tid, kan oppdragsgiver kreve prisavslag.
Oppdragsgiver kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel.
Oppdragsgiver kan heve avtalen dersom mangelen medfører vesentlig avtalebrudd. I slike tilfeller kan oppdragsgiver motsette seg leverandørs tilbud om utbedring eller omlevering.
Partene er ikke ansvarlig for forhold som skyldes force majeure med mindre annet uttrykkelig er bestemt. Dersom en force majeure-situasjon inntreffer skal partene varsle hverandre umiddelbart.
Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at de ikke er i stand til å foreta rettidig levering.
Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor leverandørens kontroll, som de ikke har hatt muligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått.
De første seks måneder er å betrakte som en prøvetid sett fra oppdragsgivers side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, levering av og leverandørens kontakt/oppfølging hos oppdragsgiver. Før endt prøvetid kan avtalen sies opp av oppdragsgiver med øyeblikkelig virkning.
Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder.
Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Med vesentlig mislighold menes: Dersom leverandøren fakturerer til andre priser enn det som er avtalt, eller hvis leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet.
Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse.
Leverandør kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.
Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn.
Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er
enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen.
At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelser ifølge avtalen.
Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av 3 medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner et medlem og et i fellesskap. Oppnås ikke enighet om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av fylkesmannen.
Verneting er Ofoten Tingrett.
Leverandør skal for egen regning tegne og opprettholde forsikringer tilpasset oppdragsgivers virksomhet, herunder ansvarsforsikring.
Leverandør skal på oppdragsgivers anmodning utlevere forsikringsbevis. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke leverandør risikoen for at forsikringen er dekkende.
Leverandør skal sørge for at oppdragsgiver varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring blir sagt opp eller faller bort.
Leverandøren skal uoppfordret hvert ½ år (1. februar og 1. august) utarbeide leveringsstatistikk for det enkelte område i virksomheten. Oppdragsgiver skal også kunne få utarbeidet leveringstatistikk for alle områder samlet.
Statistikken må inneholde opplysninger om levert mengde, produkt, forbruk i kroner og eventuelle andre aktuelle opplysninger per enhet. Opplysningene skal leveres på e- post i Excel-versjon (.xls).
I tillegg skal leverandør være behjelpelig med annen type statistikk på forespørsel fra oppdragsgiver.
Slik statistikkutarbeidelse skal være kostnadsfri for oppdragsgiver.