Åpenhetsloven – redegjørelse 2023

Åpenhetsloven – redegjørelse 2023

1. Innledning

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022.

LNS AS (LNS) utfører aktsomhetsvurderinger i vår egen virksomhet og i hele vår verdikjede. Slik identifiserer vi mulige eksisterende og potensielle brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.

Forespørsler fra allmennheten kan stilles direkte til LNS via e-post: xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene LNS har utført i perioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023. Formålet med redegjørelsen er å kommunisere vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger og oppfyllelse av loven. Med aktsomhetsvurdering menes prosessen hvor vi kartlegger, forebygger, begrenser, reparerer og gjør rede for hvordan vi håndterer mulige eksisterende og potensielle negative konsekvenser av vår virksomhet. Perioden tilsvarer regnskapsåret 2023.

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess hvor målsettingen for LNS er reell forbedring for mennesker.

2. Forankring og organisering av ansvarlighet og etterlevelse av åpenhetsloven

Ansvarligheten og prosedyrer for åpenhetsloven ble forankret i LNS’ styre Q3 2022, og er nå bygd inn i våre etiske retningslinjer, prosedyrer og styringssystem. Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for etterlevelse av åpenhetsloven.

LNS har fordelt ansvaret for etterlevelse av loven som følger:

1. Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger:

a. Innkjøpssjef

b. Stabssjef

2. Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger:

a. Innkjøpssjef

b. Stabssjef

c. Konsernadvokat

d. Kommunikasjonsansvarlig

3. Sikre rett til informasjon – informasjonsplikt

a. Innkjøpssjef

b. Stabssjef

c. Kommunikasjonsansvarlig

I LNS sin strategi er bærekraft en integrert del og vi jobber iherdig for en mer bærekraftig utvikling i vår bransje. Vi vet at vår virksomhet har påvirkning på mennesker, miljø og samfunn. Vi tar derfor vårt ansvar og forpliktelse på alvor for å minimere negativ påvirkning.

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx

LNS-konsernets arbeid tar utgangspunkt i FNs Global Compacts ti prinsipper om menneskerettigheter, arbeidsliv, antikorrupsjon og miljø, og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv i tillegg til åpenhetsloven og andre lover og forskrifter.

Våre etiske retningslinjer ble oppdatert i Q2 2023. Der kommuniserer vi tydelig hva som forventes av oss som selskap, hvilken adferd som forventes av alle ansatte i vårt konsern, og hva vi forventer av våre forretningsforbindelser. Vår prosedyre for etterlevelse av åpenhetsloven beskriver våre retningslinjer for å håndtere faktiske og potensielle negative forhold, samt våre tiltak for å begrense/stanse negative konsekvenser.

Vi arbeider kontinuerlig med å forankre kravene i våre etiske retningslinjer i vårt konsern, blant annet gjennom opplæring og ved å inkludere hensynet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre prosedyrer og retningslinjer.

LNS’ styringssystem, som er tilgjengelig for våre ansatte, inneholder prosesser og annen styrende dokumentasjon. LNS er sertifisert etter standard for kvalitet (ISO 9001:2015), ytre miljø (ISO 14001:2015) og arbeidsmiljø (ISO 45001:2018). I tillegg har vi gjennomført en intern GAP-analyse for IT sikkerhet i 2023, og planlegger en ekstern GAP-analyse i 2024, med mål om å sertifiseres også med ISO 27001:2022 Informasjonssikkerhet på sikt.

Det er forventet at risikoer som avdekkes gjennom aktsomhetsvurderinger og revisjoner, vil stille nye krav til innhold i selskapets policyer. Dette vurderes som en del av det pågående arbeidet med kontinuerlig forbedring.

3. Aktsomhetsvurderinger

3.1 Kartlegging av landsspesifikke risikoer

LNS’ arbeid med aktsomhetsvurdering i leverandørkjeden er basert på en analyse av lands- og bransjespesifikke risikoer knyttet til arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljø og korrupsjon, samt produktspesifikke risikoer. Betingelsene og risikoene kan variere avhengig av type leverandør, samarbeidspartner og type produkt.

For å identifisere landsspesifikke risikoer har vi benyttet eksterne kilder som Verdensbanken Worldwide Governance Indictors (WGI), Transparency Internationals Corruption Perceptuions Index, ITUCs Global Right Index og Yale Universitys Environmental Performance Index.

I WGI-vurderinger har vi eksempelvis lagt merke til at Kinas score på Voice and accountability er blant de laveste i verden med 6,08%, på nivå med Jemen (5,8) og Sudan (7,25), og at utviklingen dessverre har gått feil vei de siste årene. Til sammenligning ligger Norge på 97,01. Hviterusslands score er 5,31 og Russland har de siste årene gått fra 20,29 i 2020 til 14,49 i 2022. Kinas Regulatory Quality er ca. 37%, noe som betyr at over 60% av verdens land har bedre score her. Vi vet derfor at om vi har leverandører eller selv kjøper varer fra Kina, må vi vurdere dette nøye og følge opp leverandøren kritisk. Videre ser vi at Italia scorer lavt på Rule of Law, med i underkant av 60%, og at scoren er synkende fra 63,33% i 2016. Det samme ser vi på Goverment Effectiveness, hvor Italia i 2022er rangert med 66,98% mot 71,9% i 2016. Til sammenligning ligger Norge stabilt på i overkant av 98% på disse punktene.

Transparency Internationals Corruption Perceptuions Index rangerer land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor. Her ser vi at de landene vi i all hovedsak har leverandører fra, som er de nordiske, ligger

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx

høyt oppe på listen og dermed scorer xxxx på korrupsjon. Norge ligger på en stabil fjerdeplass, med score på 84 av 100. Utviklingen globalt derimot viser en svekkelse av rettssystemene i stadig flere land, som reduserer ansvarligheten i det offentlige, som igjen gjør at korrupsjonen vokser.

ITUCs Global Right Index gir en rangering av hvordan landene scorer på menneskerettigheter. ITUSs fungerende generalsekretær sier at «2023-indeksene gir sjokkerende bevis på at grunnlaget for demokrati er under angrep, og at det er en klar sammenheng mellom arbeidernes rettigheter som opprettholdes og styrken til ethvert demokrati. Erosjon av den ene utgjør degradering av den andre».

Yale Universitys Environmental Performance Index rangerer land etter deres miljøprestasjon. Vi ser at de fleste land vi samarbeider med ligger på topp 10, mens Norge er rangert som nummer 20. At man i Norge bygger ned natur, hugger ned skoger, produserer olje, fisker med trålere, har lav andel resirkulering, samt benytter store mengder sprøytemidler trekker rangeringen kraftig ned, som gjør at vi ligger vesentlig lavere enn våre naboland, som alle ligger på topp 5.

Kunnskapen overnevnte globale analyser gir, er av stor verdi for LNS i vår gjennomgang av samarbeidspartnere og leverandører, og ikke minst i leverandørrevisjon.

3.2 Kartlegging av leverandørkjede og samarbeidspartnere

I LNS har vi valgt å tilnærme oss utvelgelse av leverandører både basert på risiko og forholdsmessighet. Først innhentet vi en liste over hvilke leverandører og samarbeidspartnere LNS har hatt i rapporteringsperioden. Denne ble laget ved å innhente oversikt over hvilke selskaper vi har betalt, har rammeavtaler med og øvrige samarbeidspartnere LNS har inngått avtaler med i 2023. Innhentingen resulterte i om lag 1200 selskaper. Av disse valgte vi å se nærmere på rundt de 110 leverandørene og samarbeidspartnerne hvor vi hadde størst omsetning i 2023.

3.3 Avgrensning og utvelgelse av leverandører for selvevaluering

Vi gjennomførte kartlegging og overordnet risikovurdering av disse 110 leverandørene og samarbeidspartnerne basert på land, varer eller tjenester, og bransje. Deretter kategoriserte vi leverandørene på de områdene vi vurderer at de ulike risikoene for avvik er størst.

Siden LNS i sin verdikjede har leverandører av både varer og tjenester, og vi arbeider både sammen med og under andre entreprenører, valgte vi å gjøre et utvalg fra alle disse gruppene.

Vi valgte ut 30 av våre aller største leverandører og samarbeidspartnerne fordelt på 63% vareleverandører, 17% maskinleverandører og 20% entreprenører/samarbeidspartnere. Disse fikk tilsendt en selvevaluering med spørsmål om sitt arbeid rundt åpenhetsloven og forståelsen av det. Med en svarandel på 60% fikk vi et greit grunnlag for analyser, som også sammenlignes med forrige års svar.

Vi kan konstatere at det arbeides godt med menneskerettigheter og oppfølging av leverandører. Andelen som er sertifisert med styringssystem for sosial ansvarlighet er økt fra 61% i 2022 til 73% i 2023, og retningslinjer for å respektere menneskerettighet og fremme et trygt arbeidsmiljø, er nå 100% av de spurte, mot lavere tall i fjor. Åpenhet om leverandørkjeden har fortsatt et forbedringspotensial.

I hovedsak er de fleste allerede sertifiserte innen kvalitet og mange er sertifisert innen miljø, mens flere jobber med sertifiseringer. HMS og sikkerhet i arbeidsprosesser er godt innarbeidet og sertifisert hos

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx

hovedparten. Undersøkelsen ga oss innspill som gjør at vi kommer til å ha et ekstra søkelys på leverandører innen betongbransjen, som i tillegg til åpenhet, er en bransje som må sørge for miljøforbedrende tiltak, samt maskinleverandører og deres leverandøroppfølging.

3.4 Internrevisjon

Vi har mål om å ha en internrevisjon av en leverandør/samarbeidspartner i året. Fokuset på denne vil være seriøsitet, åpenhet og aktsomhetsvurderinger. Her vil vi sette av tid for å be om bekreftelser på at retningslinjer og prosedyrer følges.

Den første internrevisjon ble gjennomført i oktober 2023. Som planlagt gjennomførte vi internrevisjon av en leverandør av arbeidsklær. Vi valgte å følge opp en leverandør av arbeidstøy av flere grunner. Vi ønsket å ha særlig fokus på bruk av kjemikalier og valgte derfor å fokusere på produksjon av arbeidstøy med flammehemmende funksjon. Produksjon av klær er ofte i andre land med andre krav til oppfølging av lover og regler, i tillegg til at klesindustrien er en versting med tanke på forurensning og bærekraft. Revisjonen ga god erfaring og kunnskap både om leverandørens oppfølging av egen produksjon, leverandører, systemer samt bruk og oppfølging av kjemikalier. Vi kjenner nå bedre til hvordan leverandøren bestemmer og reviderer sine leverandører, og hvor viktig dette er når produksjonen er i andre land, gjerne i en del av verden som har helt andre lover og retningslinjer, som tidligere nevnt.

Revisjonen ga ingen avvik, men innspill til videre oppfølging og forbedring. Dette er delt med leverandøren.

Basert på aktsomhetsvurderinger har vi planlagt og følge opp en leverandør av IT-utstyr i 2024. Revisjonen planlegges til høsten 2024.

4. Funn

Vi har ikke identifisert faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter gjennom den overordnede risikovurderingen og leverandøroppfølgingen.

På bakgrunn av risikovurderingen har vi identifisert følgende områder som skal prioriteres i vårt videre arbeid:

− Arbeidsforhold, underbetaling og forurensing ved produksjon av IT-produkter

− Arbeidsforhold og utslipp i betongbransjen

− Leverandøroppfølging gjort av store maskinentreprenører

Vi jobber hele tiden med å evaluere og forbedre våre prosedyrer slik at vi ikke forårsaker, bidrar til eller er direkte knyttet til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi jobber med å ytterligere styrke vårt arbeid for å redusere risiko på de områdene vi har identifisert. Dette inkluderer blant annet:

− Forbedring av våre innkjøpsprosedyrer og leverandøroppfølging

− Våre leverandører signerer LNS sine etiske retningslinjer i forkant av kontraktsinngåelse

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx

− Implementering av forsterkede kontraktskrav knyttet til menneskerettigheter i risikoutsatte kontrakter

5. Tiltak

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess hvor formålet for oss i LNS er reell forbedring for mennesker i vår egen virksomhet og leverandørkjede.

5.1 Samarbeid og leverandørrevisjon

Tett samarbeid og dialog med våre leverandører og samarbeidspartnere er en viktig del av rammeverket for aktsomhetsvurderinger. Vi jobber systematisk for å innhente innspill fra, og involvere, våre leverandører og samarbeidspartnere. Vi forventer at de arbeider målrettet og systematisk for å dekke grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Vi stiller leverandørene utdypende spørsmål, ber om dokumentasjon på eventuelle leverandørrevisjoner og planlegger egne revisjon av våre leverandører/samarbeidspartnere ved indikasjoner på manglende overholdelse av lover og regler.

5.2 Risikovurderinger som grunnlag for avtaler

Våre etiske retningslinjer er basert på vår visjon og våre verdier, og overholder gjeldende nasjonale og internasjonale lover og forskrifter. For å håndtere og minimere risiko knyttet til menneskerettigheter, helse og sikkerhet i leverandørkjeden, stiller vi krav til våre leverandører gjennom våre etiske retningslinjer.

Kravene om å følge våre etiske retningslinjer er inkludert i alle nye forretningsavtaler som inngås med våre partnere, og skal signeres. Dette for å sikre at vi velger å samarbeide med ansvarlige leverandører og samarbeidspartnere.

I forkant av inngåelser av avtaler og innkjøp ber vi våre leverandører om dokumentasjon vi mener gir innsikt i deres arbeid for å minimere risiko knyttet til menneskerettigheter, helse og sikkerhet, bærekraft og åpenhet m.m.

Dette arbeidet har gitt oss økt kunnskap om vår verdikjede. Basert på kunnskapen vi nå har innhentet og erfart, både ved den overordnede risikovurderingen og selvevalueringen, har vi et godt utgangspunkt for å prioritere oppfølgingsarbeidet og identifisere egnede tiltak for å minimere risikoen for at menneskerettighetene ikke respekteres. Dokumentasjon og resultatene av risikovurderingene lagres i en felles database. På den måten sørger vi for at vurderinger som er gjort internt kan gjenbrukes og sikrer effektivitet og helhetlig etterlevelse i konsernet.

5.3 Oppfølging av funn/brudd

Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal det meldes til fagansvarlig og innkjøpssjef i LNS, som følger opp leverandøren og deres håndtering for å korrigere avviket. LNS har en egen prosedyre på dette. Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse og eventuelle resultat og konsekvenser for oss eller for leverandør noteres.

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx

Dokumenter, revisjoner, vurderinger og selvevalueringer mm. lagres i vårt leverandørregister.

Vi har egen e-post (xxxxxxxx@xxx.xx) der enkeltpersoner kan varsle om kritikkverdige forhold innenfor vår organisasjon eller knyttet til vår virksomhet.

LNS AS T: x00 00 00 00 00

8484 Risøyhamn E: xxxxxxxxx@xxx.xx