Åpenhetsloven Redegjørelse 2022-2023

Åpenhetsloven Redegjørelse 2022-2023

1. Jæren Sparebank

Jæren Sparebank er en lokal sparebank med hovedkontor på Bryne. Banken sitt primære markedsområde er kommunene Time, Klepp, Hå og Gjesdal. Banken er til stede med fysiske kontorer i disse kommunene.

Banken er videre en alliansebank i Eika Gruppen – et landsdekkende samarbeid mellom lokale sparebanker.

Jæren Sparebank har ved utgangen av 1. kvartal 2023 til sammen 90 årsverk og en samlet forretningskapital på kr. 23,1 mrd. Banken er notert på Oslo Børs med egenkapitalbevis. Medregnet volum overført til Eika Boligkreditt, er ca. 75 % av samlede utlån innenfor personmarkedet. Av samlede utlån til bedriftsmarkedet, er ca. 50 % relatert til landbruk.

Banken tilbyr i hovedsak produkter og tjenester innenfor kredittgivning, sparing, rådgivning samt dagligbanktjenester.

Banken er i en god posisjon når det gjelder marked, likviditet og soliditet. Grunnlaget er solid for å kunne videreutvikle posisjonen som lokalbanken for Jæren i tiden som kommer.

Jæren Sparebank er som en lokal aktør opptatt av bærekraft, vekst og utvikling i lokalsamfunnene der vi er til stede. I tillegg skal vi også se bankens bærekraftarbeid i et regionalt, nasjonalt og globalt perspektiv. Banken er opptatt av å opptre ansvarlig og bidra til en bærekraftig utvikling. Dette gjelder både internt i forhold til drift og ansatte, og eksternt mot kunder og øvrige samarbeidspartnere. Bærekraft og klimarisiko står sentralt i kredittvurderingen til banken og det arbeides aktivt med prosesser og tiltak knyttet til bærekraft og ansvarlig långivning.

2. Arbeidet med Åpenhetsloven

2.1 Bankens retningslinjer for etterlevelse av Åpenhetsloven

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) er vedtatt av Stortinget, og trådte i kraft 1. juli 2022. Åpenhetsloven er først og fremst en lov om menneskerettigheter. Loven skal fremme

virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon.

Xxxxx pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i sine leverandørkjeder og med sine forretningspartnere.

Jæren Sparebank er underlagt reglene i åpenhetsloven, herunder plikten til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger.

Banken krever at leverandører må ha et bevisst forhold til etterlevelse av menneskerettigheter, arbeidstakers rettigheter og arbeidsforhold. Jæren Sparebank har gjennom retningslinjer etablert hvordan virksomheten skal jobbe med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Disse retningslinjene er:

• Etiske retningslinjer

• Innkjøpsrutine

• Retningslinjer for bærekraftig virksomhet og samfunnsansvar

• Varslingsrutine

• Retningslinjer for HMS

Bankens etiske retningslinjer setter krav til hvordan banken skal forholde seg til blant annet leverandører, i henhold til regelverk som banken er underlagt.

Bankens ansatte skal hvert år fremover signere på at de har lest og forstått de etiske retningslinjer. Dette skal bidra til at det utvises høy integritet og profesjonalitet.

2.2 Kartlegging

Bankens områder og leverandører er kartlagt. Leverandørene ble i første omgang kategorisert etter bransje.

Sentrale elementer ved aktsomhetsvurderingene er risiko knyttet til bransje, geografi og produkter. Banken har foretatt risikobaserte aktsomhetsvurderinger. Det er sendt ut

“Egenerklæring for leverandøradferd” og “Spørreskjema for leverandører”, til alle bankens leverandører. Leverandørenes svar er tatt med som en del av aktsomhetsvurderingen av den enkelte leverandør. Dersom det avdekkes negative funn ved aktsomhetsvurderingen, vil banken forholde seg til plikter vedrørende gjennomføring av tiltak, kontroll med tiltak, gjenoppretting, kommunikasjon, dialog og samarbeidsplikt.

I denne redegjørelsen er det lagt til grunn de aktsomhetsvurderingene som så langt er gjort av leverandører. Dette er en prosess som ikke er fullført, da det fortsatt mangler noen svar fra leverandører. Dette er således en redegjørelse for prosessen i like stor grad som en redegjørelse av resultatene av aktsomhetsvurderingene.

Arbeidet med Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderingene av leverandørkjedene er organisert slik at det er flere ressurser og roller i banken som har vært involvert, herunder bærekraftsansvarlig, banksjef juridisk, leder HR, banksjef fellesfunksjoner og støtte, banksjef økonomi og finans samt IT.

Bankens “Egenerklæring for leverandøradferd” og “Spørreskjema for leverandører» ligger

vedlagt denne redegjørelsen.

2.2 Intern aktsomhetsvurdering

Banken har gjort en intern aktsomhetsvurdering, i tråd med Åpenhetslovens krav. Det er ikke avdekket negative konsekvenser hvor tiltak anses nødvendig.

Den interne aktsomhetsvurderingen er gjort med en risikobasert tilnærming, hvor det er foretatt risikovurderinger knyttet sosiale forhold samt etikk og ansvarlig næringsliv.

Det er videre kartlagt om retningslinjer er ivaretatt og innarbeidet i bedriften, om det er etablerte indikatorer, risikobildet, om det er registrert uønskede hendelser, om banken har tilstrekkelig system for forretningspartnere og om det er observert forbedringspotensial.

Jæren Sparebank har lenge hatt fokus på anstendige arbeidsforhold, arbeidsrettigheter, mangfold, HMS og likestilling. Flere av disse fokusområdene er også inntatt som en del av årsrapporten. Banken vil i det videre arbeidet fokusere ytterligere på disse områdene i de interne aktsomhetsvurderingene. I forbindelse med Aktivitets- og redegjørelsesplikten har banken også løpende tiltaksplan på flere områder innenfor menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold.

Banken har personalhåndbok og intranett hvor rutiner og policyer er samlet. Ledere i banken gjennomfører medarbeidersamtaler samt ROS-samtaler jevnlig. Det utføres også årlig en medarbeidertilfredshetsundersøkelse.

Resultatene av analysene som er foretatt viser at Jæren Sparebank samlet har en lav risiko for brudd på arbeids- og menneskerettighetene.

2.4 Overordnet aktsomhetsvurdering av leverandører

Banken har så langt ikke avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser gjennom sine aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurderingene er en pågående og dynamisk prosess. Banken vil fortløpende vurdere om det inntreffer hendelser som gjør at tiltak bør iverksettes. Redegjørelsen vil i så tilfelle oppdateres.

Eksempel på tiltak som banken kan iverksette er bytte av leverandør eller at bankens innkjøpspraksis evalueres og eventuelt justeres. I henhold til Åpenhetsloven skal man jobbe for å forebygge negative konsekvenser, noe som ikke nødvendigvis betyr at man må trekke seg ut og avslutte samarbeidet.

For hver enkelt leverandør er det tatt en risikovurdering i forhold til følgende punkter:

• Negativ påvirkning på klima og miljø

• Negativ påvirkning på sosiale forhold

• Negativ påvirkning på etikk, ansvarlig næringsliv og anstendige arbeidsforhold

Som en del av risikovurderingen har banken gjennomgått innkomne skjema fra alle leverandører. I denne prosessen har vi også sett hen til leverandørens hjemmeside.

Banken har i sin vurdering sett på risikoen for negative konsekvenser, ikke bare faktiske negative konsekvenser. I denne vurderingen er fokuset utadrettet ved at det vurderes hvilke interessenter som kan bli påvirket negativt.

Hele leverandørkjeden skal vurderes – helt fra råvarestadiet. I Egenerklæringsskjemaet som er sendt ut til alle leverandørene skal leverandørene erklære at de har kontroll på alle sine underleverandører, og hele leverandørkjeden slik at alle overholder kravene i Åpenhetsloven. Aktsomhetsvurderingene skal således ikke stoppe ved første ledd i

verdikjeden. Kontroll med hele leverandørkjeden er en pågående prosess, som enda ikke er ferdigstilt. Banken har i første omgang valgt å fokusere på de leverandørene banken har avtale/samarbeid med, og vil fortsette å arbeide med den videre leverandørkjeden.

I Norge ivaretas de fleste rettigheter vedrørende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom lovgivning. Disse rettighetene er strengt regulert i Norge. Bankens leverandører er i all hovedsak norske bedrifter, og vurderingene går da i hovedsak på å etterse at man overholder lover og regler, herunder arbeidsmiljøloven.

Aktsomhetsvurderingene skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, og banken har hatt en risikobasert tilnærming til aktsomhetsvurderingene. Som tidligere nevnt er risikodrivere typisk land/geografi, bransje og produkt. Der hvor man finner røde flagg skal tiltakene settes inn.

I det videre arbeidet med bankens leverandører og Åpenhetsloven vil det fokuseres på hvilke negative konsekvenser som kan være mest relevant for banken. Dette kan være spesifikke bransjer som anses å ha middels til høy risiko samt overholdelse av rettigheter, herunder retten til personvern og likestilling.

Det skal også fokuseres på intern opplæring i forhold til Åpenhetsloven og de krav som ligger på banken – både internt og eksternt.

I det videre kontraktsarbeidet i banken skal det gjøres et arbeid for å få kontraktsbestemmelser vedrørende overholdelse av Åpenhetsloven inn i avtaler. I slike kontraktsbestemmelser skal både banken og leverandøren forplikte seg til å overholde Åpenhetsloven. Banken skal også forsøke å få inn klausuler som gir banken rett til tilsyn. Banken vil også forsøke å ta stikkprøver hos leverandører på overholdelse av Åpenhetsloven.

2.5 Informasjonsplikt

Virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven har en informasjonsplikt. Åpenhetsloven innebærer at enhver kan be om informasjon om hvordan bedriften håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser ved sin drift for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er opprettet egen e-post for slike henvendelser. Denne er publisert på bankens hjemmesider under fanen «Bærekraft i Jæren Sparebank» og deretter

«Åpenhet».

Banken vil vurdere om det skal etableres egne varslingssystemer for interne og eksterne meldinger vedrørende Åpenhetsloven utover egen etablert e-postkasse.

3. Kategorisering av leverandører

3.1 Leverandører innenfor området Økonomi

På området økonomi har banken sendt ut egenerklæringsskjema og spørreskjema til alle leverandører som banken har avtale med

Området økonomi defineres som et område med lav risiko i forhold til leverandører. Leverandørene er i all hovedsak nasjonale aktører med godt omdømme. Det er inngått avtale med alle de aktuelle leverandører.

Banken definerer videre alle aktuelle leverandører innenfor området økonomi som leverandører med lav risiko. Dette innebærer i hovedsak følgende:

• Banken har tilstrekkelig informasjon om leverandøren og dennes leverandørkjede.

• Risikoen for negative effekter knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold anses som lav og akseptabel.

Det vurderes at det ikke er behov for tiltak per nå.

Eventuelle tiltak framover vil bli iverksatt ut fra en løpende vurdering. Eksempel på tiltak kan blant annet være bytte av leverandør.

3.2 Leverandører innenfor områdene Personal og Marked

Også på personalområdet og markedsområde har banken sendt ut egenerklæringsskjema og spørreskjema til alle leverandører som banken har avtale med. Det er videre sendt ut tilsvarende til de leverandørene hvor det ikke foreligger en fast avtale, men som brukes i større grad, herunder hotell og catering. Det er løpende foretatt en risikovurdering med utgangspunkt i innkomne skjema.

Alle leverandører som er vurdert innenfor områdene marked og personal/HR er vurdert å totalt ha en lav ESG-risiko.

På personalområdet er det lokale firma som leverer konsulentbistand, samt firma utenfor bankens område som leverer kurs, personalsystemer og personalforsikringer. Ved gjennomgangen har banken vurdert at det i denne leverandørgruppen er lav risiko i forhold til de forskjellige risikoområder.

Ingen leverandører i denne kategorien er vurdert som middels eller høy risiko. Konklusjonen er derfor at det per i dag ikke er behov for tiltak. Banken vil fremover følge opp i forhold til om det inntreffer hendelser som gjør at denne vurderingen endres.

Ved inngåelse av nye leverandøravtaler vil det løpende foretas en aktsomhetsvurdering i forhold til de forskjellige risikoområder.

3.3 Leverandører innenfor området Bygg og Teknologi/Forretningsutvikling

Arbeidet med Åpenhetsloven i forhold til bransje og bedrifter som knytter seg til byggdrift og vedlikehold har høyt fokus og er fortsatt pågående. Banken har sendt ut egenerklæringsskjema og spørreskjema til alle leverandører som banken har avtale med. Xxxxxx har valgt å forholde seg til bransjen som moderat/medium risiko ettersom det har forekommet uønskede hendelser og ulykker med forbindelse til denne bransjen. Denne risikoen er på et generelt og overordnet nivå, uavhengig av bankens spesifikke leverandører.

Banken har ca. 50 leverandører knyttet til bygg- og IT drift.

Banken krever at våre samarbeidspartnere og leverandører skal vise åpenhet og dele relevant informasjon om risikohåndteringstiltak og resultatene av risikovurderinger. Xxxxxx har foretatt gjentatte påminnelser for å innhente besvarelse og erklæringer for å kunne gjøre en vurdering av den enkelte leverandør. I siste påminnelse som gikk til 25 leverandører er det også informert om at manglende besvarelse vil være med i vurderingen ved en eventuell fornyelse av leverandøravtalen eller om denne skal avsluttes.

Bankens leverandører innen byggdrift er i all hovedsak lokale bedrifter hvor banken har inngående kjennskap til selskapet, blant annet gjennom kundeforhold mellom banken og bedriften, men også noen som ikke knytter seg til bankens primærdrift.

Samtlige leverandører innenfor området IT er fremforhandlede avtaler via Eika-alliansen, og er også vurdert av Eika. Leverandører knyttet til dette området (IT samt teknologi og forretningsutvikling) er vurdert, og den totale ESG-risikoen vurderes som lav hos samtlige leverandører.

Flere leverandører er miljøsertifisert eller har startet prosessen for å bli miljøsertifisert.

Avtaler med leverandører er registrert i bankens leverandørkatalog og følges opp minst hvert andre år. Avtaler med leverandører knyttet til bransje med moderat/medium risiko, vil banken foreta en hyppigere oppfølging for å vurdere om hendelser har inntreffet.

Det vurderes slik at det per i dag ikke er behov for tiltak. Aktsomhetsvurderingene er imidlertid ikke ferdigstilte, og banken vil derfor vurdere om dette endres. Redegjørelsen vil oppdateres når arbeidet er ferdigstilt.

Eventuelle tiltak framover vil bli iverksatt ut fra en løpende vurdering.

4. Avsluttende bemerkninger

Etterlevelse av Åpenhetsloven er forankret i bankens styre. Denne redegjørelsen er også signert av styret.

Aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetsloven er en kontinuerlig prosess hvor redegjørelsen til enhver tid skal være ajourført. Redegjørelsen vil derfor oppdateres årlig samt ved vesentlige endringer.

Arbeidet med Åpenhetsloven vil også jevnlig rapporteres til styret.

Denne redegjørelsen publiseres på bankens hjemmeside, samt at den fremover vil ligge som et vedlegg til Bærekraftsrapporten.

Det vises også til den publiserte Bærekraftsrapporten som er en del av Årsrapporten 2022.