Hva er en rammeavtale?

Om rammeavtaler

Hva er en rammeavtale?

• En rammeavtale er en avtale som fastsetter vilkårene for de kjøp/kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode

• Oppdragsgiver (UiO) må først gjennomføre en alminnelig konkurranse for å velge leverandør(er) til rammeavtalen

• Når rammeavtalen er inngått, slipper oppdragsgiver å kunngjøre de enkelte kjøp/kontrakter i rammeavtalens periode

• Rammeavtaler er praktisk ved løpende innkjøp

• En rammeavtale kan ha maks varighet på fire år

Hva er behovsdekning?

• Behovsdekning er alle former for ressurser som må settes inn/anskaffes for å gjennomføre aktiviteter innenfor virksomhetens handlingsplan som igjen er avledet av virksomhetens strategi for å nå lovpålagte eller vedtatte mål

• Dersom en vare/tjeneste faktisk kjøpes inn, plikter UiOs ansatte å benytte seg av rammeavtale hvis dette foreligger

• Innkjøp som faller utenfor rammeavtalen er en ulovlig direkteanskaffelse

• Rammeavtalens omfang må tolkes ut fra kontrakten

• Det er ikke lov å foreta vesentlige endringer i avtalevilkårene

En eller flere rammeavtaler

• Rammeavtaler med 1 leverandør er det vanligste ved UiO

• Det finnes enkelte rammeavtaler hvor det er flere leverandører, dette kalles parallelle avtaler

6

Mer om parallelle rammeavtaler

• Måten parallelle rammeavtaler skal brukes på avhenger av kontrakten med leverandørene:

– Forhåndsdefinert intern rangordning

– Prosentvis fordeling

– Mini-konkurranser mellom de aktuelle leverandørene

• Hvilken måte som skal benyttes, står beskrevet på avtalesidene

Mer om mini-konkurranser

• Ved mini-konkurranser skal:

– alle leverandører skriftlig informeres om hvert

avrop/planlagte kjøp

– det angis en rimelig tilbudsfrist for innlevering av tilbud fra leverandørene

– tilbudene inngis skriftlig

– tildelingskriterier være oppgitt i rammeavtalen (tildelingskriteriene står beskrevet på avtalesidene våre)

8

Rammeavtalenes fordeler:

– Gir en standard for dag til dag kjøp

– Er en forutsetning for god utnyttelse av

bestillingssystemet

– Er en hensiktsmessig måte for etterlevelse av lov og forskrift

– Er kostnadseffektivt for UiO

– Gir store prosessbesparelser

– Gir viktig styringsinformasjon i form av forbruk og forbruksmønster ved planlegging av nye anskaffelser og ved økt standardisering av sortiment

Viktige relasjoner

Leverandør

Seksjon for

innkjøp

UiOs enheter

Kontraktsoppfølging

Service og kompetanse

• Utvikling/ trender

• Endring i behov/ fremtidige behov

• Miljø, samfunnsansvar og innovasjon

• Forbruk/forbruksmønster

• Avdekke lekkasjer

• Bestillingssystemet gir viktig systemstøtte i dag til dag kjøp, i kontraktstyringen og planleggingen av nye anskaffelser (e-handel)