KONKURRANSEREGLER
KONKURRANSEREGLER
DELTAKELSE I STARTOFF-PROSJEKTET
«Deling av kommunalt utstyr»
Saksnummer 22/1071
Innhold
2 Introduksjon til StartOff-prosessen 3
3 Oslo kommunes behov som det ønskes en løsning på 4
4 Steg-for-steg: Hvordan inngå en StartOff-kontrakt med Oslo kommune? 5
5 Viktig informasjon om konkurransen 8
7 Innlevering av idéskisse i konkurransen 12
1 Hva er StartOff?
StartOff er et program som skal gjøre det enklere for offentlige virksomheter å hente ut innovasjonskraften i oppstartsmarkedet. For å realisere dette tilrettelegger XxxxxXxx for anskaffelser som gjør det enklere for mindre selskaper å bli leverandør til det offentlige. StartOff gjennomfører derfor sammen med offentlige virksomheter prosjekter med følgende fellestrekk:
• Rask og enkel anskaffelsesprosess
• Minst mulig grad av detaljspesifikasjoner
• Kortere utviklingsløp (eksempelvis varighet på 3-6 måneder)
• Utvikling av et minimumsprodukt eller Minimum Viable Product (MVP) som også kalles
• Betaling til utvalgte leverandører for å utarbeide løsningsforslag og for utvikling av minimumsprodukt
Oslo kommune har med denne konkurransen satt av kr. 600.000,- til et prosjekt i StartOff-ordningen. Prosjektets formål er å utvikle et minimumsprodukt (MVP) slik at kommunen får utviklet en delingstjeneste for kommunalt utstyr til bruk i byens skoler.
2 Introduksjon til StartOff-prosessen
Gjennom et StartOff-prosjekt erfarer offentlige virksomheter å samarbeide med oppstartsselskaper som leverandører, og oppstartselskaper erfarer samarbeid med offentlige virksomheter som oppdragsgiver og kunde. StartOff legger derfor opp til en prosess der ditt selskap, i konkurranse med andre selskaper, kan vinne en utviklingskontrakt med Oslo kommune. En StartOff-prosess gjennomføres med følgende steg:
Figur 1. Oversikt StartOff-prosessen
StartOff-prosessen starter med fasen «sende inn idéskisse» som er en idékonkurranse hvor markedet inviteres til å løse en konkret utfordring. Idéskissene evalueres opp mot gitte vurderingskriterier (se pkt. 6). Oslo kommune vil inngå en forsknings- og utviklingsavtale med inntil 3 leverandører som har de beste idéskissene. De 3 leverandørene får delta i fasen «utforske alternativer».
Leverandørene som deltar i denne fasen vil motta et vederlag på kr. 50.000,- hver. Formålet med denne fasen er at leverandørene får videreutvikle idéskissene til et løsningsforslag i tett dialog med oppdragsgiver over en periode på 3 uker. I løpet av denne 3-ukersperioden vil oppdragsgiver være tilgjengelig for informasjons- og kunnskapsdeling.
De endelige løsningsforslagene presenteres («pitches») for oppdragsgiver, så gjøres en ny evaluering, og det kåres en vinner. Vinneren går videre til neste fase «utvikle løsningen».
I fasen «utvikle løsningen» gjennomføres et forsknings- og utviklingsløp med den vinnende leverandøren. Det legges opp til et utviklingsløp for å utvikle et minimumsprodukt (MVP) for oppdragsgivers behov. Prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med oppdragsgiver som bidrar med ressurser i prosjektet.
Utviklingsprosjektet gjennomføres på 15 uker. Leverandøren mottar et vederlag på kr. 450.000,- for denne fasen.
Når utviklingsløpet er avsluttet er neste fase «demonstrere resultatet». I denne fasen demonstrerer leverandøren den utviklede løsningen til oppdragsgiveren. Etter at MVP’en (minimumsproduktet) er demonstrert gjennomfører StartOff en workshop med leverandøren. Formålet med workshopen er å få veiledning for å kunne skalere produktet inn mot flere offentlige kunder. Det betales ikke vederlag til leverandør for denne fasen.
StartOff vil bistå oppdragsgiver i å utforske mulighetene for en videreføring (innkjøp) av løsningen.
StartOff vil også legge til rette for at leverandøren får presentert sin løsning til et utvalg av andre offentlige og private virksomheter. Det inviteres bredt til denne samlingen med ambisjon om deltakelse fra mange ulike offentlige og private virksomheter som kan være nye kunder, investorer eller samarbeidspartnere. Det betales ikke vederlag for denne fasen.
Se pkt. 4 i dette dokumentet for mer detaljert informasjon om hvordan StartOff- prosessen gjennomføres.
3 Oslo kommunes behov som det ønskes en løsning på
Innen 2030 skal kommunen redusere sine klimagassutslipp med 95 % sett opp mot 2009. For å nå dette målet vil kommunen gjøre flere ting samtidig, og ett av tiltakene er å forbruke mindre og dele mer. For å få det til vil kommunen legge bedre til rette
for deling av utstyr. Utdanningsetaten går nå i spissen og etterspør en deleløsning for maskiner og utstyr som skal brukes til drift av skolene i Oslo.
Med over 200 skoler i kommunen har Oslo kommune mye utstyr som kjøpes, vedlikeholdes, lagres og brukes for å holde skolene i drift. I dag har hver skole sitt eget utstyr, men stramme budsjetter og lite lagerplass utfordrer skolenes muligheter for en god utstyrspark. Kommunen legger til grunn at skolene kan driftes like godt selv om utstyr deles mellom skolene, dersom man få på plass en løsning for deling som er enkel og effektv. Målet er reduksjon av klimagassutslipp, men også at kommunens maskiner får en mer effektiv bruk, og at man på sikt kan eie færre maskiner, men likevel ha samme drift som tidligere, med tilsvarende eller høyere kvalitet.
Først og fremst søker Oslo kommune en digital løsning for deling av utstyr, men også funksjonalitet for å kunne administrere transport, oppbevaring og eventuell fordeling av kostnader for bruken av utstyret. Kommunen ønsker at det skal være mulig å tilpasse deleløsningen til ulike alternativer for sørvis, lagring og transport, enten det er noe kommunen velger å gjøre selv eller tjenester man kjøper. For Oslo kommune, med Utdanningsetaten i spissen, er det viktig at deleløsningen lykkes med å få sluttbrukere, som vaktmestre og driftsledere, med på laget.
I vedlegg 1 - Behovsbeskrivelse_Oslo kommune_Deling av kommunalt utstyr - ligger mer utdypende informasjon om behovet.
4 Steg-for-steg: Hvordan inngå en StartOff-kontrakt med Oslo kommune?
Utvelgelse av de beste idéskissene som får delta i fasen «utforske alternativer»
Kunngjøring
Denne konkurransen starter når konkurransedokumentene er kunngjort på Xxxxxx.xx. Konkurransedokumentene består av konkurransereglene med vedlegg (dette dokumentet) og StartOffs forsknings- og utviklingskontrakt med bilag.
I vedlegg 1 til konkurransereglene finner du behovsbeskrivelsen. Denne beskriver utfordringen som oppdragsgiver ønsker å løse, behovet, og krav som de har til løsningen.
Om du mener at du har en god idé for hvordan du kan hjelpe Oslo med å utvikle en løsning på utfordringen, ønsker vi å høre fra deg. Eneste forutsetning er at du er registrert i foretaksregistret (se kvalifikasjonskrav pkt. 5 i dette dokumentet).
Utarbeidelse av idéskisse:
Om du ønsker å inngå en avtale med Oslo kommune, bruker du malen for idéskisse for å beskrive ditt forslag. Idéskissen skal være på maksimalt 2 000 ord. Idéskissen sender du i konkurransegjennomføringsverktøyet, sammen med kopi av firmaattest, innen tilbudsfristens utløp.
Utvelgelse fra mottatte idéskisser
Alle som oppfyller kravene til å delta i konkurransen, vil få sine idéskisser evaluert. Idéskissene vil bli evaluert av et panel som vurderer og rangerer dem i forhold til tildelingskriteriene (se pkt. 6 i dette dokumentet).
De beste leverandørene inviteres til intervju
Om din idéskisse rangeres som en av de beste forslagene, vil du bli invitert til et intervju. Intervjuet vil bli gjennomført som et digitalt møte på ca. 45 minutter. I forkant av intervjuet, vil du få oversendt agenda for intervjuet.
Leverandører som ikke inviteres til intervju vil bli informert om dette via konkurransegjennomføringsverktøyet EU Supply.
Inngåelse av avtale for å bli med i fasen «utforske alternativer»
Basert på Idéskissen og intervjuet, vil oppdragsgiver gjennomføre en ny vurdering av forslagene. Panelet vil, når vurderingene er foretatt, rangere forslagene. Basert på denne rangeringen vil Oslo kommune inngå en avtale med de tre beste leverandørene, som da blir invitert til fasen «utforske alternativer».
Gjennomføring av fasen «Utforske alternativer»
Felles oppstartsmøte
Fasen «utforske alternativer» gjennomføres på 3 uker. Formålet med denne fasen er at hver leverandør utvikler et endelig løsningsforslag basert på idéskissen. De tre leverandørene vil motta et vederlag på kr. 50.000,- hver for å gjennomføre denne fasen. I den første uken vil det bli gjennomført et felles oppstartsmøte for de tre leverandørene med oppdragsgiver. Formålet med oppstartsmøtet er å gi leverandørene informasjon, blant annet om hvordan fasen skal gjennomføres, herunder hvordan personene fra Oslo kommune kan kontaktes og involveres underveis.
1:1-møter for avklaring av behov og rammer
I løpet av 3-ukersperioden vil personene fra oppdragsgiver være tilgjengelig for informasjons- og kunnskapsdeling slik at du kan tilpasse og utvikle ditt løsningsforslag. I etterkant av oppstartsmøtet vil det bli gjennomført 1:1-møter mellom ditt selskap og Oslo kommune i hver av de tre ukene.
Utarbeidelse av løsningsforslag
Under 3-ukersperioden utvikler leverandørene sitt løsningsforslag. Det endelige løsningsforslaget vil være ditt forslag for utvikling av et minimumsprodukt (minimum viable product) som løsning på oppdragsgivers behov. Løsningsforslaget sender du til Oslo kommune og kontaktpersonen i StartOff innen fristen som blir gitt.
Presentere løsningsforslaget
De tre leverandørene får presentere sitt løsningsforslag i en pitch for evalueringspanelet som består av et team fra Oslo kommune og et team fra StartOff.
Basert på det endelige løsningsforslaget og presentasjonen, vil Oslo kommune gjennomføre en vurdering av løsningsforslagene og rangere dem. Oslo kommune har intensjon om å gå videre med leverandøren som har det beste tilbudet. Det er kun denne leverandøren som eventuelt vil bli invitert til fasen «Utvikle løsningen». For de to andre leverandørene vil prosjektet være avsluttet.
Gjennomføring av fasen «Utvikle løsningen»
Forberedelser og organisering
Fasen «Utvikle løsningen» gjennomføres på 15 uker med mål om å utvikle et minimumsprodukt (MVP) basert på løsningsforslaget. Valgt leverandør vil motta et vederlag på opptil kr. 450.000 for å gjennomføre fasen. Fasen «Utvikle løsningen» starter med et oppstartsmøte mellom Oslo kommune og valgt leverandør. Under møtet skal oppdragsgiver og valgt leverandør lage en detaljert fremdriftsplan for gjennomføring av fasen. Den detaljerte fremdriftsplanen skal godkjennes skriftlig av partene.
Utvikling av et minimumsprodukt
Leverandøren utvikler et minimumsprodukt i tett samarbeid med DFØ. Leverandøren har gjennomføringsansvaret for utviklingsløpet. Vi oppfordrer leverandøren til å legge opp til et utviklingsløp som inkluderer følgende steg:
• utvikling av løsningsdesign,
• utvikling av minimumsprodukt og
• gjennomføring av brukertesting.
Gjennomføring av workshop «Hvordan skalere inn mot det offentlige markedet»
Et viktig formål med StartOff er å hjelpe oppstartselskaper med å finne sine første offentlige kunder. I tillegg ønsker vi at leverandørenes løsninger blir tatt i bruk av flere offentlige kunder. I etterkant av utviklingsløpet gjennomfører StartOff derfor en workshop med leverandøren. Formålet er å hjelpe selskapet med å vokse i det offentlige markedet. I workshopen blir selskapet gitt råd om hvordan det kan jobbe videre med utviklet løsning mot flere kunder i det offentlige og i privat sektor.
Deltakelse på Demodagen
Leverandøren som utvikler et minimumsprodukt i StartOff, vil få presentere løsningen på eventet «Demodagen». Formålet med Demodagen er å få presentert og markedsført selskapene og løsningene som har deltatt i StartOff-prosjekter for et større publikum. Demodagen vil invitere deltakere fra mulige kunder i offentlig og privat sektor, i tillegg til aktører fra investormarkedet.
5 Viktig informasjon om konkurransen
Anskaffelsesmetode
Konkurransen gjennomføres som en før-kommersiell anskaffelse. En før- kommersielle anskaffelse baserer seg på en unntaksbestemmelse i forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (§ 2-5. Unntak for kontrakter om forsknings- og utviklingstjenester). Dette innebærer at lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse.
Konkurransedokumenter
Konkurransedokumentene består av to deler:
1. Konkurranseregler (dette dokumentet)
2. Oslo kommunes behovsbeskrivelse
3. Mal for idéskisse
4. StartOffs forsknings- og utviklingsavtale
Om oppdragsgiver
Se Oslo kommune - Startsiden for mer informasjon om oppdragsgiver.
Beskrivelse av leveransen
Oslo kommunes beskrivelse av oppdraget følger av pkt. 3 i dette dokumentet (behovsbeskrivelsen). Behovsbeskrivelsen vil også utgjøre bilag 1 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale.
StartOff-kontrakten omhandler kun kjøp av forsknings- og utviklingstjenester og tilhørende MVP (minimumsprodukt for testing) og ikke et ferdig utviklet produkt eller tjeneste. En fullt ut implementert løsning forutsetter en etterfølgende anskaffelsesprosess. StartOff kan gi bistand til oppdragsgiver i oppfølgingen av StartOff-prosjektet.
Kvalifikasjonskrav
Taushetsplikt
Informasjon som oppdragsgiver blir kjent med som del av ideskissen, intervju, eller som i annen forbindelse framgår av tilbudet skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående eller andre deltagende leverandører uten samtykke fra parten det gjelder. Oppdragsgiver skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.
Taushetsplikten og omfanget av den i kontraktsfasen framgår av punkt 5.3 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale vedlagt dette konkurransegrunnlaget.
Immaterielle rettigheter
Regulering av immaterielle rettigheter fremgår av punkt 8 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale.
Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på skandinavisk eller engelsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet.
Deltilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud kun på deler av oppdraget. Oslo kommune søker en løsning som dekker en så stor del av behovet som mulig.
Spørsmål til konkurransedokumentene
StartOff og Xxxxxxxxxxxxx oppfordrer leverandøren til å sette seg godt inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Dersom det oppdages feil i konkurransedokumentene, bes det om at dette formidles skriftlig via konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).
Eventuelle spørsmål skal sendes skriftlig, via KGV. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen i konkurransegjennomføringsverktøyet.
Oppdatering av konkurransedokumentene
Oslo kommune har rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransedokumentene. Dersom det er behov for å gjøre vesentlige endringer kan konkurransen avlyses og kunngjøres på nytt.
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransedokumentene vil bli formidlet til alle leverandører som har sendt inn idéskisse.
Avvisning
Det er ikke anledning å ta vesentlige forbehold mot noen av vilkårene i konkurransedokumentene. Idéskisse og/eller løsningsforslag som inneholder vesentlige forbehold eller vesentlige avvik fra konkurransedokumentene, vil kunne bli avvist fra å delta i konkurransen.
Oppdragsgiver kan også avvise idéskisse og/eller løsningsforslag som på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan de skal bedømmes i forhold til øvrige idéskisser og/eller løsningsforslag.
Viktige datoer
Oslo kommune har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
GJENNOMFØRING AV FASEN “SENDE INN IDÉSKISSE” | |
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurranse | 25. oktober |
Leverandørenes frist for å levere idéskisse | 22. november |
Evaluering av mottatte idéskisser | 1. desember |
Intervju med inntil 6 leverandører | 5. og 6. desember |
Valg av leverandører til neste fase. | 8. desember |
Meddelelse om resultat til leverandørene | 9. desember |
GJENNOMFØRING AV FASE «UTFORSKE ALTERNATIVER» | |
Aktivitet | Tidspunkt |
Felles informasjonsmøte, samt kontraktsinngåelse for deltakende leverandører i utforskingsfasen | 13. desember |
Oppstartsmøter (1:1-møter) | 13. desember |
Arbeidsmøte 2 (leverandør og oppdragsiver) | Uke 1, 2023 |
Arbeidsmøte 3 (leverandør og oppdragsiver) | Uke 2, 2023 |
Innlevering av løsningsforslag | 19. januar |
Presentasjon av løsningsforslag | 23. januar |
Evaluering | 24. januar |
Meddelelse av resultat til leverandørene | 26. januar |
GJENNOMFØRING AV FASE «UTVIKLE LØSNINGEN» | |
Aktivitet | Tidspunkt |
Oppstartsmøte og kontraktsinngåelse for utviklingsfasen | 7. februar |
Arbeidsmøter i utviklingsfasen | (Avtales i oppstartsmøte) |
Utvikling ferdigstilt | 6. juni |
Avslutningsworkshop | 13. juni |
Tidsplanen er tentativ.
6 Vurderingskriterier
Evaluering av idéskisser
Idéskissene vil bli evaluert opp mot vurderingskriteriene (se tabell under).
Tabell 1 Vurderingskriterier
Vurderingskriterier | Vekting | Dokumentasjonskrav Du skal bruke malen for idéskisse for å beskrive din løsningsidé. |
Kvalitet – løsningens effekt og grad av innovasjon Under dette kriteriet vurderes i hvilken grad den tilbudte løsningsideen dekker behovselementene (se behovsmatrise i behovsbeskrivelsen): • Brukervennlighet • Funksjonalitet • Integrasjon • Robusthet • Mulighet for videreutvikling • Personvern og sikkerhet I tillegg vurderes også grad av innovasjon i den tilbudte løsningsidéen | 60% | Beskriv løsningskonseptet samt hvordan og i hvilken grad løsningen/idéen vil dekke behovet slik det er beskrevet i behovsbeskrivelsen Beskriv grad av innovasjon ved løsningen. Innovasjonsgraden må beskrives på en måte som får frem forskjellen mellom dagens situasjon og den foreslåtte løsningen, og fremhever hva som er den innovative delen av løsningen. Som referanse kan følgende definisjon av innovasjon brukes: innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner. |
Gjennomføringsevne/team Under dette kriteriet vurderes teamets forutsetninger for å realisere idéen. Følgende områder vektlegges i vurderingen: • Kompetanse • Sammensetning • Motivasjon | 20% | Beskriv kortfattet CV for hver av nøkkelpersonene i teamet, ev. beskriv kompetanse- og erfaringsprofiler for personer som skal inngå i teamet. |
Kommersielt potensial for løsningsidéen | 20% | Beskriv hvilke vurderinger som du har om det kommersielle potensialet for den foreslåtte løsningen. Kan den foreslåtte løsningen anvendes av et større marked enn statlige virksomheter. |
Evaluering av løsningsforslag
Det beste løsningsforslaget i fasen «utforske alternativer», vil bli invitert til fasen
«utvikle løsningen». I fasen «utvikle løsningen» vil du få anledning til å utvikle et minimumsprodukt på oppdragsgivers utfordring. Vurderingskriterier for denne fasen vil bli meddelt leverandørene i forbindelse med oppstartsmøtet av fase «utforske alternativer» (se tidsplan pkt. 5 ovenfor).
I evalueringen kan oppdragsgiver og StartOff også invitere en tredjepart, eksempelvis for å bidra med spesifikk teknologikompetanse. Tredjepart vil ha taushetsplikt om forretningshemmeligheter de får tilgang til fra evalueringsarbeidet.
7 Innlevering av idéskisse i konkurransen
Idéskissen skal leveres i henhold til den utformingen det elektroniske systemet for innlevering angir.
Idéskissemalen skal brukes som utgangspunkt for å beskrive din løsningsidé.
Idéskissen må ikke overstige 2000 ord. Idéskisser som ikke overholder denne grensen, kan avvises.
Idéskissen sender du i konkurransegjennomføringsverktøyet sammen med kopi av bekreftelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister.
8 VEDLEGG
• Vedlegg 1: Oslo kommunes behovsbeskrivelse
• Vedlegg 2: Mal for idéskisse
• Vedlegg 3: StartOffs forsknings- og utviklingsavtale