Leverandørlogo
Leverandørlogo
Tjenestekontrakt
Tjenestekontrakt for leveranse av regnskapstjenester
01.03.2019 – 28.02.2023
Avtalenummer: XXXXXXX
Kontaktperson Sykehusinnkjøp HF:
Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxx E-post: steinar.porsanger- xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Telefon: 00 00 00 00
Leverandør Xx
Kontaktperson
E-post: xx@xx.xx Telefon: xx xx xx xx Xxx.xx.: xx xx xx xx
Innhold
4.3 Ekstraordinær oppsigelse 4
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 5
6.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet 6
6.2 Bruk av underleverandører 6
6.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 7
8.1 Hva som anses som mislighold 8
8.3 Sanksjoner ved mislighold 9
8.3.1 Tilbakehold av ytelser 9
8.3.2 Dagmulkt ved forsinkelse 9
9.2 Reklame og annen offentliggjøring 10
9.4 Kontaktpersoner i avtaleperioden 10
1 Avtalens parter
Kunden på denne avtalen er Sykehusinnkjøp HF
Kunden inngår kontrakt med x, heretter kalt Leverandør, om kjøp av regnskapstjenester. Avtalen er signert elektronisk.
Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretaket, jf. § 50 i Helseforetaksloven, vil rettsetterfølgeren kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden.
2 Avtalens gjenstand
Avtalen omfatter levering av regnskapstjenester. Leverandøren har totalansvar for regnskapsføringen for Kunden.
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte.
• Denne avtalen med vedlegg og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Annen skriftlig dokumentasjon
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Kontrakten gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside. Kunden kan deretter prolongere avtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 4 år. Kunden plikter å melde fra til leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen dersom avtalen ikke skal prolongeres.
4.2 Prøvetid
De første 8 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Xxxxxx si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper.
4.3 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
4.4 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende kontrakt.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.
Prisene er faste i avtalens første 2 år. Ved vesentlige endringer i vilkårene for leverandørens prisfastsettelse, eksempelvis betydelige endringer i antall brukere eller lisenser, kan hver av partene kreve at avtalte priser for de berørte tjenestene reforhandles og justeres forholdsmessig i henhold til endringen.
5.2 Prisregulering
Prisene er faste i avtalens første 2 år. Deretter kan prisene justeres årlig basert på prosentvis endring i konsumprisindeksen (KPI) publisert av Statistisk sentralbyrå etter anmodning fra leverandøren.
Endring ved førstegangsjustering:
85 % x (KPI desember 2020 – KPI november 2018)/(KPI november 2018).
Endring for etterfølgende justeringer:
85% * (KPI desember n – KPI desember (n-1)) / KPI desember (n-1). Med n = årstall for justeringen.
Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs.
Anmodning om prisregulering skal fremmes skriftlig av en av partene senest 2 måneder før ikrafttredelse. Ikrafttredelse vil første gang være 1. mars 2021, og kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent reguleringen. Etter prisregulering er prisene faste i tolv (12) måneder.
Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av Kunden.
6 Leverandørens plikter
6.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet.
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til tredjeparter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
6.2 Bruk av underleverandører
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Kundens skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også eventuelle underleverandørens utførelse av arbeidet.
6.3 Tjenestene
Tjenestene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg «Prisliste» og vedlegg «kravspesifikasjon»
6.4 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for å føre regnskap etter de til enhver tid gjeldende norske regler og lovverk for registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Regnskapstjenestene som leveres skal være i henhold til Xxxxxxx tidsfrister slik de fremkommer av årshjulet.
Leverandør er ansvarlig for arkivering i henhold til gjeldende regler for arkivering av regnskapsbilag og oppbevaring av lovpålagt regnskapsdokumentasjon.
Tjenestene som leveres skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, se vedlegg «Kravspesifikasjon utfylt av leverandør».
Dersom tjenestene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses de som mangelfulle.
6.5 Faktura
Fakturaen skal inneholde detaljert spesifisering. For tjenester som ikke omfattes av fastpris skal timelister vedlegges.
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per måned.
Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold. Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
6.6 Elektronisk faktura
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden «Elektronisk handelsformat» (EHF).
6.7 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
6.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
På tjenesteområder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende forskrifter.
På tjenesteområder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.
Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen.
Dersom leverandøren, etter gjentatte henvendelser, misligholder sine forpliktelser i henhold til dette punktet og ikke viser vilje til å få forholdet i orden innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen.
6.9 Personvern
Leverandøren skal ivareta personopplysninger i henhold til norsk lovgivning.
6.10 Informasjonssikkerhet
Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å ivareta krav til informasjonssikkerhet i forbindelse med gjennomføring av tjenesten.
Dette innebærer at Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å sikre konfidensialitet av Kundens data samt tiltak for å sikre at data ikke kommer på avveie. Videre skal Leverandøren iverksette forholdsmessige tiltak mot utilsiktet endring og sletting av data samt mot angrep av virus og annen skadevoldende programvare.
Leverandøren plikter å holde Kundens data atskilt fra eventuelle tredjeparters data for å redusere faren for beskadigelse av data og/eller innsyn i data. Med atskilt forstås at nødvendige tekniske tiltak som sikrer data mot uønsket endring og innsyn, er iverksatt og opprettholdt. Som uønsket endring og innsyn anses også tilgang fra ansatte hos Leverandøren eller andre som ikke har behov for informasjonen i sitt arbeid for Kunden.
Det inngås en egen databehandleravtale mellom leverandør og kunde.
7 Kundens plikter
7.1 Betaling
Kunden skal betale når tjenesten er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
7.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
8 Mislighold
8.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den andre part er ansvarlig for eller force majeure. Videre foreligger det mislighold fra Leverandørens side dersom ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner, krav og frister som er avtalt. Herunder:
• Manglende oppfølging av påkrav fra offentlige myndigheter i form av manglende innsending av mva. oppgave, feil i innsendinger, ikke overholdt frister for rapportering og årsregnskap, samt manglende interesse med bistand ved andre forespørsler fra offentlig myndighet slik som bokettersyn mv.
• Manglende overholdelse av fristene som fremkommer av årshjulet.
• Manglende interesse ved forespørsel fra revisor. Eksempelvis ved å ikke sende avstemmingsoversikter og dokumentasjoner ved forespørsel eller manglende kommunikasjon.
Det foreligger mislighold dersom tjenesten ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt.
8.2 Varslingsplikt
Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når
ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
Dersom Xxxxxx henvender seg til Leverandøren om mislighold, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
8.3 Sanksjoner ved mislighold
8.3.1 Tilbakehold av ytelser
Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Xxxxxxx mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig.
8.3.2 Dagmulkt ved forsinkelse
Dersom ikke avtalt tidspunkt for levering eller andre avtalte frister satt i kravspesifikasjonen eller årshjulet overholdes, og dette ikke skyldes force majeure eller Kundens forhold, foreligger det en forsinkelse fra leverandørens side som gir grunnlag for dagmulkt.
Dagmulkt utgjør kr. 5000 per arbeidsdag og beregnes per arbeidsdag etter avtalt frist. Dagmulkten løper i maksimalt 10 arbeidsdager.
8.3.3 Prisavslag
Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning.
8.3.4 Dekningskjøp
Ved Leverandørens mislighold kan Xxxxxx foreta dekningskjøp hos annen leverandør dersom det haster for Kunden å motta tjenesten.
8.3.5 Heving
Dersom det foreligger vesentlig mislighold fra Leverandørens side, kan Xxxxxx, etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet:
▪ At Leverandør tross skriftlig advarsel misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde.
Kunden kan også heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd etter at maksimal dagmulkt er nådd.
8.4 Erstatning
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren.
9 Generelle bestemmelser
9.1 Revisjon
Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
9.2 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
9.3 Oppfølgingsmøter
Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig etter behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
9.4 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Xxxxxx og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til avtalens forside. Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
9.5 Transport av avtalen
Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten.
10 Force majeure
10.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
10.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Xxxxxx om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
10.3 Kostnader
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
11 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt for eksempel i form av prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig ved utfyllelse av «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av Endringsprotokoll.
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
12 Tvister
12.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
12.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
12.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
12.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
12.5 Verneting
Verneting for avtalen er kundens verneting, med mindre partene enes om et annet verneting.
13 Vedlegg til avtalen
Vedlegg : Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg : Prisliste
Vedlegg : Etiske krav til leverandøren Vedlegg : Årshjul