KONTRAKTSBESTEMMELSER

Kontraktens formål er å regulere forholdet mellom Oppdragsgiver og Leverandør i forbindelse med kjøp av institusjonsplasser til rusmiddelmisbrukere (heretter kalt brukere).

3 Rammeavtalen

3.1 Dokumenter som inngår i rammeavtalen

Følgende dokumenter inngår i rammeavtalen:

a) Kontraktsbestemmelser (dette dokumentet) med vedlegg, samt eventuelle endringsavtaler

b) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag

c) Leverandørs tilbud av xx.xx.2015, referat fra forhandlingsmøte xx.xx.2015, samt revidert tilbud av xx.xx.2015.

Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Når det gjelder a) går kontraktsbestemmelser, samt eventuelle endringsavtaler, foran vedleggene. Når det gjelder pkt. c) gjelder dokumentene i tidsmessig rekkefølge med det senest daterte først.

Vedlegg til kontraktsbestemmelsene: V1 Avtale om kjøp av plass

V2 Mal for egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår V3 Databehandleravtale

V4 Rundskriv 16-2013 Elektronisk fakturering

Kontraktsdokumentene er utarbeidet i to eksemplarer, hvorav ett beror hos hver av partene.

3.2 Kontraktsramme

Avtalt pris per døgn er kroner xxx.

Leverandør skal stille til rådighet …… heldøgnsplasser.

Dette utgjør en øvre årlig brutto kontraktsramme på kroner xxxxxxx. Brutto kontraktssum (plasser*pris*døgn)

- Fradrag egenandel:

= Netto kontraktssum:

Prisen inkluderer alle kostnader knyttet til den avtalte tjenesten.

Det betales kun for faktisk benyttede plasser, uavhengig av øvre kontraktsramme.

3.3 Økning av kontraktsramme

Kontraktsrammen kan økes med inntil 10 % dersom Oppdragsgiver skulle få behov for flere plasser. En økning av kontraktssummen skal avtales skriftlig og forutsetter enighet mellom partene.

3.4 Reduksjon av kontraktsramme

Oppdragsgiver kan redusere kontraktsrammen med seks måneders varsel ved saklig grunn, som for eksempel reduserte budsjettoverføringer til Oppdragsgiver.

Ved reduksjon av kontraktsrammen skal Xxxxxxxxxxxxx gå i dialog med Leverandør slik at Oppdragsgiver er kjent med driftsmessige konsekvenser ved beslutningen.

Antall plasser som stilles til rådighet og bemanning ved institusjonen kan reduseres forholdsmessig likt som reduksjonen av kontraktsrammen.

4 Partenes kontaktpersoner, fullmaktsforhold og varsling

4.1 Kontaktperson

Hver av partene skal innen oppstart av oppdraget oppnevne en kontaktperson som skal være ansvarlig for all kommunikasjon mellom partene vedrørende oppdraget/ kontrakten. Partenes kontaktperson i denne kontrakten er:

For Oppdragsgiver:

Navn: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Postadresse: Postboks 00 Xxxxxxx, 0000 Xxxx Besøksadresse: Xxxxxxxx 00, Xxxx

Telefon: 000 00 000

E-post: xxxx.xxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxxx.xxxxxxx.xx

For Leverandør:

Navn:

Postadresse:

Besøksadresse:

Telefon:

e-post:

Bytte av kontaktperson skal varsles skriftlig.

4.2 Fullmaktsforhold

Leverandør kan ikke forplikte Oppdragsgiver overfor tredjemann uten særskilt fullmakt.

4.3 Varsling

Xxxxxx, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes skriftlig til partenes kontaktpersoner på avtalte adresser. Epost betraktes som skriftlig varsel.

5 Partenes samarbeid og gjensidige plikter

5.1 Samarbeidsplikt

Partene skal samarbeide og opptre lojalt overfor hverandre under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide holde hverandre underrettet om forhold som kan få betydning for oppdraget, blant annet kopier av referater, korrespondanse og annet materiell av betydning for den andres ytelse etter kontrakten. Slik informasjon skal gis uten unødig opphold.

Hver av partene kan kreve samarbeidsmøter for drøftelser om forståelsen av innholdet i kontrakten. Slike møter skal avholdes så raskt som mulig, og begge parter har møteplikt. Hver av partene dekker selv sine egne kostnader forbundet med slik møtedeltakelse.

5.2 Taushetsplikt mv.

Leverandør og enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Leverandør, har taushetsplikt etter gjeldende regelverk. Leverandør er ansvarlig for alle med brukerkontakt underskriver på erklæring om taushetsplikt før brukerkontakt finner sted.

Journaler og andre opplysninger som angår bruker skal oppbevares slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Slike opplysninger er underlagt taushetsplikt i medhold av helsepersonelloven og forvaltningsloven. Dette gjelder både for personell ansatt hos Leverandør og underleverandører, herunder innleide arbeidstakere og oppdragstakere/selvstendig næringsdrivende.

Oppdragsgiver og dennes ansatte har taushetsplikt om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven § 13.

5.3 Databehandleravtale

Oppdragsgiver er eier av alle data Leverandør registrerer om brukerne, uavhengig av om dataene registreres elektronisk, eller manuelt, og skal til enhver tid ha tilgang til nødvendige brukerdata som Leverandør har registrert.

Leverandør må sikre at elektronisk behandling av personopplysninger tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende krav i lov og forskrift.

Det er inngått databehandleravtale mellom Oppdragsgiver og Leverandør, se vedlegg 3 til kontrakten (V3).

Oppdragsgiver kan føre kontroll med at Leverandør behandler alle personsensitive brukerdata i henhold til gjeldende lov og forskrift. Oppdragsgiver har adgang til å

pålegge Leverandør å utbedre feil og mangler hvis brudd på gjeldende sikkerhetsbestemmelser blir påvist.

Leverandør har ansvaret for eventuell dataapplikasjon til bruk for brukerregnskap med registrering av brukerregnskapsopplysninger. Behandling av slike opplysninger er underlagt samme krav til sikkerhet som behandling av brukerdata for øvrig.

Dersom Oppdragsgiver pålegger Leverandør å knytte seg til Oppdragsgivers felles database for behandling av brukerdata, skal Leverandør registrere alle påkrevde brukerdata i denne felles databasen.

6 Leverandørs plikter

6.1 Generelt om oppdragets utførelse

Leverandør skal utføre oppdraget med god faglig kvalitet og dra omsorg for Oppdragsgivers og brukernes interesser.

6.2 Overdragelse av forpliktelser

Leverandør kan ikke overdra sine kontraktsforpliktelser uten skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver.

6.3 Underleverandører og andre medhjelpere

Bruk av underleverandører for de deler av oppdraget som gjelder direkte brukerrettede tjenester, som for eksempel kartlegging, behandling og terapi, skal kun skje som angitt i Leverandørs tilbud.

Leverandør svarer for sine ansatte, underleverandører og andre medhjelpere som benyttes for å gjennomføre oppdraget.

Leverandørs avtaler med underleverandør skal inneholde bestemmelser om ansvarsforhold og rettigheter for Oppdragsgiver og brukerne tilsvarende bestemmelsene i denne kontrakten. Leverandør forplikter seg til å påse at egne underleverandører over- holder alle bestemmelser i kontrakten.

Oppdragsgiver skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med Leverandørens ansatte, underleverandører eller andre medhjelperes gjennomføring av oppdraget.

6.4 Tiltak ved uforutsette forhold

Oppstår det uforutsette forhold som gjør det nødvendig å iverksette tiltak før Oppdragsgiver kan vurdere situasjonen, har Leverandør rett og plikt til å handle på Oppdragsgivers vegne. Oppdragsgiver skal kontaktes umiddelbart ved slike tilfeller.

For å hindre eventuelt tap eller skade, skal Leverandør foreta de tiltak som fremstår som forsvarlige for å ivareta Xxxxxxxxxxxxxx og brukernes interesser. Slike tiltak skal ikke strekke seg lenger enn det som er nødvendig inntil Oppdragsgiver selv kan fatte beslutning.

6.5 Samarbeid med andre instanser og tilsyn

Leverandør plikter å samarbeide med henvisende instans, samt andre private og offentlige instanser, for å sikre brukerne et best mulig tjenestetilbud.

Leverandør plikter å samarbeide og tilrettelegge for representantene fra organer som fører tilsyn og kontroll med driften av tjenestetilbudet. Leverandør har plikt til å gi Oppdragsgiver relevant informasjon og rapporter, i forbindelse med eventuelle tilsyn i tilknytning til det aktuelle tjenestetilbudet.

Samarbeidet gjelder blant annet overfor:

• Fylkesmannen/Statens helsetilsyn

• Branntilsynet

• Arbeidstilsynet

Oversikten er ikke uttømmende.

6.6 Avtale om kjøp av plass

Leverandør er ansvarlig for at «Avtale om kjøp av plass» (V1), utarbeidet av Oppdragsgiver, inngås for hver bruker, se vedlegg 1 til kontrakten (V1).

6.7 Inntak og utskriving

Leverandør skal følge de til enhver tid gjeldende prosedyrer og regler for inntak og utskriving som er fastsatt i lover, forskrifter og retningslinjer i Oslo kommune.

6.8 Fast kontaktperson for brukeren (primærkontakt)

Leverandør skal opplyse bruker om retten til å ha en fast kontaktperson.

Xxxxxxxx skal ha en fast kontaktperson (primærkontakt) på institusjonen. Xxxxxx skal treffe sin kontaktperson så snart som mulig etter innflytting, normalt innen tre virkedager.

Kontaktpersonen skal ha en kontinuerlig dialog med bruker. I tillegg kontakt med pårørende etter behov, forutsatt at brukeren samtykker til dette.

6.9 Individuell plan og plan for oppholdet

Leverandør skal medvirke til inngåelse av individuell plan i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1 første ledd jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-5.

Leverandør har ansvar for at det innen seks uker etter brukeren ankomstdato, utarbeides en plan for oppholdet for den perioden brukeren er innskrevet i institusjonen. Planen skal blant annet inneholde et avsnitt om videre oppfølging av brukeren etter at behandlingsoppholdet er avsluttet. Planen skal utarbeides i samarbeid mellom bruker, Leverandør og henvisende instans. Planen skal utformes som et eget dokument og inngå i brukerens journal.

For korttid:

Leverandør har ansvar for at det innen tre uker etter brukeren ankomstdato, utarbeides en plan for oppholdet for den perioden brukeren er innskrevet i institusjonen. Planen skal blant annet inneholde et avsnitt om videre oppfølging av brukeren etter at behandlingsoppholdet er avsluttet. Planen skal utarbeides i samarbeid mellom bruker, Leverandør og henvisende instans. Planen skal utformes som et eget dokument og inngå i brukerens journal.

6.10 Informasjonsplikt overfor brukere

Leverandør plikter å informere alle brukere om gjeldende lover og forskrifter om rettigheter under oppholdet, herunder klageretten.

6.11 Forvaltning av beboermidler

Leverandør skal forvalte beboermidler i overenstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer fastsatt av statlige og kommunale myndigheter.

6.12 Journalansvarlig

Leverandør skal utpeke en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen.

6.13 Leverandørs faglige kvalifikasjoner

Leverandør skal til enhver tid ha den totalbemanningen som er avtalt for oppdraget og som innehar de avtalte formelle og faglige kvalifikasjoner.

Ved utskiftning av personell, plikter Leverandør å erstatte disse med personell som innehar tilsvarende kompetanse. Leverandør bærer alle kostnader forbundet med slik utskifting.

6.14 Kvalitetsmålinger

Leverandør skal i kontraktsperioden gjennomføre brukerundersøkelser og resultatmålinger. Partene kan avtale kvalitetsmålinger utover dette. Brukerundersøkelser og resultatmålinger skal gjennomføres og rapporteres etter nærmere retningslinjer fra Oppdragsgiver.

Leverandør kan utvikle og bruke sine egne brukerundersøkelser og resultatmålinger under forutsetning av at de måler de samme parameterne for kvalitet og resultater som Oppdragiver bruker. Det vil si at de måler den kvalitet og de resultater som Leverandør har forpliktet seg til i denne avtalen og som har kvalifisert til poeng i konkurransen. Det er også et krav at resultatene kan etterprøves av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal godkjenne slike brukerundersøkelser og resultatmålinger på forhånd.

Oppdragsgiver kan bistå med opplæring av ansatte hos Leverandør i hvordan Oppdragsgivers brukerundersøkelser og resultatmålinger skal gjennomføres og hvordan resultatene fra undersøkelsene skal brukes for å videreutvikle tjenestene. Denne opplæringen vil være kostnadsfri for Leverandør, med unntak av eventuelle reise- og overnattingskostnader.

Leverandør skal, i samarbeid med brukerne, iverksette prosesser for kvalitetsutvikling på bakgrunn av resultatene av brukerundersøkelser og resultatmålinger. Resultatene av brukerundersøkelser og resultatmålinger, hvilke prosesser/tiltak som er iverksatt på bakgrunn av målingene og hvilke mål Leverandør ønsker å oppnå fremover, skal rapporteres til Oppdragsgiver en gang per år.

Oppdragsgiver vil stille nødvendig dataverktøy for kvalitetsmålinger pålagt av Oppdragsgiver til disposisjon kostnadsfritt for Leverandør. Dersom Leverandør ønsker å bruke sine egne verktøy, skal disse være adekvate i forhold til de krav og retningslinjer som Oppdragsgiver fastsetter for disse målingene.

6.15 Krav til minstestandard for kvalitet og oppnådde resultater Minstekrav til samlet resultatet i brukerundersøkelsene, det vil si generell fornøydhet, er at minst 80 % av brukerne skal være fornøyde med tjenestene eller den andel som Oslo

bystyre vedtar i kontraktsperioden.

Andelen svært misfornøyde brukere skal ikke overstige 5 % eller den andel som Oslo bystyre bestemmer i kontraktsperioden.

I gjennomsnitt skal minst 60 % av brukerne gjennomføre avtalt opphold, relatert til de individuelle målsettinger som er nedfelt i tiltaksplanen eller den andel som Oslo bystyre vedtar i kontraktsperioden.

6.16 Leverandørs uavhengighet

Leverandør skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt ved gjennomføringen av oppdraget. Han skal uten ugrunnet opphold varsle Oppdragsgiver hvis en slik situasjon oppstår. Dersom Leverandør ikke gjenoppretter sin uavhengighet uten ugrunnet opphold, kan Oppdragsgiver heve kontrakten.

Personell som Leverandør benytter, skal ikke på noe vis være i interessekonflikt i forbindelse med utførelse av oppdraget. Leverandør er forpliktet til å underrette Xxxxxxxxxxxxx om forhold som kan medføre interessekonflikter. Personell som kan tenkes å komme i en slik konfliktsituasjon skal ikke benyttes til oppdraget.

6.17 Offentligrettslige krav

Leverandør skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og offentlige vedtak, herunder enkeltvedtak.

Det nevnes særskilt:

• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.

• Lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.

• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.

• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter.

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.

• Forskrift av 18. desember 2009 nr. 1641 om legemiddelassistert rehabilitering.

• Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp.

• Forskrift av 8.februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

• Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81. om sosiale tjenester mv.

• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten.

• Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, - miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter.

• Byrådsavdeling for finans, Rundskriv 16/2013 (Krav til leverandører om å sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer til kommunen).

• Oslo kommunes instruks for disponering av økonomiske midler tilhørende tjenestemottakere i institusjon og utenfor institusjon, samt håndtering av tjenestemottakeres egne midler, vedtatt av Byrådsavdeling for eldre- og sosiale tjenester, Byrådens sak 12/2010.

• Oslo kommunes overordnede retningslinjer for forebygging og håndtering av mistanke om overgrep av 25.11.2013, Fellesskriv nr.10/2013.

Oversikten er ikke uttømmende.

6.18 Offentlige myndigheters pålegg

Leverandør er ansvarlig for å innhente eventuelle nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter. Leverandør skal varsle Oppdragsgiver om pålegg fra offentlig myndighet i anledning oppdraget som er rettet direkte mot han eller underleverandør.

Pålegg fra offentlige myndigheter ved Leverandørens eventuelle brudd på lover eller forskrifter, skal uten ugrunnet opphold utbedres av Leverandør uten kostnad for Oppdragsgiver.

6.19 Leverandørs ansatte/personale

Leverandør har arbeidsgiveransvar for egne ansatte, med samtlige plikter det innebærer inklusive dekninger av lønn, forsikringer, pensjonsinnskudd, arbeidsgiveravgift, alle sosiale utgifter m.m.

Leverandør er ansvarlig for at egne ansatte og andre medhjelpere er kjent med denne kontraktens forpliktelser mht. brukerarbeidet og brukernes rettigheter, og hvilke krav og plikter som påhviler den ansatte etter kontrakten og lovgivningen forøvrig.

6.20 Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandør skal sørge for at alle ansatte, innleide arbeidstakere eller oppdragstakere/selvstendig næringsdrivende har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til arbeidsmiljøloven og gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Kravene gjelder for alle oppdrag/ansettelsesforhold vedkommende har for hele Oslo kommune. Siden

selvstendig næringsdrivende ikke mottar lønn, skal vedkommende etter å ha dekket sosiale kostnader og pensjon, sitte igjen med en godtgjørelse som minst tilsvarer hva vedkommende ville hatt krav på som ansatt.

Leverandør skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten.

Leverandør skal innen én måned gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene ovenfor i henhold til vedlagte mal for egenrapportering, se vedlegg 2 til kontrakten (V2). Egenrapporteringen skal sendes til Oppdragsgiver innen én måned etter kontrakten har startet. Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden.

Leverandør skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av Oppdragsgiver kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen kontrolleres av Oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av Oppdragsgiver.

Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte, innleide arbeidstakere eller oppdragstakere/selvstendig næringsdrivende som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme arbeidstakerne/oppdragstakerne, innsyn i Leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og xxxxx.

Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av Oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos Leverandør, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer.

Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene.

Hvis Leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønns- og/eller arbeidsvilkår, skal Leverandør uten opphold informere Oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Hvis Leverandør eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk.

Hvis brudd på denne bestemmelses første og annet ledd oppdages av Oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av Oppdragsgiver, skal Leverandør rette forholdet innen den frist Oppdragsgiver fastsetter. Der Leverandør selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal Leverandør uten opphold opplyse Oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at Leverandør skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av Oppdragsgiver. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil

medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk.

Dagbot etter denne bestemmelsen er kroner 10 000.

Xxxxx på plikter etter denne bestemmelsen som ikke er av ubetydelig karakter gir Velferdsetaten rett til å heve kontrakten.

6.21 Internkontroll og HMS-krav

Leverandør skal oppfylle kravene i helse- og omsorgslovgivningen, herunder ha et kvalitetssikringssystem i henhold til forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten.

Leverandør skal oppfylle kravene i helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen, herunder internkontrollforskriften (om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) av 6. desember 1996.

Leverandør har plikt til å varsle Oppdragsgiver om resultater som han forstår eller burde forstå var av betydning for Oppdragsgiver, uavhengig om Oppdragsgiver har kontrollert forholdet.

6.22 Krav til lærlingordning

Leverandør skal ved oppstart av kontraktsarbeidet være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning.

6.23 Miljøkrav

Leverandør skal innen 1.1.2018 ha et miljøledelsessystem (3.partssystem eller internt system) som sikrer at virksomheten kontinuerlig forsøker å redusere miljøbelastningen, herunder spesielt knyttet til avfall og energiforbruk. Systemet skal inneholde konkrete dokumenterte mål som virksomheten arbeider for å nå. Resultatene skal vurderes og forbedringer skal iverksettes av ledelsen minimum årlig.

Dersom Leverandør ønsker dette, skal Oppdragsgiver tilby råd og veiledning om hvordan slikt miljøledelsessystem kan utformes.

6.24 Beredskapsplaner

Leverandør plikter å utarbeide lokale beredskapsplaner i henhold til lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 nr. 56.

Det vises til Oppdragsgivers beredskapsplan gjeldende fra juni 2013, og som til enhver tid vil ligge i oppdatert versjon på følgende nettside: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxx.xx/xx_xxx/xxxxxxx000000-00000.xxxx

Leverandørens beredskapsplan skal følge hva som framkommer i denne.

Det skal gjennomføres brannøvelser minst to ganger per år som inkluderer alt personell, inklusive nattvakter.

6.25 Diskrimineringsforbud

Xxxxxxx, ansatte og andre medhjelpere skal behandles med respekt for sin personlige integritet. Ingen brukere, ansatte eller andre medhjelpere skal diskrimineres direkte eller indirekte pga. politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner, kjønn, seksuell orientering, funksjonsnedsettelse eller alder. Leverandør skal jobbe aktivt mot alle former for diskriminering.

For ansettelse i stillinger knyttet til religiøse trossamfunn vises det til unntaksbestemmelsen i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) § 13-3 tredje ledd.

Virksomheten skal drives slik at brukerne, ansatte eller andre medhjelpere ikke påtvinges politiske meninger eller særskilte livssyn.

Brukerne skal kunne ivareta sine behov for religionsutøvelse, jf. forskrift av 4. desember 1992 nr. 915 § 5-2, gitt i medhold av lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester mm.

6.26 Rapporteringsplikt

Statusrapport om brukeren sendes til sosialtjenesten i NAV i bydelen brukeren tilhører minimum hver 6. måned. (gjelder ikke korttid)

Sluttrapport om brukeren sendes til sosialtjenesten i NAV i den bydelen brukeren tilhører, senest tre uker etter at bruker har avsluttet oppholdet.

Bydelsbetalingslisten skal inneholde grunnlagsdata for internavregning med bydelene, dvs. minimum brukernes navn, fødselsnummer, tilhørighet til bydel og sosialtjeneste, antall oppholdsdøgn for aktuell periode, samt inn og eventuelt ut-dato.

Bydelsbetalingsliste skal sendes til Oppdragsgiver den 25. i hver måned. Bydelsbetalingslisten sendes per post til Oppdragsgiver.

Leverandør skal for egen kostnad utarbeide og levere de rapporter/ statistikker som nevnt ovenfor. Leverandør skal også levere andre rapporter/statistikk som Oppdragsgiver har behov for og som har sammenheng med kontraktens art, dersom Xxxxxxxxxxxxx ber om dette og det ikke medfører vesentlig ulempe for Leverandør. Rapporter/ statistikker skal følge de maler Xxxxxxxxxxxxx til enhver tid pålegger.

Leverandør skal oversende Oppdragsgiver komplett regnskap og styrets årsberetning for Leverandør og eventuelt mor- og datterselskap, elektronisk innen 1. mai hvert år.

Revisjonsberetning skal vedlegges regnskapet.

For underleverandører og andre medhjelpere skal dokumentasjon på forespørsel kunne framlegges mht. årsregnskap med revisorberetning og årsberetning, organisasjonskart, fylkesmannsrapporter og internkontroll.

6.27 Xxxxxx og forsikringer

Oppdragsgiver er ikke ansvarlig for skade forvoldt av brukerne på fast eiendom, løsøre eller personer.

Leverandøren skal ha tegnet følgende forsikringer ved oppstart av kontrakt:

• Ansvarsforsikring for ting - og personskade som Leverandøren, hans ansatte, underleverandører eller andre medhjelpere kan påføre Oppdragsgiver eller tredjemann, samt for det ansvar han kan pådra seg i henhold til kontrakten.

• Innboforsikring, samt ha fullverdiforsikring av egne bygg- og anlegg, eller sørge for fullverdiforsikring i leide bygg- og anlegg.

Forsikringen skal ikke inneholde bestemmelser som begrenser skadelidtes rett til å kunne kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet eller som begrenser skadelidtes dekningsrett som følge av forhold på Leverandørens side.

Forsikringsbeviset skal forelegges Oppdragsgiver på forespørsel. Dette fratar ikke Leverandør risikoen for at forsikringen er dekkende.

6.28 Regnskapsplikt

Leverandør skal føre regnskap og utarbeide årsoppgjør i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Dette gjelder uavhengig om slik plikt følger av regnskapsloven § 1. Regnskapet skal revideres av statsautorisert eller registrert revisor.

Oppdragsgiver har innsynsrett i Leverandørens budsjett og særregnskap knyttet til driften, og Leverandør skal oversende nødvendige dokumenter ved forespørsel.

Oppdragsgiver, eller revisor valgt av Oppdragsgiver, har adgang til å undersøke forvaltningsmessige og økonomiske forhold hos Leverandør direkte. Leverandør skal bistå ved revisjonen, herunder framlegge all informasjon som er nødvendig i forbindelse med undersøkelsen. Om ønskelig kan Leverandør ha egen revisor til stede ved undersøkelsen.

6.29 Informasjonsplikt

Leverandør plikter i informasjonsmateriell og i markedsføring å informere om hvor stor andel av tjenestene som er finansiert av Oslo kommune. I de tilfeller der det er naturlig, plikter Leverandør i forhold til samarbeidsparter og media å informere om hvor stor andel av tjenestene som er finansiert av Oslo kommune.

6.30 Lokaler, inventar, møbler, annet utstyr m.m.

Lokaler, inventar, møbler og annet utstyr skal være hensiktsmessige og med tilfredsstillende standard.

Leverandør skal sørge for at brukernes rom og alle fellesarealer blir rengjort på en tilfredsstillende måte. I de tilfeller dette er hensiktsmessig, skal brukerne selv delta i dette arbeidet.

7 Oppdragsgivers plikter

Oppdragsgiver skal medvirke til Leverandørs gjennomføring av oppdraget. Medvirkningen skal skje i overensstemmelse med det som er avtalt i kontrakten og for øvrig slik god skikk tilsier.

Oppdragsgiver skal opplyse Leverandør om forhold han bør forstå er av betydning for gjennomføringen av oppdraget og fatte de beslutninger som er nødvendig for oppdragets gjennomføring.

Oppdragsgiver er forpliktet til å gi skriftlige tilbakemeldinger på resultatrapporter og rapporter fra brukerundersøkelser fra Leverandør.

Oppdragsgiver forplikter seg til å utpeke primær og sekundær kontaktperson, slik at Oppdragsgiver er lett tilgjengelig for Leverandør ved behov mandag til fredag kl.

08:00 til 15:35.

Oppdragsgiver er forpliktet til å gjennomføre minst ett oppfølgingsmøte med Leverandør per år og ellers når Leverandør har behov for det.

8 Oppdragsgivers rettigheter

8.1 Oppdragsgivers tilsyn og kontroll av tjenestene

For å sikre ivaretakelsen av brukernes behov og at oppdraget utføres i henhold til kontrakten, lover, forskrifter, enkeltvedtak og andre krav, forbeholder Oppdragsgiver seg rett til å foreta tilsyn og kontroll med driften av tjenestene. Oppdragsgiver har rett til å foreta systemrevisjoner eller andre typer revisjoner som Xxxxxxxxxxxxx måtte velge å benytte. Eventuell kontroll fritar ikke Leverandør for ansvar og plikter etter kontrakten.

Tilsyn og kontroll fra Oppdragsgiver kan foretas både etter forutgående varsel og uanmeldt.

8.2 Innsynsrett

Oppdragsgiver har innsynsrett i Leverandørens systemer for internkontroll og kvalitetssikring, all underliggende dokumentasjon vedrørende oppdraget, samt Leverandørens forvaltning av eventuelle betrodde midler tilhørende bruker.

9 Prisregulering

I perioden frem til 1.mai 2017 skal prisen være fast, og regulering foretas første gang samme dato. Prisen skal deretter reguleres årlig i forhold til lønns- og prisstigning med virkning fra 1. mai hvert år.

For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. januar i forhold til januar året før) med 30 % vekt, og forventet lønnsvekst i årlig vedtatt budsjett for reguleringsåret i Oslo kommune med 70 % vekt.

10 Fakturering

90 % av kontraktssum utbetales forskuddsvis i 12 like månedlige rater den 20. i hver måned.

Fakturering for faktisk produserte tjenester skal foretas etterskuddsvis hver måned, senest den 10. hver måned. Det skal gjøres fradrag for eventuelt mottatt forskudd.

Fakturagrunnlaget skal framkomme som antall døgn multiplisert med døgnpris. Gebyrer og lignende aksepteres ikke.

Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Betaling av faktura innebærer ingen godkjennelse av fakturagrunnlaget.

Det kreves at alle fakturaer og kreditnotaer sendes i Elektronisk handelsformat (EHF) til Oslo Kommunes Fakturasentral jf. Byrådsavdeling for finans, Rundskriv 16/2013.

Fakturaen skal merkes ressursnummer 839 06367, jf. vedlegg 4 til kontrakten (V4).

11 Grunnlag for rett til fakturering

11.1 Utgangspunkter

All fakturering skal være basert på faktisk produserte tjenester.

Xxxxxxxxx opphold på institusjonen løper fra den dato som framgår av ”Avtale om kjøp av plass” (V1).

Det skal aldri faktureres dobbelt for en plass.

Dersom bruker ikke møter til opphold(total uteblivelse) som framgår av denne avtalen, kan Leverandør for rehabiliteringstjenester og for omsorgsbaserte tjenester, fakturere for tjenester inntil fjorten dager fra avtalt inntaksdato, eller inntil plassen blir belagt av en annen bruker dersom dette inntrer tidligere.

Dersom bruker ikke møter til opphold(total uteblivelse) som framgår av denne avtalen, kan Leverandør for korttidstilbud og for tjenester til rusmiddelmisbrukere med særlige behov og uforutsigbar atferd, fakturere for tjenester inntil syv dager fra avtalt inntaksdato, eller inntil plassen blir belagt av en annen bruker dersom dette inntrer tidligere.

Dersom brukeren ankommer senere enn avtalt inntaksdato, den dato som framgår av

«Avtale om kjøp av plass», kan Leverandør for rehabiliteringstjenester og for

omsorgsbaserte tjenester, fakturere inntil fjorten dager etter avtalt inntaksdato, forutsatt at forsinkelsen ikke skyldes forhold Leverandør har ansvar for.

Dersom brukeren ankommer senere enn avtalt inntaksdato, den dato som framgår av

«Avtale om kjøp av plass», kan Leverandør for korttidstilbud og for tjenester til rusmiddelmisbrukere med særlige behov og uforutsigbar atferd, fakturere inntil syv dager etter avtalt inntaksdato, forutsatt at forsinkelsen ikke skyldes forhold Leverandør har ansvar for.

Ved dødsfall kan det for rehabiliteringstjenester og for omsorgsbaserte tjenester, faktureres for inntil fjorten døgn etter at dødsfallet inntraff, eller inntil plassen blir belagt av en annen bruker dersom dette inntrer tidligere.

Ved dødsfall kan det for korttidstilbud og for tjenester til rusmiddelmisbrukere med særlig behov og utfordrende atferd, faktureres for inntil syv døgn etter at dødsfallet inntraff, eller inntil plassen blir belagt av en annen bruker dersom dette inntrer tidligere.

11.2 Brukers egenandel

Oslo kommunes politiske organer fastsetter årlig egenandeler (husleie, kost) som skal benyttes i deler av Oppdragsgivers tiltaksapparat. Det er i så tilfelle Leverandørs ansvar å kreve inn denne egenandelen direkte fra brukeren. Egenandelen skal trekkes fra døgnprisen innen faktura sendes til Oppdragsgiver.

Det er ikke adgang for Leverandør til å justere egenandelen i kontraktsperioden.

11.3 Mva. - kompensasjon

Leverandør har ansvar for innkreving av sin eventuelle mva.-kompensasjon. Mva.- kompensasjonen beholdes av Leverandør.

11.4 Fakturering ved avbrudd av oppholdet

Dersom brukeren forlater institusjonen uten avtale eller tillatelse, kan Leverandør for rehabiliteringstjenester og for omsorgsbaserte tjenester, fakturere inntil fjorten dager eller frem til plassen blir belagt av annen bruker, hvis dette skjer før fjorten dager.

Dersom brukeren forlater institusjonen uten avtale eller tillatelse, kan Leverandør for korttidstilbud og for tjenester til rusmiddelmisbrukere med særlige behov og uforutsigbar atferd, fakturere inntil syv dager eller frem til plassen blir belagt av annen bruker, hvis dette skjer før syv dager

Dersom brukeren blir skrevet ut fra institusjonen mot sin vilje, skal Leverandør fakturere tjenester til og med utskrivningsdatoen, eventuelt frem til og med datoen brukeren forlater institusjonen dersom dette inntreffer før utskrivingsdato.

tjenester, fakturere inntil fjorten dager etter utskrivningsdato, eller frem til plassen blir belagt av annen bruker, hvis dette skjer før fjorten dager.

Dersom brukeren forlater institusjonen grunnet umiddelbar utskrivning som følge av utøvelse av vold eller alvorlige trusler om vold, eller distribusjon av rusmidler på institusjonen, kan Leverandør for korttidstilbud og tjenester til rusmiddelmisbrukere med særlige behov og uforutsigbar atferd fakturere inntil syv dager etter utskrivningsdato, eller frem til plassen blir belagt av annen bruker, hvis dette skjer før syv dager.

11.5 Straffegjennomføringsloven § 12

Dersom brukeren begynner sitt opphold ved Leverandørs institusjon med hjemmel i lov om gjennomføring av straff av 18. mai 2001 nr. 21 § 12, kan Leverandør ikke fakturere tjenester etter at bruker er tilbakeført til fengsel.

11.6 Oppdragsgivers tilbakeholdsrett

Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av Leverandørs kontraktsmislighold, kan Xxxxxxxxxxxxx holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav.

Forsinkelsesrente skal ikke påløpe for tilbakeholdt beløp, så lenge tilbakeholdelsen ikke er klart urimelig.

11.7 Sluttfaktura

Leverandør skal sende sluttfaktura innen rimelig tid, og senest innen tre måneder, etter at denne kontrakten er opphørt. Sluttfakturaen skal omfatte alle Leverandørs krav.

Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen, kan ikke fremsettes senere.

Leverandør kan likevel ta spesifisert forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide.

11.8 Betalingsmislighold

Ved forsinket betaling kan Leverandør kreve forsinkelsesrente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976 nr. 100. Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket i gjeldende morarente.

12 Frister

Leverandør skal utføre oppdraget, herunder levere tjenester, i samsvar med de frister som er fastsatt i kontrakten. Leverandør skal varsle Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold dersom han forstår eller burde forstå at fristene ikke kan holdes.

13 Leverandørens mislighold

13.1 Mangel

Det foreligger mangel dersom Leverandørs ytelse avviker fra det som er avtalt.

Dersom Leverandør foretar endringer slik at tilbudet til brukerne forringes, skal dette regnes som en mangel. Manglende gjennomføring av kvalitetsmålinger og manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet skal regnes som en mangel.

13.1.1 Retting

Oppdragsgiver kan kreve at Leverandør retter mangelen for egen regning og risiko, dersom dette kan skje uten å forvolde Leverandør urimelig kostnad og ulempe.

Rettingen skal foretas innen en rimelig frist satt av Oppdragsgiver.

13.1.2 Mulkt/prisavslag

Dersom det foreligger mangel og denne ikke blir rettet, kan Xxxxxxxxxxxxx ilegge mulkt/kreve prisavslag.

For følgende forhold ilegges mulkt slik:

• Manglende gjennomføring av avtalte brukerundersøkelser og resultatmålinger, mulkt kr 50 000.

• Manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet som Leverandøren har forpliktet seg til i resultatrapport til Oppdragsgiver,

mulkt kr 25 000.

Leverandør er forpliktet til å levere tjenester til avtalt kvalitet. Dette innebærer blant annet at det Leverandør er forpliktet til å levere er det han har fått poeng for i endelig evalueringsmatrise.

Vekttallet (døgnpris/ kvalitetspoeng) angir prisen som betales for et kvalitetspoeng. Dersom Leverandørs leverer tjenester som ved en evaluering ikke gir like god poengskår på punktene i kvalitetsbedømmelsen, foreligger det en mangel. Dersom denne mangelen ikke blir rettet, kan Xxxxxxxxxxxxx foreta trekk i betalingen tilsvarende poengreduksjon i perioden mangelen foreligger. Eksempel: Leverandør har en døgnpris på 1000 kr og 100 kvalitetspoeng, dette gir et vekttall på 10. En reduksjon på tre kvalitetspoeng over 60 dager gir følgende trekk dersom Leverandør har kontrakt på 15 plasser: 30 (10x3) x 15x60 = kr 27.000.

For andre mangler skal prisavslaget / mulkten tilsvare det som det vil koste Xxxxxxxxxxxxx å få forholdet rettet.

13.1.3 Erstatning

Oppdragsgiver kan kreve erstattet påregnelig tap som følge av mangel som skyldes forsett eller uaktsomhet fra Leverandørs side.

Kan mangelen henføres til Oppdragsgivers forhold, eller har han ved uaktsomhet medvirket til det økonomiske tapet, reduseres Leverandørens ansvar tilsvarende.

13.1.4 Direkte krav mot underleverandør

Oppdragsgiver kan rette sine krav som følge av mangel direkte mot Leverandørs underleverandører i samme grad som mangelen kan gjøres gjeldende av Leverandør.

Oppdragsgiver kan bare gjøre slikt krav gjeldende såfremt det må anses godtgjort at kravet ikke kan gjennomføres mot Leverandør eller i høy grad er vanskeliggjort på grunn av konkurs eller annen klar insolvens.

Oppdragsgivers krav mot Leverandør faller bort i den grad oppgjør fra underleverandøren gir dekning for kravet.

Leverandør skal innta bestemmelser i sine kontrakter med underleverandører om Xxxxxxxxxxxxxx rett etter denne bestemmelsen.

13.2 Forsinket levering av rapporter

13.2.1 Når foreligger forsinkelse

Det foreligger forsinkelse dersom rapporter ikke er levert i henhold til frister som gjelder etter kontrakten.

Xxxxxxx rapporter som ikke tilfredsstiller krav som framgår av kontrakten anses som ikke levert.

13.2.2 Mulkt

For følgende forsinkelsessituasjoner kan Oppdragsgiver ilegge mulkt:

• Forsinket levering resultatrapporter, mulkt kr.10 000.

• Forsinket levering av bydelsbetalingslister, mulkt kr. 10 000.

• Forsinket levering av årsregnskap og årsmelding, mulkt kr. 10 000.

13.2.3 Varsling

Vil Oppdragsgiver kreve prisavslag/ mulkt, skal han varsle Leverandør innen rimelig tid etter at han ble klar over grunnlaget for å gjøre kravet gjeldende.

14 Oppsigelse

Oppdragsgiver kan si opp kontrakten med seks måneders skriftlig varsel (regnet fra den første i hver måned). Oppsigelsen skal være saklig begrunnet. Som saklig grunn regnes for eksempel oppsigelse på grunn av reduserte budsjettoverføringer til Oppdragsgiver.

Leverandør kan si opp kontrakten med seks måneders skriftlig varsel (regnet fra den første i hver måned). Oppsigelsen skal være saklig begrunnet. Som saklig grunn

regnes for eksempel oppsigelse på grunn av at Oppdragsgiver reduserer kontraktsrammen etter bestemmelsen i punkt 3.4.

15 Heving

Hver av partene har rett til å heve kontrakten dersom den annen vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre.

Følgende situasjoner skal alltid hver for seg anses som vesentlig mislighold fra Leverandørs side:

• Gjentatte brudd på lover, forskrifter, instrukser og enkeltvedtak

• Gjentatte vesentlige brudd på rapporteringsplikt

• Vesentlige brudd på samarbeid med Oppdragsgiver

• Manglende gjennomføring av kvalitetsmålinger, etter at Oppdragsgiver har varslet og ilagt Leverandør mulkt

• Manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet, etter at Oppdragsgiver har varslet og ilagt Leverandør mulkt

• Brudd på lønns- og arbeidsvilkår som ikke er av ubetydelig karakter

Likeledes kan Oppdragsgiver skriftlig heve kontrakten dersom Leverandør går konkurs eller hvis han blir eller erkjenner å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten.

16 Kontraktens opphør

Ved heving eller ordinær avslutning av kontraktsforholdet skal Leverandør overlevere all relevant dokumentasjon vedrørende brukerne til den enkelte brukers bydel, herunder journaler og annen brukerinformasjon.

Partene skal samarbeide om avviklingen og tilstrebe størst mulig grad av forutsigbarhet både for brukerne og hverandre.

Leverandør skal medvirke til smidig overgang til ny leverandør.

17 Lovvalg, tvister og verneting

Kontrakten er i sin helhet underlagt, og skal tolkes i henhold til norsk rett. Dersom det oppstår tvist om fortolkning eller rettsvirkninger av kontrakten, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler.

I tilfelle søksmål er Oslo verneting.

Unntatt offentlighet, jf. off.lova § 13 (1)

VEDLEGG 1 (V1) TIL KONTRAKTEN

AVTALE OM KJØP AV PLASS OG

SAMTYKKEERKLÆRING

Avtale om kjøp av plass

mellom

Oslo kommune Velferdsetaten ved

Institusjon:

Bydel:

1. Avtale gjelder for:

Navn:

Personnummer:

Fra dato (forventet inntaksdato): Til dato:

2. Hjemmel for vedtaket

Denne avtalen om kjøp av plass er basert på vedtak fattet av bydel der det vurderes at bruker har rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester fra kommunen etter lov om pasient- og brukerrettigheter av 2.7.1999 nr. 63 § 2-1 a annet ledd, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24.6.2011 nr. 30 § 3-2 nr. 6 bokstav c, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon av 16.12.2011 nr. 1254 § 1 b.

Vedtaket i bydel har saksnummer… (fylles ut av bydel).

3. Pris

Bydelsbetaling per døgn: ……………………………………….

4. Avtalens varighet og oppsigelsestid

Avtalen er tidsubegrenset med mindre annet framgår av dette dokument. Eventuell tidsbegrensning skal være i samsvar med vedtak fattet av sosialtjenesten i NAV. Avtalen kan på et hvert tidspunkt sies opp av bydelen.

Oppsigelsestiden er 14 dager fra den dato avtalen sies opp. Ved planlagte utskrivninger gjelder ingen oppsigelsestid.

For institusjonen For bydelen

SAMTYKKEERKLÆRING

Dato/ sted: .............................................................

Jeg , samtykker med dette til

at det opprettes en samarbeidsgruppe/ansvarsgruppe for å bedre mitt rehabilitering-, omsorg- eller oppfølgingsforløp i institusjonen/ tiltaket.

Jeg samtykker i at gruppen består av:

Navn: Institusjon:

................................................................. .........................................................

................................................................. ..........................................................

................................................................. ...........................................................

Undertegnede bekrefter med dette å ha gjort seg kjent med og forstått innholdet i dette dokumentet.

Jeg gir min tillatelse til at gruppen snakker sammen og utveksler nødvendig informasjon.

..............................................

sign.

VEDLEGG 3 (V3) TIL KONTRAKTEN

Databehandleravtale etter personopplysningsloven

Databehandleravtale

I henhold til personopplysningslovens § 13, jf. § 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. mellom

Oslo kommune Velferdsetaten

behandlingsansvarlig og

…………………………. databehandler

1. Avtalens formål og omfang

Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.

Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, behandling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.

Avtalen er knyttet opp mot inngått kontrakt mellom databehandler og behandlingsansvarlig om levering av helse- og omsorgstjenester og regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, herunder av disse.

2. Avtalens parter

Kontrakten inngås mellom Behandlingsansvarlig Oslo kommune, Velferdsetaten (heretter kalt Behandlingsansvarlig) og Leverandør (heretter kalt Databehandler).

3. Databehandlers plikter

Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som behandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde.

Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift.

Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål.

Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette.

Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Databehandler har ansvar for at personell (hos databehandler eller underleverandør som denne benytter) med tilgang til opplysningene, alltid skal ha underskrevet taushetserklæring før tilgang gis. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør.

Det skal fremgå klart dersom Databehandleren kan overlate personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annen bruk.

Databehandler skal behandle personopplysninger i forbindelse med levering av helse- og omsorgstjenester til behandlingsansvarlige. Dette omfatter personopplysninger om brukere av helse- og omsorgstjenester. Databehandler skal foreta innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, behandling, utlevering eller kombinasjoner av disse som er nødvendig for å oppfylle pliktene i krisesenterloven.

Databehandler har ansvar for tilfredsstillende informasjonssikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 13. Datahandler skal dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene.

Databehandler skal sikre overholdelse av pliktene i personopplysningsforskriftens kap. 2 (informasjonssikkerhet) og kap. 3 (internkontroll).

Databehandler skal håndtere krav om innsyn (jf. personopplysningsloven § 18) og krav om retting (jf personopplysningsloven § 27) fra registrert bruker av helse- og omsorgstjenester.

Databehandler skal sikre overholdelse av § 28 i personopplysningsloven (forbud mot å lagre unødvendige opplysninger).

4. Behandlingsansvarliges plikter

Behandlingsansvarlig har ansvar for å påse at krav, herunder krav til sikkerhet, som stilles i personopplysningsloven med forskrifter er oppfylt. Det innebærer blant annet også at behandlingsansvarlig har ansvaret for å påse at kravene er oppfylt i forbindelse med oppbevaring og bruk av personopplysningen hos databehandleren, jf. personopplysningsloven

§ 15 og personopplysningsforskriften § 2-15.

5. Bruk av underleverandør

Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter.

Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.

6. Sikkerhet

Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens §§ 13 – 15 med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel.

Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens § 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til Datatilsynet med kopi til behandlingsansvarlig.

Behandlingsansvarlig kan til enhver tid kreve dokumentasjon hos databehandler for å forsikre seg om at databehandler overholder alle relevante krav i personopplysningsloven og- forskriften vedrørende informasjonssikkerhet. Behandlingsansvarlig kan kreve tilgang til databehandlers rapporter mv knyttet til periodiske revisjoner av sine prosedyrer og rutiner.

7. Sikkerhetsrevisjoner

Databehandler skal gjennomføre sikkerhetsrevisjoner jevnlig for systemer og behandling av personopplysninger som omfattes av denne avtalen.

Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak.

8. Avtalens varighet

Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig.

Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning.

9. Ved opphør

Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen.

10. Meddelelser

Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til:

Oslo kommune, Velferdsetaten Postboks 30, Sentrum

0182 Oslo

Att: Velferdsetatens kontaktperson

11. Lovvalg og verneting

Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen.

***

Denne avtale er i 2 – to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt.

Oslo, dato

Behandlingsansvarlig Databehandler

……………………….. ………………………

(underskrift) (underskrift)

VEDLEGG 4 (V4) TIL KONTRAKTEN

Rundskriv 16/2013

Krav til leverandører om å sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer til kommunen

Oslo kommune

Byrådet

Rundskriv 16/2013

Til: Byrådsavdelingene, etatene, bydelene og kommunale foretak

Saksnr.: 201302540-1

Arkivkode: 199

Fra: Byrådsavdeling for finans Utsendt dato: 03.07.2013

Saksbeh.: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx fra:

Telefon: 23461710 Gjelder til:

Erstatter:

KRAV TIL LEVERANDØRER OM Å SENDE ELEKTRONISKE FAKTURAER OG KREDITNOTAER TIL KOMMUNEN

Dette rundskrivet pålegger Oslo kommunes virksomheter å kreve elektronisk faktura når de inngår nye avtaler med leverandører etter 01.10.2013. Med avtale forstås alle former for bestilling av varer og tjenester. Kravet gjelder også for internhandel.

Bakgrunn

Overgang til elektroniske fakturaer inngår i regjeringens satsing på fornying av offentlig sektor og digitalisering av offentlige tjenester. Elektronisk faktura bidrar til en mer effektiv behandlingsprosess, både hos leverandøren og kunden, og begge parter får lavere kostnader.

Elektronisk sending og mottak av faktura og kreditnota sparer miljøet for papir og forsendelser med fly- og biltransport.

Statlige virksomheter har siden 01.07.2012 vært pålagt å kreve elektronisk faktura i nye avtaler med leverandører, og flere kommuner har valgt å gjøre det samme. Det er ventet at dette vil medføre at andelen av elektroniske fakturaer til Oslo kommune vil øke. Oslo kommune mottar og behandler i overkant av 600.000 leverandørfakturaer og kreditnotaer hvert år. Kommunens mål for andel elektroniske leverandørfakturaer er økt fra 45% i 2012 til 60% i 2013.

Standarder for elektronisk faktura

Med elektronisk faktura menes ”en faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker”. Fakturaer sendt i PDF-format må behandles manuelt av mottaker, og regnes ikke som elektronisk faktura.

Revidert Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning trådte i kraft 15.03.2013. Forskriftens

Byrådet

§10 lyder:

”Krav til elektronisk faktura og kreditnota

Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat (EHF).

Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF).”

Forskriften gjør §10 gjeldende for kommuner og fylkeskommuner fra 01.01.2015.

Oslo kommune kan i dag motta elektroniske fakturaer enten i formatet E2B (elektronisk faktura mellom bedrifter) eller som EHF (elektronisk handelsformat), og kommunen har følgelig allerede oppfylt forskriftens krav for egen del.

Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har pålagt statlige virksomheter å kreve at deres leverandører sender elektronisk faktura og kreditnota i samsvar med EHF-standarden, og har anbefalt alle offentlige virksomheter å gjøre det samme. Oslo kommune velger å følge anbefalingen fra FAD. Dette innebærer at EHF-standarden vil være det eneste alternativet for leverandører som skal i gang med å sende elektroniske fakturaer til kommunen. E2B-formatet vil kunne benyttes videre av de leverandørene som allerede sender elektronisk faktura i dette formatet.

Hva kommunens krav omfatter

Kravet om å sende elektronisk faktura/kreditnota i henhold til EHF-standarden gjelder alle nye avtaler med leverandører om kjøp av varer og tjenester som inngås etter 01.10.2013. Med avtale forstås alle former for bestilling av varer og tjenester.

Kravet gjelder også når virksomheten utløser opsjon på allerede inngåtte avtaler etter 01.10.2013. Kravet er uavhengig av antall fakturaer fra leverandøren.

Kravet gjelder også for fakturering av varer og tjenester mellom virksomheter internt i kommunen.

Informasjon til leverandørene

✓ Når avtaler inngås:

o UKE vil legge inn kravet i avtaleteksten i kontraktformularer og lister over momenter i kommunens standardavtaler som ligger på UKEs intranettsider.

o Virksomhetene må ta med kravet i avtaleteksten når de inngår nye kontrakter.

o Virksomhetene skal be leverandørene akseptere og ta inn kravet ved eventuelle utløsninger av opsjoner på eksisterende avtaler.

o UKE vil endre teksten på elektronisk rekvisisjon i Agresso.

o Virksomhetene må ta med kravet i alle former for bestillinger av varer og tjenester.

✓ Hvis leverandører har spørsmål om fremgangsmåte:

Virksomhetene kan henvise leverandørene til nærmere informasjon på internett: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxx/

✓ Generell informasjon til eksisterende leverandører:

UKE vil via epost innen utgangen av august 2013 sende generell informasjon om Oslo kommunes krav til elektronisk faktura/kreditnota til en stor andel av de leverandørene som ligger aktive i Agresso. Leverandører som tidligere har hatt en eller noen få fakturaer, vil ikke bli informert på denne måten.

Overgangsregel

Selv om kommunen krever elektronisk faktura for nye avtaler inngått etter 01.10.2013, skal papirfakturaer eller fakturaer i PDF-format fortsatt godtas ut året 2013. Fra 01.01.2014 gjelder et absolutt krav om å sende elektronisk faktura/kreditnota.

Kontaktpunkt hos UKE for virksomhetene

Virksomheter som har spørsmål i forbindelse med dette rundskrivet kan kontakte faggruppe for E- faktura i UKEs fakturasentral: xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxxxx.xx

Med hilsen

Xxxxx Xxxxxxxx kommunaldirektør

Xxxx Xxxxxxxxx konsernregnskapsjef

Godkjent og ekspedert elektronisk

Document Metadata

Table of Contents

KONTRAKTSBESTEMMELSER

Document Metadata