Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
Konkurranse med forhandling
Tjenestefartøy til Sysselmesteren på Svalbard Leieavtale 2025-2030 med opsjon på ytterligere 2+2 sesonger
7. mars 2023 Xxx.xx. 22/04805
Innholdsfortegnelse
1 Informasjon om anskaffelsen 3
1.2 Presentasjon av oppdragsgiver 3
1.4.2 Tekniske og operasjonelle krav 4
1.4.4 Ivaretakelse av tillit, omdømme og sikkerhet 5
1.5 Regler og prosedyre for konkurransen 5
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 6
2.1 Utforming og levering av tilbud 6
2.2 Frist for mottak av tilbud 6
2.7 Tilbud på deler av oppdraget 6
2.8 Xxxxx og tilbakekalle tilbud 6
2.9 Komplett tilbud – tilbudets innhold og filnavn 7
3 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 7
4 Avgjørelse av konkurransen 8
4.2 Innstilling på kontraktstildeling 8
4.3 Avlysning eller endring av konkurransen 8
1 Informasjon om anskaffelsen
Dette dokumentet inneholder informasjon om og krav til konkurransen for anskaffelse av tjenestefartøy for Sysselmesteren på Svalbard.
1.2 Presentasjon av oppdragsgiver
Sysselmesteren på Svalbard, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse i forbindelse med anskaffelse av leieavtale for tjenestefartøy.
Sysselmesteren på Svalbard er regjeringens øverste representant på øygruppen. I tillegg til å forvalte norsk svalbardpolitikk og ivareta Norges rettigheter og plikter etter Svalbardtraktaten, har Sysselmesteren en viktig rolle som premissleverandør for utformingen av norsk politikk på øygruppen. Sysselmesterens kjerneoppgaver består av rednings- og beredskapsarbeidet på øygruppen, ansvar for politi- og påtalemyndighet, samt miljøforvaltning.
Svalbard er i utstrekning Norges største politidistrikt, og Sysselmesteren har myndighet på lik linje med en politimester på fastlandet. I egenskap av politimester er Sysselmesteren leder for den Lokale redningssentralen (LRS). Videre har Sysselmesteren i kraft av sin myndighet som statsforvalter det koordinerende ansvaret for samfunnsberedskapen på øygruppen.
Sysselmesteren utgjør også en viktig statlig ressurs for oljevernberedskapen på øygruppen. Sysselmesteren har ansvaret for den lokale miljø- og kulturminneforvaltningen for hele øygruppen. Administrativt er Sysselmesteren underlagt Justis- og beredskapsdepartementet, men har som statsforvalter også oppgaver som ligger under andre fagdepartement.
For nærmere informasjon om Sysselmesterens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Sysselmesterens tjenestefartøy har vært et viktig virke- og hjelpemiddel i Sysselmesterens tjenesteutøvelse siden 1930-tallet. Nåværende leieforhold løper ut sesongen 2024, slik at nytt fartøy i utgangspunktet må være på plass fra sesongen 2025. Kontraktsperioden vil være ut 2030 (6 år), med opsjoner på forlengelse i 2+2 år. Som tilleggsopplysning kan det bemerkes at Sysselmesteren har opsjon for 2025 i eksisterende kontrakt hvilket gir noe fleksibilitet i forhold til kontraktoppstart. Se nærmere informasjon om dette i kapittel 4.1.
På sjøen er fartøyet en meget viktig ressurs. I tillegg til å være en viktig ressurs i rednings- og beredskapssammenheng, er fartøyet viktig for gjennomføring av en rekke tjenesteoppgaver: Inspeksjon og kontroll av øygruppen, tilsyn med miljøtilstanden og at bestemmelser i medhold av miljølovgivningen overholdes, utsetting av drivstoffdepoter til redningstjenesten, registrering og skjøtsel av kulturminner, inspeksjon og reparasjon av tjenestehytter, søppelplukking, ferdselsregistrering og annen kontroll.
Dagens fartøy er ca. 88 meter langt (LOA), er innredet med oppholdsrom og lugarplass til 35 personer og har moderne kommunikasjons- og navigasjonssystemer. Fartøyet har
helikopterdekk, to arbeidsbåter i tillegg til MOB-båt, oljevernutstyr og forsterket skrog for navigering i is.
1.3 Dokumentstruktur
Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter
• Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet)
• Bilag 1: Certerparti for 2025-2030 inkludert Exhibit A + B (herunder avtale)
• Bilag 1b: Exhibit C Pris
• Bilag 1c: Exhibit D Invoicing
• Bilag 2: Kravspesifikasjon til fartøy, utrustning og bemanning
• Bilag 3: Risiko
Den tjeneste som skal leveres, skal være en ”full service contract / Time Charter Contract” inkludert fartøy, utstyr, personell og alle de funksjoner som er nødvendige for å gjennomføre den tjeneste som beskrives.
De tekniske og operasjonelle krav (1.4.2) og bemanning (1.4.3) er en overordnet beskrivelse av tjenesten. Den fullstendige beskrivelsen, inkludert tekniske og funksjonelle krav, følger av bilag 2 – ”Kravspesifikasjon til fartøy, utrustning og besetning”. De forretningsmessige bestemmelser i form av avtale følger av konkurransegrunnlagets Bilag 1 - ”Certeparti – inkludert Exhibit A og B”. I bilag 3 - ”Risiko” er det angitt hvilke opplysninger som må oppgis om leveranserisiko.
Leieperioden er basert på helårsdrift og fartøyet skal være operativt alle dager i året inkludert helg og helligdager.
1.4.2 Tekniske og operasjonelle krav
Dagens tjeneste er utgangspunkt for ny leiekontrakt og det vil bli noen behovstilpasninger og oppgraderinger i forhold til nye formelle krav.
Fartøyet skal være innført i norsk ordinært skipsregister (NOR) før oppstart av tjenesten.
Miljøet på Svalbard er spesielt sårbart, og det vil bli vektlagt at fartøyet skal være miljøvennlig gjennom blant annet lavt drivstofforbruk og miljøavtrykk.
Operasjonsområdet for fartøyet vil primært være hele øygruppen rundt Svalbard. Fartøyet må ha kapasiteter og være tilpasset for å gjennomføre oppgaver som beskrevet nedenfor:
1. Redning og Beredskap
a. Nødslep av havarist
b. Slep av havgående oljevernutstyr og oljeoppsamling
c. Nødlossing av havarist
d. Personellberging, med mulighet for å ta om bord større antall personer fra havarist
e. Base for helikopter inkludert drivstoffylling
f. Brannslukning på eksternt fartøy
2. Tilsyn, oppsyn og kontroll mv
3. Representasjon og støtte til annen offentlig virksomhet
Leverandøren skal være ansvarlig for å hele tiden ha kvalifisert og sertifisert personell for bemanning av fartøyet. Mannskapet skal i utgangspunktet være norske statsborgere og til enhver tid inneha de nødvendige sertifikater for operasjonsområdet og ha tilfredsstillende erfaring fra arktiske strøk. Det stilles krav til norske lønns- og arbeidsvilkår. Av hensyn til å videreføre opparbeidet kompetanse vil det, uavhengig av om det vil gjelde krav til virksomhetsoverdragelse, bli stilt krav om å tilby eksisterende personell videre arbeid.
1.4.4 Ivaretakelse av tillit, omdømme og sikkerhet
Det vil i konkurransen bli stilt krav til at tjenesteleverandør vil være i stand til å møte ev. krav etter sikkerhetsloven, sanksjonslovgivningen og til at det ikke hefter forhold ved leverandøren som er egnet til å svekke tillit og omdømme til Sysselmesteren. Som del av dette vil det bl.a. stilles krav til nasjonalitet for eiere, at Sysselmesteren kjenner til de ultimate eierne av tjenesteleverandøren og sentrale underleverandører, og at det varsles ved eierskifte.
1.5 Regler og prosedyre for konkurransen
Lov om offentlige anskaffelser er ikke gjort gjeldende for Svalbard.
Denne anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i to trinn, hvor Sysselmesteren vil velge ut hvilke tilbydere som kan gi tilbud blant de som tilfredsstiller kravene i dette kvalifikasjonsgrunnlaget.
• Trinn 1: Prekvalifisering av tilbydere i henhold til krav spesifisert i kapittel 2 og 3
• Trinn 2: Tilbud, forhandlinger og tildeling
Anskaffelsen vil bli gjennomført ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøyet EUSupply.
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås.
Dato / Frister | Milepæler |
5 dager før tilbudsfrist | Frist for å stille spørsmål til konkurransen |
8. mai 2023 kl. 12:00 | Tilbudsfrist |
8. mai 2023 | Tilbudsåpning |
Gjennomføring av forhandlinger med inviterte tilbydere | |
14. juni 2023 | Frist for levering av justerte tilbud etter forhandlinger |
23. juni 2023 | Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør |
Primo september 2023 | Kontrakt inngås med forbehold om finansiering og Stortingets samtykke |
1. januar 2025/2026 | Kontraktoppstart |
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget
Innen fristen for forespørsel om deltakelse utløper, kan oppdragsgiver foreta endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Alle endringer kunngjøres gjennom EUSupply. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i sin forespørsel. Opplysning om endring av frist kunngjøres i EUSupply.
2.1 Utforming og levering av tilbud
Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og merket med firmaets navn.
Tilbudet skal leveres på norsk.
2.2 Frist for mottak av tilbud
Siste frist for innlevering av tilbud om deltakelse i konkurransen er 8. mai kl 1200.
Leverandøren er bundet av tilbudet i 120 dager regnet fra utløp av tilbudsfristen.
Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Priser skal oppgis i norske kroner-NOK. Se for øvrig Bilag 1b Exhibit C til Konkurransegrunnlaget og øvrige avtalevilkår.
Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet.
Det er anledning til å levere parallelle (flere) tilbud i den forstand at samme leverandør kan levere flere tilbud med ulike fartøyer. Fartøyene må imidlertid tilfredsstille minimumskravene i kravspesifikasjonen. Tjenesten forutsettes å ytes av ett dedikert fartøy og tilbud med flere ulike fartøy anses dermed som selvstendige tilbud for det enkelte fartøy som tilbys.
2.7 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
2.8 Xxxxx og tilbakekalle tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 2.1.
2.9 Komplett tilbud – tilbudets innhold og filnavn
Dok nr. | Innhold | Filnavn |
1 | Tilbudsbrev | 1. Tilbudsbrev_tilbyder |
2.a | Utfylt Exhibit A (description of vessel) til bilag 1 - Certeparti | 2a vessel description_tilbyder |
2.b | Utfylt Exhibit C (Pris) til Bilag 1 - Certeparti | 2b Pris_tilbyder |
2.c | Utfylt Bilag 2 med forespurt dokumentasjon | 2c Kravspesifikasjon_tilbyder |
2.d | Dokumentasjon påkrevd i Bilag 3 - Risiko | 2d Risiko_tilbyder |
2.e | Generalarrangement | 2e GA_tilbyder |
2.f | Tank og kapasitetsplan | 2f Tankplan_tilbyder |
3 | Eventuelle forbehold eller avvik til konkurransedokumentene | 3 forbehold_tilbyder |
3 Oppdragsgivers behandling av tilbudene
Registrering av tilbudene er automatisk gjennom KGV. Tilbyder vil få automatisk bekreftelse på e-post.
Tilbudene vil bli åpnet 8. mai 2023 kl 12:00
Oppdragsgiver kan avvise tilbud når det blant annet:
a) Ikke er levert innen fastsatte frister
b) Ikke er levert i samsvar med kapittel 2.1
c) Inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget
d) Inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene
Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som etter forhandlingene er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:
Kriterier | Vekttall | Vurderingstema/dokumentasjonskrav |
Pris | 70-80% | Prisskjema (ref Exhibit C) |
Drivstoffkostnader | Drivstofforbruk ved 10 knop hastighet (ref Bilag 2 Krav til fartøy, utrustning og bemanning) | |
Tilleggskvaliteter fartøy og utstyr | 5-15% | Innfrielse av bør-krav til fartøy og utstyr (ref Bilag 2 Krav til fartøy, utrustning og besetning) |
Leveranserisiko | 10-20% | Risiko relatert til leveranse av tjenesten (ref. Bilag 3 Leveranserisiko) |
Merk at første år (2025) er et opsjonsår som oppdragsgiver kan utløse dersom tilbyderen velger å tilby et fartøy for dette året. Tilbyderne bes i så fall presisere hva som tilbys for dette året (fartøy og pris) dersom dette avviker fra øvrig kontraktsperiode (f.eks. forerunner før nybygg kan leveres), samt levere separate besvarelser for dette året. Oppdragsgiver vil evaluere tilbud som omfatter opsjonsåret, opp mot alternativet å utløse opsjonen i eksisterende kontrakt. Følgende kontraktsmuligheter kan tilbys:
• 2025-2030 + (2+2 år), samme fartøy hele perioden
• 2026-2030 + (2+2 år), samme fartøy hele perioden
• 2025-2030 + (2+2 år), forerunner 2025 og annet fartøy for resten av perioden
4.2 Innstilling på kontraktstildeling
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås.
Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen.
4.3 Avlysning eller endring av konkurransen
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til helt eller delvis å avlyse konkurransen, samt fjerne eller modifisere krav i kravspesifikasjonen.
For innsyn i dokumenter knyttet til anskaffelsen gjelder offentleglova.
Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil det bli bedt om at tilbudet sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger og forretningshemmeligheter.
Xxxxxxxx bes om å informere om ev. slike konkrete opplysninger i tilbudet sett fra tilbyders
ståsted. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurdering av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte.
Oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår.
Reglene om habilitet i forvaltningsloven §6 til §10 gjelder for denne anskaffelsen.
Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen.