Universitet i Oslo Forespørsel «Kjøp av lisenshåndteringsverktøy» Dato: 19.09.2018 Kjøp av lisenshåndteringsverktøy

Universitet i Oslo Forespørsel «Kjøp av lisenshåndteringsverktøy» Dato: 19.09.2018

Kjøp av lisenshåndteringsverktøy

Universitetet i Oslo (UiO, kunden) ønsker å kjøpe et lisenshåndteringsverktøy. UiO ønsker å kjøpe denne programvaren gjennom sin avtalepartner (Leverandøren) for programvare, Crayon Anskaffelsen vil være en avropsavtale til gjeldende UNINETT-avtale, «Avtale om konsulentbistand» ref. 15-00045 som er basert på SSA-B.

Vår markedsundersøkelse tilsier at det bare er produsentene Snow og Flexera som tilfredsstiller våre krav til lisenshåndteringsverktøy, og forespørselen rettes derfor direkte til disse to.

Standardisering er en strategisk føring i sektoren. Leverandøren skal kunne tilby NTNU, UiT og UiB programvaren på samme betingelser som UiO, dersom disses eksisterende avtaler tillater dette.

Anskaffelsens formål

UiO skal effektivisere, og redusere direkte og indirekte kostnader knyttet til lisenser og lisenshåndtering for klientprogramvare. Dette er tenkt oppnådd gjennom

• Enklere håndtering av lisenser, spesielt slippe uoversiktlig filgruppe-basert administrasjon

• Unngå overlisensiering

• Samlet oversikt over de viktigste lisensporteføljene

• Oversiktlig, effektiv og forutsigbar internfakturering

• Være rustet til i en senere fase å kunne administrere app-lisenser i App Store, Google Play eller MS Windows Store

Forespørselen

UiO ønsker å anskaffe et SAM-system for å løse oppgavene beskrevet over.

• Tilbudet skal beskrive totale kostnader for funksjonalitet for klientlisenser over 4 år, fordelt på pris for anskaffelse og løpende supportkostnad.

• Vi ber om beskrivelse av nødvendig bistand fra Leverandøren for å etablere programvare slik at UiO selv skal kunne nå målene. Pris for denne bistanden skal være inkludert i tilbudet.

• Vi ber om en beskrivelse som estimerer UiOs egeninnsats for å etablere programvaren.

• I tillegg be om priser for eventuelle tilleggsmoduler (MS serverprogramvare, VMware, Oracle og eventuelle andre).

Evaluering

Pris vektes 50 %.

Tekniske krav vektes 50 %.

Tidsplan (tentativ)

Forespørsel sendes ut: 19.09.18

Tilbudsfrist: 03.10.18 

UiO evaluerer løsningene: 03.10.18 - 10.10.18

Tilbakemelding til Leverandøren om valg av løsning: 15.10.18

Kontraktsinngåelse: 19.10.18

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Omfang

Avtalen omfatter leveranse av programvare for Software Asset Management (SAM) og teknisk implementasjon. Vi ber om en beskrivelse av support etter at SAM er ferdig etablert og selve leveransen dermed er avsluttet.

Leveransen vil i første omgang gjelde klientprogramvare, men senere kan også for MS server, VMware, Oracle og eventuelt andre programpakker være aktuelle.

Målgruppen

Målgruppen er delt i tre.

• Ansatte med ansvar for dette i USIT (den sentrale IT-organisasjonen ved UiO), skal kunne holde oversikt over egne og andres lisenser ved UiO, kunne generere rapporter for fakturagrunnlag for eksterne leverandører, for internfakturering og kontroll, og kunne tildele, inndra og på annen måte styre programvareporteføljen ved universitetet.

• Ansatte i IT-organisasjonen ved UiO skal som et minimum kunne holde oversikt over lisenser ved egen avdeling, og tildele og fradele lisenser de har tilgang til.

• Andre skal kunne bruke en selvbetjeningsside/brukerportal ved behov for programvare, med størst mulig automatisering.

Kundens tekniske plattform

Kunden kjører Windows-servere på VmWare ESX virtualisering, i Active Directory, med MS SCCM, som primært driftsverktøy. Overvåkning skjer ved hjelp av produktet Zabbix.

Vi kjører automatisk patching av både server OS og installerte applikasjoner i schedulerte tidsrom. Serveren er plassert på ulike subnett avhengig av hvilke rolle maskinen har. Det er strenge krav til nedlåsning av nett og rettighetskontroll

Kunden har også et omfattende Redhat Enterprise Linux driftsmiljø, dersom dette er en mer hensiktsmessig driftsomgivelse.

Kunden har ca. 15.000 klientmaskiner med Windows, 2.500 MacOS, og 1.000 Linux. Antallet mobile enheter med lisensiert programvare er i dag lavt, men forventes å vokse fremover.

Proof of Concept

En enkel, lettvekts PoC satt opp i samarbeid med UiO for test av datainnsamling og vurdering av brukergrensesnitt forespørres som en del av tilbudet,

• for et inntrykk av arbeidsmengde for oppsett og drift,

• for et inntrykk av «ut av boksen» brukergrensesnitt, og

• for arbeidsmengde for å samle data fra klienter.

Denne brukes i evalueringen. Formålet med denne er altså overordnet å se programvaren i drift, og det er ikke noen formell godkjenning e.l. som del av evalueringen.

Sikkerhet

Informasjon håndtert av programvaren skal kun være tilgjengelig for personer og systemer som har rett til innsyn. Informasjon skal være sikret mot utilsiktede eller urettmessige endringer. Passord til privilegerte brukerkontoer benyttet av programvaren må være sikret i et passord-hvelv eller tilsvarende.

Tilgangsstyring må være rollebasert og fortrinnsvis integrert med Active Directory.

Det må være tydelig hvordan programvaren genererer loggdata som potensielt kan inneholde data regulert av GDPR-bestemmelsene.

Krav til beskrivelse: I bilag 2 skal Leverandøren beskrive hvorledes programvarene er designet for å ivareta sikkerhet. Dette kan innbefatte ulike typer og nivåer av kryptering. Det gjelder også beskrivelse av sikker håndtering av logger og annet. Beskrivelsen må være omfattende nok til at programvarens sikkerhet kan vurderes.

Etablering

Kunden vil i samråd med Leverandøren identifisere en til to klientprogramvarepakker, som etableres i produksjonsmiljø.

Krav til beskrivelse: I bilag 2 skal Leverandøren beskriver etablering med milepælsplan. Det skal fremgå av planen forventet ressursinnsats og kompetanse fra Kunden og Leverandøren.

Dokumentasjon og opplæring

Sammen med programvaren skal det leveres dokumentasjon. Oppdatert dokumentasjon som er tilgjengelig for kunden på web, anses som levert. Følgende dokumentasjon forventes:

Teknisk dokumentasjon

Det forventes at Leverandøren dokumenterer arkitektur i et fullverdig driftsmiljø, og de ulike tekniske komponentene og forutsetningene disse har til OS-versjoner, versjon av ulik støtteprogramvare m.m.

Det trengs også dokumentasjon på hvordan sikkerhet og personvern, herunder spesielt GDPR-relatert, ivaretas.

Krav til beskrivelse: I bilag 2 skal Leverandøren beskriv hva slags dokumentasjon som leveres sammen med leveransen. (Se også Vedlikeholds og supportavtale.)

Opplæring

Leverandøren skal tilby opplæring av kundens personell:

• For den første gruppen (ansvarlige ved USIT) forventes det nødvendig opplæring. Beskriv ønsket innhold og forløp, samt resultat av opplæringen.

• For den andre gruppen (IT-ansvarlige) forventes dokumentasjon på nett.

• For den tredje gruppen (sluttbrukere) forventes ikke opplæring eller dokumentasjon hos Leverandøren.

Krav til beskrivelse: I bilag 2 skal Leverandøren beskrive eventuell opplæring. Det skal beskrives hvorledes opplæringen gjennomføres, herunder eventuelle forventede forkunnskaper som kundens personell skal ha.

Gjennomføring av opplæringen tas med i Leverandørens gjennomføringsplan i bilag 4. Dersom Leverandøren har andre kurs, kompetanseaktiviteter eller annet innenfor leveranseområdet, skal dette beskrives.

Vedlikeholds og supportavtale

Kunden legger til grunn at Leverandøren og / eller produsent tilbyr en standard vedlikeholdsavtale. Det antas at denne vedlikeholdsavtalen kan ha ulike nivåer på innholdet. Det bes derfor om at det tilbys en vedlikeholdsavtale i form av ulike opsjoner. Blant annet skal vedlikeholdsavtalen angi:

• Vedlikehold av levert programvare, herunder oppgraderinger av levert programvare inklusiv nye versjoner som dekker funksjonalitet i levert programvare

• Tilgang til oppdatert dokumentasjon

• Varsling om nye versjoner, og tilgjengeliggjøring av disse

• Xxxxxxxx om avdekkede feil, herunder «patcher» som retter feil

• Varsling om sikkerhetshendelser

• Innmelding av feil, feilretting og respons

• Tilgang til opplæring

Krav til beskrivelse: I bilag 2 beskriver Leverandøren overordnet hva de tilbyr av support og vedlikeholdsavtaler, herunder hvorledes vedlikeholdet er organisert, hvorledes det leveres, samt overordnede rutiner, knyttet til innmelding av saker, informasjon om oppgraderinger, ulike nivåer etc. Leverandøren legger ved sine standard vedlikeholdsavtaler.

I bilag 4 skal prisene for vedlikeholdsavtalene inngå, herunder som opsjon eller alternativer, eventuelt prisene på ulike nivåer på vedlikeholdsavtalene. Kunden forvantet at det er tilstrekkelig med supporthenvendelser som mottas og behandles i normalarbeidstid. Forventet responstid, rettetid etc. må komme klart fram.

Opsjoner

Avtalen skal gi anledning til å anskaffe, som opsjon, eventuelle ny funksjonalitet som tilgjengeliggjøres uavhengig av den opprinnelige leveransen, men som er en naturlig utvidelse av denne med mindre dette dekkes av vedlikeholdsavtalen.

Krav til beskrivelse: Leverandøren beskriver i bilag 2 overordnet relaterte programvarer og ytelser, samt gir enhetspriser for dette som opsjon i bilag 4.

Kundens kravspesifikasjon

Må-krav

KRAV-ID	KRAVBESKRIVELSE	JA / NEI	LEVERANDØRENS UTFYLLENDE SVAR
	Tekniske krav
M01	Løsningen skal fungere på kundens plattform
M02	Løsningen skal kunne kjøres på en sentral databaseserver
M03	Løsningen skal kunne kjøres på Mixed Mode (AD-bruker, A-grupper, SQL-bruker)
M04	Løsningen skal ha støtte for sikker kommunikasjon mellom applikasjonsserver og databaseserver
M05	Applikasjonserver skal kunne benytte "TCP/IP Network Protocol" og "Specific Port", f.eks. 1433, mot databaseserver
M06	Løsningen må støtte rollebasert tilgang med rettigheter tilpasset ulike brukergrupper.
	Funksjonelle krav
M10	Løsningen skal støtte ulike klient operativsystem (OSE), så som Windows, Linux, Mac, Unix
M11	Verktøyet skal kunne gjenkjenne alle kjente applikasjoner og kjørende instanser
M12	Verktøyet skal kunne konfigureres slik at det kan gjenkjenne spesifikke programvarepakker og suiter
M13	Verktøyet skal ha muligheter til å allokere spesielle lisensmetrikker til applikasjoner og suiter
M14	Verktøyet skal inneholde funksjonalitet som automatisk kan sette oppgraderings- og nedgraderingsmuligheter i spesifikke situasjoner
M15	Verktøyet skal kunne håndtere flere versjoner av samme produkt på samme OSE
M16	Verktøyet skal automatisk kunne identifisere og allokere riktig Product Use Right til en lisens som importeres ved bruk av SKU nummer
M17	Det skal være mulig å legge inn egendefinerte lisensmodeller som ikke kommer out-of-the-box
M18	Ved granskning av en lisens skal verktøyet kunne vise alle maskiner/enheter/devices som konsumerer lisensen, samt alle tilknytninger og organisasjoner/brukere
M19	Ved granskning av en applikasjon skal verktøyet kunne vise alle maskiner/enheter/devices som har applikasjonen installert, samt versjonsnummer
M20	Verktøyet skal kunne måle bruk av programvare (software metering og bruk)
M21	Verktøyet skal kunne gi brukshistorikk selv om klienten ikke er tilkoblet nettverket til enhver tid
M22	Verktøyet skal kunne integreres i eksternt skybaserte lisenstjenester, som Adobe Creative Cloud og Microsoft Office365 (SaaS)
M23	Verktøyet skal fungere i eksterne skytjenester, som Amazon WS og Microsoft Azure (PaaS) Jfr også B02.
M24	Verktøyet skal kunne lage og vise koblinger mellom brukere (users) og maskinvare (devices)
M25	Verktøyet skal ha muligheter til å legge inn spesielle kontraktsvilkår og kontraktstillegg (amendments). For eksempel begrensede oppgraderingsrettigheter eller product use rights
M26	Verktøyet skal støtte overføring av lisenser mellom underliggende virksomheter eller andre avdelinger
M27	Verktøyet skal ha et enkelt brukergrensesnitt og det skal være mulig å lage og ta ut enkle rapporter for ansatte med forskjellige funksjoner i virksomheten.
M28	Verktøyet skal kunne installeres, konfigureres og rulles ut On-premise på Kundens tekniske plattform
M29	På datacenter plattformen skal verktøyet både ha mulighet for innhenting og bearbeidelse av data via standard klientprogramvare og spesifikk scripting dersom det er behov for det
M30	Verktøyet skal ha integrert støtte for programvaregjenkjenning (discovery) og innsamling av data mot de mest kjente applikasjons-virtualiseringsplattformene (MS App-V og VMware VDI)
M31	Det skal være mulig å lage rapporter i verktøyet som gir brukeren et komplett bilde av applikasjonene uansett hvordan de er anskaffet og brukes.
M32	Verktøyet skal støtte og forenkle utarbeidelse av godkjente rapporter til bruk ved lisensrevisjoner/audits
M33	Verktøyet skal ha integrasjonsmuligheter med de mest kjente infrastruktur-virtualiseringsplattformene (Hyper-V, VMWare ESX).
M34	Verktøyet skal kunne støtte arbeidsprosesser/forretningsprosesser innenfor SAM eller inneholde integrasjon mot tredjeparts plattformer for arbeidsprosesser
M35	Verktøyet skal kunne telle antall CPU's og Core's i virtuell og fysisk server infrastruktur
M36	Verktøyet skal ha integrasjonsmuligheter med andre verktøy/løsninger på markedet som brukes til programvaregjenkjenning, og kontroll av lisensportefølje, som FlexLM og Sentinel

Bør-krav

KRAV-ID	KRAVBESKRIVELSE	JA / NEI	LEVERANDØRENS UTFYLLENDE SVAR
B01	Xxxxxx ønsker å avgrense rettigheter til applikasjoner. Beskriv hvilke rettigheter programvaren må ha.
B02	Verktøyet bør ha muligheter for integrasjon/Connectors med kjente skytjenesteleverandører/Cloud. Beskriv hvilke leverandører, og kort om hvordan dette fungerer. Antall leverandører og beskrivelsen av funksjonaliteten vil bli evaluert
B03	Lisensrevisjoner/audits krever mye av Kunden. Beskriv på maks 2 A4 sider hvordan verktøyet som tilbys vil forenkle en lisensrevisjon/audit for Kunden. Store programvareleverandørers anerkjennelse og tillit til rapportene som genereres i verktøyet og verktøyets evne til å forhindre at en audit blir iverksatt vil tillegges vekt i evalueringen.
B04	Kunden er opptatt av personvern og sikkerhet i løsningen, spesielt når det nye GDPR regelverket blir innført. Beskriv på maks 2 A4 sider hvilke løsninger/muligheter som finnes i løsningen for å tilfredsstille blant annet GDPR. Hvilke muligheter finnes det for anonymisering av personlige opplysninger i rapporter, kan det settes opp ulike roller i verktøyet med tilgang til ulik grad av sensitiv informasjon, hvordan sikrer verktøyet at personlige opplysninger ikke "lekker" fra verktøyet.
B05	Beskriv hvordan rapporter kan distribueres til ulike funksjoner i virksomheten og hvilke format rapportene kan tas ut i. Antall format og automatisk utsendelse av rapporter til faste tidspunkt vil vektlegges.
B06	Dersom det ikke er standard, skal verktøyet skal ha mulige tilleggsmoduler eller tilleggsfunksjonalitet for å kunne administrere lisensmodeller fra MS server og database-funksjoner, Oracle på database og applikasjoner, SAP og IBM.
B07	Beskriv hvor stor ytelsesbelastning løsningen med evt. agenter har på maskinvaren (server/klient) og nettverket. Lav påvirkning på nettverk og maskinvare vil vektlegges.
B08	Beskriv hvilke muligheter det finnes for kontraktsadministrasjon av programvareavtaler i verktøyet. Enkelthet, oversiktlighet og informasjonen som presenteres for brukeren som skal administrere en kontrakt vil vektlegges.
B09	Xxxxxx legger vekt på desentral drift. Beskriv hvordan lisensimport og evt. allokering foregår i verktøyet. Hvor enkelt dette gjøres, og hvordan førstelinje- og andrelinje-ansatte hos Kunden kan gjøre arbeidet vil tillegges vekt i evalueringen.
B10	Beskriv om det finnes integrasjonsmuligheter eller kommunikasjonsmuligheter med VMWare Airwatch, og Microsoft SCCM og InTune. Det vil legges vekt på hvilken merverdi dette vil gi Kunden, hvor enkelt dette kan integreres (out-of-the-box funksjonalitet eller omfattende tilpasninger).
B11	I den grad programvaren har integrasjoner med andre systemer enn de som har nevnt over er det ønskelig med RESTful webservice. Beskriv integrasjonsgrensesnitt.
B12	Referanser fra tilsvarende organisasjoner, fortrinnsvis fra norsk eller skandinavisk UH-sektor eller offentlig sektor. Maksimalt tre referanser

Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveransen

Leverandøren skal, basert på bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon), beskrive sin leveranse/løsning her. Kravtabell kopieres hit.

Avtalens omfang

Leverandøren gir her en overordner beskrivelse av hva som leveres. Det beskrives konseptuelt hva som leveres. I tillegg skal leveransens funksjonelle og tekniske egenskaper beskrives.

Vedlikeholds og supportavtale

Beskriv hva som tilbys av vedlikeholds og supportavtale, jfr. bilag 1.

Opsjoner

Beskriv andre relaterte ytelse, jfr. bilag 1

Bilag 3: Administrative bestemmelser

Partenes representanter

For Kunden:

Systemeier xxxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx

Administrativt xxxxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx

For Leverandøren:

Leverandøren angir sine kontaktpersoner:

Skriftlighet

Dersom Kunden ønsker at varsler, krav eller andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal gis på en annen måte enn skriftlig til den postadressen eller elektroniske adressen som er oppgitt på avtalens forside, skal dette fremkomme her.

For Kunden:

Kommunikasjon knyttet til gjennomføring av avtalen innenfor rammen av avtalen, rettes på e-post, med eventuelle vedlegg til Anders Vinger xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx eller Xxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx

.

Kommunikasjon knyttet til eventuelle avvik, eller endringer eller forhold som går ut over avtalens rammer rettes på e-post, med eventuelle vedlegg, til Xxxxx Xxxxxxx, xxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx

For Leverandøren:

Leverandøren angir her tilsvarende sine kontaktpersoner og mottakere.

Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser

Leverandøren skal utarbeide oversikt over enhetskostnader, og kostnader forbundet med leveransen, samt andre kostnader for en avtaleperiode på fire år.

I tillegg skal det oppgis enhetskostnader relatert til kapasitetsutvidelse, samt eventuelle senere leveranser.

Kostnadene for leveransen samles i en oversiktstabell. I tillegg til oversiktstabellen skal Leverandøren utarbeide tabeller som nærmere viser elementer og omfang som inngår.

Oversiktstabell

Beskrivelse	År 1	År 2	År 3	År 4
Etableringskostnader Inkludert grunnleggende konsulentbistand
Lisenskjøp
Vedlikeholds-/supportkostnad
Eventuelt andre kostnader, spesifiser
Totalt for 4 år

Vedlikeholds og supportavtale

Priser på ulike vedlikeholds og supportavtaler angis, i tråd med det som kan tilbys. Dersom de kan leveres med ulike betalingsplaner skal dette angis, eksempelvis årlig, eller annet.

For oppmøte i Kundens lokaler i Oslo dekkes ikke reisetid og reisekostnader. For lokale reiser i Oslo kommune godtgjøres ikke reisekostnader. For andre reiser pålagt av eller forhåndsavtalt med Kunden, godtgjøres dokumenterte reise- og oppholdsutgifter etter statens satser. Leverandøren kan ikke fakturere arbeidstid på reiser utover normalarbeidstid.

Kunden kan gi pålegg om å benytte bestemte reisemåter og innkvartering.

Opsjoner:

• Kan være elementer ut over det som dekker det som er forespurt

• Kan være mer omfattende eller dypere opplæring

• Kan være moduler, komponenter, enhetspriser ut over klientfunksjonaliteten

Dokumentasjon og opplæring

Dersom opplæring er en del av leveransen i henhold til bilag 1, skal vederlag for opplæringen spesifiseres her.

Avtalens punkt 4.1 Vederlag

Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå her.

Dersom priser ikke skal oppgis eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelt andre avgifter, skal Kunden spesifisere alternativt prisoppsett her.

Fakturering skjer gjennom Leverandøren etter vanlige rutiner.

Avtalens punkt 4.5 Prisendringer

Dersom enhetspriser er avhengig av annet et NOK, skal det oppgis hvilken valuta som ligger til grunn for enhetsprisen, samt kurs benyttet. Enhetspris som skyldes valutaendring ut over

± 2 % oppdateres i henhold til endring i Norges Banks valutakurser. (Kurs benyttet i avtalen, samt dato skal oppgis)

Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten

Bilag 6: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen

Eksempel på endringskatalog:

Endringen. Beskrivelse Ikraftsettelsesdato Arkivreferanse

Side 16 av 16