Åpen tilbudskonkurranse

Det tas forbehold om at endringer i foretaksstrukturen kan medføre at nye enheter blir omfattet av avtalen og/eller at enheter slås sammen, endrer navn mv. Dersom det under avtaleperioden skjer en omstrukturering av helseforetakene eller andre enheter som er helt eller delvis eid av Helse Sør-Øst RHF, vil således deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen.

Ved behov for bistand som dekkes av denne rammeavtalen vil det enkelte helseforetak/selskap og Helse Sør-Øst RHF opptre som separate juridiske enheter, herunder være ansvarlig for sine økonomiske forpliktelser.

1.2. Informasjon om Sykehusinnkjøp HF

Sykehusinnkjøp HF er et nyopprettet selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Selskapet skal ha strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Denne anskaffelsen gjennomføres av Sykehusinnkjøp på vegne av Helse Sør-Øst RHF. Sykehusinnkjøp vil ikke være part i avtalen. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

1.3. Anskaffelsens formål

Oppdragsgiver har til enhver tid løpende behov for juridisk bistand i forbindelse med organisasjonenes virksomhet. Selv om dette behovet i relativt stor grad dekkes av interne ressurser hos Oppdragsgiver selv, vil det kunne være behov for ekstern bistand ved for eksempel manglende kapasitet eller kompetanse.

For å sikre tilstrekkelig grad av ivaretakelse av Oppdragsgivers interesser kunngjør derfor Sykehusinnkjøp HF på vegne av Oppdragsgiver en åpen tilbudskonkurranse for kjøp av juridiske tjenester. Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale med én totalleverandør av juridiske tjenester.

Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende tjenestetyper:

• Juridisk rådgivning, både enkeltspørsmål og større utredningsarbeid.

• Kvalitetssikring

• Bistand i eventuelle klage- og/eller tvistesaker, herunder forhandlinger og prosedyre.

• Kurs, konferanser, seminarer og liknende.

Innenfor følgende juridiske rettsområder:

a. Arbeidsrett og pensjonsrett (regulatorisk og rettighet)

b. Offentlige anskaffelser, statsstøtte og konkurranserett (med antatt størst behov innen førstnevnte)

c. Kontraktsrett, med særskilt vekt på komplekse IKT-kontrakter

d. Teknologi- og IT-rett, personopplysningsrett

e. Entreprise, fast eiendoms rettsforhold og plan- og bygningsrett

f. Selskapsrett (foretaksrett), samt skatt- og avgiftsrett, begge med fokus på helsesektoren

g. Forvaltningsrett, helserett, apotek- og legemiddellovgivning

h. Immaterialrett, rettsforhold knyttet til forskning (herunder spørsmål knyttet til kommersialisering, rettigheter og forskningsavtaler)

Rettsområdene er ikke rangert ut fra antatt behov, men basert på tidligere erfaringer antas behovet for bistand å være størst innenfor områdene a, b, c og d, noe som også vil gjenspeiles i evalueringen.

Tilbyder skal ha ressurser med kompetanse innenfor hvert av områdene a – h. Ressursene må være advokater med gyldig norsk advokatbevilling og eventuelt advokatfullmektiger med gyldig autorisasjon. Tilbudte ressurser må til sammen dekke hele området.

For hvert område skal det oppgis en advokat som er Leverandørens kontaktperson for Oppdragsgiver og som er ansvarlig for å tildele ressurser på det enkelte oppdrag (avrop). Oppdragsgiver skal imidlertid kunne velge hvilken ressurs som skal utføre det enkelte oppdrag, alternativt hvilken stillingskategori utførende ressurs skal ha.

1.4. Anskaffelsens omfang

Helse Sør-Øst kjøpte juridiske tjenester for ca 17 millioner i 2016. Behovet for kommende år er usikkert, men antas å ligge mellom 15 og 20 milioner per år. Det anslåtte omfang er kun veiledende og ikke på noen måte bindende for Oppdragsgiver.

Oppdragsgiver har allerede gjort avrop på tidligere avtaler der sakene antas å kunne fortsette også etter at ny avtale er inngått. Dette gjelder saker der oppdraget har hatt lang varighet og der det ikke vurderes som hensiktsmessig for Oppdragsgiver å bytte leverandør grunnet både historikk og kompleksitet. Oppdrag som allerede er påbegynt av annen leverandør før ny rammeavtale inngås holdes derfor utenfor denne konkurransen.

1.5. Avtaletype

Det vil bli inngått rammeavtale med én leverandør. Vilkårene finnes i vedlegg 7.

1.6. Avtaleperiode

Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år regnet fra oppstartstidspunkt 26.02.2018.

Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen i 2 år med inntil 1 år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Varsel om forlengelse skal skje senest to måneder før utløp av avtaleperioden.

1.7. Hel- eller deltilbud

Konkurransen er ikke inndelt i deltilbud.

1.8. Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen, som Oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:

Dokument	Navn
Vedlegg 1	Tilbudsbrev
Vedlegg 2	Prisskjema
Vedlegg 3	Svarskjema kapasitet
Vedlegg 4	Mal CV
Vedlegg 5	Mal forpliktelseserklæring
Vedlegg 6	Offentlig innsyn i tilbudene
Vedlegg 7	Rammeavtale m/bilag

1.9. Fremdriftsplan

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet	Tidspunkt
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	10.11.2017
Frist for å levere tilbud	20.11.2017 kl. 10.00
Evaluering og innstilling	Uke 47/2017-3/2018
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne	19.1.2018
Avtaleinngåelse	1.2.2018
Ny avtale gyldig fra	26.02.2017

Oppgitte tidspunkt etter tilbudsfrist er tentative og kan derfor være gjenstand for endringer.

2. Regler for gjennomføring av konkurransen

2.1. Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (anskaffelsesloven) og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) av 12. august 2016 nr. 974. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudbudskonkurranse jf. anskaffelsesforskriften § 8-3.

Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.

Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom Xxxxxxxxxxxxx, etter at tilbudene er mottatt, vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med vil skje i samsvar med likebehandlingsprinsippet. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og må derfor levere sitt beste tilbud.

Dialog vil fortrinnsvis bli gjennomført skriftlig.

2.2. Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til Anskaffelsesforskriften. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.

2.3. Skatteattest

Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.

Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

3. Krav til tilbudet

3.1. Parallelle tilbud

Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.

3.2. Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

3.3. Innsending av tilbud

Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.9.

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)

Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.

Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.

Elektronisk signatur kan tilbyder skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx , xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx .

Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.

Elektronisk signatur utenfor Norge:

Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:

Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES

Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509-sertifikater, men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.

Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings- / tilbudsinnleveringsstegene.

3.4. Tilbudets utforming ved levering

Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:

Vedlegg 1 Tilbudsbrev (signert, i PDF-format) Vedlegg 2 Utfylt prisskjema (Excel-format)

Vedlegg 3 Utfylt svarskjema tilbyders kapasitet (PDF-format) Vedlegg 4 Firmaattest (PDF-format)

Vedlegg 5 Årsregnskap (PDF-format)

Vedlegg 6 Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav i kap. 4. (PDF- eller Word-format) Vedlegg 7 Evt. forpliktelseserklæring (signert, i PDF-format)

Vedlegg 8 Tilbudte ressurers CV-er (PDF-format)

Vedlegg 9 Tilbyders beskrivelse av arbeidsmetodikk og leveringssikkerhet Vedlegg 10a Sladdet versjon av tilbudet (PDF-format)

Vedlegg 10b Begrunnelse for opplysninger i tilbudet som er unntatt offentlighet

3.5. Språk

Tilbudet skal være skrevet på norsk. Dokumentasjon skal være på norsk.

3.6. Forbehold

Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.

3.7. Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen er 4 måneder regnet fra tilbudsfristen.

3.8. Omkostninger

Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.

3.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll

I denne konkurransen bes tilbyder om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg 10a

«Sladdet versjon av tilbudet».

I tillegg ber vi tilbyder om å levere et eget dokument (Vedlegg 10b) med rettslig begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 6 – Offentlig innsyn i tilbud).

Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 – Tilbudsbrev.

4. Kvalifikasjonskrav

For å kunne få sitt tilbud evaluert må tilbyder oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav.

4.1. Registrering og autorisasjoner m.m.

Kvalifikasjonskrav

Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

Dokumentasjon

• Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest.

• Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet.

4.2. Økonomisk og finansiell kapasitet

Kvalifikasjonskrav

Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Det er et krav at tilbyder er kredittverdig uten sikkerhet og som et minimum har positiv egenkapital.

Dokumentasjon

Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter:

• Siste to års avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring.

Oppdragsgiver vil selv ta ut ratingrapport hos AAA Soliditet AS for å verifisere at tilbyder er kredittverdig.

4.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav

Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Oppdragsgiver vil her vurdere tilbyders erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter basert på:

o En kort og generell beskrivelse av firmaet og firmaets organisasjon og virksomhetsområder, totalt antall ansatte, samt antall partnere/senioradvokater, advokater og advokatfullmektiger, både totalt og per rettsområde ref. punkt

1.3. Tilbyder må dekke alle rettsområder ref. punkt 1.3 Det skal fremkomme hvor mange partnere/senioradvokater, advokater og advokatfullmektiger tilbyder rår over innen hvert enkelt rettsområde i kap. 1.3, samt navn og stilling på disse. Ref. vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget. (Det skal ikke vedlegges CV-er for denne beskrivelsen).

o En beskrivelse av de 3 viktigste og mest relevante leveransene relatert til denne konkrete anskaffelsen, de siste tre år innenfor hver av rettsområdene A-H i punkt 1.3, herunder opplysninger om leverte timer og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver.

o En beskrivelse av hvor stor del av kontrakten som leverandøren vurderer å sette bort til underleverandører

o En bekreftelse på at minst en av de tilbudte ressurser har møterett for Høyesterett.

4.4. Støtte fra andre foretak

Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter til å oppfylle enten kvalifikasjonskravet til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner påligger det oppdragsgiver å kontrollere om virksomheten oppfyller de relevante kvalifikasjonskravene.

For støtte vedrørende økonomisk og finansiell kapasitet kreves det at leverandøren og virksomheten er solidarisk ansvarlig for utførelsen av kontrakten. Dette kan dokumenteres ved påkravsgaranti utstedt av person med rette fullmakt fra den virksomhet leverandøren støtter seg på.

For støtte vedrørende tekniske og faglige kvalifikasjoner må leverandøren dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene. Dette kan dokumenteres ved en forpliktelseserklæring utstedt av person med rette fullmakt fra den virksomhet leverandøren støtter seg på (se vedlegg 5).

5. Avgjørelse av konkurransen

5.1. Tildelingskriterier

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har

• det beste forholdet mellom pris og kvalitet ut fra tildelingskriteriene oppgitt under:

Tildelingskriterium	Vekting
1. Kvalitet	80 %
2. Pris	20 %

Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium.

5.2. Utdyping av tildelingskriteriene:

5.2.1. Kvalitet

Ved en intellektuell tjeneste, anses faglig kompetanse og erfaring hos de personer som er tiltenkt oppdrag som avgjørende og av direkte betydning for hvilke tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Tilbyders arbeidsmetodikk og leveringssikkerhet er også av betydning.

Kompetanse og erfaring

Oppdragsgiver vil vektlegge relevant kompetanse og erfaring hos de ressurser (enkeltpersoner) som det vedlegges CV for innen det enkelte område (jf. pkt. 1.3). Kompetanse og erfaring innen områdene a, b, c og d vil veie tyngst.

Kompetanse og erfaring innen hver av de områdene som fremgår av pkt. 1.3 dokumenteres med fremleggelse av:

• CV for inntil seks - 6 - personer per område a, b, c og d. For hver av de øvrige områdene (e. – h.) skal det vedlegges CV for inntil fire - 4 - personer. CV-er utover det angitte antall vil ikke bli gjenstand for evaluering. CV-er som leveres må til sammen dekke hele området.

CV-ene skal fylles ut iht. mal for CV, jfr. vedlegg 4 og inneholde følgende informasjon:

• Formell utdanning

• Relevant arbeidserfaring, herunder arbeidsgiver/firma, type stilling og varighet

• Prosedyreoppdrag, spesielt innen det aktuelle rettsområde – overslag over antall saker for lagmannsrett og Høyesterett

• andre større og relevante oppdrag innen det aktuelle rettsområde, som for eksempel utredningsarbeid, klagesaksbehandling, forhandlinger og annet

• andre relevante nøkkelopplysninger knyttet til erfaring og kompetanse, som for eksempel relevante verv, undervisningsoppdrag, kurs- og foredragsvirksomhet, utgivelser mv.

I evalueringen vil Oppdragsgiver vurdere hvor godt sammensetningen av teamet, samt bredden av erfaring og komptanse som tilbys, dekker det aktuelle området.

Oppdrag og andre opplysninger som det vises til i CV-ene skal relateres til det/de områdene som ressursen tilbys innen. Der samme person tilbys på flere områder og det vises til ulike oppdrag for de ulike områdene, må dette tydelig fremkomme av CV-en.

Arbeidsmetodikk og leveringssikkerhet

Oppdragsgiver har varierende behov for bistand av høy kvalitet og oppdragene vil variere både i kompleksitet, omfang og hvor raskt de må løses. Det vil derfor legges vekt på at de ressurser som skal bistå oppdragsgiver har god arbeidsmetodikk og gir god leveringssikkerhet.

Arbeidsmetodikk og leveringssikkerhet dokumenteres ved:

• En kort beskrivelse (maksimalt 2 A4-sider) av:

- Arbeidsmetodikk, herunder samarbeidsrutiner og metode for kvalitetssikring.

- Hvordan Oppdragsgiver vil bli prioritert og sikret ressurser ved behov, herunder ved større og komplekse oppdrag og i perioder med stort tilfang av saker, samt ved sykdom og utilgjengelighet hos de ressurser Leverandøren har fremlagt CV for.

Ved evaluering av tildelingskriteriet Kvalitet vil kompetanse og erfaring tillegges størst vekt.

Det/de tilbud som blir vurdert som best på tildelingskriteriet Kvalitet gis karakterscore på 10, øvrige tilbud får poeng basert på relevante forskjeller fra beste tilbud.

5.2.2. Pris

Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 2 – Prisskjema.

Pris vil bli evaluert ut fra de oppgitte timepriser knyttet til stillingskategori. Timepriser for partner/senioradvokat og advokat vil bli tillagt vesentlig større vekt enn timepris for advokatfullmektig.

Vi ber om at pris for hhv. hel- og halvdagskurs oppgis, men prisene på kurs vil ikke omfattes av evalueringen.

Tilbudet med laveste priser gis karakterscore 10, øvrige tilbud får karakterscore avhengig av differansen i pris sammenlignet med laveste pris, beregnet etter den forholdsmessige metoden.

6. Innstilling på tildeling av rammeavtale

Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.

7. Kontraktsvilkår

Rammeavtale med vedlegg er lagt ved konkurransegrunnlaget. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene som fremgår av disse vil medføre avvisning, jf. Anskaffelsesforskriften § 9-6 (1) a)/b). Andre forbehold mot vilkårene kan medføre avvisning.

Document Metadata

Table of Contents

Åpen tilbudskonkurranse

Document Metadata