VEILEDNING TIL HMS-SAMORDNINGSAVTALE
VEILEDNING TIL HMS-SAMORDNINGSAVTALE
Dette er en praktisk veiledning til HMS-samordningsavtale mellom UiO og OUS datert mars 2012. Veiledningen er ment å gi ansatte i begge organisasjoner informasjon om hvordan man i praksis skal forholde seg til punktene beskrevet i denne avtalen.
Det gjøres oppmerksom på at HMS- samordningsavtale mellom UiO og OUS ikke gjelder for ansatte i enheter med leiekontrakt i den annen parts virksomhet. Samordningen er her regulert i leieavtalen.
Partene
HMS-samordningsavtale ble inngått mellom to parter, Universitetet i Oslo (UiO) og Oslo universitetssykehus HF (OUS). Som følge av universitetssykehusenes lovpålagte universitetsvirksomhet har OUS og Det medisinske fakultet en rekke felles medarbeidere, de fleste ved Institutt for klinisk medisin. Flere av disse har tilsettingsforhold i begge virksomheter, og har sitt daglige virke i klinikkene ved OUS (felles arbeidsplass UiO- ansatte og OUS- ansatte). I tillegg kan ansatte ved andre fakultet også ha sin arbeidsplass i OUS - lokaler.
UiO-part defineres som: alle UiO-ansatte og studenter med arbeidsplass i OUS lokaler.
Samordningsavtalens virkeområde Fysisk arbeidsmiljø
Ansvar og medvirkning:
OUS har hovedansvaret for å samordne helse, miljø og sikkerhetsarbeidet for sykehuset. UiO skal medvirke til samarbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle sine ansatte og studenter som har sitt virke ved OUS.
Der hvor OUS-ansatte har sin arbeidsplass i UiOs lokaler, eks. arbeid relatert til sentervirksomhet, deltakelse i forskningsgrupper og/eller undervisning, vil UiO ha tilsvarende ansvar for OUS- ansatte.
Samordningsavtalens virkeområder
Samordningsavtalen innebærer blant annet at:
• Helseforetaket er ansvarlig for at UiOs medarbeidere er sikret et forsvarlig fysisk arbeidsmiljø innen avtalens områder.
• UiO-ansatte skal gjøres kjent med helseforetakets HMS prosedyrer og retningslinjer.
• UiOs ansatte skal følge helseforetakets prosedyrer og retningslinjer knyttet til fysisk HMS.
Områder for samordning som dekkes av denne avtalen er:
a. Bygningsmasse, inkludert byggetekniske installasjoner
b. Brannvern
c. Håndtering av kjemikalier
d. Biologiske faktorer
e. Smittevern
f. Strålevern
g. Beredskap og varsling
h. Avfallshåndtering
Tilrettelegging av arbeidsplassen, herunder ergonomi, arbeidstid og arbeidsoppgaver, dekkes ikke av Samordningsavtalen. Dette er hovedarbeidsgivers ansvar.
Arbeidsmiljøavdelingen ved OUS og Enhet for bedriftshelsetjeneste ved UiO, kan være behjelpelig med å gi bistand til kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet.
Psykososialt arbeidsmiljø
Med psykososialt arbeidsmiljø menes virkning av forhold i arbeidsmiljøet som:
• Organisatoriske forhold
• Sosialt samspill
• Individuell opplevelse av arbeidssituasjonen.
Hovedarbeidsgiver har ansvar for det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette ansvaret kan altså ikke delegeres til ledere i annen virksomhet. Dersom det oppstår konflikter som involverer medarbeidere både ved OUS og UiO, må begge organisasjoner samarbeide om å løse konflikten. Ansvarlige ledere i begge organisasjoner vil ha ansvaret for å håndtere en slik konflikt. Dersom det er konflikt mellom ledere i begge organisasjoner, er det leder på nivået over som har ansvaret for å håndtere konflikten.
Følgende punkt dekkes ikke av samordningsavtalen:
• Psykososialt arbeidsmiljø.
• Personalsaker, herunder konfliktsaker, mobbing, trakassering, jobbutførelse m.m.
• Sykefraværsoppfølging.
• AKAN-saker.
Det er dermed hovedarbeidsgiver som har ansvaret for den ansatte, uavhengig av hvor den ansatte fysisk er lokalisert. Hvis det imidlertid finnes praktiske og/eller hensiktsmessige grunner for det, for eksempel der den ansattes leder fysisk sitter lokalisert et annet sted, kan daglig oppfølging av den ansatte gjøres av nærmeste leder i den annen parts virksomhet. Dette må eventuelt avtales skriftlig.
Vernetjenesten
Verneombudene skal ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet, og se til at arbeidsmiljøloven med forskrifter følges. HMS- ansvaret ligger hos leder med arbeidsgiveransvar. Verneombudets oppgaver er bl.a.:
• Representere de ansatte i saker som angår arbeidsmiljøet.
• Se til at ansattes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt av arbeidsgiver.
• Delta i etablering og vedlikehold av et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
• Samarbeide med leder i arbeidet med å ivareta og utvikle arbeidsmiljøet.
Da samordningsavtalen ikke omfatter HMS-arbeid i sin helhet, må ansatte med arbeidsplass i den annen parts virksomhet forholde seg til to verneorganisasjoner. OUS og UiO har hver sin vernetjeneste, og rapporterer i sine respektive lederlinjer. I HMS saker som berører begge organisasjoner kreves et
samarbeid både i lederlinjen og i vernetjenesten i begge organisasjoner.” Inndeling av verneområder vedtas av AMU i OUS og Lokalt AMU ved UiO.
Alle ansatte skal til enhver tid vite hvem som er henholdsvis OUS- og UiO- verneombud innen sitt verneområde. Det skal derfor henge oppslag med informasjon om dette i den enkelte avdeling. UiO – og OUS- verneombud har et felles ansvar for å følge opp dette.
Det er viktig med et godt samarbeid mellom UiO- og OUS-verneombud i det enkelte verneområde. Verneombudene plikter derfor gjensidig å informere og involvere hverandre i saker av felles interesse.
UiO- eller OUS-verneombud?
Hovedregel for hvilken vernelinje som skal involveres for henholdsvis saker knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet (FYS) og det psykososiale arbeidsmiljøet (PSYK) kan skisseres slik:
OUS-areal | UiO-areal | |
Kombinert stilling - hovedstilling OUS | OUS-verneombud (FYS) OUS-verneombud (PSYK)* | UiO-verneombud (FYS) OUS-verneombud (PSYK)* |
Kombinert stilling - hovedstilling UiO | OUS- verneombud (FYS) UiO-verneombud (PSYK)** | UiO-verneombud (FYS) UiO-verneombud (PSYK)** |
OUS-ansatte | OUS-verneombud (FYS) OUS – verneombud (PSYK) | UiO-verneombud (FYS) OUS-verneombud (PSYK)* |
UiO-ansatte | OUS-verneombud (FYS) UiO-verneombud (PSYK)** | UiO-verneombud (FYS) UiO-verneombud (PSYK) |
*Begge verneorganisasjoner i saker som angår det psykososiale arbeidsmiljøet hvor UiO-tilsatt er involvert.
** Begge verneorganisasjoner i saker som angår det psykososiale arbeidsmiljøet hvor OUS-tilsatt er involvert.
Ledere i begge organisasjoner må i samråd med verneombudene bli enige om hvem som er verneombud for UiO-ansatte i OUS-avdelinger m.h.t fysisk arbeidsmiljø. Det samme gjelder for OUS-ansatte i UiO- lokaler. Ansvaret ligger likevel hos hovedarbeidsgiver, som fortløpende skal holdes orientert om aktuelle saker/problemstillinger.
Bygningsmasse inkludert bygg-tekniske installasjoner
Hver av partene har ansvaret for vedlikehold av den bygningsmasse de eier, inkludert byggetekniske anlegg (ventilasjon, EL., VVS) og andre faste installasjoner (kjøle-/fryserom, avtrekksskap, sikkerhetsbenker m.m.), dersom ikke annet er avtalt skriftlig.
Hvis det er behov for HMS-tiltak for å ivareta formålet med HMS-samordningsavtalen, dekkes kostnadene av eier/leietaker (jf. avtalens punkt 4). I de tilfellene der UiO disponerer OUS-lokaler uten leieavtale, dekkes faste bygg-tekniske installasjoner av OUS, herunder bytte- og reparasjon av faste installasjoner. Andre kostnader knyttet til denne disposisjonsretten (løse gjenstander, eks. stoler, pulter, bord, PC m.m.) dekkes av UiO.
Informasjon:
Partene plikter gjensidig å informere hverandre om vesentlige endringer av arbeidslokaler som påvirker de ansattes og studentenes fysiske arbeidsmiljø.
Medvirkning:
I byggeprosjekter og flyttinger av mer omfattende karakter skal den andre parts ansatte og ledelse kobles inn i prosessen så tidlig som mulig, herunder gis mulighet til å komme med innspill (særskilte behov/interesser) i den enkelte sak før det fattes et vedtak.
Det er klinikkleders/forskningsleders ansvar å følge opp bygge- og flytteprosjekter i begge linjer.
Medisinskteknisk utstyr
Begge parter har ansvar for vedlikehold av utstyr de selv eier dersom ikke annet er avtalt skriftlig.
UiO har ansvar for vedlikehold av egenfinansiert utstyr. UiO finansiert utstyr registreres i OUS sin utstyrsdatabase (Merida) som driftes av virksomhetsområdet Medisinsk teknologi (gjelder UiO-utstyr i OUS-lokaler).
OUS har ansvar for at det utarbeides retningslinjer for bruk av alt medisinteknisk utstyr i OUS-lokaler, og at opplæring blir gitt til de som benytter seg av utstyret. UiO har tilsvarende ansvar for medisinskteknisk utstyr i UiO- lokaler.
HMS-opplæring
Den andre parts ansatte og studenter skal gis tilgang til og opplæring i følgende HMS-prosedyrer og retningslinjer.
OUS prosedyrer og retningslinjer- OUS eHåndbok:
• HMS-opplæring (ID 35394)
• HMS- avvik: "Uønskede hendelser og risikoforhold, registrering og analyse av avvik" (ID 11)
Brannvern
o Roller og ansvar i brannvernarbeidet (ID 56)
o Brannøvelse og opplæring (ID 5242)
o Branninstruks (ID 14231)
o Brannalarm, brann og evakueringsmal nivå 2 (ID 5245)
• Håndtering av kjemikalier
o Kjemikaliehåndtering (ID 9804)
• Biologiske faktorer: ingen prosedyrer i eHåndbok.
• Smittevern:
o Stikkskadeoppfølging (ID 58)
• Strålevern:
o Opplæring i strålevern og bruk av apparatur (ID 3782).
o Bruk av persondosimeter (ID 3786)
o Bruk av personlig verneutstyr ved arbeid med ioniserende stråling (ID 3787)
o Håndtering av radioaktivt avfall (ID 39534)
o Funksjonsbeskrivelse strålevernkontakt (ID 109024)
• Beredskap og varsling:
o Beredskapsplan (ID 20)
o Meldeplakaten (ID 67299)
o Varling (ID 23)
• Avfallshåndtering:
o Avfallshåndtering (ID 32140)
o Håndtering av farlig avfall (ID 67100)
UiO-ansatte gis anledning til å delta på utvalgte temakurs innen HMS i regi av OUS, eksempelvis
«sikkerhetskurs for laboratorieansatte».
Det er nærmeste leders ansvar å sørge for at alle ansatte med arbeidssted i OUS-lokaler får tilgang til aktuelle HMS prosedyrer og retningslinjer i eHåndbok, samt stoffkartotek elektronisk ECOonline. OUS og UiO har felles firmakode i EcoOnline. Organisering og bruk av EcoOnline gjøres allikevel av virksomhetene hver for seg.
Det er utdanningsleders/semesterleders ansvar å sørge for at studentene blir informert om aktuelle rutiner og prosedyrer knyttet til undervisning i OUS lokaler.
UiO prosedyrer og rutiner:
UiO prosedyrer og verktøy for Helse, miljø og sikkerhetsarbeid ved UiO ligger på xxx.xxx.xx
For Lab-rutiner i enheter knyttet til andre fakulteter ved UiO, henvises det til det enkelte fakultets-
/institutts hjemmesider. Oversikt over enheter ved UiO: xxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/#xxxx-xxxx- content-2
Enkelte prosedyrer og rutiner for laboratoriearbeidet krever pålogging med UiO brukernavn og passord. Dersom den OUS-ansatte ikke har brukernavn og passord ved UiO, vil ansvaret for informasjon og opplæring i rutiner og prosedyrer knyttet til laboratoriearbeid ligge hos nærmeste leder i UiO-linjen. Eks. forskningsgruppeleder/laboratorieansvarlig.
HMS avvik
Partene plikter gjensidig å informere hverandre om hendelser og avvik innen HMS og melde avvik som begge parter burde kjenne til i begges avvikssystemer (OUS og UiO):
• Avviksmelding for hendelser i OUS lokaler sendes i OUS- linjen, kopi sendes UiO. Elektronisk skjema for HMS-avvik (CIM) skal benyttes og finnes på UiOs HMS- sider.
• Avviksmeldinger for ansatthendelser i UiO-lokaler sendes i UiO- linjen, med kopi til OUS. Elektronisk skjema for HMS-avvik (CIM) skal benyttes og finnes på UiOs HMS- sider.
Følgende hendelser skal rapporteres i begge linjer:
• Arbeidsrelatert alvorlig sykdom og skade
• Nødsituasjoner, eks. vold, arrestasjon, kriminell handling
Prosedyre for avviksmeldinger i OUS
Det henvises til eHåndbok: Uønskede hendelser og risikoforhold, registrering og analyse av avvik (ID 11).
For UiO-ansatte uten intranett-tilgang kan papirskjema benyttes. Skjemaet sendes OUS Arbeidsmiljøavdelingen. Elektronisk tilbakemelding går da til aktuell OUS-leder. Det henvises for øvrig til eHåndboken: "Sjekklister og skjemaer i HMS-arbeidet" (ID 307).
Prosedyre for uønskede hendelser ved UiO
Den ansatte har selv ansvar for å melde fra til leder om uønskede hendelser. Xxxxx har ansvar for å behandle meldinger om uønskede hendelser.
Nærmeste leder skal sørge for utfylling av nødvendige skjemaer:
• Melding om uønsket hendelse: ansatte skal melde HMS- avvik ved å bruke skjema for melding om HMS- avvik i CIM.
• Alvorlig ulykke og alvorlig nestenulykke: leder skal gjennomføre en analyse av HMS-avviket og sørge for at den skadede (om mulig) og verneombud deltar på analysen. Leder kan ta med andre deltagere ved behov. Mal for analyse av HMS-avvik (word) kan brukes. Kopi av melding om uønsket hendelse sendes til LAMU. Navn/ tlf. til skadet skal sladdes.
• Alvorlig ulykke: leder skal samme dag sende melding til Arbeidstilsynet.
• Mulig skade som vil avdekkes senere, sykefravær og personskade der lege er oppsøkt (yrkesskade): melding om yrkesskade sendes til NAV innen 3 dager for Ahus ansatte og så snart som mulig for UiO ansatte.
• Ved melding om yrkesskade til NAV: leder og ansatt skal også sende skademelding til Statens pensjonskasse (SPK)for ansatte som er innmeldt der.
• El-ulykke: «skjema for el-ulykke med personskade» sendes til DSB.
• Ulykker og unormale hendelser som er varslingspliktige etter Strålevernforskriften:
rapport sendes til Statens strålevern så snart som mulig og senest innen 3 dager. Sentral strålevernskoordinator i HMS-stab bistår.
• Utslipp av GMO-materiale: skal snarest rapporteres til Helsedirektoratet på mail: xxxxxxxxxx.0000xxxx@xxxxxxxx.xx (hva skjedde, hvordan skjedde det og hva har vi gjort for at det ikke skal skje igjen).
Mer informasjon, samt relevante skjema, ligger for øvrig til UiOs «Prosedyre for håndtering av HMS- avvik.
xxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxx-xxxxx/xxxxx.xxxx
Tvisteløsning
Dersom det oppstår uenighet skal saken fortrinnsvis løses i et samarbeidsmøte mellom partene. Uenigheter skal fortrinnsvis løses på lavest mulig organisatoriske nivå. På samarbeidsmøte skal følgende personer stille:
• De(n) ansatte som er involvert.
• Partenes nærmeste leder, eventuelt også HMS-ansvarlig-/koordinator OUS og UiO
• Verneombud OUS og UiO
• Andre relevante fagpersoner avhengig av sakens karakter, eksempel BHT, HMS stab, Eiendomsavdelingen, innkjøpsansvarlig m.m.
Oslo 01.11.2017
Xxxx X. Xxxxxxxx Xxxx X. Xxxxxxxx
Instituttleder Klinmed Leder Arbeidsmiljøavdelingen
Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxxx
Instituttverneombud Klinmed Foretakshovedverneombud OUS
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx HMS- koordinator Klinmed