EL-18-04 Renholdstjenester Konkurransegrunnlag
EL-18-04 Renholdstjenester Konkurransegrunnlag
Elverum kommune
Innhold
3
3
2.7. Forbehold og presiseringer 4
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
4
3.1. Innleveringssted og –form 4
3.5. Krav til tilbudets utforming 5
3.5.3. Komplett besvarelse av tildelingskriteriene 5
3.5.4. Avvik fra konkurransegrunnlaget 5
5
4.2.2. OPPDRAGSFORSTÅELSE / RESPONSTID (20%) 6
6
5.8. Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene 7
7
6.1. Arbeidsvilkår for ansatte 7
1. OPPDRAGSGIVER
Oppdragsgiver for anbudskonkurransen er Elverum kommune.
Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.
Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Frøya, Meldal og Elverum kommuner.
2. ANSKAFFELSEN
2.1. FORMÅL
Oppdragsgiver nevnt i punkt 1 har til hensikt å inngå rammeavtale om kjøp av renholdstjenester.
Formålet med anskaffelsen er å sikre renholdsfaglig arbeidskraft for å dekke oppdragsgivers behov ved utførelse av renholdstjenester.
Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.
2.2. OMFANG
Elverum kommune utfører renhold på til sammen ca 80.000 kvm areal fordelt på ca 40 brukersteder. Oppdragsgiver har i dag ca 55 årsverk knyttet til dette arbeidet.
Omfanget av det som legges ut på konkurranse utgjør ca 6 årsverk. Omfanget av avtalen skal dekke følgende behov
1. Faste renholdsoppdrag
2. Vikar ved fravær hos kommunen
3. Renhold av kommunale boliger og byggrenhold i formålsbygg etter vedlikeholdstiltak
4. Andre renholdstjenester ved ad-hoc behov som helligdager, arrangementer o.l
5. Bestilling av periodisk renhold.
Se for øvrig vedlagte kravspesifikasjon for nærmere detaljer om omfanget.
2.3. LEVERANSER
Leveransene skal skje direkte til oppdragsgivers tjenestesteder som det fremkommer av kravspesifikasjon. Andre tjenestesteder kan også benytte avtalen.
Leverandøren skal gjennomføre et oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver.
2.4. KONTRAKTSTYPE
Det skal inngås avtale med inntil to leverandører. Avtalen baseres på vedlagte avtalevilkår
2.5. KONTRAKTENS VARIGHET
Kontraktens varighet er 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering.
2.6. VEDSTÅELSESFRIST
Tilbyder er forpliktet til å vedstå sitt tilbud til 09.07.2019
2.7. FORBEHOLD OG PRESISERINGER
Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
3.1. INNLEVERINGSSTED OG –FORM
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.
Tilbudsfristen er 09.04.2019 kl 12:00.
3.2. TILBUDETS STRUKTUR
Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.
Tilbudet skal inneholde følgende:
- svar på ESPD-skjema
- tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis
- utfylt prisskjema
- svar på tildelingskriteriene
- svarskjema kravspesifikasjon
- utfylt svarskjema avtalevilkår
3.3. FORBEHOLD
Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.
3.4. OFFENTLIGHET
Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.
Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.
Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».
Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.
3.5. KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING
3.5.1. TILBUDET
Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.
Det er adgang til å gi tilbud på deler av omfanget slik:
1. Pkt 1 Fast helgerenhold
2. Pkt 2, 3, 4 og 5 - resterende renhold
3.5.2. PRISSKJEMA
Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. Alle felt skal være utfylt. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.
3.5.3. KOMPLETT BESVARELSE AV TILDELINGSKRITERIENE
Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.
Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3.5.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET
Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.
4. PROSEDYRE
4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen anbudskonkurranse, jamfør FOA § 13-1(1).
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser§ 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jamfør forskriftens § 24-8(2) a.
4.2. TILDELINGSKRITERIER
Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.
4.2.1. PRISER (60 %)
Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.5.2 eksklusive merverdiavgift, og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten.
Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.
4.2.2. OPPDRAGSFORSTÅELSE / RESPONSTID (20%)
Punktet vil bli evaluert ut fra hvilket forslag til løsning som tilbyderne har i forhold til fast helgerenhold, herunder rutiner for å sikre leveransen og organisering av oppdraget.
En mer effektiv måte å løse oppdraget på gis høyere score.
For punkt 2, 3, 4 og 5 evalueres responstid etter tidspunkt for bestilling og når tjenesten kan utføres. Kortere responstid vurderes bedre enn lang responstid.
4.2.3. ERFARING (20 %)
Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder kan dokumentere relevant erfaring innenfor de forespurte fagfeltene for tilbudte ressurser.
Punktet vil bli evaluert på bakgrunn av opplæringsplan for renholdere som tilbyder kan vise til og en liste over ansatte som viser hvem som er faglærte og ansiennitet på tilbyders renholdere.
Erfaring innen alle de forespurte fagfelt vil vurderes som best, erfaring med noen av de forespurte fagfelt som dårligere. Ingen erfaring med de forespurte fagfelt vil ikke være tellende.
5. ADMINISTRATIV INFORMASJON
5.1. BEHANDLINGSPROSEDYRE
Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.
Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.
5.2. EVALUERINGSPROSEDYRE
Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.
For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.
Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx
5.3. KONFIDENSIALITET
Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.
5.4. ENDRING AV FORESPØRSEL
Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 02.04.2019.
5.5. UNDERLEVERANDØRER
Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.
(Oppdragsgiveren stiller krav om at leverandørene kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester. Leverandøren skal fremlegge signerte forpliktelseserklæringer fra sine underleverandører.)
5.6. SPRÅK
Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.
5.7. EIENDOMSRETT
Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.
5.8. RETTELSER, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.
Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.
Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.
Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.
Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.
6. SAMFUNNSANSVAR
6.1. ARBEIDSVILKÅR FOR ANSATTE
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.
Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”.
6.2. NULLTOLERANSE
Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.
Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.