Avtaledagen 12.6.18
Avtaledagen 12.6.18
1) Avtaler og opptak av innreisende studenter
2) Oppdatering av avtalenettsider
Xxxxxx Xxxxxxxx, SOT, juni 2018
Del 1: Hvorfor har vi avtaler?
• Formalisere samarbeid – fastslå gjensidige forpliktelser;
• Kontraktsfeste hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår;
- opptakskrav, kvalifikasjoner (tidligere studier, krav til engelskkunnskaper, etc.)
- praktiske aspekter; frister, bolig, forsikring, tilrettelegging, etc.
- økonomiske aspekter; gratis- og betalplasser, fritak semesteravgift, stipender, etc.
- > jf. Erasmus+ avtalemal
Avtaler og opptak
• UiO: bilaterale vs. multilaterale; lokale vs. sentrale avtaler
• Trenger avtaler i FS for å kunne registrere studentene; hver avtale har en id som studentene (UT og INN) registreres på
• Partnere må forholde seg til UiOs rutiner for opptak, og omvendt: frister, antall studenter, mm.; som fastslått i den inngåtte avtalen!
• Rapportering og statistikk; UiO rapporterer til DBH og fører egen statistikk; per utvekslings- program; ERASMUS, BILATERAL, INDIVID, 1N9.06.O2018RPART etc.
Opptak UTV-INN – to rutiner
1) Nominasjonsweb; henger sammen med FS:
• Forutsetter nominator som er registrert i avtalen; nominator har studentopplysninger (+ student)
• Antall semester, studieprogram og nivå er registrert i hver avtale og kommer opp i Nom- og Søknadsweb
2) Xxxxxxx xxxxxx;
• Avtaleeier har studentopplysninger
• Registrerer i FS på egne avtaler eller som gjest (id 11) eller praksis (16), osv.
Hvilken rutine skal brukes?
1) Nominasjonsweb - stordrift
– Avtaler som har to parter og en nominasjonskontakt hos partner som kan registreres og nominere
– Regulær semesterutveksling; komme til semesterstart, være hele semestre, samme info i opptaksprosessen, samme opptaksbrev og epost til alle
– Nominasjon må skje før fastsatte frister
– Studentene må inn i Søknadsweb, alle må søke og laste dokumenter; inkl. dokumentasjon på engelskkunnskaper
– Fordeler: SOT lager opptaksbrev og info, alle registrerer mobilnummer og får SMS m/brukernavn + enheten slipper å registrere manuelt
Xxxxxxx xxxxxx - spesielle grupper:
– Avtaler uten nominator, eller med flere parter
– Avtaler med egne opptaksprosedyrer; eks: NORPART, KD-semstip, praksis- og gjestestudenter
– Korte opphold og utenom semesterstart (standardbrev og info passer ikke)
– Etter fristene; obs! avtaleeier må selv bistå med praktisk oppfølging som bolig og opptaksbrev/info
– Studenter som allerede har opptak til program, for eksempel fellesgradstudenter
– Fordeler: mer fleksibelt ifht. fristene
xxxx://xxx.xxx.xx/xxx- ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/utveksling/innreisende.html
DEL 2: Kvalitetssikre avtalesider
Fokus nå:
• Lage nettsider for nye avtaler
• Slette el. avpublisere gamle avtalesider, feks. hvis utgått avtale –> oppdatere programsider
• Oppdater de eksisterende sidene med riktig info
• Frist er 10. august for alle avtalesider, men dere kan godt gjøre jobben ferdig før sommerferien.
Nettsidene skal svare på brukeroppgavene, dvs.: «Hva trenger studenten?»:
• Gode grunner til å velge denne avtalen
• Krav til søker, hvem kan søke? Dvs. karakter- og ev. språkkrav, spes. programmer/emner, ?
• Hvilke emner er mulig å ta? Gjerne lenke…
• Lengde på semesteret? Semesterstart?
• Annen praktisk info – bolig, forsikring, sikkerhet
• Bilde hvis dere har – sendes til SOT
19.06.2018
Huskeliste:
• Informasjonen må være oppdatert og presis
• Ha med relevant faglig info; emner, styrker, relevans mm.
• Rette brutte lenker
• Fylle ut obligatoriske felter
• Husk opplenking fra programsider til relevante avtalesider – sjekk om brutte lenker:
xxxxx://xxx-xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx?xxxxxxxxxx&xxxxxxxxxxx&xxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxx
Se flere tips i veiledningen:
xxxx://xxx.xxx.xx/xxx- ansatte/arbeidsstotte/profil/nettarbeid/veiledninger/tema/studier/utvekslings avtaler/avtaler
xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx- ansatte/arbeidsstotte/profil/nettarbeid/veiledninger/tema/stu
dier/utvekslingsavtaler/
GOD SOMMER!