STANDARDVILKÅR FOR PROSJEKTTILSKUDD
STANDARDVILKÅR FOR PROSJEKTTILSKUDD
1 DEFINISJONER
I dette dokument skal følgende ord ha følgende betydning:
«Vedtaket»: Vedtak om innvilgelse av tilskudd som disse vilkår er sagt å gjelde for.
«Tilskuddsmottaker»: Den institusjon/organisasjon som er part i vedtaket, jf. forvaltningsloven § 2, første avsnitt, bokstav e), og som er ansvarlig for prosjektets gjennomføring (ansvarlig institusjon).
«Administrativt ansvarlig»: Person som har myndighet til å representere og forplikte tilskuddsmottaker overfor HK-dir.
«Prosjektleder»: Den person som er utpekt av tilskuddsmottaker som ansvarlig for å lede gjennomføringen av prosjektet.
«Tilskudd»: HK-dirs bidrag til finansiering av prosjektet.
«Egenandel»: Den egenandel tilskuddsmottaker har forpliktet seg til å bidra med til finansiering av prosjektet.
«Prosjektet»: Det prosjekt som er beskrevet i søknaden angitt i vedtaket.
«Prosjektperioden»: Perioden mellom dato for oppstart og avslutning av prosjektet angitt i utlysningen vedtaket knytter seg til.
«Prosjektbeskrivelsen»: Den beskrivelsen av prosjektet som inngår i søknaden angitt i vedtaket.
«Budsjettplanen»: Den oppstilling av antatte kostnader ved prosjektet som ligger til grunn for vedtaket.
«Milepælsplanen»: Den plan over aktiviteter og milepæler som skal gjennomføres/nås i prosjektet for å oppnå resultatene i resultatplanen, og som ligger til grunn for vedtaket.
«Resultatplanen»: Den oppstilling av resultater som prosjektet skal lede til, og som ligger til grunn for vedtaket.
«Budsjettkategorier»: De kategorier av kostnader som er tillatt budsjettert i prosjektet under utlysningen.
«Prosjektresultat»: Ethvert produkt og enhver tjeneste som skapes gjennom prosjektet, uavhengig av form, innhold eller geografisk lokalisering.
«HK-dir»: Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (xxx.xxxxx.xx).
2 GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET
2.1 Administrasjon av prosjektet
Tilskuddsmottaker skal sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjektbeskrivelsen, og
prosjektets til enhver tid godkjente milepæls-, resultat- og budsjettplaner.
Prosjektgjennomføringen skal skje i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og annen offentlig regulering, etiske retningslinjer, etablerte bransjenormer, og anerkjente kvalitetsstandarder for prosjektstyring. Tilskuddsmottaker skal videre sikre at prosjektet hensyntar relevante krav og tilrådinger knyttet til universell utforming, og gjennomføres på en miljø- og klimavennlig måte.
Tilskuddsmottaker plikter å melde fra til HK-dir uten ugrunnet opphold dersom det avdekkes brudd på disse vilkår, oppstår konkret mistanke om korrupsjon eller annen risiko for tap av tilskuddsmidler, inntrer upåregnelige og uovervinnelige hindringer som nevnt under
pkt. 5.3, eller det oppstår andre forhold som i vesentlig grad påvirker prosjektets mulighet til å oppnå ett eller flere av sine planlagte resultat. Melding om slike forhold skal utformes og leveres på slik måte og i slikt format som HK-dir angir.
For prosjekter hvor samarbeidspartnere skal medvirke til oppnåelse av prosjektets resultatplan, skal tilskuddsmottaker inngå avtaler med partnerne som regulerer partenes rettigheter og plikter knyttet til prosjektgjennomføringen. Slike avtaler skal utformes slik at de i størst mulig grad sikrer etterlevelse av vilkårene som fremgår her. Kontakt med HK-dir knyttet til prosjektet skal i alle tilfeller forestås av tilskuddsmottaker.
2.2 Bruk av tilskudd/egenandel og regnskapsføring Tilskudd kan kun benyttes til dekning av kostnader som er nødvendige og direkte knyttet til
gjennomføringen av prosjektet, i tråd med
budsjettplanen, tillatte budsjettkategorier/rammer og vilkårene under pkt. 3.2. Egenandel avsatt til prosjektet skal anvendes under tilsvarende forutsetninger. Omdisponering av tilskuddsmidler kan skje i tråd med pkt. 2.4.
Tilskuddsmottaker skal til enhver tid søke å identifisere og avbøte risiko for tap og skade i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Ved avvikling av prosjekt og ved hindringer som nevnt under pkt. 5.3, skal tilskuddsmottaker ta nødvendige steg for å hindre unødig tap (tapsbegrensningsplikt).
Tilskuddsmottaker skal føre et eget prosjektregnskap for bruk av tilskudd og egenandel. Prosjektregnskapet skal holdes løpende à jour, og føres i tråd med god bokførings- og regnskapsskikk og gjeldende regnskapsprinsipper hos tilskuddsmottaker. Tilskudd anvendt i prosjektet skal fremgå av tilskuddsmottakers offisielle regnskap.
2.3 Rapporteringsplikt
Tilskuddsmottaker skal utarbeide og levere fremdrifts- og sluttrapporter innen de frister, på slik måte og i slikt format som HK-dir angir. HK-dir kan ved behov be om ytterligere opplysninger, jf. pkt. 4.1.
2.4 Endring av prosjekt
Endringer knyttet til ansvarlig institusjon, prosjektleder og partnere, og prosjektets resultatplan, samt utvidelser av prosjektperioden, skal godkjennes av HK-dir før de gjennomføres. Søknad om endring skal utformes og leveres på slik måte og i slikt format som HK-dir angir.
Endringer knyttet til prosjektets øvrige deltakere og dens milepælsplan (inkludert planlagte aktiviteter, fremgangsmetoder o.l.), krever ikke godkjennelse fra HK-dir. Det samme gjelder endring knyttet til hvilke kostnader som planlegges dekkes via egenandel, samt omdisponering av tilskudd innenfor tillatte budsjettkategorier/rammer så langt dette ikke innebærer endringer knyttet til prosjektets resultatplan.
2.5 Eierskap, utnyttelse og offentliggjøring
Prosjektresultater, inkludert alle former for immaterielle rettigheter knyttet til disse, eies av tilskuddsmottaker eller slike andre rettssubjekt som iht. avtale eller gjeldende rettsregler anses å ha slikt eierskap. Det samme gjelder utstyr o.l. som blir anskaffet i forbindelse med prosjektet. Tilskuddsmottaker skal påse at slikt eierskap utøves på en ansvarlig måte, og at immaterielle rettigheter utøves slik at det så langt mulig sikres åpen tilgang til prosjektresultatene.
Tilskuddsmottaker skal så langt mulig tilgjengeliggjøre informasjon om, og på oppfordring dele, prosjektresultater med andre aktører og brukergrupper som kan tenkes å ha nytte av dem, og påse at samarbeidspartnere i nødvendig utstrekning medvirker til slik tilgjengeliggjøring og deling.
I utadrettet kommunikasjon om prosjektet og resultatene fra det, skal tilskuddsmottaker synliggjøre at prosjektet er finansiert av HK-dir.
3 UTBETALING
3.1 Utbetaling av tilskudd
Utbetaling av tilskudd utover det som fremgår av vedtaket vil skje innen 30 dager etter at HK-dir har mottatt og godkjent fremdrifts-/sluttrapportering.
For 1- og 2-årige prosjekt vil andre og siste utbetaling skje etter godkjennelse av sluttrapport (20 %). For 3-, 4- og 5-årige prosjekt vil andre utbetaling skje etter at HK-dir har godkjent fremdriftsrapportering (40 %), og siste utbetaling etter godkjennelse av sluttrapport (20 %). Slike utbetalinger vil avregnes basert på godtgjort likviditetsbehov, samt ev. gjenstående egenandel. Utbetaling skjer til konto oppgitt av tilskuddsmottaker.
HK-dir er ikke ansvarlig for forsinkelser og tap som skyldes feil i betalingsdetaljer oppgitt av tilskuddsmottaker, eller forhold som nevnt under pkt.
5.4. HK-dir skal varsles hvis tilskuddsmottaker mottar offentlig støtte fra andre organ til dekning av kostnader angitt i budsjettplanen.
3.2 Overføring av tilskudd
Utenom stipend til studenter og lønn og vanlig utgiftsdekning (per diem o.l.) til deltagere i prosjektet, er overføring av tilskuddsmidler til privatpersoner ikke tillatt. Overføring av tilskuddsmidler til samarbeidspartnere kan skje så langt det er nødvendig for å gjennomføre prosjektet, og mottaker har akseptert pliktene som følger av pkt. 2.2, 3.3, 4.2 og 4.3. Tilskuddsmottaker plikter å påse at overførte midler brukes i tråd med disse vilkår, og å sikre slik dokumentasjon som er nødvendig for å kunne oppfylle egne regnskaps- og rapporteringsplikter overfor HK-dir.
3.3 Tilbakebetaling av tilskudd
HK-dir kan kreve tilbakebetaling av tilskudd som er utbetalt ved en feil, tilskudd som står ubrukt når prosjektet er sluttført/avsluttet, samt slike deler av tilskuddet som er omfattet av vedtak etter pkt. 4.3. HK-dir kan også kreve tilbakebetalt ulovlig tildelt statsstøtte.
HK-dir kan motregne krav om tilbakebetaling i utbetalinger til prosjektet eller andre krav tilskuddsmottaker måtte ha mot HK-dir, inkludert tilskudd innvilget under andre prosjekter. Motregningsretten gjelder uavhengig av når kravene oppstod og forfaller.
Tilbakebetaling til HK-dir skal gjøres i samme valuta som ble benyttet ved utbetalingen fra HK-dir, på til
slik tid og på slik måte som HK-dir angir. Ved forsinket tilbakebetaling påløper forsinkelsesrenter i henhold til forsinkelsesrenteloven.
3.4 Forbehold
Innvilgelse av tilskudd gjelder kun for ett budsjettår av gangen, og så langt HK-dir mottar tilstrekkelige midler til å dekke innvilgede tilskudd og utbetaling ikke hindres av instruks fra overordnet organ. All utbetaling av tilskudd forutsetter at det ikke foreligger vedtak etter pkt. 4.2 eller 4.3, eller grunnlag for omgjøring av vedtaket.
4 KONTROLL OG OPPFØLGNING AV PROSJEKTER
4.1 Kontroll av prosjekter
HK-dir, Riksrevisjonen eller tredjepart utpekt av HK-dir har til enhver tid rett til å kontrollere at tilskudd blir benyttet i tråd med vedtaket og disse vilkår, og at prosjektet har tilstrekkelig fremdrift og resultatoppnåelse.
På anmodning fra HK-dir eller Riksrevisjonen skal tilskuddsmottaker legge frem bilag, timelister, beregninger og annet relevant underlagsmateriale og opplysninger som HK-dir og/eller Riksrevisjonen etterspør for å utføre slik kontroll, og gi nødvendig tilgang til lokaler, systemer og annen infrastruktur som er relevant for prosjektgjennomføringen. HK-dir og Riksrevisjonen kan også kreve oppgitt slik informasjon som er nødvendig for å kontrollere at reglene om offentlig støtte overholdes.
4.2 Pålegg om stans i bruk av tilskudd
Ved konkret mistanke om brudd på disse vilkår, kan HK-dir pålegge tilskuddsmottaker å stanse all bruk av utbetalt tilskudd med umiddelbar virkning. Ved mistanke om fare for at tilskuddsmidler kan bli misbrukt/gå tapt, kan forhåndsvarsling unnlates. For prosjekt som involverer samarbeidspartnere, kan HK- dir pålegge tilskuddsmottaker å så langt mulig sikre at også bruk av tilskudd hos disse stanses.
4.3 Pålegg om tilbakebetaling av tilskudd
Ved vesentlig brudd på disse vilkår, kan HK-dir pålegge tilskuddsmottaker å stanse all videre bruk av tilskudd og tilbakebetale alt ubenyttet tilskudd. For prosjekt som involverer samarbeidspartnere, kan HK- dir pålegge tilskuddsmottaker å så langt mulig sikre at også bruk av tilskudd hos disse stanses/tilbakebetales.
HK-dir kan også kreve tilbake benyttede deler av tilskuddet så langt tap eller feilbruk har sin årsak i uaktsomhet hos noen tilskuddsmottaker hefter for.
5 ØVRIGE BESTEMMELSER
5.1 Ansvarsbegrensning og skadesløsholdelse
HK-dirs ansvar overfor tilskuddsmottaker er strengt begrenset til utbetaling av innvilget tilskudd i henhold til disse vilkår. Tilskuddsmottaker skal holde HK-dir skadesløs i forhold til alle risiki, alt ansvar, alle krav, alle former for rettergang og alle andre negative eller potensielt negative effekter som oppstår i eller i forbindelse med prosjektet og/eller involverte deltagere/partnere.
5.2 Taushetsplikt m.m.
HK-dir er underlagt offentleglova og forvaltningslovens regler om innsynsrett og taushetsplikt. HK-dir har rett til å publisere prosjektsammendrag og informasjon om prosjektresultat.
5.3 Overdragelse og bruk av underleverandører
Tilskuddsmottaker kan ikke overdra, pantsette eller på annen måte disponere over rettigheter/plikter etablert ved vedtaket og de vilkår som her fremgår.
Tilskuddsmottaker kan bruke underleverandører i gjennomføringen av prosjektet så langt dette er nødvendig og forsvarlig. Bruk av underleverandører fritar ikke tilskuddsmottaker for de plikter og ansvar som følger av vedtaket og disse vilkår. Rettigheter knyttet til prosjektresultater kan ikke overdras til underleverandører.
5.4 Force majeure
Tilskuddsmottaker fritas for oppfyllelse av disse vilkår så langt og så lenge det kan dokumenteres at slik oppfyllelse er praktisk umulig som følge av en upåregnelig og uovervinnelig hindring. Det samme gjelder om en slik hindring rammer en samarbeidspartner. Slike hindringer skal meldes til HK-dir så snart som mulig, på slik måte og i slikt format som HK-dir angir.
Hvis HK-dir finner at slike hindringer gjør det usannsynlig at prosjektet vil kunne oppnå sine planlagte resultat innen utløpet av prosjektperioden, kan tilskuddsmottaker pålegges å avslutte prosjektet og tilbakebetale ubrukte tilskuddsmidler. Før slikt pålegg gis, skal tilskuddsmottaker gis anledning til å foreslå justeringer av prosjektet som kan sikre tilstrekkelig resultatoppnåelse.