Contract
Oslo universitetssykehus HF Styresak | |
Dato møte: | 29. februar 2024 |
Saksbehandler: | Klinikkleder i Akuttklinikken |
Vedlegg: | 1. Avtale mellom Sykehuspartner og KPMG 2. Avtale Oslo universitetssykehus og Sykehuspartner |
SAK 12/2024 KONTROLLTÅRNET – ET STYRINGS- OG PLANLEGGINGSVERKTØY FOR OPERASJONSVIRKSOMHETEN
Forslag til vedtak:
1. Styret vedtar at Oslo universitetssykehus HF kan implementere og ta i bruk tjenesten Kontrolltårnet for planlegging og styring av operasjonsvirksomheten.
2. Implementasjon og ibruktagelse gjøres til en pris på 174 millioner kroner og på de betingelser som fremgår i vedlagte avtaler.
3. Styret legger til grunn at prosjektkostnad for implementasjon og ibruktakelse av Kontrolltårnet er innenfor 182 millioner kroner.
4. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å signere avtalen om implementasjon og ibrukstagelse av Kontrolltårnet på vegne av Oslo universitetssykehus HF når Helse Sør-Øst RHF har gitt sin godkjenning.
Oslo, den 22. februar 2024
Xxxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx
1. Hva saken gjelder
Oslo universitetssykehus HF har gjennom et innovasjonspartnerskap, med KPMG AS som leverandør, utviklet en skybasert programvareløsning, kalt Kontrolltårnet, for styring og planlegging av operasjonsvirksomheten.
Det foreligger nå et omforent utkast til kjøpsavtale for Kontrolltårn-løsningen mellom Sykehuspartner HF og KPMG. Oslo universitetssykehus HF må forplikte seg til å kjøpe løsningen før Sykehuspartner HF inngår avtalen med KPMG.
I denne saken legges kjøpsbeslutningen samt innføringsprosjektet med anskaffelse og ibruktakelse fram for vedtak i styret.
2. Bakgrunn for saken
Operasjonsplanlegging på Oslo Universitetssykehus HF gjøres hovedsakelig manuelt uten IT-støtte. Det begrenser evnen til å utnytte operasjonsressursene.
I juni 2020 fikk Oslo Universitetssykehus HF godkjent en søknad til Innovasjon Norge om støtte til å gjennomføre et innovasjonspartnerskap med mål om å få bistand fra næringslivet til å utvikle og anskaffe innovative løsninger for planlegging, gjennomføring og styring av operasjonsvirksomheten ved Oslo universitetssykehus HF.
Innovasjonspartnerskap er en egen anskaffelsesprosedyre i anskaffelsesforskriften med regler både for konkurransen og for gjennomføringen av utviklingsløp og eventuelt kjøp av den utviklede løsningen. Gjennomføring av anskaffelsen ble gjort i samarbeid med Sykehuspartner HF og Sykehusinnkjøp HF.
Innovasjonspartnerskapet er gjennomført i tett samarbeid mellom valgt partner KPMG AS, Sykehuspartner HF og Oslo Universitetssykehus HF. Styringsgruppen for prosjektet hadde medlemmer fra Oslo Universitetssykehus HF, Helse Sør-Øst RHF, Sykehuspartner HF og representanter fra andre helseforetak i foretaksgruppen.
Resultatet av innovasjonspartnerskapet er at det er utviklet en programvareløsning, kalt Kontrolltårnet, for planlegging og styring av operasjonsvirksomheten. Løsningen ble formelt godkjent i henhold til testprosedyrer i avtaleverket den 30. juni 2023 og er etter det testet i en klinisk verifikasjon gjennom skyggedrift på to operasjonsavdelinger i Oslo universitetssykehus HF. Testene har bekreftet at løsningen fungerer i bruk og ivaretar de angitte behov.
Avtalen om innovasjonspartnerskap gir Oslo universitetssykehus HF mulighet til å gi beskjed om at man ønsker å kjøpe Kontrolltårn-løsningen innenfor et tidsvindu på 180 dager etter at løsningen forelå. Sykehuspartner HF har på oppdrag fra Oslo Universitetssykehus HF og Helse Sør-Øst RHF, og i samarbeid med Sykehusinnkjøp HF, forhandlet frem et utkast til kjøpsavtale for løsningen. Utkastet til avtale inneholder en kjøpsforpliktelse for Oslo universitetssykehus HF som kunde 0 og opsjon om kjøp for de andre helseforetakene i regionen.
Det er noe usikkerhet hvordan fristbestemmelsen på 180 dager i avtalen om innovasjonspartnerskap er å forstå. Avtaleinngåelsen vil derfor intensjonskunngjøres etter regelverket om offentlige anskaffelser. Dette gjør det mulig for konkurrenter
som mener at fristbestemmelsen ikke er overholdt, å stoppe kontraktsinngåelse gjennom en begjæring om midlertidig forføyning. Sannsynligheten for at noen vil kunne stoppe kontraktsinngåelsen vurderes å være lav. Hvis ingen angriper intensjonskunngjøringen, vil ikke kontrakten senere kunne kjennes uten virkning eller gi grunnlag for ileggelse av overtredelsesgebyr selv om noen skulle mene at fristregelen ikke ble overholdt.
Før Sykehuspartner HF inngår avtalen med KPMG må Oslo universitetssykehus HF inngå en avtale med Sykehuspartner om kjøp av Kontrolltårnet da den økonomiske forpliktelsen som inngås må dekkes av Oslo universitetssykehus HF. I forbindelse med kjøpet kommer også arbeidet med å innføre systemet i Oslo universitetssykehus HF slik at det tas i bruk. Det organiseres som et IKT-prosjekt under ledelse av Oslo universitetssykehus HF.
Avtalen om kjøp av skytjenesten Kontrolltårnet er over helseforetakenes fullmaktsgrense på 50 millioner kroner. Det innebærer at både Sykehuspartner HF og Oslo universitetssykehus HF må styrebehandle kjøpet av Kontrolltårnet og få kjøpet godkjent av Helse Sør-Øst RHF. For Oslo universitetssykehus HF sin del skal godkjenningen fra Helse Sør-Øst RHF også omfatte kostnadene i forbindelse med innføringsprosjektet.
3. Behovet for et styrings og planleggingsverktøy
Operasjonsvirksomheten i Oslo universitetssykehus er stor og svært ressurskrevende. Helseforetaket gjennomfører om lag 55 000 operasjoner i året, av disse er om lag
39 000 planlagte, såkalt elektive. Operasjonsprogrammene planlegges for en best mulig utnyttelse av kapasiteten. Målsetningen er en effektiv operasjonsvirksomhet, hvor antall inngrep og tiden kirurg aktivt opererer på pasienten (knivtid) skal økes, og antall strykninger av operasjoner reduseres.
4. Styrings- og planleggingssystemet Kontrolltårnet
Den utviklede Kontrolltårn-løsningen består av fem moduler:
Modul 1 – Operasjonsmodul: Samler og gir den nødvendige informasjonen som trengs for at pasientkoordinatorer kan planlegge og gjennomføre operasjonen.
Modul 2 – Planleggingsmodul: Et grensesnitt og en algoritme som sammenstiller behov med kapasitet og lager den best tilpassede planen.
Modul 3 – Sanntidsvisningen: Et grensesnitt og en algoritme som gir beslutningsstøtte og forslag knyttet til hvordan øyeblikkelig hjelp og andre hasteoperasjoner kan håndteres med minimal forstyrrelse av det planlagte programmet.
Modul 4 – Administrasjonsmodul: Digital tvilling for å utføre "hva-hvis"- analyser på historiske reelle data, samt styringspaneler som gir sanntidsoversikt over operasjonsrommene for andre relevante interessenter
Modul 5 – Pasientmodul: Kommunikasjonsmodul gjennom xxxxxxxxxx.xx som gir oppgaver for pasienten før operasjonen. Bidrar også til å øke sannsynligheten for vellykket gjennomføring.
Løsningen som er utviklet gir en kontinuerlig algoritmisk planleggingsstøtte for alle inngrep som til enhver tid er planlagt på en avdeling. Klassiske ventelister opphører i sin nåværende form i den forstand at alle inngrep legges umiddelbart ut i en kalenderplan der medisinsk frist, pasientens eventuelle ønsker, krav om utøvende kirurg og spesifikt utstyr tas hensyn til. Algoritmen kan endre de tentative planene kontinuerlig for å tilpasse seg endringer og ny informasjon. Rekkefølge, stuesammensetning og andre parametere vil da automatisk fritt omrokeres for optimal planlegging av de ulike inngrepene. Omrokkering vil ikke skje etter at dato er kommunisert til pasienten.
Pasientkoordinatorens rolle i dag endres til å ha fokus på å kvalitetssikre forslagene til operasjonsprogram som kommer fra algoritmen, samt kommunisere med pasientene som skal opereres, fortrinnsvis digitalt gjennom en egen pasientmodul tilpasset xxxxxxxxxx.xx, men med ekstra oppmerksomhet på de pasientene som ikke besvarer de digitale henvendelsene.
På operasjonsdagen gir Kontrolltårnet sanntidsoversikt over operasjonsstuene og fremdriften på disse for øvrige involverte aktører slik som sengeposter, oppvåkningsavdeling, renholdspersonell, portører og ventende kirurger. Løsningen skal i tillegg integreres mot andre system i prosjektet Helselogistikk slik at varsler på mobile flater i langt større grad kan benyttes enn den telefoniske kontakt som er vanlig i dag.
Kontrolltårnet yter planleggingsstøtte for øyeblikkelig hjelp med tanke på plassering av disse inngrepene samt eventuell re-planlegging av elektive inngrep som blir fortrengt. Kontrolltårn genererer styringspaneler, rapporter og nøkkeltall for pasientkoordinatorer, ledelse og administrasjon.
Gjennom en «digital tvilling» gir Kontrolltårnet beslutningsstøtte til driftsendringer og re-allokering av ressurser, eksempelvis konsekvenser for ventetider og fristbrudd ved justering av stuefordeling avdelinger imellom eller justering av arbeidstid.
Systemet benytter informasjon fra helseforetakets eksisterende kjernesystemer som journalsystemet (DIPS Arena), elektronisk kurve (Metavision), personalstyringssystemet (GAT) og instrumentsporingssystemet T-doc.
Kontrolltårn-løsningen er utviklet for å kunne være en regional løsning ved at den baserer seg på integrasjon av andre regionale programvareløsninger. Det er slik lagt til rette for at Kontrolltårnet kan tas i bruk av andre helseforetak i foretaksgruppen.
5. Økt pasientsikkerhet
6. Involvering av brukere i utviklingsprosessen
Gjennom hele utviklingsperioden er det jobbet tett med klinisk personell og brukerrepresentanter for pasienter ved Oslo universitetssykehus. Det har vært gjennomført over 100 ulike møter og arbeidssesjoner for å sikre en bred brukermedvirkning av klinisk personell og pasientmedvirkning. Dette har gitt en brukertilpasset løsning basert på moderne teknologi.
En delversjon av løsningen ble i september 2023 testet i en klinisk verifikasjon gjennom skyggedrift på to operasjonsavdelinger. Dette ga muligheten for utvalgte brukere å teste løsningen i parallell med normal drift for på den måten å vurdere funksjonalitet, effekt og brukervennlighet. Testen bekreftet at Kontrolltårnet løser behovene det var ment å ivareta og gir grunnlag for gevinster. Testen demonstrerte at løsningen gjorde det mulig å planlegge operasjoner lenger fram i tid, samt at den la til rette for økt produktivitet i planlagt virksomhet. Testen viste også at løsningen ble oppfattet som brukervennlig i praktisk bruk.
7. Anskaffelsesprosedyren
Anskaffelsesprosedyren innovasjonspartnerskap brukes til anskaffelser av løsninger som ikke finnes i markedet fra før i en samarbeidsprosess mellom oppdragsgiver og leverandør/utvikler. I dialog med over 100 aktører og i forhandlinger med 10 kvalifiserte leverandører ble det verifisert at det ikke finnes en løsning i markedet som dekker Oslo Universitetssykehus sitt behov.
Anskaffelsesprosedyren kombinerer utviklingsfasen og det senere kjøpet i én og samme utlysning. Etter at løsningen var godkjent i henhold til testregimet definert i avtalen har Sykehuspartner HF på oppdrag fra Oslo Universitetssykehus HF og Helse Sør-Øst RHF fremforhandlet en kjøpsavtale i samarbeid med Sykehusinnkjøp HF. Oslo Universitetssykehus har vært involvert i forhandlingene.
8. Kontrolltårnet kan driftes/leveres som skytjeneste eller lokalt driftet tjeneste I kjøpsavtalen mellom Sykehuspartner HF og KPMG er det lagt til rette for at Kontrolltårn-løsningen kan leveres som en skyløsning. Dette er muliggjort ved at løsningen oppfyller kravene fra Helse Sør-Østs ledelsessystem for informasjonssikkerhet, samt oppfyller krav i «Sikkerhetsmatrisen for Sky», som danner grunnlaget for bruk av skytjenesten i regionen. I avtalen er det imidlertid også lagt opp til at løsningen alternativt kan installeres på Sykehuspartner HF sin infrastruktur og driftes på egen server (on-premises).
Drift som skytjeneste er vurdert som den teknisk beste og sikreste løsningen. Skytjeneste vil også koste noe mindre enn om den driftes på en stedlig server av Sykehuspartner. Kjøp av Kontrolltårnet som en skytjeneste er derfor lagt til grunn som utgangspunktet ved valg av leveransemåte.
Skulle det vise seg at valget likevel faller på en stedlig drift (on-premises) etter en endelig risiko og sårbarhetsanalyse, så er det en løsning det er tatt høyde for. Det står i avtalen at abonnementspris og implementeringskostnad til ekstern leverandør også er gjeldende dersom løsningen installeres på kundens infrastruktur (installasjon on- premises). Det er gjennomført kostnadsoverslag for hva som kreves knyttet til at Sykehuspartner HF skal drifte selv. Det vil være mindre enn 250 000 kroner per år.
Denne kostnaden har en minimal og ubetydelig effekt for økonomivurderingen og det legges derfor ikke fram en egen analyse av prosjektets økonomiske bærekraft i et mulig alternativ med stedlig drift (on-premises).
Leverandøren har betydelig erfaring med å levere den samme teknologien installert på kunders egen infrastruktur (on-premises) og har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre også et slikt alternativ.
9. Avtalestruktur og avtaleinnhold
Standardkontrakten «SSA-Sky lille» er kontrakten som er valgt av Sykehuspartner HF og Sykehusinnkjøp HF til å ligge til grunn for kjøp av Kontrolltårn. SSA-Sky lille er en av statens standardavtaler utviklet av Direktoratet for Forvaltning og Økonomistyring (DFØ) og er anbefalt av Sykehuspartner HF og Sykehusinnkjøp HF å benytte for denne tjenesten.
Avtaleforholdet om kjøp vil etableres mellom Sykehuspartner HF og KPMG i henhold til regionale føringer for inngåelse og forvaltning av denne type IKT avtaler. De spesifikke reguleringene knyttet til kjøpet av Kontrolltårnet er regulert i et bilag til standardavtalen. Bilaget er vedlegg 1 til denne styresaken.
Sykehuspartner HF og Oslo Universitetssykehus HF vil inngå en avtale for innføring og bruk, drift og forvaltning av Kontrolltårn-løsningen. Avtalen, utarbeidet av Sykehuspartner HF, speiler avtalen mellom Sykehuspartner HF og KPMG («back-to- back avtale) der Oslo Universitetssykehus HF tar på seg risiko og dekker alle kostnader i forbindelse med innføring og bruk, drift og forvaltning av tjenesten.
Avtalen mellom Sykehuspartner HF og Oslo universitetssykehus HF er vedlegg 2 til denne saken.
Avtalen som er forhandlet frem mellom KPMG og Sykehuspartner HF består av tre deler:
1. Implementering i teknisk infrastruktur og innføring i klinikker: Alle aktiviteter som skal til for at kunde 0, Oslo universitetssykehus HF, kan hente ut gevinstene knyttet til løsningen.
2. Abonnementspris på løsningen: Rett og tilgang til å bruke løsningen, uavhengig av antall brukere.
3. Nye moduler innenfor avtaleomfang: Utvikling av nye moduler som understøtter forbedring av operasjonsvirksomheten. Videreutvikling av eksisterende moduler gjøres kostnadsfritt. Pris på nye moduler vil forhandles fra sak til sak og er regulert med en maksimalpris i avtalen.
I avtalen er det definert konkrete milepæler under implementeringsprosjektet og den første perioden i drift. Hensikten er å gi Oslo universitetssykehus HF mulighet til å avslutte avtalen dersom løsningen ikke fungerer etter hensikten og at gevinstene av ulike årsaker ikke er mulig å realisere. Dette er nærmere beskrevet i punkt 10.
Avtalens varighet er 48 måneder, med mindre avtalen avsluttes av Oslo universitetssykehus HF tidligere i henhold til avtalte exit muligheter. Varigheten starter å løpe ved avtalesignering. Avtalen kan deretter forlenges for ett år om gangen dersom Oslo universitetssykehus HF varsler dette innen rimelig tid og minst 30 dager før fornyelsestidspunktet.
10. Plan for innføring
Plan for innføring baserer seg på et velprøvd rammeverk fra leverandøren med tre arbeidsstrømmer:
1. Prosjektledelse håndterer den overordnede prosjektstyringen og planleggingen, leder risikostyring og interessenthåndtering, og koordinerer mellom KPMG, Oslo universitetssykehus HF og Sykehuspartner HF.
2. Funksjonell og Teknisk definerer standarder, prosesser, roller og ansvar (målbilde), tilpasser Løsningen funksjonelt og setter opp nødvendige integrasjoner. Personvern og sikkerhet er integrert i dette løpet.
3. Endringsledelse har ansvar for å identifisere hva som skal til for at løsningen får effekt, samt sikre at dette ivaretas gjennom implementering av løsningen.
Plan for innføring er definert i tre ulike faser med to beslutningsmilepæler som gir Oslo universitetssykehus mulighet til å avslutte avtalen dersom gevinstene av ulike årsaker ikke er mulig å realisere. Tabellen nedenfor beskriver de ulike fasene, beslutningspunktene og formålene med dem.
Fase / Milepæl | Formål | Tidsangivelse |
Milepæl 1 | Signering av kontrakt som forplikter gjennomføring av fase 1 | Q1-2024 |
Fase 1 | Redusere risiko i innføringsprosjektet ved å gjøre ferdigstille løsningsdesign (LD) og ROS, samt detaljere ut arbeidsprosesser og forankre implementeringsplan. | Q1-2024 til Q2-2024 |
Milepæl 2 | Beslutte igangsettelse av Fase 2 basert på kunnskapsgrunnlag fra fase 1. | I løpet av Q2-2024 |
Fase 2 | Gjennomføre teknisk implementering av kontrolltårn, samt innføring på klinikkene iht. implementeringsplan definert i fase 1. | Q3-2024 til 31.12.2025 |
Milepæl 3 | Beslutte om videreføring av løsningen til fase 3 basert på vurdering av evne til gevinstrealisering. | I løpet av Q4-2025 |
Fase 3 | Videre drift og forvaltning av løsning, med tilhørende gevinstrealisering. | Fra 1.1.2026 🡪 |
For Oslo universitetssykehus HF vil det ikke påløpe noen abonnementskostnader for løsningen i fase 1. I fase 2 er abonnementsprisen lav med den hensikt å redusere kostnadstrykket i perioden da løsningen enda ikke har bevist sin evne til å realisere gevinster for Oslo universitetssykehus HF. Full abonnementspris for løsningen betales først i fase 3. Detaljene knyttet til kostnader er spesifisert under punkt 12.3.
Arbeidet vil organiseres som et prosjekt og det er denne utrullingstakten som ligger til grunn for gevinstrealiseringen. Etter at innføringen er ferdigstilt er dette en løsning som vil driftes av Sykehuspartner HF og leverandøren i henhold til tjenestenivåene definert i avtalen.
11. Mottaks- og innføringsprosjekt
I forbindelse med at det gjøres avrop på avtalen får Oslo universitetssykehus HF (Teknologi og innovasjonsklinikken) ansvaret for å gjennomføre et mottaks- og innføringsprosjekt i tråd med vanlig praksis og prosedyrer for IKT-prosjekter.
Prosjektet griper inn i sentrale arbeidsprosesser for operasjonsaktiviteten og tillitsvalgte deltar både i styringsgruppen for prosjektet med relevante ressurser og de skal gis tilbud om å være med i selve gjennomføringsgruppen for å sikre en hensiktsmessig forankring i hele prosjektløpet. Som en del av innføringsprosjektet skal løsningen innføres i minimum to klinikker etter avtale med berørte klinikker og i samarbeid med de tillitsvalgte før løsningen breddes videre i helseforetaket. Innføring av tjenesten vil medføre endring i registreringspraksis og prosesser i berørte klinikker. For å oppnå maksimal effekt må tjenesten også integreres med flere andre tjenester i Oslo universitetssykehus HF.
12. Informasjonssikkerhet og personvern
Kontrolltårn er evaluert til å oppfylle alle krav til informasjonssikkerhet og personvern som oppsatt i anbudskonkurransen, og ble evaluert med høyeste score av evalueringsteamet. Kravene i kontrakten med KPMG om innovasjonspartnerskapet inkluderte kravene fra Helse Sør-Østs ledelsessystem for informasjonssikkerhet.
Kontrolltårnløsningen er dermed utviklet for å ivareta disse kravene.
Når det gjelder krav til skytjenester spesifikt vil løsningen oppfylle alle krav i
«Sikkerhetsmatrisen for sky». Sikkerhetsmatrisen samler en leverandørs besvarelse på hvordan de dekker en industristandard for sikker bruk av skytjenester «Consensus Assessments Initiative Questionnaire» (CAIQ) og de spesifikke kravene Helse Sør- Øst RHF har til bruk av skytjenester «Regionale sikkerhetsprinsipper og -krav for skytjenester». Sikkerhetsmatrisen for sky er dokumentert i Sykehuspartner HF sitt ledelsessystem og regionale bruksvilkår for informasjonssikkerhet.
I en skyløsning vil Kontrolltårn installeres og driftes på datasentre i EU (Nederland og Irland). Et sentralt og bærende premiss for gjennomføringen av innovasjonsprosjektet har vært prinsippene om innebygget personvern og personvern som standardinnstilling. Dette har sikret at så lite pasientopplysninger som mulig vil behandles i løsningen, og at det innføres tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer et tilfredsstillende sikkerhetsnivå for opplysningene.
KPMG har en underleverandør ServiceNow BV («ServiceNow»). Dette selskapet er selvsertifisert under Data Privacy Framework, som er dataoverføringsavtalen som ble inngått mellom EU og USA sommeren 2023. Sertifiseringen innebærer at eventuelle overføringer av personopplysninger til ServiceNow Inc. som underleverandør vil anses å ha et adekvat beskyttelsesnivå.
I henhold til føringer i innovasjonsavtalen er det blitt utarbeidet utkast til en Risiko og Sårbarhetsanalyse (ROS) og Data Protection Impact Assessment (DPIA), som har vært gjenstand for kontinuerlig revisjon gjennom utviklingsperioden. I forkant av klinisk verifikasjon ble ROS og DPIA for den testede løsningen gjennomført.
Testløsningen var imidlertid mer avgrenset enn fullskalaløsningen og var ikke skybasert.
Oslo Universitetssykehus HF vurderer det likevel slik at det ikke vil være prinsipielle spørsmål i forbindelse med bruken av allmenne skytjenester som krever ytterligere behandling. Denne vurderingen er også formidlet til Helse Sør-Øst RHF.
Oslo Universitetssykehus HF, som informasjonseier og behandlingsansvarlig, har ledelsesansvar for risikoaksepten, og vil utøve dette ansvaret i samråd med Sykehuspartner HF og KPMG som leverandør som del av videre arbeid med løsningsdesign, og oppdaterte ROS og DPIA i denne sammenhengen.
I avtalen er det som omtalt ovenfor lagt opp til at løsningen alternativt kan installeres på Sykehuspartner HF sin infrastruktur dersom det mot formodning skulle være forhold som gjør at løsningen ikke kan leveres som en skyløsning.
13. Økonomiske konsekvenser og økonomisk bæreevne
Basert på prosjektrapport, gjennomgang av gevinstestimater og innføringskostnader med prosjektet og informasjon fra avtaler er det gjort en vurdering av totale økonomiske konsekvenser for Oslo universitetssykehus HF. Effektene er synliggjort i en oppstilling av kontantstrøm og vurdering av nåverdi og netto kontantstrøm.
I tillegg er det gjort en risikovurdering av de utarbeidede gevinstene og en enkel sensitivitetsanalyse over forskjellig grad av realisering. Alle størrelser er i 2023- kroner.
Det er benyttet en analyseperiode på åtte år, som er vanlig praksis for utvikling av IKT systemer. Diskonteringsrente er satt til 6 prosent som angitt i Helse Sør-Øst RHF sin finansstrategi.
Siden avtalen inneholder opsjon er det valgt samme tidsramme for kontraktsverdi som for analyseperiode, åtte år. Kontraktsverdien blir med dette 174 millioner.
Prosjektkostnaden er kontraktsverdien pluss øvrige kostnader, ekskludert forvaltningskostnader. Til sammen 182 millioner kroner.
13.1 Kontantstrøm
Tabell: Kontantstrøm 2023-kroner
Kontantstrømmen gir netto positivt bidrag til Oslo universitetssykehus HF allerede andre år gitt full oppnåelse av gevinster. Stabilt positivt nettobidrag på 176 millioner kroner oppnås fra år seks. Kontantstrømmen gir en netto nåverdi på vel 791 millioner kroner med planperiode på åtte år.
13.2 Gevinster
Gevinster fra planleggingsmodulen
Planleggeren er estimert ved å ta utgangspunkt i Oslo universitetssykehus HF sitt budsjett for aktivitetsbaserte inntekter 2023 og forutsetter at 18 prosent av dette er tilknyttet operativ aktivitet som får effekter av Kontrolltårnet. Bruk av Kontrolltårn for planlegging av operasjonsprogram forventes å gi en produktivitetsøkning på 6,7 prosent innenfor operasjonsaktiviteten. En beregnet årlig brutto gevinst på 168 millioner er justert for økte variable kostnader (årlige netto gevinster på 108 millioner kroner fra 2027). Under kvalitetssikring av denne metoden, og utvikling av mulig
fordelingsmodell av potensiale ned til klinikknivå, virker resultatet av metoden over rimelig gitt forutsetninger om 6,7 prosent produktivitetsvekst. Gevinstuttak fases inn over to år fra januar 2025 til og med desember 2026.
Gevinster fra sanntidsgevinster og pasientkommunikasjon
Sanntidsgevinster og Pasientkommunikasjon er begge basert på analyse av stryk og årsaker til stryk. Hver type er vurdert i volum og i hvilken grad det forventes at stryk unngås eller at stryk fylles med annen operativ aktivitet. Disse to effektene bidrar med 4,9 prosent produktivitetsforbedring. Gevinstuttak fases inn over to år fra januar 2025 til og med desember 2026.
Tidsgevinster
Tidsgevinster er beregnet ved å estimere tid spart på utvalgte yrkesgrupper etter innføring av kontrolltårn. Dette er en kostnadsreduserende gevinst.
Gevinstuttak fases inn over to år fra januar 2025 til og med desember 2026.
13.3 Kostnader
Påløpte kostnader (prosjektkostnader i Oslo universitetssykehus)
Prosjektet hadde oppstart i 2021 og det har vært et omfattende arbeid med mye involvering av særlig de to test-klinikkene. Det er benyttet om lag 20 millioner kroner over tre år. Nåverdi er beregnet fra 2024 og fremover, så disse kostnadene vises bare til informasjon. Tidligere kostnader er “sunk cost” og er ikke med ved vurdering av videre gjennomføring av prosjektet.
Mottakskostnader (innføring)
Det er estimert at den samlede tidsbruken for avdelingene som etter planen skal ta systemet i bruk vil legge inn en samlet ressursinnsats på 2200 timer og prosjektbistand på 1800 timer ved innføring av løsningen. Dette er multiplisert med en timepris inkludert sosiale kostnader. Kostnaden er fordelt på tre år.
Forvaltningen i Oslo universitetssykehus HF
Det er estimert en superbruker pr klinikk som hver vil bruke om lag 100 timer pr år og et ressursbehov for klinikken som forvalter løsningen i Oslo universitetssykehus HF på om lag 850 timer. Disse estimatene er multiplisert med en timepris.
Implementeringskostnad og lisens KPMG
Avtalen inkluderer implementeringskostnader (engangs) og abonnementskostnader som er knyttet opp til fasene definert i avtalen. Kostnadene i avtalen trigges av milepælsbeslutningene. Tabellen nedenfor oppsummerer kostnadene knyttet til de enkelte fasene.
Fase | Implementeringskostnad | Abonnementskostnad | Totalt |
Fase 1 | 5 MNOK | 0 MNOK | 5 MNOK |
Fase 2 | 10 MNOK | 9 MNOK | 19 MNOK |
Fase 3 | 0 MNOK | 25 MNOK pr år | 25 MNOK pr år |
I beregningene som er lagt til grunn er det tatt høyde for at Fase 1 og 2 vil gjennomføres i perioden Q1 2024 frem til og med 31.12.2025, og at fase 3 starter fra 1.1.2026.
Investering i Sykehuspartner og forvaltning i Sykehuspartner
Avtalen innebærer en investeringskostnad og forvaltningskostnad som fordeles over de første åtte år. Dette beløpet er 10 millioner kroner i investering og 1 million kroner i årlig forvaltningskostnad. De 10 millioner kroner i investering er synligjort som en avskrivningskostnad over 5 år med en årlig rente på 3,5 prosent.
13.4 Risikovurderinger
I det følgende gis en vurdering av risiko i prosjektet. Det er risikoene som er bakgrunnen for hvordan innføringsprosjektet er satt opp, med konkrete milepæler der Oslo universitetssykehus HF kan avslutte avtalen dersom løsningen og gevinster ikke er tilfredsstillende. Under den enkelte risiko er det beskrevet hvordan dette (exit- muligheter) er med på å redusere risikoen i prosjektet.
Risikoområdene blir viktige å ha oppmerksomhet på i det videre innføringsløpet, herunder etablere gode systemer for å realisere gevinster i aktuelle klinikker.
Prosjektet baserer sin analyse på driftssituasjon 2023
Klinikkene har levert budsjetter for 2024 som planlegger effektivisering av operasjonsaktivitet uavhengig av kontrolltårn. Det er risiko for at dette reduserer den beregnede gevinsten i prosjektet, da deler av de identifiserte potensialene allerede kan være planlagt realisert. Hvordan denne risikoen inntreffer vil være tydeligere når løsningen har vært i drift en perioden (i fase 2) og vil ligge til grunn om en eventuell videreføring til fase 3.
Kapasitet kan bli større enn behovet
Summen av budsjettambisjon for 2024, herunder et pågående tiltak som skal å øke operasjoner med 10 prosent og innføring av kontrolltårn vil kunne medføre at operasjonskapasiteten ved Oslo universitetssykehus HF blir høyere enn befolkningens behov. Siden gevinstene bare forutsetter økt inntekt, vil Oslo universitetssykehus HF da måtte konvertere ambisjonen om økt inntekt til reduserte kostander. Dette har en høyre risikoprofil enn å øke inntekter. Hvordan denne risikoen inntreffer vil være tydeligere når løsningen har vært i drift en perioden (i fase 2) og vil ligge til grunn om en eventuell videreføring til fase 3.
Gevinstrealisering
Prosjektet har ikke etablert gevinstavtaler med aktuelle klinikker. I det videre arbeidet blir det viktig å etablere et system som sikrer at gevinster realiseres. Det vises bl.a. til læringspunkter fra styresak “116/2023 Oppfølging av konsernrevisjonsrapport 1/2022 del 1, elektronisk løsning for medikamentell kreftbehandling - gevinstrealisering” som bl.a. trakk frem viktigheten av å forankre gevinstplaner.
Forutsetning om å benytte ledig kapasitet
Prosjektet forutsetter bedre utnyttelse av eksisterende bemanningskapasitet. Bare varekost direkte tilknyttet operasjon er hensyntatt i gevinstberegningene. Det er derfor en risiko for at økt operasjonsaktivitet vil øke bemanningskostnader innenfor operasjonsvirksomheten og innenfor postoperativ kapasitet. Det pågår også andre tiltak som skal gi bedre utnyttelse av bemanningen både innenfor operasjonsaktivitet og senger. Hvordan denne risikoen inntreffer vil være tydeligere når løsningen har vært i drift en perioden (i fase 2) og vil ligge til grunn om en eventuell videreføring til fase 3.
Metoden for estimering av potensial
Det har vært et godt arbeid for å estimere effekter og potensial. Det er imidlertid en risiko knyttet til at løsningen bare er testet på et avgrenset omfang og at test- løsningen ikke omfattet alle elementene som inngår i den endelige løsningen.
Hvordan denne risikoen inntreffer vil være tydeligere når løsningen har vært i drift en periode (i fase 2) og vil ligge til grunn om en eventuell videreføring til fase 3.
Tidsgevinster
Tidsgevinster kan være krevende å hente ut i praksis fordi oppgavene som bortfaller er delarbeidsoppgaver hos enkeltmedarbeidere i daglig drift.
Integrasjonspunkter med eksisterende systemer vil ikke være klart til innføring av løsningen. Prosjektet har kategorisert nødvendige integrasjoner i henhold til hva som må være på plass (minimum for å realisere verdi), og hva som bør være på plass (for god arbeidsflyt). Fase 1 er etablert for å få detaljert kunnskap om hva som kan gjøres nå, og hva som må utvikles, samt tidsplan for dette. Plan for fase 2 tilpasses kunnskapen som etableres i fase 1.
Knyttet til dette risikopunktet er det gjort gode forberedelser om til hvordan dette kan gjennomføres, og det er lagt opp til alternative tilnærminger for midlertidig informasjonsflyt for å sikre at gevinstuttak kan starte selv om ikke alle integrasjoner er klare før innføringen starter. Fase 1 av innføringsprosjektet har som hensikt å fjerne usikkerhet knyttet til integrasjoner og tidsaspektet knyttet til dette. Dette kunnskapsgrunnlaget vil ligge til grunn for en eventuell videreføring til fase 2.
Løsning blir ikke godkjent av sikkerhets- eller personvernsårsaker
Det er vurdert at det ikke vil være prinsipielle spørsmål rundt bruken av skytjenester som vil hindre at løsningen ikke blir godkjent av sikkerhets- og personvernårsaker. Det foreligger også en mulighet å gå for en stedlig driftløsning (on-premesis) med en ubetydelig kostnadskonsekvens for implementeringen. I fase 1 av innføringsprosjektet vil løsningsdesign og ROS ferdigstilles. Dersom ROS ikke godkjennes har Oslo universitetssykehus HF mulighet til å avslutte avtalen etter at fase 1 er ferdigstilt.
Endringsmotstand knyttet til standardisering og endrede arbeidsprosesser. Innføring av nye IKT løsninger med endrede arbeidsprosesser vil alltid møte skepsis av ulik størrelse i organisasjonen. Prosjektet legger opp til et omfattende og formalisert endringsledelsesspor for å motvirke dette.
Fase 1 av innføringsprosjektet har som hensikt å redusere usikkerhet knyttet til endrede arbeidsprosesser, samt definere hva som skal til for å få til endringen. Dette kunnskapsgrunnlaget vil ligge til grunn for en eventuell videreføring til fase 2.
13.5 Muligheter
Beregningene og risikovurderingene er basert på konservative estimater fra prosjektet. Dette vurderes som mest realistisk, og også dette alternativet har risikoer ved seg som nevnt foran. Prosjektet har imidlertid også estimert en mulig oppside i et mer optimistisk forløp, med årlige gevinster i størrelsesorden 100 millioner mer enn de konservative beregningene.
13.6 Konsekvenser for gevinstrealisering Nye Aker og Nye Rikshospitalet
Nye Aker og Nye RH har definert om lag 45 millioner kroner (2023-kroner) i gevinster hvor Kontrolltårn er en delfaktor. Hoveddriver for gevinster ved Nye Aker og Nye RH er nye bygg, hvor teknologi og driftskonsepter er en forutsetning. Det vil isolert sett bety at gevinstene i nye bygg blir lite påvirket av Kontrolltårn. En så stor effektivisering som kontrolltårn gir (gitt full effekt) vil føre til at organisasjonen går inn i nye bygg vesentlig mer effektiv enn planperioden 2024 - 2031 legger opp til.
Uansett vil Kontrolltårn, gitt full effekt, bedre den totale bæreevnen til foretaket sammenlignet med nåværende planforutsetning.
13.7 Samlet vurdering av prosjektets bæreevne
Prosjektet har god økonomisk bæreevne. Nåverdi av prosjektets kontantstrøm er positiv, 791 millioner kroner, med en diskonteringsrente på 6 prosent og åtte års analyseperiode. Samlet netto kontantstrøm er positiv.
Enkel sensitivitetsanalyse viser at prosjektet har positiv netto nåverdi ved ca. 17 prosent oppnåelse av de skisserte gevinstene. Det innebærer et gevinstuttak på om lag 35 millioner kroner ved full effekt, netto økonomisk effekt på 7,4 millioner kroner pr år og en tilbakebetalingstid på syv år. En 40 prosents oppnåelse vil innebære et gevinstuttak på om lag 81 millioner kroner ved full effekt, netto økonomisk effekt på 54 millioner kroner pr år og en tilbakebetalingstid på under tre år.
14. Xxxxxxxx med tillitsvalgte og verneombud
Styresak om Kontrolltårnet ble drøftet 31. januar 2024. Etter dette er det arbeidet for å bedre og opplyse saken. Revidert utgave av saken ble lagt fram for ny drøfting den
21. februar 2024. Arbeidstakersiden tok opp anskaffelsen og stilte spørsmål om hvilke alternativer markedet kan tilby og om disse alternativene er vurdert. Det ble også stilt spørsmål til om implementeringen og integreringen med andre systemer i helseforetaket og om det er utredet om leverandør kan tilby god nok integrering med våre eksisterende systemer. Arbeidstakersiden tok også opp at det burde vært belyst flere risikofaktorer enn økonomi på dette stadiet, pasientsikkerhet trekkes særlig frem her, i tillegg en vurdering av intensjonskunngjøringen. Risikoer knyttet til at dette er en skyløsning ble også etterspurt og det var ønske om at dette spørsmålet fikk en særskilt gjennomgang. Det ble også understreket at medvirkning må sikres i prosjektets faser.
Arbeidsgivers overordnede vurdering av saken siden forrige drøfting er at den nå er bedre opplyst, tiltak for risikominimering er lagt til, herunder intensjonskunngjøring og muligheter for å gå ut av avtalen (M1 og M2), og ny prismodell er presentert. I forberedelsene til inngåelsen av partnerskapet brukte Oslo universitetssykehus mye tid på å definere hva Oslo universitetssykehus hadde behov for, samt hvilke problemområder Oslo universitetssykehus ønsket løst gjennom innovasjonspartnerskapet. Dette ble omfattende dokumentert, og lå ved som grunnlag for konkurransen om innovasjonspartnerskapet. Det var hvorvidt løsningen dekket dette behovet som var grunnlaget for test og godkjenning av løsning, samt den kliniske verifiseringen.
Markedet har utviklet seg de siste to årene, men ettersom det ikke fantes løsninger på markedet som dekket behovet for to år siden, er det tvilsomt at det finnes et produkt som ivaretar behovet til OUS bedre enn et som er skreddersydd til å dekke OUS sine
behov. Det er da rimelig å anta at ethvert mulig produkt på markedet ville kreve tilpasning og videreutvikling for å kunne dekke behovet på samme måte.
Å undersøke dette ville vært ensbetydende med en ny konkurranse, der vi med overveiende sannsynlighet ikke får produkter som dekker behovet like presist. En ny konkurranse vil innebære utsettelse av løsning, og utsatt gevinstrealisering.
Det er også verdt å merke seg at med milepælene som nå er implementert i kontrakten, vil det være mulig å ta beslutning om å gå ut i markedet dersom det mot formodning skal vise seg at kontrolltårn ikke evner å realisere de gevinstene som er skissert. Økonomiske beregninger viser at prosjektet har god økonomi.
Arbeidet med integrering med våre eksisterende kjernesystemer er helt sentralt, og samtidig bruk av systemer som DIPS, GAT og Metavision vil erstatte manuelle rutiner for planlegging og gjennomføring av operasjoner. Å ivareta og ha god oversikt over kompetanse er også essensielt for sikker anvendelse av et slikt system. Her er det et potensial i å benytte fullt ut muligheter som ligger i helseforetakets eksisterende verktøy.
15. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling
Oslo universitetssykehus HF har landets største operasjonsvirksomhet. Med det spesielt utviklede styrings- og planleggingsverktøyet Kontrolltårnet vil det kunne oppnås betydelige forbedringer i gjennomføringen av operasjonsprogrammene. Systemet vil bidra til flere gjennomførte operasjoner, reduserte ventelister, økt pasientsikkerhet, bedre drift og helsetjenester med de operasjonsressurser Oslo universitetssykehus HF har tilgjengelig. Dette oppnås ved å sammenstille i sanntid og aktivt bruke informasjon som allerede finnes i helseforetakets øvrige systemer og å bedre kommunikasjonen med pasientene.
Oslo universitetssykehus HF bærer risikoen ved anskaffelsen, for KPMGs og Sykehuspartner HF sin evne til å levere og for realisering av gevinster. Det er risiko knyttet til fremdriftsplanen for innføring av systemet og hvor fort gevinster kan realiseres. For å redusere denne risikoen er det i avtalen med KPMG etablert mekanismer som gjør at Oslo universitetssykehus HF kan avslutte avtalen dersom løsningen ikke fungerer etter hensikten og gevinstene av ulike årsaker ikke er mulig å realisere. Motstykket til risikoen er de store mulighetene som løsningen gir. Samlet sett vurderes risikoen som akseptabel. Det er en viktig oppgave i det videre arbeidet å fortløpende håndtere risikoene og å iverksette tiltak dersom det blir nødvendig.
Å ta i bruk IT-verktøy for å sammenstille og tilgjengeliggjøre informasjon til støtte for den fortløpende driften og ha en aktiv kommunikasjon med brukerne for å bedre tjenesteytelsen, er noe mange andre sektorer i samfunnet allerede har gjort med store og til dels gjennomgripende resultater. Operasjonsvirksomhet forutsetter forberedelser og tilstedeværelse av mange forskjellige, spesialiserte og kostbare innsatsfaktorer som gjør at et IT-basert styrings- og planleggingsverktøy er spesielt nyttig for en god og effektiv tjenesteyting.
utviklingsplan 2040. Et slikt system vil understøtte ambisjonene i utviklingsplanen om ansatte som driver endring, og bruker tiden der det gir mest verdi. Det bidrar også til å gi pasienten bedre informasjon og mulighet til å være en samarbeidspartner i behandlingen.
Det foreslås at styret vedtar at Oslo universitetssykehus HF kan kjøpe og ta i bruk skytjenesten Kontrolltårnet for planlegging og styring av operasjonsvirksomheten.
Kjøpet gjøres til en pris på 174 millioner kroner og på de betingelser som fremgår i vedlagte avtaler. Prosjektkostnad for kjøp og ibruktakelse settes til innenfor 182 millioner kroner.
Det foreslås også at styret gir administrerende direktør fullmakt til å signere avtalen om kjøp på vegne av Oslo universitetssykehus HF under forutsetning av at Helse Sør-Øst RHF gir sin godkjenning.