Oppfølging av Oslo kommunes samkjøpsavtale for kjøp av renholdstjenester for perioden 2014- 2016
Oppfølging av Oslo kommunes samkjøpsavtale for kjøp av renholdstjenester for perioden 2014- 2016
Innhold
2. Allmenngjort tariff – hva gjelder i forhold til denne kontrakten? 2
5.2 Matrise over oppfølging på systemnivå: 5
6. Oppfølging på bestillernivå (Avrop på rammeavtalen) 6
1. Innledning
Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten har inngått rammeavtale om kjøp av renholdstjenester med følgende leverandører:
•
Rammeavtalen har en varighet på to år med mulighet for å ta ut opsjon for til sammen to år (et år pluss et år)
For renholdsoppdrag som overstiger kroner 50 000,-, skal den enkelte kommunale virksomhet gjennomføre minikonkurranse mellom leverandørene på rammeavtalen.
2. Allmenngjort tariff – hva gjelder i forhold til denne kontrakten?
Det er innført en allmenngjort tariffavtale på renholdsområdet. Den allmenngjorte tariffavtalen gjelder for denne rammeavtalen. Dette innebærer at arbeidstakere som utfører renholdsarbeid for Oslo kommune gjennom denne avtalen minst skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med den allmenngjorte tariffavtalen.
Den allmenngjorte tariffen er fastsatt i forskrift på grunnlag av Overenskomsten for Renholdsbedrifter 2012 – 1014 mellom NHO/NHO Service, LO og Norsk Arbeidsmandsforbund.
I henhold til allmenngjøringsforskriften skal arbeidstakere som utfører renholdsoppdrag minst ha en lønn per time på kroner 161,17. Arbeidstakere under 18 år skal minst ha en lønn per time på kroner 121,01. For arbeid mellom klokken 2100 og 0600 avtales lønnstillegget i hvert enkelt tilfelle, men lønnstillegget skal minst være på kroner 25 per time. Ovennevnte satser endres i samsvar med eventuelle tariffrevisjoner m.v. For øvrige vilkår vises det til forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter, jf. xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxxxxxxxx/0000-00-00-0000.
Det understrekes at for denne rammeavtalen skal alle tillegg som er bestemt i overenskomsten dekkes der det er aktuelt (eksempelvis ved fagbrev osv.).
3. Påseplikt
Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, jf. Forskrift 2008-02-22-166, gjelder for denne rammeavtalen. Bestiller i henhold til denne forskriften er Oslo kommune enten ved Utviklings- og kompetanseetaten eller den enkelte virksomhet som bestiller renholdsoppdrag.
Informasjonsplikten innebærer at bestiller (den som engasjerer leverandøren til å utføre et oppdrag), i kontakt med leverandørene skal informere om at virksomhetens arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrift.
Påseplikten innebærer at bestiller skal påse at lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter. Påseplikten innebærer at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskriften etterleves.
I denne rammeavtale er det inntatt kontraktsklausul som sikrer at arbeidstakerne hos leverandøren minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskriften for renholdsområde.
4. Kontrollansvar
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder for denne rammeavtalen. Forskriften stiller krav om at oppdragsgiver gjennomfører «nødvendig kontroll» av rammeavtalen for å sikre at arbeidstakerne minst får lønns- og arbeidsvilkår som er i overensstemmelse med allmenngjøringsforskriften for renhold.
Forskriften angir ikke noen nærmere bestemmelser om hva som ligger i begrepet «nødvendig kontroll». Kontrollnivået må imidlertid ta hensyn til risikoen for brudd på lønns- og arbeidsvilkår innenfor den enkelte kontrakt.
Kontroll og oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår skal inngå som en del av den ordinære kontraktsoppfølgningen/oppfølgningen av avropskontrakter. Det understrekes at bestiller også har et behov for å følge opp avropskontrakter inngått etter tidligere rammeavtale.
Avtaleansvarlig skal gjennomføre risikovurderinger årlig og etter avdekking av hendelser/tips eller pålegg fra Arbeidstilsynet mv. Dersom det avdekkes høy risiko for brudd på rammeavtalens bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår skal det gjennomføres ytterligere kontroll.
Kontroll av leverandørene skal ta utgangspunkt i egenrapporteringsskjemaet som finnes her.
Ved kontroll av renholdere på lokasjon, skal kontrollskjema «Stedlig kontroll av daglig renhold» benyttes. Skjema finnes her.
Det er stor risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår og for arbeidsmarkedskriminalitet i renholdsbransjen. Av den grunn må rammeavtalen for kjøp av renholdstjenester følges svært nøye opp.
5. Oppfølging på systemnivå
Det er ikke tillatt å benytte
underleverandører for å utføre renholdstjenester i henhold til rammeavtalen med Oslo kommune.
UKE ved avdeling for konserninnkjøp er ansvarlig for å følge opp rammeavtalen på systemnivå. Dette innebærer blant annet et overordnet ansvar for å følge opp kontraktens bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår (ivaretakelse av informasjons- og påseplikten samt kontrollansvaret som omtalt over).
Informasjons- og påseplikten samt kontrollansvaret skal ivaretas ved etterlevelse av systemet/rutinen som skisseres nedenfor. Alle oppfølgningsaktiviteter skal dokumenteres.
5.1 Kontroll
Ved mottak av tips e.l. skal det innhentes dokumentasjon fra leverandøren, eller eventuelt iverksettes kontroll. Kontroll kan gjennomføres av UKE eller ved bruk av eksterne konsulenter ved behov. Det skal årlig gjennomføres stikkprøvebaserte kontroller basert på aktuell risikoprofil. Kontroll kan skje stedlig eller ved innhenting og kontroll av dokumentasjon fra leverandøren. Som utgangspunkt bør eventuelle kontroller varsles slik at leverandøren kan fremskaffe relevant dokumentasjon. Relevant dokumentasjon kan være:
• arbeidsavtaler
• timelister
• lønnslipper
• Skatte- og MVA-attester
• Innberetning til skattemyndigheter for de siste to terminer
• opplysninger om antall ansatte
Det bør gis kort frist for innsending av aktuell dokumentasjon.
Avdekkede avvik skal følges opp. Som utgangspunkt bør det oppstilles en kort rettefrist ved avvik. Oppfølgingen av avvik skal dokumenteres, og ved avsluttet kontroll skal det sendes en skriftlig oppsummering til leverandøren.
5.2 Matrise over oppfølging på systemnivå - UKES ansvar:
Tiltak | Innhold | Hensikt | Tidspunkt | Ansvarlig |
Oppfølgingsmøt e | • Innhenting av egenrapporterings- skjema • Gjennomgang av egenrapporterings- skjema • Tips fra bestillere, Arbeidstilsynet mv. • Informasjon om allmenngjorte vilkår • Eventuelt | Etterlevelse av kontraktens krav til lønns og arbeids- vilkår | Årlig eller etter behov | UKE ved Avtale- Ansvarlig og ressurs lønns- og arb.vilkår (RLA) |
Risikovurdering | Identifisere relevante risikomomenter og beskrive tiltak | Forhindre brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår | Årlig | UKE ved Avtale- ansvarlig |
Registersjekk | Kontrollere at leverandørene er registrert i Arbeidstilsynets register for renholdsbedrifter | Forhindre at ulovlige kjøp finner sted | Årlig (før oppfølgings -møte) | UKE ved avtale- ansvarlig |
Skatt og MVA | Rutinemessig innhenting av skatte- og avgiftsattester • Innhente utvidet skatte- og avgiftsattester | Forhindre at Oslo kommune benytter leverandører som bryter skatte- eller avgiftslov- givning | Hvert tertial eller etter behov | UKE ved RLA |
Stikkprøvebasert kontroll på lokasjon | • Tilstrekkelig antall leverandører skal kontrolleres • Kontrollere etterlevelse av allmenngjørings- bestemmelser mv. | Etterlevelse av kontraktens krav til lønns og arbeids- vilkår | Årlig eller etter behov | UKE ved RLA i samarbei d med avtale- ansvarlig |
Dokumentbasert kontroll | • Mannskapslister • Timelister • Arbeidsavtaler • lønnslipper • Oppgitt | Kontrollere etterlevelse av kontraktens krav til lønns | Årlig eller etter behov | UKE ved RLA |
lønnsinnberetning opp mot antall ansatte • Annet | og arbeids- vilkår | |||
Stedlig kontroll | • Mannskapslister • Timelister • Arbeidsavtaler • lønnslipper • Annet • Ekstern konsulent kan benyttes | Kontrollere etterlevelse av kontraktens krav til lønns og arbeids- vilkår | Årlig eller etter behov | UKE ved RLA |
Samarbeid med Arbeidstilsynet og Oslo Kemnerkontor | • Innhente informasjon om pålegg mv. • Etablere plattform for informasjonsinn- henting • Xxxxxxxxx om kontroller med KEM og AT • Xxxxxxx for oversendelse av mannskapslister til KEM • Informasjon om risikomomenter til bruk ved kontrollaktiviteter og risikovurderinger | Sikre etterlevelse av kravene til lønns- og arbeidsvilkår | Årlig eller etter behov | UKE ved avtale- ansvarlig og RLA |
Informasjons- tiltak overfor bestillerne i Oslo kommune | Nettbasert informasjon Kurs/frokostseminar Generell rådgivning | Ivaretakelse av informasjons - og påseplikten | Årlig eller etter behov | UKE ved avtale- Ansvarlig og RLA |
6. Oppfølging på bestillernivå (Avrop på rammeavtalen) – Virksomhetenes ansvar:
Det er den enkelte virksomhet som gjennomfører avrop på rammeavtalen og er bestiller i denne sammenheng. Bestiller må sørge for å ha gode rutiner for oppfølging av sine avropsavtaler.
Tiltak | Innhold | Hensikt | Tidspunkt | Ansvarlig |
Fakturakontroll | Rutiner for fakturakontroll | Sikre samsvar mellom faktura og | Kontinuerlig | Bestiller |
utført tjeneste | ||||
Kontroll av ytelse | Rutiner for kontroll av utførte renholdstjenester | Sikre riktig at tjenestekvalitet er i henhold til avropskontraktens krav. | Kontinuerlig | Bestiller |
Avviksmeldinger | Etablere rutiner for avviksmeldinger til UKE vedrørende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren samt andre forhold ved behov. | Sikre ivaretakelse av informasjons- og påseplikt samt kontrollansvaret. Sikre kontraktsmessige ytelser. | Ved behov | Bestiller |
Mannskapslister | Etablere rutine for mottak av ukentlige mannskapslister og eventuelle endringsmeldinger. | Sikre at oppdraget gjennomføres i tråd med kontraktsvilkårene i rammeavtalen. | Kontinuerlig | Bestiller |
Kontroll av mannskapslister på lokasjoner | • Kontroll av innsendt mannskapsliste opp mot timelister/lønns- slipper mv. • Kontroll gyldig ID-kort av renholds- personalet • Varsle UKE ved kontroll av mannskapslister der det er vesentlig avvik • Oversendelse av mannskapslister til UKE etter forspørsel | Sikre at avropene gjennomføres i henholdt til innsendte mannskapslister | Jevnlig eller etter behov | Bestiller |
Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår | Iverksette kontroll rutiner for jevnlig kontroll av: • arbeidsavtaler • timelister • lønnslipper Følgende momenter kan aktualisere kontroll: • Hyppig skifte av personale hos leverandøren • Hyppig endring | Sikre at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt | Ved behov | Bestiller |
av kontaktperson • Endring av tidspunkt for renhold • Navnebytte hos leverandøren (org. nr. beholdes). • Bytte av org nr., navnet på leverandør beholdes | ||||
Risikovurdering | Identifisere relevante risikomomenter og beskrive tiltak for oppfølgning av bestillers avropsavtale | Forhindre brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår | Årlig | Bestiller |
7. Kontroller og revisjoner
Virksomhetene/Bestillernivået skal ha tilstrekkelige kontrollaktiviteter for å sikre etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det skal innføres rutiner for gjennomføring av kontroller og revisjoner av leverandører og avropsavtaler i tråd med rutinebeskrivelsen som nevnt over.
I tillegg vil UKE gjennomføre kontrollaktiviteter for å kontrollere etterlevelse på systemnivå. UKE har etablert et samarbeid med Oslo kemnerkontor og Arbeidstilsynet i Oslo med tanke på gjennomføring av effektive kontroller. Dette innebærer blant annet systematisk informasjonsutveksling og rutiner for oversendelse av innsendte mannskapslister til Oslo kemnerkontor. Hensikten er å gi kemnerkontoret en effektiv mulighet for å vaske mannskapslistene opp mot sine registre.
Virksomhetene/Bestiller skal legge til rette for gjennomføring av stedlige kontroller i der dette anmodes om av UKE, Kemneren og/eller Arbeidstilsynet. Kontroller kan også gjennomføres uanmeldt basert på risikovurderinger i samarbeid med kontrolletatene. Dersom UKE initierer stedlige kontroll av innsendte mannskapslister på lokasjoner i kommunen, skal Oslo kemnerkontor og Arbeidstilsynet i Oslo varsles slik at disse får mulighet til å delta.