Intensjonsavtale

Intensjonsavtale

mellom ……. og ……

om samarbeid for etablering av

et system for elektronisk informasjonsutveksling

Partene av denne intensjonsavtalen er ………(heretter …….) og …..…..(heretter…….).

Foreløpige undersøkelser av behov, muligheter, rettslig grunnlag og gevinster:

Denne intensjonsavtalen signerer på et stadium da partene har foretatt foreløpige undersøkelser av behov og muligheter, og klarlagt at avgiveretaten har opplysningstyper som mottaker har behov for i sin saksbehandling/virksomhet.

Ved signeringen av denne intensjonsavtalen har partene gitt hver sin foreløpige beskrivelse av sine interne saksbehandlingsprosesser. I avgivers foreløpige prosessbeskrivelse er det beskrevet hvordan data innsamles, og i mottakers prosessbeskrivelse er det redegjort for betydningen av de aktuelle opplysningstypene i mottakers saksbehandlingsprosess.

Mottaker har foretatt en foreløpig undersøkelse av om det er rettslig grunnlag for å innhente de relevante opplysningstypene, og avgiver har foretatt en foreløpig undersøkelse av om det er rettslig grunnlag for å utlevere de relevante opplysningstypene.

Basert på utførte undersøkelser ser partene at etablering av et system for elektronisk utveksling av opplysninger vil gi rasjonaliseringsgevinster for avgiver og/eller mottaker, samt brukerne. Dette danner grunnlag for videre samarbeid med sikte på å etablere et slikt system.

Intensjon om videre samarbeid:

Ved signeringen av denne avtalen tilkjennegir partene at de har til intensjon å fortsette arbeidet.

Partenes plikter frem mot signering av Utvekslingsavtalen:

Partene plikter å innrette seg lojalt til denne intensjonsavtalen og prosjektet. Dette innebærer at partene plikter å allokere nødvendige ressurser til samarbeidet, herunder sørge for nødvendig kvalifisert fagpersonell, samt tidligst mulig å skaffe nødvendig budsjettdekning for de forskjellige stadier i arbeidet.

Partene skal bli enige om en dato for signering av avtale om elektronisk informasjonsutveksling («Utvekslingsavtalen») med tilhørende bilag. Partene plikter å arbeide målrettet og lojalt frem mot signering av Utvekslingsavtalen. I arbeidet med utviklingen av prosjektet, og ved utfylling av bilagene til Utvekslingsavtalen plikter partene å benytte det malverket som er utviklet av Semicolon II, og som er vedlagt denne intensjonsavtalen.

Før Utvekslingsavtalen signeres skal partene ha undersøkt og klarlagt alle nødvendige forutsetninger for å etablere et system for elektronisk informasjonsutveksling.

Partene plikter å klarlegge om det foreligger juridiske hindre for samarbeidet, og eventuelt å etablere nødvendige hjemler som muliggjør elektronisk informasjonsutveksling.

Partene skal i fellesskap og med nødvendig fagpersonell klarlegge de semantiske forutsetninger for samhandling. Partene skal sammenlikne definisjonene av henholdsvis avgivers opplysningstyper og de opplysningstyper mottaker trenger i sin saksbehandling/virksomhet. For dette formålet plikter partene å allokere nødvendig fagpersonell til å klarlegge definisjonene.

Partene skal i fellesskap klarlegge øvrige organisatoriske og tekniske forutsetninger for samarbeidet så langt det lar seg gjøre, og iverksette nødvendige tiltak.

Samhandlingsforumet:

Partene plikter snarest å etablere et forum for videre samarbeid mellom etatene (Samhandlingsforumet). Samhandlingsforumet er arena for dialog og skal koordinere arbeidet mellom avgiver og mottaker, samt kvalitetssikre arbeidet blant annet ved å gjennomgå den dokumentasjon som utarbeides fortløpende.

Endringer i forutsetningene for samhandling:

Hver av partene plikter å påse at de interne forutsetningene for videre samarbeid ikke endres slik at det oppstår nye hindringer for fortsettelse av samarbeidet i nåværende form. Partene plikter i denne forbindelse særlig å informere internt i egen organisasjon om samarbeidet og forutsetningene for dette. Dette gjelder særlig til de deler av organisasjonen som foretar investeringer i ny teknologi.

Så lenge arbeidet pågår plikter hver av partene å holde den andre parten informert om planlagte tiltak som kan påvirke de juridiske, semantiske, organisatoriske eller tekniske forutsetningene for etableringen av et system for elektronisk informasjonsutveksling.

Dersom én av partene ser seg nødt til å foreta endringer som kan skade forutsetningene for samarbeidet, plikter parten snarest mulig å gjøre den andre part kjent med dette, og innkalle til møte i Samhandlingsforumet med sikte på å håndtere situasjonen. Partene skal i fellesskap vurdere alternative løsninger og klarlegge eventuelle konsekvenser for samarbeidet.

Dersom én av partene skulle se at det ikke er grunnlag for videre samarbeid, skal det umiddelbart innkalles til møte i Styringsgruppen. Partene skal i fellesskap avklare om det er mulig å overvinne hindringene helt eller delvis, om samarbeidet eventuelt skal videreføres med nødvendige endringer eller om samarbeidet skal avsluttes uten ytterligere ressursbruk.

Sted og dato:………………………

For For

………………………. ……………………….

Vedlegg: