Tjenesteleveranse (SLA) - Holding
Tjenesteleveranse (SLA) - Holding
Avtalen som er inngått mellom Kunde og ECIT er basert på standard leveranse som skal sikre en felles forståelse av hva som skal leveres, og til hvilken kvalitet og pris.
Hensikten med denne SLA er å definere hva som inngår i leveransen og hvilke forpliktelser hver av partene innehar for at avtalen skal overholdes.
Oppgaver som ikke er spesifisert i denne SLA vil bli fakturert som tillegg etter medgått tid til enhver tids gjeldende timesats for avvik eller i henhold til fastpris som avtalt.
Punkter i SLA som ikke er avtalt i Oppdragsavtalens, skal sees bort fra.
Gjelder fra: 01.01.2022
1. Oppsett, forberedelser og opplæring
1.1 Generelle forutsetninger
• Kunde er ansvarlig for å tegne remitterings- og OCR-avtale med banken. Alle inn- og utbetalinger skal kjøres via økonomisystemet.
• Kunde aksepterer at Regnskapsbyrået registrerer Kunde i ELMA-registeret slik at sending og mottak av faktura kan gjøres via elektronisk handels format («EHF»).
• Kunde aksepterer at Regnskapsbyrået automatiserer alt som økonomisystemet til enhver tid muliggjør å automatisere. Dette gjelder også dekning av kostnader knyttet til Årlig forbedringer, som del av regnskapsoppdraget
• Kunde er forpliktet til å delta i konseptets til enhver tids gjeldende Onboardingsprogram.
• Forberedelser og opplæring utover dette avtales særskilt mellom Kunde og ECIT i hvert enkelt tilfelle. Dette gjelder også ECIT’s økonomiske vederlag for forberedelser og opplæring, som del av regnskapsoppdraget.
1.2 Spesielle konsept forutsetninger
• Standard kontoplan benyttes
• Kunde har ikke firmakort (dersom firmakort – utlegg leveres gjennom app/WEB)
• Kunde har ikke kasse eller manuell netthandelsløsning
• Kunde er ikke mva registrert
• Kunde er ansvarlig for å innhente sluttsedler og dokumentasjon relatert til verdipapirtransaksjoner. Kunde aksepterer at ECIT innhenter denne dokumentasjon selv ved fullmakt, dersom det er mulig ved integrasjon.
• Kunde aksepterer at direkte integrasjon mellom regnskapssystem og bank ikke gjelder utenlandsk valutakonto, og at avstemming av valutakonto opp mot verdipapirer ikke er inkludert i konseptets pris og faktureres basert på tidsbruk.
2. Regnskap Standard – Årlig
2.1 Årlig mottak og behandling av elektroniske bilag til virksomheten
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Alle bilag (kvitteringer, bankbilag, fakturaer osv) skal sendes inn på EHF, PDF til oppgitt e-post adresse eller annen anvist metode | Kunde | Årlig |
Bokføring i henhold til standard kontoplan | Kunde/ ECIT | Årlig |
Godkjenning av faktura, inkludert henføring til evt. prosjekt og/eller avdeling | Kunde | Årlig |
Betaling av faktura/utlegg ol via økonomisystemet | Kunde | Årlig |
Kontroll av bokføring | ECIT | Årlig |
Arbeid med manglende bilag og eventuelt etterlysning av manglende bilag ansees som avvik.
Regnskapsforetaket har ansvaret for bokføring og spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering innen de frister som følger av lovgivningen (Bokføringsloven).
2.2 Årlig mottak og behandling av sluttsedler/verdipapirtransaksjoner til virksomheten
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Innsendelse av sluttsedler, dokumentasjon relatert til andre verdipapirtransaksjoner. | Kunde | Oppstart |
Kontroll og avvikshåndtering av bokførte sluttsedler. | ECIT | Årlig |
2.3 Utfakturering
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Utfakturering via økonomisystemet med KID | Kunde | Årlig |
Periodisering av inntekter ved forskuddsfakturering | Kunde | Årlig |
Purring og annen oppfølging av ubetalte fakturaer | Xxxxx | Xxxxx |
Oversendelse inkasso | Kunde | Etter behov |
3. Regnskap Standard – periodeoppgaver
Viktig at kunde sørger for at alle bilag er levert/oversendt i forbindelse med periodeavslutning. Herunder opplyse om påløpte kostnader og inntekter i perioden som ikke er bokført, slik at det kan avsettes for dette i rett periode.
3.1 Periodeavslutning
Periodeavslutning defineres som siste dato i en måned.
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Informere om påløpte kostnader og inntekter som ikke er bokført, innen 10 virkedager etter periodeavslutning. | Kunde | Årlig |
Bokføring av avsetninger på påløpte kostnader og inntekter. | ECIT | Årlig |
3.2 Avstemming
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Avstemming bank elektronisk (import av fil el. integrasjon) | ECIT | Årlig |
Avstemming av kunder og leverandører | ECIT | Årlig |
Avstemming øvrige balansekontoer | ECIT | Årlig |
Kontroll av avstemming balansekonti ihht «God regnskapsførerskikk» | ECIT | Årlig |
Kontroll og avstemming av verdipapirtransaksjoner | Kunde/ ECIT | Årlig |
Kunde sender all relevant dokumentasjon for utarbeidelse av årsoppgjør (eks. årsoppgaver, VPS oversikt, ligningsverdier aksjer, RF-1088, avtaler etc.) | ECIT | Årlig innen 31. mars påfølgende år |
3.3 Rapportering
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Rapportering baserer seg på ferdig avstemt regnskapsmateriale. I standard leveranse via økonomisystemet, ECIT portalen eller annet avtalt rapporteringsverktøy. Herunder inngår følgende rapporter: • Kommentarer ihht «God regnskapsførerskikk» | ECIT | Årlig |
Avviksrapportering | ECIT | Årlig |
Eventuell rapportgjennomgang i møteform er ikke inkludert i SLA, men gjennomføres gjerne dersom ønskelig.
4. Lønnsføring Standard
Arbeid knyttet til lønnsføring reguleres gjennom oppdragsavtalen. Punktene i kapittel 4 aktiveres kun for de kundene dette gjelder.
Det skal skriftlig avtales kontaktperson(er) hos kunde og ECIT på lønn.
Det er kun kontaktpersonen(e) hos kunden som skal kontakte ECIT i lønnsspørsmål, de ansatte hos kunde må kontakte egen leder internt.
4.1 Håndtering av lønnsdata
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Innrapportering av variable lønnsdata i format som er godkjent av ECIT | Kunde | 3 virkedager før lønn |
Innlevering av innberetningspliktig utlegg og reiseregninger via økonomisystemet eller annet format godkjent av ECIT | Kunde | 3 virkedager før lønn |
Endringer i -/ajourhold av faste lønnsdata via økonomisystemet eller ECIT portal | Kunde | 3 virkedager før lønn |
Endringer i naturalytelser som fri bil, fri telefon, fri avis etc leveres i format som er godkjent av ECIT | Kunde | 3 virkedager før lønn |
Håndtering av utlegg/reiseregninger faktureres etter medgått tid
Det er Kunden som er ansvarlig for at levert grunnlag er korrekt og på avtalt format. Dersom deler av eller hele lønnsgrunnlaget leveres for sent, kan ikke ECIT garanterer for at lønnen vil bli utbetalt på lønningsdato.
Mangelfull dokumentasjon ansees som avvik.
4.2 Årlig utlønning
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Utlønning baserer seg på godkjent grunnlag iht avtalens pkt 4.1. | ECIT | 1 virkedag før lønn |
Lønnsgrunnlag tilgjengeliggjøres i økonomisystemet eller ECIT portalen for godkjenning før utbetaling | ECIT | 1 virkedag før lønn |
Utbetaling av godkjent lønnskjøring via økonomisystemet | Kunde | På lønnsdato |
Lønnslipp tilgjengeliggjøres til ansatte via app eller sendes kryptert på e-post | ECIT | På lønnsdato |
Kunde får tilgang til rapporter via økonomisystemet eller ECIT portalen • Lønnslipper • Bankliste • Regnskapsbilag • Godkjenningsjournal • Feriepengeliste | ECIT | 1 virkedag før lønn |
4.3 Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, A-ordningen
4.4 Skattekort
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Elektronisk innlesning av skattekort fra xxxxxx.xx | ECIT | Ved lønnskjøring |
4.5 Inn- og utmelding av ansatte
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Ved nyansettelser må tilstrekkelig med personopplysninger formidles regnskapsfører i format som er godkjent av ECIT og i henhold til GDPR lovgivning | Kunde | 5 virkedager før lønn |
Sluttmelding av ansatte formidles regnskapsfører i format som er godkjent av ECIT og i henhold til GDPR lovgivning | Kunde | 5 virkedager før lønn |
4.6 Refusjon av sykepenger
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Sykemelding deles med ECIT gjennom økonomisystemet eller ECIT portalen | Kunde | Løpende |
Digital inntektsmelding sendes til NAV | Kunde | Løpende |
ECIT kan etter avtale håndtere dette for kunde. Kunde gir i så fall lønnskonsulent i ECIT tilgang til sykemeldinger i Xxxxxx.
Arbeid knyttet til pkt. 4.6 anses som tillegg og faktureres i henhold til gjeldende prisliste på gjeldende tidspunkt, utenfor SLA.
Innsendelse av digital inntektsmelding faktureres per stykk
4.7 OTP
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Informasjon relatert til tjenesten sendes ECIT | Kunde | 5 virkedager før lønn |
Informasjon føres i lønnssystemet | ECIT | Løpende |
Innrapportering til OTP-leverandør | Kunde | Løpende |
Arbeid knyttet til pkt. 4.7 anses som tillegg og faktureres i henhold til gjeldende prisliste på gjeldende tidspunkt, utenfor SLA.
5. Årsoppgjør standard
Arbeid knyttet til ligningspapirer og årsoppgjør reguleres gjennom oppdragsavtalen. Punktene i kapittel 5 aktiveres kun for de kundene dette gjelder.
5.1 Skattemelding
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Innlevering om endringer som skal rapporteres i Aksjonærregisteroppgaven oversendes innen avtalt frist | Kunde | Årlig |
Utarbeide og sende aksjonærregisteroppgave på bakgrunn av grunnlag mottatt fra kunde (kunde er ansvarlig for at grunnlaget er korrekt) | ECIT | Årlig |
Utarbeide Næringsoppgave, selvangivelse og andre relevante ligningspapirer | ECIT | Årlig |
Innsendelse av skattemelding på bakgrunn av grunnlag mottatt fra kunde (kunde er ansvarlig for at grunnlaget er korrekt) | ECIT | Årlig |
Signere skattemelding elektronisk, via Altinn/ECIT Sign | Kunde | Årlig |
Ansvar: ECIT er uten ansvar dersom kunden, kundens revisor eller andre ytre forhold resulterer i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket.
5.2 Årsoppgjør
Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
Kunde sender all relevant dokumentasjon for utarbeidelse av årsoppgjør (eks. varetelling, km- stand biler, etc.) | Kunde | Årlig |
Utarbeide årsoppgjørsdokumentasjon. All relevant informasjon som dokumenterer ligningspapirene og årsoppgjøret samles | ECIT | Årlig |
Årsregnskap og noter. Inkluderer avstemming og dokumentasjon av balansekonti og klargjøring for revisjon når dette er aktuelt | ECIT | Årlig |
Innsendelse av offentlig årsregnskap | ECIT | Årlig |
Oppbevare dokumentasjon av årsoppgjøret | Kunde/ ECIT | Årlig |
Vedlikehold av driftsmiddelkartotek | ECIT | Årlig |
Signere årsregnskap elektronisk, via Altinn/ECIT Sign | Kunde | Årlig |
Ansvar: ECIT er uten ansvar dersom kunden, kundens revisor eller andre ytre forhold resulterer i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket.
6. Pliktig rapportering, oppbevaring og dokumentasjon
6.1 Rapportering
ECIT oppbevarer dokumentasjon frem til en eventuell oppsigelse av avtale. Kunde vil da få overlevert all dokumentasjon elektronisk og må selv oppbevare i henhold til loven.
Aktivitet Xxxxxx Xxxxxxxx | ||
Kunne fremstille elektronisk dokumentasjon som dokumenterer pliktig rapportering. Gjøres via økonomisystemet eller ECIT portalen | ECIT | Årlig |
Oppbevare elektronisk dokumentasjon ihht. forskrift | ECIT | Årlig |
Oppbevare dokumentasjon av regnskapssystem og evt. lønnssystem ihht. forskrift | ECIT | Årlig |
Oppbevare dokumentasjon av tilknyttende systemer til regnskapssystemet | ECIT | Årlig |
Oppbevare dokumentasjon av årsoppgjøret. Gjelder dersom ECIT tar årsoppgjør, se kapittel 5 | ECIT | Årlig |