Saksnummer: 19/00774 Tilbudsfrist: 16.03.2020 kl. 12:00
Konkurransegrunnlag for Anskaffelse av polikliniske laboratorietjenester
Saksnummer: 19/00774
Tilbudsfrist: 16.03.2020 kl. 12:00
Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav til avvisningsgrunner | |
Innhold
1 Informasjon om anskaffelsen 4
1.1 Om Oppdragsgiver - Helse Sør-Øst RHF 4
2 Anskaffelsens formål, varighet og omfang 5
2.4 Avrop fra Oppdragsgiver –Ytelsesavtaler 7
3 Nærmere beskrivelse av prosessen 9
3.1 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring 9
3.3 Gjennomgang av konkurransegrunnlaget og spørsmål 10
3.4 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 10
3.5 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 10
3.7 Kort om vedlagte skjemaer 11
3.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll 11
3.9 Tentativ fremdriftsplan 12
3.11 Bruk av underleverandører 12
4.3 Strukturering av tilbudet 13
4.4 Tilbud på deler av oppdraget 14
4.8 Informasjon om prissetting 14
4.8.1 Veiledning til utfylling Vedlegg 4 – Prisskjema 15
7 Avgjørelse av konkurransen 16
7.2.1 Unntaksregel – ivaretakelse av sørge-for-ansvaret 17
8 Informasjon om Rammeavtalen 18
8.2 Forbehold mot kontraktsvilkår 18
1 Informasjon om anskaffelsen
1.1 Om Oppdragsgiver - Helse Sør-Øst RHF
Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak) er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Innlandet, Oslo, Vestfold og Telemark, Viken og Agder.
Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på ca. 3,0 millioner mennesker. Det arbeider tilsammen 80 000 medarbeidere i helseforetakene/sykehusene. Foretaksgruppens årsomsetning er 82 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar. For ytterligere informasjon, se xxx.xxxxx-xxxxxx.xx.
Helse Sør-Øst RHF er organisert i et morselskap, med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Disse er:
• Akershus universitetssykehus HF
• Sykehuspartner HF
• Vestre Viken HF
Regionen har driftsavtaler med fem ikke- kommersielle sykehus (ideelle/stiftelser). Disse er:
• Lovisenberg Diakonale Sykehus
Dersom det under avtaleperioden skjer en
omstrukturering av helseforetakene, endring i eierskap av helseforetakene, endring i regionstrukturen, endring i parter som Oppdragsgiver har driftsavtale med eller lignende, vil deres rettsetterfølger kunne tre inn i avtalen.
2 Anskaffelsens formål, varighet og omfang
2.1 Anskaffelsens formål
Helse Sør-Øst RHF (heretter omtalt som Oppdragsgiver) skal inngå rammeavtaler med private leverandører om kjøp av polikliniske laboratorietjenester. Det vil i utgangspunktet bli inngått rammeavtale med to leverandører, men Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå rammeavtale med bare en leverandør, jf. punkt 7.2.1.
Både ideelle og kommersielle leverandører som kan yte tjenesten innenfor helseregion Sør-Øst, kan levere tilbud. Helseforetakene tilhørende Oppdragsgiver og de fem ikke-kommersielle sykehusene som Oppdragsgiver har driftsavtaler med, kan ikke delta i anskaffelsen, verken som hovedleverandør eller underleverandør.
Oppdragsgiver har ansvar for å sørge for et tilbud av laboratorietjenester til innbyggerne i regionen. I tillegg til de tjenester som egne helseforetak og sykehus leverer, ønsker Oppdragsgiver å inngå avtaler om leveranse av polikliniske laboratorietjenester fra private leverandører. Sammen skal dette bidra til å oppfylle Oppdragsgiver sitt sørge-for-ansvar i regionen.
Anskaffelsen omfatter årlig 16 000 000 analyser (uttrykt som NLK-koder/takster), fordelt på følgende medisinske fagområder:
1. Immunologi og transfusjonsmedisin
2. Klinisk farmakologi
3. Medisinsk biokjemi
4. Medisinsk mikrobiologi
5. Patologi
Konkurransegrunnlaget med vedlegg beskriver Xxxxxxxxxxxxx sitt behov for tjenester innen polikliniske laboratorietjenester. Det gis en orientering og veiledning om prosessen i punkt 3 som skal føre frem til inngåelse av rammeavtaler med aktuelle leverandører som kan levere tjenesten i helseregion Sør-Øst. Interesserte Xxxxxxxxx vil få anledning til å stille spørsmål til Oppdragsgiver om eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget i «spørsmål og svar», jf. den tentative fremdriftsplanen.
2.2 Varighet
Rammeavtalen vil gjelde fra 1.7.2020 (tentativt kontraktsoppstartstidspunkt) og til og med 31.12.2022. Oppdragsgiver har en ensidig rett (opsjon) til å prolongere rammeavtalen to (2) ganger. Varigheten av hver prolongering kan være inntil tolv (12) måneder, men kan også være kortere. Maksimal kontraktvarighet vil således være fire og et halvt (4,5) år (2,5 +1+1).
Det vises for øvrig til Vedlegg 5- Mal for Rammeavtale § 6.1 for ytterligere opplysninger om varighet av avtalene som skal inngås.
Tilbyder skal kunne tilby full produksjon i henhold til de tilbudte volum fra 1.7.2020 (tentativt kontraktsoppstartstidspunkt). Dersom tilbyder ikke klarer å oppfylle dette, kan Xxxxxxxx i tilbudet søke Oppdragsgiver om utsatt oppstart. Oppdragsgiver står fritt til å vurdere dette. Ved oppstart etter 1.7.2020 (tentativt kontraktsoppstartstidspunkt), vil avtaleperioden(e) kunne avkortes tilsvarende.
2.3 Omfang
Oppdragsgiver vil inngå rammeavtaler med en økonomisk ramme på om lag 140 MNOK årlig som omfatter både en aktivitetsavhengig (70MNOK) og aktivitetsuavhengig del (70 MNOK), jf. nærmere under punkt 7.2. I tillegg til dette vil helseforetakene årlig kunne gjøre avrop med inntil 70MNOK, svarende til volumet for den aktivitetsavhengige delen. Avrop fra helseforetakene skal imidlertid ikke hensyntas i prisskjemaet eller ved evaluering. Samlet utgjør dette en total økonomisk ramme per år på om lag 210 MNOK. Det endelige kontraktsomfanget vil imidlertid bero på rekvirentenes etterspørsel etter tjenestene, og vil kunne justeres i samsvar med § 19 i Vedlegg – 5 Rammeavtalen.
Oppdragsgiver vil i henhold til rammeavtalen inngå årlige ytelsesavtaler med de valgte leverandører, jf. punkt 2.4. Den første ytelsesavtalen vil imidlertid bli inngått for et halvt år. Leverandøren vil i disse ytelsesavtaler bli tildelt et visst volum av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster). Dette innebærer en kapasitetsforpliktelse slik at leverandøren forpliktes til å utføre det volum av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) som tildeles. Antallet av tildelte analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) svarer samtidig til det maksimale antall analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) som Leverandøren vil kunne få betalt for.
Leverandøren vil få betaling for kapasitetsforpliktelsen i form av en fast sum (den aktivitetsuavhengige delen som utgjør 70 MNOK årlig (35 MNOK for det første halvåret)) fordelt på leverandørene).
Leverandøren vil i tillegg få betalt for faktisk utførte analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) etter henvisning fra de med henvisningsrett i førstelinjetjenesten og private spesialister eller fra helseforetak/sykehus (den aktivitetsavhengige delen med en økonomisk ramme på inntil 70 MNOK årlig (35 MNOK for det første halvåret) fordelt på leverandørene). Størrelsen på betaling for den aktivitetsavhengige delen vil således avhenge av hvor mange analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) som faktisk rekvireres under ytelsesavtalen. Leverandøren vil ikke få betalt for utførte analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) fra Oppdragsgiver utover tildelt volum av analyser (uttrykt som NLK- koder/takster).
Tilbudet som inngis av Tilbyderne skal omfatte alle medisinske fagområder som er angitt i Vedlegg 4 – Prisskjema.
Anskaffelsens volum er definert i antall analyser (uttrykt som NLK-koder/takster). Vedlegg 4 – Prisskjema viser en oversikt over totalt volum av antall analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) innenfor hvert medisinsk fagområde som Oppdragsgiver skal anskaffe de første 12 månedene.
LAB-fagområder | Volum | Fordeling volum | Kodeverk |
Immunologi og transfusjonsmedisin | 640 000 | 4,0 % | NLK |
Klinisk farmakologi | 352 000 | 2,2 % | NLK |
Medisinsk biokjemi | 12 800 000 | 80,0 % | NLK |
Medisinsk mikrobiologi | 2 048 000 | 12,8 % | NLK |
Patologi | 160 000 | 1,0 % | Takster |
16 000 000 | 100,0 % |
Anskaffelsen omfatter ikke analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) angitt i Vedlegg 3 punkt 1.2 Omfang og avgrensninger. Disse analysene (uttrykt som NLK-koder/takster) er forbeholdt Oppdragsgivers egne helseforetak/sykehus.
Analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) skal kun faktureres Oppdragsgiver dersom det foreligger krav på refusjon etter NLK-kodeverket/Helfo.
Det er ikke anledning til å gi tilbud på kun enkelte medisinske fagområder eller avvike fra den forholdsmessige fordelingen som er angitt i Vedlegg 4 - Prisskjema.
2.4 Avrop fra Oppdragsgiver –Ytelsesavtaler
Oppdragsgiver vil foreta avrop på rammeavtalen(e) i form av årlige ytelsesavtaler. Ytelsesavtalen inngås som utgangspunkt for ett år av gangen, med unntak av den første ytelsesavtalen som vil inngås for et halvt år.
Samtidig med inngåelse av Rammeavtalen(e) vil Oppdragsgiver således inngå de to første ytelsesavtalene for perioden 01.07.2020 – 31.12. 2021:
• En ytelsesavtale som inngås for perioden 01.07.2020 – 31.12.2020 (6 måneder) og som vil dekke et behov på 8 000 000 analyser (uttrykt som NLK-koder/takster).
• En ytelsesavtale som inngås for perioden 01.01.2021 – 31.12.2021 (12 måneder) og som vil dekke et behov på 16 000 000 analyser (uttrykt som NLK-koder/takster).
Innen utgangen av 2021 inngås ytterligere en ytelsesavtale for perioden 01.01.2022 – 31.12.2022.
Ytelsesavtalene vil angi pris per analyse (uttrykt som NLK-koder/takster) innen hvert medisinsk fagområde og maksimalt tildelt volum til den enkelte leverandør. Volum av antall analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) i ytelsesavtalen(e) for etterfølgende år kan være høyere eller lavere enn tidligere ytelsesavtale(r), jf. Vedlegg 5.1- Mal for Rammeavtale § 19. Faktisk kjøpt volum av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) vil imidlertid bero på rekvirentenes etterspørsel etter tjenestene.
Ytelsesavtalene skal oppfylles jevnt i løpet av hver periode det er inngått ytelsesavtalen for. Når leverandøren under en ytelsesavtale har levert i henhold til tildelt volum av analyser (uttrykt som NLK- koder/takster) per fagområde, suspenderes den pågjeldende ytelsesavtalen for det aktuelle fagområde.
Ved utløsning av opsjon på forlengelse av Rammeavtalen, vil Oppdragsgiver foreta et nytt avrop på Rammeavtalen ved å inngå ny ytelsesavtale.
2.5 Avrop fra helseforetak
Helseforetakene tilhørende Oppdragsgiver, med unntak av Sykehusapotekene HF og Sykehuspartner HF, og de fem ikke-kommersielle sykehusene som Oppdragsgiver har driftsavtaler med, skal kunne benytte Rammeavtalen innenfor de medisinske fagområdene som omfattes av rammeavtalen. Denne muligheten vil bli benyttet i de tilfeller det oppstår uforutsette forhold som gjør at det enkelte helseforetak ikke kan utføre de aktuelle analysene (uttrykt som NLK-koder/takster) selv.
Avrop fra helseforetakene kommer i tillegg til de ordinære ytelsesavtalene. Avropene til hver leverandør kan maksimalt årlig utgjøre det tildelte volum av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) slik dette er angitt i ytelsesavtalen med Leverandøren for det pågjeldende året. Leverandøren er gjennom rammeavtalen innforstått med at Oppdragsgiver ikke kan angi eller redegjøre for forventet bruk av avrop fra helseforetak og at det vil avhenge av de til enhver tid gjeldende behov. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe et bestemt omfang av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) i kontraktsperioden der analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) skjer etter avrop fra helseforetak.
Den økonomiske verdien av denne delen av avtalen er således usikker. Avrop fra helseforetakene vil basere seg på de avtalebestemmelser, premisser, samt priser som ligger til grunn for rammeavtalene/ytelsesavtalene.
Leverandøren som er tildelt det største volum analyser (uttrykt som NLK-koder/takster), skal forespørres først. Dersom denne Leverandøren ikke kan levere, forespørres Leverandøren med nest størst volum analyser (uttrykt som NLK-koder/takster). Dersom to Leverandører har likelydende volum analyser (uttrykt som NLK-koder/takster), skal den Leverandøren med lavest pris forespørres først, dernest leverandøren med den nest lavest pris.
Leverandøren avgjør selv om de har kapasitet til å utføre avropet uten at det fører til fortrengsel av volumet i ytelsesavtalen. Dersom Leverandøren har kapasitet til å utføre avropet skal Leverandøren varsle Oppdragsgiver før avrop kan igangsettes og utføres av Leverandøren. Oppdragsgiver vil deretter avgjøre om det er grunnlag for å igangsette avropet og vil gi Leverandøren svar innen rimelig tid.
Fakturering for avrop etter denne bestemmelsen skal skje til helseforetaket som har henvist/avropt.
Produksjon på avrop fra helseforetak skal også rapporteres til Oppdragsgiver, jf. Vedlegg 5.1 Mal for rammeavtalen § 15.
3 Nærmere beskrivelse av prosessen
3.1 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) av 17. juni 2016 med tilhørende forskrift av 12. august 2016 (anskaffelsesforskriften) del I og IV. Dette gjelder uavhengig av om Oppdragsgiver enkelte steder i konkurransedokumentene har lagt opp konkurransen i tråd med anskaffelsesforskriften del II og III.
Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/TED, se xxx.xxxxxx.xx. En veiledende kunngjøring med referansenr: 2019-332804 ble publisert 16.11.2019.
Oppdragsgiver planlegger i utgangspunktet å gjennomføre én forhandlingsrunde, men Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre eventuelle ytterligere forhandlingsrunder ved behov.
Ved forhandling kan alle deler av tilbudet være gjenstand for forhandlinger. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å forhandle med alle Tilbydere som anses kvalifisert til å delta i konkurransen. En eventuell reduksjon av antall Tilbydere vil skje på bakgrunn av en vurdering av mottatte tilbud utfra tildelingskriteriene i henhold til punkt 7.1 og 7.2 i dette dokumentet. Tilbyder oppfordres til å innlevere et så godt skriftlig tilbud som mulig. Oppdragsgivers forhandlingsutspill anses ikke som et avslag på det opprinnelige tilbudet med mindre utspillet klart er formet som et avslag.
Tilbakemeldingene som gis i forhandlingsmøtene kan ikke anses som en komplett tilbakemelding på alle sider ved tilbudene.
Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å tildele kontrakt uten å gjennomføre forhandlinger dersom Xxxxxxxxxxxxx, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at det ikke er hensiktsmessig å forhandle.
Oppdragsgiver har i alle tilfeller rett, men ikke plikt, til å be leverandørene om å ettersende, utfylle, avklare og rette mottatte opplysninger og dokumentasjon ved behov. Oppdragsgiver vil også i alle tilfeller ha adgang til dialog for å rette ev. avvik.
Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å etterspørre manglende eller supplerende dokumentasjon for å vurdere Xxxxxxxxx egnethet, jf. Vedlegg 2 Kvalifikasjonskrav samt foreta eventuelle avklaringer.
3.2 Kommunikasjon
All kommunikasjon i gjeldende anskaffelsesprosess vil foregå skriftlig ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell, xxx.xxxxxxx.xx, bortsett fra i forbindelse med forhandlinger og eventuell dialog.
Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn gjennom Mercell. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise aktuell Xxxxxxxx dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet av konkurransen.
3.3 Gjennomgang av konkurransegrunnlaget og spørsmål
Tilbyder plikter å gjennomgå anskaffelsesdokumentene nøye og gi beskjed til Oppdragsgiver snarest mulig dersom Xxxxxxxx mener at det foreligger feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i dette. Tilbakemelding om feil og mangler i konkurransegrunnlaget gis til Oppdragsgiver via meldinger i Mercell. Feil eller uklarheter som en aktsom leverandør burde ha oppdaget ved gjennomgang av anskaffelsesdokumentene før tilbudsinngivelse, kan ikke senere påberopes som grunnlag for krav mot Oppdragsgiver.
Spørsmål til anskaffelsesdokumentene, herunder skjemaene som skal benyttes, og anmodninger om supplerende opplysninger, må stilles i form av meldinger sendt i Mercell til kontaktperson hos Oppdragsgiver innen fristen som fremgår i Mercell.
Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte og gjort tilgjengelige i Mercell.
3.4 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurranse- grunnlaget som ikke er vesentlige. Endringer mv. vil bli gjort tilgjengelig i Mercell.
Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for Tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, vil det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interesserte Xxxxxxxxx vil bli varslet om forlengelsen.
3.5 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Vedlegg 5 Rammeavtalen inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale, jf. forskriften § 1. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om arbeidstid, lønn (herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg,) samt dekning av utgifter til reise, kost og losji i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Tilbyder skal på oppfordring kunne legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også eventuelle underleverandører.
3.6 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx, innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud og tilbud innlevert i strid med kravet til kommunikasjon vil bli avvist. (Systemet tillater ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp).
Dersom Tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.:
00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Det kreves at Vedlegg 1 – Tilbudsbrev signeres og leveres elektronisk i Mercell sammen med tilbudet.
3.7 Kort om vedlagte skjemaer
Oppdragsgiver ber om at relevante vedlegg fra 1 til 12 benyttes for beskrivelse av virksomheten. Skjemaene har rom for både svar på konkrete spørsmål og fritekst samt henvisning til ev. dokumentasjon.
Vedlegg 2 - Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav til avvisningsgrunner viser de krav, og faglige føringer som Xxxxxxxx skal oppfylle for å bli vurdert som aktuell leverandør samt dokumentasjonskrav knyttet til avvisningsgrunner. Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon viser de krav som stilles til ytelsen.
Det bes om at innholdet i tilbudet beskrives så kort og konsist som mulig, men likevel slik at alle sentrale momenter er nevnt. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen.
3.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll
Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova § 23 tredje ledd. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, men det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt, jf. offentleglova § 13. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold.
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i Vedlegg 1 - Tilbudsbrev.
I denne konkurransen ber Oppdragsgiver om at Tilbyder sammen med tilbudet leverer en versjon av tilbudet hvor Xxxxxxxx sladder (ikke sletter fra dokumentet, men stryker helt over) de opplysningene man mener bør unntas offentlighet (se Vedlegg 10 - Veiledning for Tilbydere til sladding av tilbud). I tillegg skal Xxxxxxxx levere et eget dokument med begrunnelse, for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se
Vedlegg 11 – Offentlig innsyn i tilbud). Dersom det etter tildeling blir bedt om innsyn i tilbudet vil Oppdragsgiver vurdere Xxxxxxxxx sladdede versjon av tilbudet og begrunnelse for sladdingen før det gis innsyn i tilbudet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at sladdet versjon av tilbudene kun er veiledende da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentleglova.
Sladdet tilbud skal også leveres elektronisk i Mercell. Det bes om at sladdet tilbud leveres i redigerbare filformater, slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet dersom det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF-format (scannet) før det blir gitt innsyn.
3.9 Tentativ fremdriftsplan
Tidsplanen er tentativ og ikke bindende for Oppdragsgiver.
Milepælsplan | Dato |
Kunngjøring av anskaffelsen | 05.02.2020 |
Frist for spørsmål og svar | 21.02.2020 |
Tilbudsfrist | 16.03.2020 |
Forhandlingsmøter | April 2020 |
Tildelingsbeslutning meddeles | Juni 2020 |
Kontraktsinngåelse / signering rammeavtale og første ytelsesavtale | Juni 2020 |
Kontraktsoppstartstidspunktet | 01.07.2020 |
3.10 Omkostninger
Samtlige omkostninger, inkludert eventuelle reise- og møteomkostninger mv., som påløper i forbindelse med å inngi tilbudet, må bæres av Tilbyderen selv. For øvrig understrekes det at Tilbyderen selv bærer risikoen for eventuelle investeringer som foretas før endelig kontraktsinngåelse, og at Oppdragsgiver ikke under noen omstendigheter vil kunne holdes ansvarlig for dette.
3.11 Bruk av underleverandører
Xxxxxx Xxxxxxxx planlegger å benytte underleverandør(er), skal det angis i en egenerklæring hvor stor del av Rammeavtalen Tilbyder har til hensikt å benytte underleverandør på, herunder hvilke(n) underleverandør(er) som Tilbyder har til hensikt å benytte. Opplysningene får ikke virkning for Tilbyders (hovedleverandørens) kontraktsansvar. Tilbyder skal i egenerklæringen også beskrive hvilke analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) som skal utføres av underleverandør. Oppdragsgiver kan bare nekte bruk av bestemte underleverandører dersom det foreligger saklig grunn.
Tilbyder må fremlegge en forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) som Xxxxxxxx støtter seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene, ref. Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring. Underleverandør som benyttes for leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal i tillegg til nevnte
forpliktelseserklæring levere dokumentasjon som godtgjør at underleverandøren oppfyller de pågjeldende kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunn til avvisning.
Helseforetakene tilhørende Oppdragsgiver og de fem ikke-kommersielle sykehusene som Oppdragsgiver har driftsavtaler med, kan ikke benyttes som underleverandør i denne anskaffelsen.
4 Utforming av tilbudet
4.1 Språk
Tilbud og andre dokumenter som inngis til Oppdragsgiver i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på svensk, dansk eller engelsk kan leveres på dette språket.
4.2 Tilbudsformat
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell, jf. punkt 3.6.
4.3 Strukturering av tilbudet
Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling i Mercell:
Inndeling | Beskrivelse |
Kapittel 1 | Tilbudsbrev (utfylt vedlegg 1) Datert og undertegnet av person med fullmakt til å forplikte Tilbyder |
Kapittel 2 | Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav til avvisningsgrunner Utdypning og dokumentasjon av oppfyllelsen av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner Vedlegg skal nummereres tydelig og legges i kronologisk rekkefølge Ev. egenerklæring ved bruk av underleverandører Ev. forpliktelseserklæring og dokumentasjon fra underleverandør som Tilbyder støtter seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene (utfylt vedlegg 6) |
Kapittel 3 | Kravspesifikasjon Besvarelse av kravspesifikasjonen med relevante vedlegg. Vedlegg skal nummereres tydelig og legges i kronologisk rekkefølge |
Kapittel 4 | Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 4) |
Tilbudsbesvarelsen skal deles opp i flere dokumenter og de dokumentene som lastes opp i Mercell skal ha en inndeling som korresponderer med ovennevnte kapittelinndeling. Dette tilsier at hvert kapittel
består av ett eller flere dokument hvor filnavnet skal inneholde navn på kapittel og en referanse til hva dokumentet beskriver.
Videre følger eksempel på hvordan innleverte dokumenter kan struktureres.
Eksempel: «Du ønsker å vedlegge tre dokumenter under kapittel 3. For eksempel dokument 1- besvarelse av kravspesifikasjonen, dokument 2- et vedlegg til Dokument 1 og dokument 3- et vedlegg til dokument 1.
Følgende merking av dokumenter foreslås:
Dokument 1 merkes: Kap3-besvarelse_kravspek_dok1 Dokument 2 merkes: Kap3-vedlegg_kravspek_pkt_3.2.1_krav6 Dokument 3 merkes: Kap3-vedlegg_kravspek_pkt_4.1.1_krav8
Tilbyder skal sammen med tilbudet levere et sladdet tilbud samt begrunnelse for sladdingen, jf. punkt 3.8.
4.4 Tilbud på deler av oppdraget
Den enkelte Tilbyder må inngi tilbud på alle etterspurte medisinske fagområder, og det er således ikke adgang til å gi deltilbud på enkelte medisinske fagområder. Sammensetningen av de enkelte medisinske fagområder fremgår av Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon og Vedlegg 4.1 – Prisskjema.
4.5 Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
4.6 Leveringsfrist
Tilbudet skal være levert i Mercell innen 16.03.2020 kl. 12:00.
Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Tilbyder bærer selv risikoen for at tilbudet blir levert i Mercell innen tilbudsfristens utløp.
4.7 Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen.
4.8 Informasjon om prissetting
Økonomiske ramme for anskaffelsen under ytelsesavtalene er om lag 140 MNOK årlig (70 MNOK for den første ytelsesavtalen på 6 måneder). Denne økonomiske rammen deles i en aktivitetsavhengig del (50%) og en aktivitetsuavhengig del (50%).
Leverandøren vil motta en fast årlig sum for å ha tilgjengelig kapasitet og utstyr (en kapasitetsforpliktelse – den aktivitetsuavhengige delen) som kommer til utbetaling uavhengig av hvor mange analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) som faktisk utføres. Denne summen utgjør totalt 70 MNOK årlig (35 MNOK for det første halvåret under rammeavtalen) fordelt på leverandørene etter samme fordelingsnøkkel som for tildeling av volum av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster).
Andelen av den aktivitetsuavhengige økonomiske rammen den enkelte tilbyder kan bli tildelt, vil avhenge av hvilken volumandel leverandøren tildeles i den aktivitetsavhengige delen. Eksempelvis vil en leverandør som blir tildelt 40 % volum av antall analyser (uttrykt som NLK-koder/takster), bli tildelt 40 % av den aktivtetsuavhengige delen av den økonomiske rammen.
Utbetaling av den aktivitetsuavhengige delen vil årlig utgjøre 12 like store deler, og må tillegges månedsfakturaene fra leverandør. For det tilfellet at ytelsesavtalene gjelder 6 måneder, skjer utbetalingen i seks slike store deler. Utbetaling av den aktivitetsavhengige delen skjer månedlig etterskuddsvis etter faktura fra leverandør.
I tilbudet skal Leverandøren utelukkende oppgi pris per analyse (uttrykt som NLK-koder/takster) innen hvert medisinsk fagområde som kommer i tillegg til betalingen for kapasitetsforpliktelsen ved faktisk utførelse av analyser (uttrykt som NLK-koder/takster) (den aktivitetsavhengige delen). Den økonomiske rammen for denne delen utgjør om lag 70 MNOK årlig (35 MNOK for den første ytelsesavtalen med 6 måneders varighet).
Leverandøren må være oppmerksom på at det sammen med inngåelsen av rammeavtaler vil bli inngått de to første ytelsesavtaler med henholdsvis 6 og 12 måneders varighet, jf. punkt 2.4, men at det i prisskjemaet bare gis tilbud på en 12 måneders periode. Priser per analyse (uttrykt som NLK- koder/takster) vil imidlertid gjelde for samtlige ytelsesavtaler som inngås, uavhengig av lengde.
Prisene vil deflatorreguleres i avtaleperioden inkludert eventuelle opsjonsår, i henhold til Vedlegg 5 - Mal for Rammeavtale, § 17.5.
4.8.1 Veiledning til utfylling Vedlegg 4 – Prisskjema
Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med Vedlegg 4 – Prisskjema. Alle priser skal være i NOK, eks. mva. I prisskjemaet skal prisene som oppgis hensynta betalingen for kapasitetsforpliktelsen, og dekke samtlige kostnadselementer knyttet til ytelsen, inkludert kostnader som ikke er spesifisert, herunder pensjonskostnader, tolk og f.eks. prøvetaking i hjemmet mm. Det er ikke anledning til å gi tilbud på andre medisinske fagområder enn det som fremkommer i forannevnte vedlegg.
Det er for hvert medisinske fagområde oppgitt et volum som Oppdragsgiver har mulighet til å kjøpe innenfor en ytelsesavtale av 12 måneders varighet. Tilbyder skal prise oppgitt volum. Tilbyder må være oppmerksom på at samme pris per analyse (uttrykt som NLK-koder/takster) også vil gjelde for ytelsesavtaler av kortere varighet.
Prisskjemaet skal fylles ut for hvert medisinske fagområde. For å inngi et gyldig tilbud må alle analysene (uttrykt som NLK-koder/takster) prises, bortsett fra de analysene (uttrykt som NLK-
koder/takster) som er spesifikt angitt å være unntatt anskaffelse, ref. Vedlegg 3, punkt 1.2 Omfang og avgrensning. Tilbudet gis i form av gjennomsnittspris per NLK-kode/takst for det enkelte medisinske fagområdet. Den enkelte Tilbyder må inngi pristilbud innen alle volumandeler for det medisinske fagområde, inntil Tilbyders maksimale tilbudte volum. Eksempel: Dersom en Tilbyder gir tilbud på 100
% av volumet, må Tilbyder også tilby på alle volum som er angitt under 100 %. Dersom en Tilbyder gir tilbud på 60 % av volumet, må Tilbyder også tilby på alle volum som er angitt i prisskjema under 60 %.
Oppdragsgiver presiserer at alle inngitte priser skal oppgis med maksimalt to desimaler.
5 Avtaler
Mal for Rammeavtaler er inkludert i Konkurransegrunnlaget som Vedlegg 5. Avtalene vil suppleres av årlige ytelsesavtaler, som nærmere vil konkretisere volum og pris for den gjeldende periode.
6 Befaring
Det vil kunne bli avholdt befaring på Tilbyders lokasjon(er) hvis Oppdragsgiver har behov for dette i forbindelse med evaluering av tilbudene.
7 Avgjørelse av konkurransen
7.1 Valg av leverandør
Anskaffelsesprosedyren medfører at det først vurderes om Tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskrav og om det foreligger grunner til å avvise leverandøren (Vedlegg 2 - Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav til avvisningsgrunner). Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist.
Deretter vil tilbud bli vurdert opp mot kravene til tjenestene som fremgår av kravspesifikasjonen. Det bemerkes at ingen av kravene i kravspesifikasjonen er å anse som absolutte krav i konkurransen, men avvik fra kravene vil i alle tilfeller gi Oppdragsgiver rett til å avvise Leverandøren, jf. punkt 7.3.
Tildeling av rammeavtaler vil skje basert på den laveste prisen, se punkt 7.2 nedenfor.
Manglende informasjon og/eller endring av oppsett i prisskjema kan medføre avvising, samt påvirke kontraktstildelingen.
7.2 Tildelingskriterium
I denne konkurransen benyttes tildelingskriteriet laveste pris.
Hvert tilbud vil bli vurdert på bakgrunn av tilbudt pris:
Vurderingstema | Krav til dokumentasjon |
Under dette kriteriet vurderes tilbudt pris. | Ferdig utfylt Vedlegg 4 – Prisskjema. |
Tildeling av rammeavtaler vil i utgangspunktet skje til to leverandører med en fordeling av volumandel på 60/40 % eller 50/50 % på grunnlag av hvilken sammensetning av tilbud som gir den laveste totale prisen for Oppdragsgiver.
Den sammensetningen som gir den laveste totale prisen for Oppdragsgiver finnes ved å regne ut den samlede laveste prisen ved de to mulige kombinasjoner av volumandel:
• 60+40 %
• 50+50 %
7.2.1 Unntaksregel – ivaretakelse av sørge-for-ansvaret
Ved inngåelse av rammeavtaler må Oppdragsgiver ivareta sitt ansvar for et likeverdig spesialisthelsetjenestetilbud for innbyggere i hele helseregionen, jf. spesialisthelsetjenesteloven § 2-1a.
Dersom kombinasjonen av volumandel (prosent) 60/40 eller 50/50 overstiger den økonomiske rammen på om lag 70 MNOK, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å tildele 100 % av volumet til den tilbyder som gir tilbudet med den laveste prisen. Dette forutsetter at tilbudet på 100 % av volumet ligger innenfor den økonomiske rammen på om lag 70 MNOK. Den ene tilbyderen vil da også få tildelt 100 % av den aktivitetsuavhengige delen på 70 MNOK.
7.3 Avlysning og avvisning
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, herunder hvis innkomne tilbud overstiger tilgjengelige økonomiske rammer.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise Xxxxxxxx/tilbud i henhold til avvisningsgrunnene angitt i anskaffelsesforskriften kapittel 9 og kapittel 24.
Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver har rett til å avvise Xxxxxxxx/tilbud ved avvik fra konkurransedokumentene. Tilbyder må således inngi uttømmende informasjon/dokumentasjon i tilknytning til kravene som fremgår av Vedlegg 2 - Kvalifikasjonskrav og Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon. Eventuelle forbehold eller avvik skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet for å kunne gjøres gjeldende av Tilbyder under rammeavtalen.
Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å avvise tilbud som er uegnet, for eksempel på grunn av uakseptabel høye enhetspriser og/eller totalpris eller ved taktisk prising.
8 Informasjon om Rammeavtalen
Tilbyder må være oppmerksom på at Vedlegg 5- Mal for Rammeavtalen inneholder konkrete forpliktelser knyttet til tjenesten(e) og må derfor sees i sammenheng med Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon.
8.1 Avtaleform
Som kontraktsvilkår vil vedlagte Vedlegg 5 - Mal for Rammeavtalen bli benyttet.
Samtidig med inngåelse av rammeavtalen vil Oppdragsgiver inngå to ytelsesavtaler for den første perioden (01.07.2020 – 31.12. 2021), jf. punkt 2.4.
8.2 Forbehold mot kontraktsvilkår
Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning av tilbudet. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Xxxxxxxx velger å ta forbehold mot noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til Vedlegg 1.
Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.