Saksnummer 2018/1659
Konkurransegrunnlag for kjøp av Ekstern skrivetjeneste
til Sykehuset Østfold HF
Saksnummer 2018/1659
Tilbudsfrist: 28.03.2019 kl 12:00
Innhold
1 Informasjon om anskaffelsen 3
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring 3
1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen 4
1.5 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 4
1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen 4
1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon 4
1.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5
1.10 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll 5
1.12 Tilbudskonferanse/befaring 6
2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
2.2 Nasjonale avvisningsgrunner 7
3 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner 8
3.1 Leverandørens xxxxxxxxxxxxx, autorisasjoner mv 8
3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 8
3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 9
3.4 Støtte fra andre virksomheter 9
4.4 Strukturering av tilbudet 10
4.6 Tilbud på deler av oppdraget 11
4.9 Informasjon om prissetting 12
5 Avgjørelse av konkurransen 13
5.1 Tildelingskriterier med vekting 13
6.1 Avtaleform og avtaleperiode 14
6.2 Avvik fra anskaffelsesdokumentene 14
1 Informasjon om anskaffelsen
1.1 Oppdragsgiver
1.1.1 Informasjon om Sykehuset Østfold HF
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehuset Østfold HF.
Sykehuset Østfold er områdesykehus for Østfold og gir spesialisthelsetjenester innenfor somatikk, psykisk helsevern og rus. Opptaksområdet er Østfold fylke med ca. 285 000 innbyggere.
Sykehuset Østfold har ca. 5000 medarbeidere. I dag er tjenestene lokalisert på følgende steder: Kalnes, Moss, Fredrikstad, Halden, Askim, Eidsberg og Sarpsborg.
Kjernevirksomheten til Sykehuset Østfold er å utrede, diagnostisere og behandle pasienter på spesialisthelsetjenestenivå.
Sykehuset Østfold er et selvstendig helseforetak og inngår som ett av helseforetakene organisert i Helse Sør-Øst.
For ytterligere informasjon, se xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxx.xx
1.1.2 Informasjon om Sykehusinnkjøp HF
Anskaffelsen gjennomføres av Sykehusinnkjøp HF, divisjon Sør-Øst, på vegne av Sykehuset Østfold HF. Endelig avtale inngås mellom Sykehuset Østfold HF og vinnende tilbyder. Sykehusinnkjøp HF vil ikke være part i avtalen som inngås.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Sykehusinnkjøp på vegne av Sykehuset Østfold (SØ) inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av ekstern skrivetjeneste. Tjenesten skal bestå av skriving av pasientdokumentasjon etter digitale lydfiler, fortrinnsvis polikliniske notater for somatiske avdelinger.
Rammeavtalen skal dekke det til enhver tid gjeldende behovet for ekstern skrivetjeneste hos Sykehuset Østfold i avtaleperioden.
1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring
Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av
Det er i henhold til XXX ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles Tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene.
1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen
For kontakt med oppdragsgiver, bes tilbyder bruke kommunikasjonsløsningen i Mercell.
Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt inn til vår kontaktperson xxx Xxxxxxx xxxxx 00.00.0000.
Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige i Mercell.
Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget eller andre anskaffelsesdokumenter, som kan ha betydning for prissettingen, besvarelsen og gjennomføringen av konkurransen, bes tilbyder å varsle oppdragsgiver om dette.
1.5 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, frem til og med 6 kalenderdager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA
§ 14-2. Ved endringer etter dette, kan tilbudsfristen bli forlenget.
Endringer meddeles alle gjennom Mercell (automatisk utsendelse pr e-post).
Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av tilbudsfristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet.
1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen
Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Xxxxxxxx dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.
1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon
Sykehuset Østfold HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte.
Sykehuset Østfold HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering.
Sykehuset Østfold HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon.
Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er § 387 om korrupsjon, § 388 om grov korrupsjon og § 389 om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år.
1.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 2 millioner kroner ekskl. mva., jf. forskriften § 4.
Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 2 millioner kroner ekskl. mva.
Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers følger av allmenngjøringsforskrifter, jf. forskriften § 1.
Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
1.9 Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere attest for skatt og merverdiavgift. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
1.10 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll
Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven § 23 (3), inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser).
I denne konkurransen bes Leverandør om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Leverandør anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes
«Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Leverandør om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 5 – Innsyn - offentlighetsloven).
Dersom Leverandør ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 5 - Innsyn - offentlighetsloven.
1.11 Omkostninger
Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder.
1.12 Tilbudskonferanse/befaring
Ikke aktuelt
1.13 Planlagt fremdrift
Nedenstående tidsplan er tentativ.
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 14.03.2019 |
Frist for å levere tilbud | 28.03.2019 kl 12:00 |
Evaluering | Uke 13-14 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 15 |
Karensperiode | Uke 15-17 |
Kontraktsinngåelse | Uke 17 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
2.1 Generelt om ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.
Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandøren levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
2.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.
Følgende av avvisningsgrunnene i FOA § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:
- § 24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- § 24-2 (3) i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
3 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav, jf. punkt 3.1 – 3.3 nedenfor. Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke.
3.1 Leverandørens xxxxxxxxxxxxx, autorisasjoner mv.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. |
3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. | Xxxxxxxx skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Ved bruk av morselskapsgaranti (vedlegg 11) skal regnskapene leveres for morselskapet. For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. |
Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver anser egnet.
3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. | En oversikt over de viktigste vareleveransene eller tjenestene som leverandøren har utført i løpet av de siste tre årene, sammen med opplysninger om kontraktenes verdi, tidspunktet for levering eller utførelse og navn på mottaker. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner En beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene En beskrivelse av hvor stor del av kontrakten som leverandøren vurderer å sette bort til underleverandører |
3.3.1 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
Krav | Dokumentasjonskrav |
Det kreves at Leverandøren har et miljøledelsessystem som viser mål for å redusere miljøbelastningen. / Det kreves at Leverandøren har et miljøledelsessystem. | Dokumentasjon som viser at leverandøren har et miljøledelsessystem. Dersom leverandøren har en sertifisering, eksempelvis ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn, kan kopi av attesten vedlegges som dokumentasjon på oppfyllelse av kravet. |
3.4 Støtte fra andre virksomheter
Dersom tilbyder støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal Tilbyder levere separate egenerklæringsskjemaer (ESPD-skjema) for hver av virksomhetene han støtter seg på.
I tillegg skal tilbyder fremlegge en forpliktelseserklæring (vedlegg 7) fra virksomhetene han støtter seg på som dokumentasjon på at han råder over de nødvendige ressursene. Forpliktelseserklæring leveres først når Oppdragsgiver ber om det.
4 Krav til tilbudet
4.1 Språk
Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/dansk/svensk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk.
4.2 Innsending av tilbud
Tilbudet skal leveres elektronisk, via xxx.xxxxxxx.xxx.
Oppdragsgiver benytter et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy fra Mercell.
Spørsmål vedrørende elektronisk innlevering rettes til Mercell, xxxx@xxxxxxx.xxx, eller per telefon 00 00 00 00 (hverdager 08.00-16.00). Innleveringsinformasjon for tilbyder er også tilgjengelig i den elektroniske innleveringsløsningen.
4.3 Tilbudsformat
For kravspesifikasjon og prisskjema bes tilbyder om å laste opp dokumentene i originalt format.
NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel-format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF-format.
Det bes om at Tilbyder sammen med tilbudet leverer en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
4.4 Strukturering av tilbudet
Tilbudet skal leveres etter den utforming det elektroniske systemet i Mercell angir. Dokumentasjonen som lastes opp skal navngis på følgende måte:
Inndeling | Dokumenter |
1 | Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Xxxxxxxx. Se vedlegg 1. <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> |
2 | Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav for deltakelse i konkurransen. Egenerklæringsskjemaet fylles ut direkte i Mercell. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder støtter seg på underleverandør, skal virksomheten fylle ut eget egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercell. |
3 | Kravspesifikasjon, redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 5.1 og 5.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. <Tilbyderens navn_Bilag X_kravspesifikasjon.pdf> |
4 | Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 3. Prising gjøres i henhold til beskrivelse i prisskjemaet. <Tilbyderens navn_Bilag X_prisinformasjon.xls> |
5 | Innsyn-offentlighetsloven: Utfylt og signert innsyn-offentlighetsloven. Se vedlegg 5. <Tilbyderens navn_Bilag X_ innsyn-offentlighetsloven.pdf> |
6 | Forpliktelseserklæring (for eventuelt støttende foretak): Forpliktelseserklæring hvis Leverandør støtter seg på andre foretak Se vedlegg 7 <Tilbyderens navn_forpliktelseserklæring_navn på støttende foretak.pdf> |
7 | Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_Bilag X_Vedlegg Y.pdf> |
8 | Sladdet tilbud: Eventuelt sladdet versjon av tilbudet iht. vedlegg 5 innsyn-offentlighetsloven <Tilbyderens navn_sladdet tilbud.doc> |
4.5 Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
4.6 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.
Oppdragsgiver betrakter en oppdeling av oppdraget som uhensiktsmessig i henhold til anskaffelsens art.
4.7 Leveringsfrist
Tilbudet skal være levert via Mercell innen 28.03.2019 kl 12:00.
Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og det vil ikke være mulig å sende inn tilbud etter denne fristen. Vi oppfordrer Xxxxxxxx til å starte innsendingen og utfylling av dokumenter i god tid før fristen utløper, slik at innsending ikke blir hindret av eventuelle internett-, opplastingsproblemer e.l.
Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet er innsendt innen tilbudsfristens utløp.
4.8 Vedståelsesfrist
Tilbudet er bindende for Tilbyder i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.
4.9 Informasjon om prissetting
Priser skal være i NOK, ekskl. merverdiavgift, inkl. opplæring, emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert de ulike leveringsadressene ved Sykehuset Østfold HF, reise- og diettutgifter, kjøre- og bilgodtgjørelse, bompenger og parkeringsutgifter, administrative eller personlige tillegg og/eller gebyrer.
Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver.
Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 3. Prisskjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn.
Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist.
5 Avgjørelse av konkurransen
5.1 Tildelingskriterier med vekting
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert på bakgrunn av kriteriene og vektingen angitt nedenfor.
Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 0-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium.
Det vil bli benyttet to desimaler i sluttresultatsum. Ved poenglikhet vil det tilbud som er best på tildelingskriteriet kvalitet bli tildelt kontrakten.
Nr. | Kriterier | Vekting | Krav til dokumentasjon |
1 | Pris | 45 % | Vedlegg 3 prisskjema |
2 | Kvalitet | 55 % | Vedlegg 2 kravspesifikasjon |
For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen.
5.2 Evaluering
Obligatoriske krav i vedlegg 2 vil ikke evalueres, men anses som minstekrav. Disse kravene må oppfylles for å være med videre i konkurransen. Oppfylles ikke kravene vil tilbudet avvises. ”Bør” krav i vedlegg 2 og pris vektlegges som i ovennevnte tildelingsmatrise. Evalueringen vil bli utført av en tverrfaglig gruppe hos Oppdragsgiver.
5.2.1 Pris
Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 3 – Prisskjema.
Oppdragsgiver benytter seg primært av lineær metode ved vurdering av pris, der alle tilbud blir sammenlignet med det laveste tilbudet, jf. Oslo kommunes veileder i utforming og evaluering av tildelingskriterier(xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx okommune.pdf). Det benyttes en skala fra 0-10 hvor laveste pris gis 10 poeng. I tilfeller der ulikheten mellom laveste tilbud og det høyeste tilbudet er mer enn 100 % vil hybridmodellen bli benyttet.
5.2.2 Kvalitet
Vurderingen av kvalitet er basert på en helhetsvurdering hvor krav som er spesifisert i kravspesifikasjonen er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.
5.3 Avlysning og avvisning
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 25-4. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering, interne vedtak i Sykehuset Østfold HF, interne vedtak i HSØ RHF eller annet.
Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes.
Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises.
6 Informasjon om kontrakt
6.1 Avtaleform og avtaleperiode
Det vil bli inngått rammeavtale for kjøp av Ekstern skrivetjeneste med varighet på 2 år, med opsjon på forlengelse i inntil 1 + 1 år.
Som kontraktsvilkår vil ”Utkast til rammeavtale” vedlegg 4 og ”Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst”, vedlegg 6, bli benyttet.
Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum i avtaleperioden.
6.2 Avvik fra anskaffelsesdokumentene
Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Oppdragsgiver skal avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, herunder kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene, jf. FOA § 24-8 (1) b.
Andre forbehold og avvik kan medføre avvisning. Dersom Xxxxxxxx ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1.
Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises.
7 Vedlegg
Vedlegg | Dokument |
1 | Tilbudsbrev |
2 | Kravspesifikasjon |
3 | Prisskjema |
4 | Utkast til (ramme)avtale |
5 | Innsyn- offentlighetsloven |
6 | Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst |
7 | Forpliktelseserklæring |
8 | Taushetserklæring |
9 | Databehandleravtale |
10 | Sikkerhetsinnstruks |
11 | Morselskapsgaranti |
12 | Veiledning sladding av tilbud |