Contract

Sykehusinnkjøp HF er eid av de fire regionale helseforetakene, Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF, hvorav eierandelen er på 25 prosent hver.

Sykehusinnkjøp HF, divisjon Nord er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelsen på vegne av Xxxxxxx. Kunder på denne avtalen er Universitetssykehuset Nord-Norge, Finnmarkssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF, Helgelandssykehuset HF, Helse Nord IKT, Helse Nord RHF og Sykehusapotek Nord HF.

For mer informasjon, se Bilag 1 – «Kunder tiltredelse».

1.2 Anskaffelsens formål og omfang

Anskaffelsens formål er å gjennomføre en regional anskaffelse innenfor avtaleområdet Stillingsmarkedsføring og Employer Branding. Anskaffelsen består av to deltilbud/delkonkurranser innfor området annonseformidlingstjenester.

Anskaffelsen er kategorisert under ikke-medisinske kjøp.

Kategori Innkjøpsgruppe

Anbudspakke(r)

2001000000 Administrasjon

2001010000 Kommunikasjonstjenester og- produkter

2001020200 Annonseformidlingstjenester

Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Sykehusinnkjøp HF vil derfor stille krav til leverandørene om at de varene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.

Estimert kontraktsverdi for begge delkonkurransene er ca. 18 MNOK forutsatt en avtaleperiode på 1+1+1+1. Avtalens maksimale verdi er satt til ca. 20 MNOK. Disse summene er eksklusive publiseringskostnader. Avtalens maksimale verdi er noe høyere enn estimert verdi på anskaffelsen grunnet kommende utvikling i markedet.

De estimerte verdiene og volumene i konkurransedokumentene er ikke bindende for oppdragsgiver, og kundene er ikke forplikter til å kjøpe et bestemt volum innenfor de enkelte områdene i avtaleperioden. Omfanget og type tjenester som kjøpes vil kunne påvirkes av endringer i rutiner/praksis, endringer i økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen.

For nærmere beskrivelse se Vedlegg 2 – «Kravspesifikasjon» og Vedlegg 3 – «Prisskjema».

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det finnes en nasjonal avtale for annonsering. I denne avtalen fremforhandles det årlig priser for levering av annonsering: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx- avtaler/annonsering#hva-inneholder-avtalen

1.3 Avtaletype

Rammeavtaler med én leverandør per delkonkurranse.

1.4 Avtaleperiode

Rammeavtalen gjelder i 1 år.

Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år av gangen. Maksimalt samlet avtaleperiode er 4 år. Avtalen forlenges automatisk på likelydende vilkår uten varsel.

1.5 Delkontrakter

Anskaffelsen er delt inn i følgende delkontrakter:

Innholdsproduksjon

Publisering

Tilbud kan gis for en, eller begge delkontraktene.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele en samlet kontrakt til en leverandør, der en leverandør har tilbudt på alle delområder og det samlede tilbudet har det beste forholdet mellom pris og kvalitet totalt sett, jf. anskaffelsesforskriften § 19-4 (5).

1.6 Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:

Dokument	Navn
Vedlegg 1	Tilbudsbrev
Vedlegg 1.1	Følgebrev for forespørselen
Vedlegg 2	Kravspesifikasjon
Vedlegg 3	Prisskjema
Vedlegg 3.1	Begrepsforklaring
Vedlegg 4	Svarskjema erfaring
Vedlegg 5	Forpliktelseserklæring
Vedlegg 6	Veiledning for sladding av tilbud
Vedlegg 7	Offentlig innsyn i tilbud
Vedlegg 8	Databehandleravtale
Vedlegg 9	Rammeavtale tjenester m/bilag angitt nedenfor:
Bilag 1	Kunder tiltredelse
Bilag 4	Krav til etisk handel

Bilag 5	Endringer i eller tillegg til rammeavtalen
Bilag 6	Salgsstatistikkrapportering
Bilag 7	Instruks for levering av omsetningsstatistikk
Bilag 8	Helse Nord – Avtale om elektronisk samhandling
Bilag 9	Helse Nord – Leverandørinformasjon for elektronisk samhandling

1.7 Viktige datoer

Aktivitet	Dato
Frist for å stille spørsmål til kvalifiseringsprosessen	Se Mercell
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert	Se Mercell
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen	Se Mercell
Frist for å levere tilbud	Se Mercell
Forhandlinger	Uke 8 (tentativt)
Evaluering	Uke 9 og 10 (tentativt)
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne	Uke 11 (tentativt)
Avtaleinngåelse	Uke 12 (tentativt)
Oppstart av avtale	Uke 13 (tentativt)

2 Regler for gjennomføring av konkurransen

2.1 Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen vil bli gjennomført som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring etter lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser del I og III.

Denne konkurransen innledes med en kvalifiseringsfase. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert vil få anledning til å levere tilbud.

Alle prekvalifiserte leverandører får inngi tilbud.

Kun Xxxxxxxxx som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen etter en foreløpig evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Tilbydere som ikke er aktuelle for forhandlinger vil bli varslet om dette. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud etter hver fase på grunnlag av tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandling enten skriftlig eller muntlig. Oppdragsgiver vil meddele hvilken forhandlingsform som velges etter tilbudsfrist. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig.

2.2 Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via kommunikasjonsmodulen for gjeldende konkurranse i Mercell-portalen (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx). Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

2.3 Skatteattest

Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.

Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

3 Forespørsel om deltakelse i konkurranse

3.1 Generelt

Det skal inngis søknad om deltakelse i konkurransen.

Alle forespørsler om deltakelse skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xxx innen fristen.

3.2 Forespørselens utforming

Ved innlevering i Xxxxxxx skal leverandørens navn angis med kortnavn, maks. 8 bokstaver. Eksempel: Vedlegg X [tilbyders navn, maks 8 bokstaver] Tilbudsbrev.

Forespørselen skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:

Dokument	Navn
Vedlegg 1	Følgebrev for forespørselen
Vedlegg 2	Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav beskrevet i kapittel 5
Vedlegg 3	Forpliktelseserklæring (hvis relevant)

3.3 Språk

Forespørselen skal være skrevet på norsk.

3.4 Frist for å begjære midlertidig forføyning

Frist for å begjære midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise en forespørsel om å delta i konkurransen eller ikke velge ut en leverandør, er 15 dager regnet fra dagen etter Oppdragsgiver sender meddelelse om beslutningen, jf. anskaffelsesforskriften § 20-7.

4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet

Leverandøren skal fylle ut ESPD slik det fremgår av Xxxxxxx.

Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.

4.2 Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:

• Paragraf 24-2 (2). Oppdragsgiveren skal avvise en tilbyder når han er kjent med at tilbyderen er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise tilbyder som har vedtatt forelegg er et særnorsk krav.

• Paragraf 24-2 tredje ledd bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om tilbyderens yrkesmessige integritet.

5 Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud i konkurransen må interesserte leverandører fylle ut ESPD- skjemaet om at han oppfyller kvalifikasjonskravene.

Se kunngjøringsskjemaet.

5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten der tilbyder er etablert.

• Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest.

• Utenlandsk tilbyder skal fremlegge bekreftelse på registrering i et faglig register i den staten der tilbyder er etablert.

Dokumentasjon innleveres ved prekvalifisering.

5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Det er et krav at Tilbyder har:

• Positiv egenkapital

Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter:

• Siste godkjente årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring.

Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å ta ut ratingrapport for å verifisere at Tilbyder har tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

Dokumentasjon innleveres ved prekvalifisering.

5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Oppdragsgiver vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til:

• Tilbyder bes fylle ut Vedlegg 4 –

«Svarskjema erfaring» med informasjon om de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker.

• Tilbyder bes vedlegge organisasjonskart samt tilgjengelige ressurser for å vise kompetanseområde samt fagmiljø.

Dokumentasjon innleveres ved prekvalifisering.

5.4 Støtte fra andre virksomheter

En leverandør kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandør og virksomheten(e). Dersom en leverandør ønsker å støtte seg på andre virksomheter for å tilfredsstille

kvalifikasjonskravene må ESPD-erklæring leveres elektronisk for både leverandør og øvrige virksomheter.

Leverandøren skal dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å legge frem forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene.

Dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, skal virksomhetene leverandøren støtter seg på være solidarisk ansvarlige for utførelse av kontrakten. Dette dokumenteres i forpliktelseserklæringen.

6 Krav til tilbudet

Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.

6.1 Innlevering av tilbud

Alle tilbud skal leveres elektronisk via gjeldende konkurranse i Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Systemet tillater ikke levering av tilbud etter tilbudsfristen.

Kontakt Mercell Support, tlf. 00 00 00 00 eller e-post xxxxxxx@xxxxxxx.xxx ved spørsmål knyttet til opprettelse av bruker hos Mercell og funksjonalitet i verktøyet.

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

6.2 Tilbudets utforming

Ved innlevering i Xxxxxxx skal leverandørens navn angis med kortnavn, maks. 8 bokstaver.

Dokument	Navn
Vedlegg 1	Utfylt tilbudsbrev [Word-format]
Vedlegg 2	Utfylt kravspesifikasjon [Excel-format]
Vedlegg 3	Utfylt prisskjema [Excel-format]
Vedlegg 4	Forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti [PDF-format]
Vedlegg 5.1	Begrunnelse for sladding [Word-format]
Vedlegg 5.2	Sladdet versjon av tilbudet [Word-format]
Vedlegg 6	Eventuelt annet dokument/vedlegg fra leverandøren (produktark/produktinformasjon/brosjyre)

6.3 Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

6.4 Parallelle tilbud

Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres ikke.

6.5 Språk

Tilbudet skal være skrevet på norsk.

6.6 Forbehold

Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 Tilbudsbrev. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.

Ethvert avvik fra konkurransegrunnlaget innebærer en risiko for at tilbyderen eller tilbud må avvises fra konkurransen.

6.7 Vedståelsesfrist

Tilbudet er bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

6.8 Omkostninger

Omkostninger tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen vil ikke bli refundert.

6.9 Offentlighet

Enhver kan begjære innsyn i de innkomne tilbudene, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) § 3. For å forenkle innsynsprosessen skal tilbyderen fylle ut vedlegg 5.1 Begrunnelse for sladding med sin vurdering av hvilke opplysninger i tilbudet som er underlagt lovbestemt taushetsplikt og begrunnelse for hvorfor vilkårene for taushetsplikt er oppfylt.

Tilbyder skal legge ved en sladdet versjon av tilbudet i tråd med sin vurdering av lovbestemt taushetsplikt. Dette lages som et eget vedlegg og merkes vedlegg 5.2 Sladdet versjon av tilbudet. Det bes om at sladdet tilbud leveres i redigerbart format slik at oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.

Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 Tilbudsbrev.

7 Tildelingskriterier og evaluering

Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Tildelingskriterium	Vekt	Detaljer/evalueringsmetode
Pris	30 %	Forholdsmessig metode
Kvalitet	70 %	Forholdsmessig justering

7.1 Utdyping av tildelingskriteriene

Pris

Tilbudet vil bli evaluert i henhold til Vedlegg 3 – Prisskjema.

Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalpris per pakke gis poengscore 10.

Poengscore for øvrige tilbud justeres forholdsmessig etter følgende formel:

𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡 𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔𝑠𝑐𝑜𝑟𝑒 = 𝑚𝑎𝑥𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔 ∙

𝑣𝑢𝑟𝑑𝑒𝑟𝑡 𝑝𝑟𝑖𝑠

Poengscore brukes til å beregne vektet prosent for Pris som er 30 % i denne konkurransen. Vekting internt i deltilbudene:

Deltilbud 1: Innholdsproduksjon

Pakke 1: 40 %

Pakke 2: 30 %

Pakke 3: 30 %

Deltilbud 2: Publisering

Pakke 1: 40 %

Pakke 2: 30 %

Pakke 3: 30 %

Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK) eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelt andre skatter, avgifter, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr og eventuelle andre gebyrer.

Vi gjør oppmerksom på at det i prisskjema er lagt til grunn oversetting til Nord-, Sør-, og Lulesamisk.

Til orientering faktureres reisekostnader for foto og video (under deltilbud 1, innholdsproduksjon) etter statens standardsatser. Reisekostnader skal derfor ikke være en del av evalueringen av pris.

Kvalitet

Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i kravspesifikasjonen.

Som et ledd i evalueringen av kvalitet bes det i kravspesifikasjonen om at tilbyder leverer eksempel på arbeid innen hver pakke som er definert i prisskjema. Dette gjelder for begge deltilbud. Tilbyder skal ikke levere samme eksempler på arbeidsprøver på noen av evalueringskravene.

Det tilbudet som vurderes som best for dette kriteriet gis 10 poeng, øvrige tilbud får poeng basert på relevante forskjeller fra beste tilbud. Det gjøres så en forholdsmessig justering.

Tilbud med høyeste samlet score for tildelingskriterium kvalitet gis poengscore 10. Poengscore for øvrige tilbud justeres forholdsmessig etter følgende formel:

𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔𝑠𝑢𝑚 𝑣𝑢𝑟𝑑𝑒𝑟𝑡 𝑑𝑒𝑙𝑙𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑠𝑒

𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔𝑠𝑐𝑜𝑟𝑒 = 𝑚𝑎𝑥𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔 ∙

𝑝𝑜𝑒𝑛𝑔𝑠𝑢𝑚 𝑏𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑙𝑙𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑠𝑒

Poengscore brukes til å beregne vektet prosent for Kvalitet som er 70 % i denne konkurransen.

7.2 Tildeling av rammeavtale/kontrakt

Beslutning om tildeling av rammeavtale/kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata