SELSKAPSAVTALE
for Interkommunalt selskap
«Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS»
Dato: 18. april 2023
Innholdsfortegnelse
5 EIERANDEL, INNSKUDDSPLIKT OG DELTAKERANSVAR 3
6 ANDRE FORPLIKTELSER TIL SELSKAPET 4
6.3 Anskaffelses- og driftskostnad for oppdragshåndteringsverktøyet, teknisk infrastruktur og andre relevante datasystemer 4
9 SELSKAPETS REPRESENTANTSKAP 5
10 REPRESENTANTSKAPETS MØTER 6
12 SELSKAPETS STYRE OG DAGLIGE LEDELSE 7
14 SELSKAPETS REPRESENTASJON UTAD 7
17.3 Ressurser fra deltakerne 9
17.5 Forholdet til deltakernes eksisterende IT-systemer 9
19 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET 10
21 TVISTER OG KONFLIKTLØSNING 10
21.1 Forhandlinger og mekling 10
21.2 Domstolsbehandling og verneting 10
21.3 Tvister med tredjepart 11
Selskapets navn er «Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS».
Selskapet er et Interkommunalt selskap (IKS) opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) av 29.1.1999 nr. 6.
Følgende er deltakere i selskapet (heretter omtalt som «deltakerne»):
Navn deltaker | 110-sentral | Adresse |
Sør-Varanger kommune | 110-sentralen for Finnmark | Postboks 406, 9915 Kirkenes |
Tromsø kommune | Tromsø 110-sentral KF | Forsøket 9, 9010 Tromsø |
Salten Brann IKS | 110-sentralen i Nordland | Xxxx X xxxx 000, 0000 Xxxx |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 110-sentralen i Trondheim | Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx |
Ålesund kommune | Møre og Romsdal110-sentral KF | Xxxxx Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx |
Xxxxxx xxxxxxx | 000 Xxxx | Xxxxxxxx 0000, 0000 Xxxxxx |
Rogaland brann og redning IKS | 110-sentral Sør-Vest | Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx |
110 Agder IKS | 110-sentralen Agder | Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxxxx |
Sør-Øst 110 IKS | 110-sentralen i Tønsberg | Postboks 2073, 3103 Tønsberg |
Oslo kommune | 110-sentralen Oslo | Xxxx Xxxxxxxx xxxxx 0, 0000 Xxxx |
Øst 110-sentral IKS | 110-sentralen i Ski | Vestveien 16, 1400 Ski |
Hamar Kommune | Alarmsentral Brann Innlandet | Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx |
Selskapets formål er å ivareta deltakernes behov, plikter og oppgaver vedrørende anskaffelse, implementering, forvaltning og drift av felles oppdragshåndteringsverktøy, teknisk infrastruktur og andre relevante datasystemer. Selskapets formål er også å ivareta deltakernes behov for felles opplæring og håndtering av disse systemene for alle 110- sentralene.
Selskapets forretningskontor skal ligge i Oslo kommune.
5 EIERANDEL, INNSKUDDSPLIKT OG DELTAKERANSVAR
Deltakerne har eierandel, innskuddsplikt og deltakeransvar etter følgende modell (fastslått etter samme prinsipp som finansieringsmodellen i punkt 6.2):
a) 50 % fordeles likt mellom deltakerne.
b) 50 % fordeles mellom deltakerne etter innbyggertall per 1. januar inneværende år.
Dette gir følgende fordeling av eierandel, deltakeransvar og innskuddsplikt:
Navn deltaker | Eierandel og ansvar i % | Innskudd |
Sør-Varanger kommune | 5 | 75 000 kr |
Tromsø kommune | 6 | 90 000 kr |
Salten Brann IKS | 6 | 90 000 kr |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 8 | 120 000 kr |
Ålesund kommune | 7 | 105 000 kr |
Bergen kommune | 10 | 150 000 kr |
Rogaland brann og redning IKS | 9 | 135 000 kr |
110 Agder IKS | 7 | 105 000 kr |
Sør-Øst 110 IKS | 10 | 150 000 kr |
Oslo kommune | 13 | 195 000 kr |
Øst 110-sentral IKS | 11 | 165 000 kr |
Hamar kommune | 8 | 120 000 kr |
Eierandel/ansvar | 100 | - |
Total selskapskapital | - | 1 500 000 kr |
Selskapet skal opprettholde en egenkapital på et nivå som er hensiktsmessig for å ivareta selskapets drift.
6 ANDRE FORPLIKTELSER TIL SELSKAPET
Deltakerne gir styret i selskapet fullmakt til å inngå avtaler som er nødvendige for oppfyllelse av selskapets formål.
Deltakerne gir styret i selskapet fullmakt til å inngå avtale vedrørende drift av felles oppdragshåndteringsverktøy, teknisk infrastruktur og andre relevante datasystemer.
Deltakerne fordeler alle selskapets kostnader mellom seg etter følgende modell:
a) 50 % av samlet kostnad fordeles likt mellom deltakerne.
b) 50 % av samlet kostnad fordeles mellom deltakerne etter innbyggertall per 1. januar inneværende år.
Deltakerne dekker selv kostnader til å stiller med ressurser for å oppfylle sine og selskapets plikter etter denne selskapsavtalen, herunder reise, opphold og oppmøte i møter.
Dersom en deltaker stiller enkeltressurser særskilt til disposisjon for selskapet, skal kostnadene for dette fordeles etter hovedregelen.
Selskapet vil være avtalepart i leverandøravtaler med systemleverandører, og vil hefte utad for alle forpliktelser i leverandøravtalene.
Deltakerne plikter å finansiere anskaffelsen av oppdragshåndteringsverktøy, teknisk infrastruktur og andre relevante datasystemer i henhold til finansieringsmodellen i punkt 6.2, samt å kjøpe tilgang til, implementering av, opplæring av og drift og vedlikehold av infrastrukturen og systemene så lenge de er deltakere i selskapet. Selskapet fakturerer den enkelte deltaker i henhold til finansieringsmodellen
Særskilte kostnader som kun vedkommer egen 110-sentral holdes utenfor fordelingen over og belastes direkte til denne. Ved uenighet om hva som er særskilte kostnader, skal dette avgjøres av referansegruppen.
Leverandører av varer og tjenester fakturerer selskapet.
Selskapet fakturerer deltakerne i samsvar med modellen i punkt 6.2. Faktureringen vil skje med en slik hyppighet at selskapet løpende sikrer sin likviditet.
Det er ikke adgang for en deltaker å holde tilbake betaling til selskapet, uavhengig av årsak.
Selskapet kan ta opp lån. Selskapets samlede låneopptak begrenses oppad til 200 000 000 kr.
Følgende definisjoner gjelder for denne selskapsavtalen:
Leverandøravtaler | De avtaler IKSet inngår med leverandører. |
Løsning(er) | Systemer som anskaffes, eksempelvis oppdragshåndteringsverktøy. |
Deltaker | Alle kommuner eller 110-sentraler i Norge slik de fremkommer av punkt 2. |
Representantskapets medlemmer | De personer som innehar myndighet til å representere en deltaker, jf. punkt 8 og som er valgt av rett organ. |
Tjenestemottaker | Alle 110-sentralene som er deltakere i selskapsavtalen blir tjenestemottakere i leverandøravtaler. |
Systemleverandør | Leverandører av systemer og infrastruktur. |
Selskapsavtalen skal tolkes og praktiseres i samsvar med selskapsavtalens formål, jf. punkt 3, dog slik at deltakerne ikke er forpliktet til å handle i strid med det til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
Representantskapet er selskapets øverste myndighet.
Representantskapet skal bestå av én representant fra hver deltaker. Hver deltaker oppnevner ett medlem hver, med minst ett personlig varamedlem. Medlemmet velges for 4 -fire- år av gangen.
Det følger av IKS-loven at medlemmene av representantskapet oppnevnes av deltakerne gjennom kommunestyre eller representantskapet i deltakende IKS-selskap.
Deltakernes representanter har myndighet til å opptre på vegne av de respektive deltakerne. Hver deltaker må selv besørge at representanten har de nødvendige fullmakter i samsvar med denne selskapsavtalen.
Representantskapet velger selv leder og nestleder.
Representantene har et antall stemmer tilsvarende modellen for kostnadsfordeling punkt 6.2, og fordeler seg slik på tidspunktet for signering av avtalen (justeres årlig etter innbyggertall per 1. januar inneværende år):
Navn deltaker | 110-sentral | Stemmer |
Sør-Varanger kommune | 110-sentralen for Finnmark | 5 |
Tromsø kommune | 110-sentralen Troms | 6 |
Salten Brann IKS | 110-sentralen i Nordland | 6 |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 110-sentralen i Trondheim | 8 |
Ålesund kommune | Møre og Romsdal 110-sentral KF | 7 |
Bergen kommune | 110 Vest | 10 |
Rogaland brann og redning IKS | 110-sentral Sør-Vest | 9 |
110 Agder IKS | 110-sentralen Agder | 7 |
Sør-Øst 110 IKS | 110-sentralen Tønsberg | 10 |
Oslo kommune | 110-sentralen Oslo | 13 |
Øst 110-sentral IKS | 110-sentralen Ski | 11 |
Hamar kommune | Alarmsentral Brann Innlandet | 8 |
Totalt antall stemmer | 100 |
Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte minst én gang per år.
Innkalling til representantskapsmøte skal skje i tråd med de frister som gjelder i IKS-loven. Både innkalling og protokoll skal sendes representantskapets medlemmer og deltakerne.
Følgende saker skal årlig behandles av representantskapet:
1. Årsmelding og regnskap
2. Tilskudd fra deltakerne for påfølgende år
3. Budsjettrammer og økonomiplan
Følgende beslutninger ligger til representantskapet og behandles ved behov:
1. Valg av styre
2. Valg av valgkomité
3. Valg av revisor
4. Langsiktig strategi for selskapet
5. Låneopptak
6. Spørsmål om stiftelse, kjøp eller deltakelse i andre selskaper, samt inngåelse av langsiktige avtaler av økonomisk betydning
Møtelederen skal sørge for at møter i representantskapet avvikles i tråd med reglene om vedtaksdyktighet, møteplikt, møterett, møteledelse og møteprotokoll og øvrige bestemmelser i IKS-loven. Møter kan gjennomføres som fjernmøter.
Vedtak i representantskapet fattes med flertall av de avgitte stemmer, og ellers i tråd med IKS-loven.
Representantskapet skal nedsette en valgkomité og vedta instruks for valgkomiteen.
Valgperioden følger valgperioden til representantskapet. Styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Valgkomiteen skal bestå av minst 3 -tre- medlemmer, og ha en sammensetning som representerer bredden av selskapets deltakere.
Valgkomiteen fremmer begrunnet forslag om valg av styre, leder og nestleder til representantskapet samt forslag om godtgjøring til styret.
12 SELSKAPETS STYRE OG DAGLIGE LEDELSE
Styret skal bestå av 6 -seks- medlemmer og 2 -to- numeriske varamedlemmer. Representasjon ivaretas i samsvar med IKS-loven § 10, jf. aksjeloven § 2-6.
Styret velges av representantskapet for 2 -to- år av gangen, dog slik at tre medlemmer og ett varamedlem velges hvert år. Xxxxxxx leder og styrets nestleder velges for 2 -to- år av gangen, men dog slik at styrets leder og nestleder velges av representantskapet i forskjellige år.
Representantskapet fastsetter godtgjøring til styret etter innstilling fra valgkomiteen. Daglig leder ansettes av styret og styret fastsetter lønn til vedkommende.
Styremøter avvikles i tråd med reglene i IKS-loven. Møter kan gjennomføres som fjernmøter.
Styret skal hver valgperiode fastsette en styreinstruks og en instruks for daglig leder, inkludert eventuell delegasjon av rett til å tegne selskapets firma.
Styret skal årlig evaluere eget arbeid. Oppsummering av denne evalueringen skal forelegges valgkomiteen.
14 SELSKAPETS REPRESENTASJON UTAD
Styret i fellesskap eller styrets leder og et styremedlem i fellesskap tegner selskapets firma.
Daglig leder har ansvar for selskapets daglige drift innenfor den instruks som fastsettes av styret.
Styret har arbeidsgiveransvaret for daglig leder. Daglig leder har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av daglig leder i samsvar med styrets retningslinjer.
Selskapet skal være tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon med tariffavtale.
Selskapet skal være medlem av tjenestepensjonsordning med vilkår tilsvarende kommunalt ansatte.
Styret har plikt til å sørge for regnskapsføring i tråd med lov og forskrift, og at det foretas revisjon av selskapet.
Regnskap skal føres etter kommunelovens regnskapsprinsipper, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Revisor velges av representantskapet.
Styret og daglig leder har det overordnede ansvaret for daglig drift av selskapet, forvaltning og oppfølging av leverandøravtaler.
For å sikre tilstrekkelig brukermedvirkning fra fagmiljøet i 110-sentralene og å gjøre de deltakende 110-sentralene i stand til å følge opp sitt lokale ansvar, opprettes det en referansegruppe.
Referansegruppen består av representanter for de deltakende 110-sentralene. Den enkelte 110-sentral skal velge hver sin representant til gruppen før det inngås leverandøravtale med systemleverandøren for nytt oppdragshåndteringsverktøy. I det denne avtalen inngås skal referansegruppen være operativ.
Referansegruppen skal rådgi i saker av prinsipiell faglig betydning for 110-sentralene.
Daglig leder kaller inn til møter etter behov, minimum hvert kvartal. Daglig leder forbereder og fremmer saker til referansegruppen. Møter kan avholdes ved fysisk oppmøte eller via digitale plattformer.
Alle deltakere forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til rådighet for samarbeidet.
Deltakerne skal uansett:
a) Stille ressurser til disposisjon ved behov
b) Avdekke og spille inn egne behov, muligheter og begrensinger
c) Selv tilrettelegge for integrasjon og utrulling i egen 110-sentral
Deltakerne har felles ansvar for forvaltning av løsninger som anskaffes under denne selskapsavtalen.
Daglig leder har ansvar for den daglige oppfølgingen av leverandøravtaler.
I forvaltningen av avtaler med systemleverandører skal blant annet følgende oppgaver ivaretas:
a) Melding av feil og oppfølging mot systemleverandør
b) Oppfølging av rapporter og oppfølging mot systemleverandør
c) Følge opp SLA tjenestenivå
d) Følge opp og implementere nye programvareversjoner
e) Endringsbehov
f) Systemopplæring
g) Jevnlig og relevant kommunikasjon og informasjon med/til deltakerne
17.5 Forholdet til deltakernes eksisterende IT-systemer
Deltakerne skal samarbeide om å kartlegge eksiterende IT-systemer og sikre en kontrollert systemovergang.
Ansvaret for systemovergang ligger hos den respektive deltaker.
Plan for systemovergang skal inngå i implementeringsplanen. Implementeringsplanen skal for systemovergangens vedkommende være robust for eventuelle forsinkelser i andre deler av implementeringsplanen, herunder skal det være fleksibilitet med hensyn til hvor lenge eksisterende system kan holdes i drift.
Hver deltaker får en rett til å bruke løsninger anskaffet av selskapet innenfor rammene av selskapsavtalen og leverandøravtalene.
Selskapsdeltakerne skal opptre lojalt for å ivareta hverandres interesser.
Deltagerne kan tidligst si opp deltagerforholdet i selskapet når det er gått 20 år fra det tidspunkt denne avtalen første gang ble signert.
Dersom det besluttes at en eller flere deltakerkommuner ikke skal ha ansvar for 110- tjenesten (jf. brann- og eksplosjonsvernloven § 16), kan den eller de deltakerne som ikke lenger skal ha slik tjeneste overføre sine rettigheter, sitt ansvar og forpliktelser etter selskapsavtalen til den deltaker som er utpekt til å overta 110-sentralens plikter fra tidspunktet endringen trer i kraft. Slik overføring vil hva gjelder selskapsavtalen ikke anses som uttreden, men sammenslåing med en eller flere av avtalens øvrige deltakere. Øvrige selskapsdeltakere underrettes om endringen. Oppdatert oversikt over deltakere, innskutt kapital og antall stemmer den enkelte deltaker innehar etter sammenslåingen utarbeides som vedlegg til selskapsavtalen.
19 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET
Innsynsbegjæringer knyttet til anskaffelser, inngåtte avtaler og herværende selskapsavtale håndteres av selskapets styre i samsvar med offentleglova.
Deltakerne plikter å sørge for at alle de ansatte i egen organisasjon (herunder innleide ressurser) bevarer taushet i samsvar med forvaltningslovens §§ 13, 13a, 13b og 13c om det de får vite om noens personlige forhold, tekniske innretninger og fremgangsmåter ved utføring av arbeid i forbindelse med denne selskapsavtalen.
I den grad en deltaker ikke kan oppfylle sine plikter etter selskapsavtalen, skal de andre deltakerne uten opphold orienteres om avviket og deltakerens plan for å rette opp avviket.
Ved mislighold av selskapsavtalen gjelder de alminnelige erstatningsrettslige regler i kontrakt.
Tvister om fortolkning eller gjennomføring av selskapsavtalen skal først søkes løst ved forhandling mellom representanter for deltakerne.
Dersom dette ikke fører frem, kan deltakerne bli enige om å søke bistand fra en omforent mekler. Kostnadene til en slik mekler dekkes av deltakerne i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 6.2.
21.2 Domstolsbehandling og verneting
Dersom det ikke oppnås enighet etter forhandling eller mekling, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstoler.
Verneting er Oslo kommune.
Deltakerne skal straks informere hverandre om klager, søksmålsvarsel, stevninger og begjæringer om andre rettergangsskritt initiert av tredjepart som har sin bakgrunn i anskaffelser eller selskapsavtalen.
Selskapet ivaretar deltakernes rettigheter ved klage, søksmål eller andre rettergangsskritt. Deltakerne skal i fellesskap drøfte og koordinere rettergangsskritt, prosesshandlinger, faktiske og rettslige standpunkter, som skal legges til grunn så langt avgjørelsene ikke har «prinsipiell betydning», jf. kommuneloven § 20-2.
Idømte/tilkjente erstatninger fordeles i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 6.2, med mindre misligholdet kan henføres til en eller flere deltakere.
Selskapsavtalen trer i kraft ved signering og løper inntil annet blir bestemt, se likevel punkt 18.
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Sør-Varanger kommune | Tromsø kommune | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Salten Brann IKS | Hamar kommune | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Midt-Norge 110-sentral IKS | Ålesund kommune | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Bergen kommune | Rogaland brann og redning IKS | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
110 Agder IKS | Sør-Øst 110 IKS | |
Dato: Navn: | Dato: Navn: | |
Oslo kommune | Øst 110-sentral IKS |