KONKURRANSEGRUNNLAG
Engerdal | Stor-Elvdal | Trysil | Åmot |
kommuner
KONKURRANSEGRUNNLAG
SO-11-01: Telefoni, trafikk og tjenester
Tilbudsfrist: 21. mars 2011 kl. 12.00
Tilbudsåpning: 21. mars 2011 kl. 12.00
1 Oppdragsgiver
1.1 Oppdragsgivers navn og adresse
Oppdragsgiver er Engerdal, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot kommuner.
Konkurransen gjennomføres av Abakus AS org. nr. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.
Organisasjon Abakus as på vegne av oppdragsgiver | Kontaktperson Xxxxxxxxx Xxxxx |
Postadresse Postboks 128 | Postnummer og sted 2440 Engerdal |
Telefon 00 00 00 00 | Direkte telefon 000 00 000 |
E-post | Nettadresse |
1.2 Adresse hvor ytterligere informasjon om denne kunngjøringen kan fås
Som i 1.1
1.3 Kontaktpunkt hvor tilgang til konkurransegrunnlag og/ eller andre dokumenter kan fås
Som i 1.1
1.4 Adresse hvor tilbud eller forespørsel om deltakelse skal sendes
Som i 1.1
1.5 Innleveringssted og -form
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS.
Hvis dere kvitterer i Mercell med elektronisk signatur er det ikke nødvendig å sende papirkopi. Hvis dere ikke har elektronisk signatur må det leveres en komplett og signert papirkopi i tillegg. Denne må være postlagt innen tilbudsfristens utløp, konvolutten må være påført innleveringstidspunkt og tydelig merket med
”Tilbud SO-11-01: Telefoni, trafikk og tjenester”
1.6 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter:
1. Tilbudsbrev og –beskrivelse
2. Besvart kravspesifikasjon
3. Utfylt prisskjema
4. Dokumentasjon jfr. krav nevnt i punkt 4 i dette dokumentet
5. Annen aktuell informasjon etter tilbyder skjønn
1.7 Offentlighet
Ny offentlighetslov trådte i kraft 01.01.2009. Dette innebærer at en større del av dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser, blir gjenstand for offentlighetens innsyn.
Av den grunn ber vi om at tilbyder lever et separat tilbud som inneholder den informasjon som kan gjøres offentlig. Det vil si at innholdet som er taushetsbelagt skal være sladdet. Dette tilbudet leveres elektronisk i pdf- format.
Oppdragsgiver avgjør endelig hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.
2 Kontraktens gjenstand
2.1 Beskrivelse
2.1.1 Kontraktstype
Kontrakt basert på Statens standardavtale Den store kjøpsavtalen (SSA- K) (27.11.2009). Avtalen utformes som disposisjonsrett til løsninger og tjenester produsert i leverandørens tjenesteplattform. Spesifikke abonnementsavtaler gjøres direkte med kommunene.
Det kan inngås kontrakt med en eller to leverandører. De(n) enkelte kontrakt vil dekke både fast- og mobiltelefoni samt tilhørende tjenester. Se også nærmere beskrivelse av vilkårene under punkt 4.2 Tildelingskriterier
2.1.2 Oppdragsgivers betegnelse av avtalen
Telefoni – trafikk og tjenester
2.1.3 Sted for utførelse eller levering
Leveranser skal skje direkte til de enkelte virksomhetene i kommunene nevnt under pkt. 1.1.
2.1.4 Kontraktens gjenstand og omfang
Kontrakten gjelder for de tjenester og løsninger som er beskrevet i vedlegg 1 Kravspesifikasjon, vedlegg 2 Prisskjema, samt andre beslektede tjenester og løsninger. Stipulert årlig omfang for de nevnte kommunene er beskrevet i vedlegg 2 Prismatrise. Estimatet er basert på siste års statistikk.
Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, andre vedtak, organisering og rutiner kan endre omfanget.
Leverandørens tjenestetilbud kan endre seg i løpet av avtaleperioden. Avtalen vil av denne grunn også gjelde for nye og utvidede tjenester innenfor samme avtaleområde.
En avtale skal ikke være til hinder for at mindre suppleringskjøp kan foretas hos andre leverandører. Dette kan f.eks. gjelde alarmer,
datatrafikk med spesielle krav til kryptering for bruk på smarttelefoner i helse- og omsorgstjenesten osv.
Oppdragsgiver forplikter seg ikke til kjøp av mobiltelefoner med eller uten binding gjennom tjenesteleverandøren dersom dette tilbys, men vil vurdere dette ved behov.
2.1.5 Anbudsgrunnlag og reservasjoner
Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene med vedlegg, kunngjøring i Doffin og evt. tilleggsinformasjon.
Hvis tilbyder har innsigelser mot noen av formuleringene i konkurransedokumentene eller vilkårene skal disse spesifiseres i tilbudet, dersom de skal anses som gyldige. Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder eller kan prises av oppdragsgiver vil medføre avvisning.
2.1.6 Varighet og opsjoner
Avtaleperioden vil være 3 år fra kontraktsdato med kundestyrt opsjon på 1+1+1 års prolongering. Maksimal avtaleperiode er 6 år.
3 Juridiske, økonomiske og tekniske krav
3.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling
Dokumentasjon | |
Firmaattest | Norske firma: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. |
Skatteattest Merverdiavgiftsattest | Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. |
HMS-egenerklæring | HMS-egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx/ |
Egenerklæring om xxxxxx | Xxxxxx for egenerklæring om vandel kan hentes på nettadressen: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx/ Egenerklring_om_vandel.doc |
Økonomisk informasjon | Kredittvurderingsrapport fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap, f.eks. Dun&Bradstreet, Kredinor eller tilsvarende. Rapporten skal være datert etter kunngjøringstidspunktet for konkurransen. Dersom dette ikke vedlegges, skal det bekreftes at Abakus as har fullmakt til å hente Dun & Xxxxxxxxxx utvidet rapport og legge opplysningene i rapporten til grunn for en vurdering av tilbyders økonomiske og finansielle situasjon. Det kreves kredittrating lik eller bedre enn ”A” eller ”AN” i Dun & Bradstreet ratingsystem eller tilsvarende godkjent system for å delta i konkurransen. |
4 Prosedyre
4.1 Prosedyretype
Konkurransen gjennomføres som en et-trinns konkurranse med forhandlinger.
Det gjennomføres ikke prekvalifisering, alle interesserte leverandører kan levere tilbud. Maksimalt 4 leverandører vil inviteres til forhandlinger etter en innledende evaluering av tilbudsbesvarelsene. Tildelingskriteriene legges til grunn for denne evalueringen.
4.2 Tildelingskriterier
Oppdragsgiverne nevnt i punkt 1.1 vil etterstrebe å inngå en samlet avtale for hele regionen. Imidlertid har kommunene forskjellige behov og prioriteringer, og forbeholder seg derfor retten til å individuelt benytte det oppgitte intervallet i vektingen av tildelingskriteriene for å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I praksis kan dette gi utslag i at én tjenesteleverandør ikke nødvendigvis har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for samtlige kommuner. Samlet vekting vil uansett bli 100 %.
4.2.1 Priser (vekt 30 - 50 %)
Prisene skal fremsettes eksklusive merverdiavgift i vedlagt prisskjema, og inneholdende alle relevante kostnader og avgifter. Tilbyder er ansvarlig for at prisskjema er korrekt og fullstendig utfylt.
Det må klart oppgis i besvart kravspesifikasjon hvilke funksjoner som er inkludert i abonnementsprisen og om noen av funksjonene krever spesielle tilleggsabonnement. Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert i prisene.
4.2.2 Funksjonalitet, tjenester og brukervennlighet (vekt 30 - 50 %) Kriteriet evalueres etter utfylt kravspesifikasjon samt annen levert dokumentasjon. Det må forventes at tilbyder må presentere og
demonstrere løsningens funksjonalitet ”live”.
Det vil legges vekt på tilbyders totale tjenestetilbud, hvilke løsninger som er tilgjengelig og samlet funksjonalitet tjenesteleverandøren kan tilby.
Funksjonalitet vurderes ut fra en samlet vurdering av besvart kravspesifikasjon. Funksjonalitet/tjenester ut over det som er beskrevet i kravspesifikasjon anses å gi større muligheter og fleksibilitet for å dekke oppdragsgivers nåværende og fremtidige behov.
Brukervennlighet og administrasjonsmuligheter
Løsningens administrasjonsverktøy bør være lettfattelig og intuitivt i bruk. Administrasjonsverktøyets samlede funksjonalitet, brukervennlighet og
muligheter tillegges vekt, samt hvordan oppdragsgiver kan benytte administrasjonsverktøyet for å vedlikeholde organisasjonsstruktur, fakturaadresser, brukerrettigheter på abonnement, tilleggstjenester etc.
Statistikk og forbrukskontroll
Hvilke rapporter systemet støtter (f.eks. 0-trafikk rapport, endringer i forbruksmønster), rapporter/varsling for å optimalisere kostnader.
E-faktura, faktureringsløsning, forbrukskontroll
Oppdragsgiver benytter pr. d.d Agresso økonomisystem. Xxxxxxxx bes beskrive e-fakturaløsningen og hvordan denne kan integreres mot Agresso for å forenkle fakturahåndtering.
Oppfølging, service og support
Oppdragsgiver ønsker en nær kontakt med leverandøren innen de forespurte tjenestene med hensyn til kompetanseoverføring, informasjon og kontaktmøter. Tilbyder skal beskrive sitt opplegg.
Tilbyder skal beskrive supportapparatet og evt. dedikerte kontaktpersoner.
4.2.3 Xxxxxxx og oppetider (10 – 20 %)
Tilbyder skal beskrive statistikk for løsningen og tjenesteplattformens oppetider, samt hvilke oppetidsgarantider som tilbys.
4.3 Administrativ informasjon
4.3.1 Behandlingsprosedyre
Etter anbudsåpning vil Abakus as distribuere dokumenter til oppdragsgiver. Abakus as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud og oppdragsgiver beslutter hvem som skal tildeles kontrakt. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.
4.3.2 Konfidensialitet
Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til lover og forskrifter. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.
(Iht. Lov 2006-05-19 nr 16:Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd §23 jfr. Fvl §§ 13 og 19b)
4.3.3 Tilbudsåpning
Tilbudsåpning vil finne tid og sted som angitt på førstesiden og i hht. kunngjøring i Doffin-databasen. Tilbudsåpningen er lukket.
4.3.4 Deposita og garantier
Jfr. kunngjøring i Doffin-databasen.
4.3.5 Vedståelsesfrist
Jfr. kunngjøring i Doffin-databasen.
4.3.6 Endring av forespørsel
Oppdragsgiver kan endre forespørselen inntil 6 dager før anbudsfristens utløp.
4.3.7 Kostnader i forbindelse med anbudsprosessen
Alle kostnader knyttet til utarbeidelse av tilbudet og gjennomføring av konkurransen er tilbyders ansvar.
4.3.8 Komplett tilbud
Xxxxxxxx er ansvarlig for å forvisse seg om at alle dokumentene vedrørende forespørselen er kjent. Videre er tilbyder ansvarlig for å sette seg inn i og besvare alle deler av forespørselen.
Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert dersom ikke annet er oppgitt.
4.3.9 Underleverandører
Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til ”Forskrift om offentlige anskaffelser” av 7. april 2006. Hvilke underleverandører som benyttes, og i hvilket omfang, skal oppgis i tilbudet.
4.3.10 Språk
Tilbudet og øvrig informasjon, brosjyremateriell etc. skal leveres på norsk.
4.3.11 Xxxxxxxxxxxx
Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.
4.3.12 Spørsmål under anbudsprosessen
Spørsmål under anbudsprosessen vil bli anonymisert og sammen med svar vil bli sendt alle som har hentet konkurransedokumentene.
Henvendelser skal skje skriftlig (primært e-post), til adresse som oppgitt i punkt 1.1.
Vedlegg:
Prisskjema Kravspesifikasjon