Prosedyre for evaluering og godkjenning av underleverandører

1. Formål og omfang

Prosedyren skal sikre at underleverandører av varer og tjenester tilfredsstiller krav til kvalitet som er vesentlige for gjennomføring av STCW-konvensjonen.

1.1 Prosess

Denne prosedyre vil være en del av prosessdokumentasjon som gjelder for alle definerte virksomhetsområder.

2. Målgruppe

Prosedyren gjelder for alle med innkjøpsmyndighet som foretar innkjøp for Laksevåg og Bergen Maritime videregående skole

3. Beskrivelse og ansvar

Innkjøpstrategi og retningslinjer for Vestland fylkeskommune legges til grunn og er utgangspunktet for alle innkjøp. Se eksterne referanser. Avdelingsledere godtar innkjøp for sine ansatte innenfor de rammer som er bestemt av rektor. Avdelingsledere har fullmakt til å foreta egne innkjøp innenfor rammer bestemt av rektor. Leder Administrasjon har ansvar for funksjonen innkjøp, og har også rådgivende mandat.

Rektor har øverste ansvar for alle skolens aktiviteter, herunder også innkjøp.

3.1. Rammeavtaler

Inngåelse av nye lokale rammeavtaler skal godkjennes av Leder Administrasjon, eller rektor. For øvrig vises det til rammeavtaler inngått av VLFK som skal brukes. Se eksterne referanser.

3.2. Samarbeid og godkjenning av leverandører

Nødvendige innkjøp samt avtaleinngåelse eksterne kurs eller annen undervisning som leies inn, må foretas hos leverandører som er verifisert for formålet, som f.eks. godkjent sikkerhetssenter når det gjelder sikkerhets- og beredskapskurs. Før avtale inngås, innhenter skolen dokumentasjon på at leverandør innehar nødvendige kvalifikasjoner, f.eks. i form av sertifikater, autorisasjoner e.l. Det skal innhentes kopi av godkjenningsbrev evt. godkjenningsnummer før avtale inngås.

Oppdaterte godkjenninger innhentes i forbindelse med internrevisjoner.

I mange tilfeller oppfylles kravene over i samarbeid med VLFK sin innkjøpsavdeling, samt rådgiver ved VLFK sin opplæringsavdeling. Kravspesifikasjoner utarbeides, og legges til grunn for anbud og intensjonskunngjøringer, i de avtalescenarier som krever dette. For kurs som inngår i elevenes læreplaner, kontrolleres innhold og kvalitet ved ekstern revisjon. Dersom det finnes konkurrerende leverandører, innhentes anbud, i henhold til retningslinjer for VLFK. (Opplysninger i ev. rammeavtaler er konfidensielle og må ikke røpes i forhandlinger med andre.)

Skjema «Oversikt over og kontroll av underleverandører» skal benyttes for kvalitetssikring av underleverandører, og skal være oppdatert. Avdelingsledere informerer KS leder ved endringer/oppdateringer. Jamfør interne referanser.

Skjema «Innkjøpsoversikt» viser overordnet rammeverk for innkjøp. Jamfør interne referanser.

Se eksterne referanser for regelverk som Vestland Fylkeskommune, og dermed Laksevåg og Bergen Maritime vgs, forholder seg til.

3.3. Bestilling av varer og tjenester

Bestilling skjer skriftlig, via e-post, via Visma Enterprise, eller på faks. Dersom dette er bestilling av tjenester/undervisning som skal inngå i undervisningen må dette skje i så god tid i forveien at kurset kan innpasses i elevenes undervisningsplan, ev. i arbeidsplan for personalet. Dokumenter sendes til Innkjøpsansvarlig (Leder Administrasjon) for arkivering.

3.4. Kontroll av utført kurs eller undervisning

Kurs skal ha en evaluering etter gjennomførelse. Kontaktlærer sørger for at elevene som har vært deltakere, gjennomfører evalueringen. Kursevaluering bringes inn i Ledelsens Gjennomgang. Avdelingsleder sørger for nødvendig evaluering av personalkurs.

3.5. Reklamasjon

Innkjøpsansvarlig sørger for nødvendige reklamasjoner og følger opp videre saksbehandling. Innkjøpsansvarlig innhenter eventuelt assistanse fra VLFK sin innkjøpsavdeling/opplæringsavdeling.

3.6 KS-systemets relevans for leverandører

Bestemmelser i KS-systemet skal gjelde for skolens leverandører. I nye kontrakter (f.o.m. november 2018) inntas en klausul som ber leverandørene orientere seg opp imot skolens KS-system, og etterlever de bestemmelser som måtte være relevante.

Internrevisjoner vil sjekke om leverandører har utført dette punkt. (2.4.1 i DnV-GL 2017)

Interne referanser

Oversikt over og kontroll av underleverandører Innkjøpsoversikt

DnV GL 2017 Standard – 2.4 Evaluation of suppliers/0.0.0. General

Eksterne Referanser

• Avtaleoversikt Vestland Fylkeskommune

• Kontraktstyringsverktøy Vestland Fylkeskommune

• Innkjøpshandbok Vestland Fylkeskommune

• Dokument for anskaffingar under kr. 500.000

• Styrande dokument Vestland Fylkeskommune

• DIFI - xxxxxxxxxxxx.xx

• DOFFIN