Versjon 0.96 29.03.2019 Prosedyreregler for konkurranse om Billettkontroll Område x
|
Versjon 0.96
29.03.2019 |
Prosedyreregler
for konkurranse om |
Billettkontroll |
|
Innhold
1.1 Overordnet om anskaffelsen 2
1.2 Om Oppdragsgiver og oppdraget 2
1.5 Frister for konkurransen 3
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning 4
2. Gjennomføring av konkurransen 4
2.1 Konkurransegjennomføringsverktøy 4
2.2 Spørsmål, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 4
3.1 Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav 4
3.2 Egenerklæringsskjema (ESPD) og innlevering av kvalifikasjonssøknad 5
3.2.2 Utfylling av ESPD-skjemaet med samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav 5
3.2.3 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner 6
3.3 Støtte fra andre virksomheter 6
4. Tilbudets innhold og organisering 7
4.5 Tilbudets oppbygning og utforming 7
5. Innlevering og behandling av tilbud 8
5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget 8
6. GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER 8
7. Avlysning og totalforkastelse 8
8.2 Tildelingskriterier og vekting 9
8.3 Beskrivelse av tildelingskriteriene 9
8.3.3 Plan for rekruttering 10
Innledning
1.1 Overordnet om anskaffelsen
Xxxxx (også kalt «Oppdragsgiver») inviterer med dette til å gi tilbud på anskaffelsen av Billettkontrolltjenester for Oslo og Akershus. Oppdraget er inndelt i 4 kontrakter.
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II.
Tilbudet som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet for hver kontrakt vil bli valgt.
Valgt anskaffelsesprosedyre er «konkurranse med forhandling» i to trinn. Dette betyr at det først vil bli foretatt en kvalifisering av tilbyderne basert på kvalifikasjonskravene. Tilbyder må derfor først levere en kvalifikasjonssøknad sammen med utfylt ESPD-skjema, se nærmere om dette i punkt 3.
Deretter vil kun de tilbydere som er kvalifisert bli invitert til å innlevere tilbud. Nærmere regler for innlevering av tilbud følger av punkt 4 og 5, mens reglene for gjennomføring av forhandlingene følger av punkt 6.
Tilbyderne oppfordres til, og har ansvaret for, å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Ruter.
1.2 Om Oppdragsgiver og oppdraget
Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til hjemmesiden: xxxx://xxx.xxxxx.xx.
Ruter er ansvarlig for at det gjennomføres billettkontroll på buss, trikk, T-bane og båt på de linjer selskapet har konsesjon for. Retningslinjer for hvordan billettkontrollen skal gjennomføres er nedfelt i en egen instruks som gjelder for all billettkontroll som skjer på Ruters linjenett.
På trikk og T-bane gjennomføres billettkontrollen av Sporveien Oslo, mens billettkontroll på båt og buss i Oslo og Akershus for tiden gjennomføres av Securitas. I 2018 ble billettene til cirka 2,6 millioner passasjerer på buss og båt i Oslo og Akershus kontrollert.
Oppdragets omfang
Oppdraget omfatter billettkontroll på alle buss- og båtlinjer som Ruter har ansvar for i Oslo og Akershus, som nærmere beskrevet i Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen.
Oppdragsgiver anslår at samlet verdi for alle 4 kontrakter er om lag 80 millioner kroner per år ved oppstart i 2020.
En oversikt over hvilke linjer som inngår i hvilken kontrakt følger av bilag 1 til Oppdragsbeskrivelsen.
Kontrakt |
Anslag antall busslinjer |
Anslag antall båtlinjer |
Anslag antall kontrollerte / år |
Indre by |
13 |
4 |
2 040 000 |
Vest |
51 |
1 |
360 000 |
Sør |
58 |
4 |
440 000 |
Nordøst |
79 |
0 |
270 000 |
Tallene må anses som et estimat som ikke er forpliktende for Oppdragsgiver. Estimatet kan ikke legges til grunn som eksakt beregning av Oppdragets omfang.
Båtlinjene vil bli samlet og lagt til en av kontraktene.
Ruter ønsker å kjøpe et avtalt kontrollomfang, som vil være spesifisert på:
Type kontroll (innkontroll, sivil eller uniformert vognkontroll og lukket kontroll)
Hvor den skal gjennomføres (linjer og nærmere definerte geografiske delmarkedsområder)
Når det skal gjennomføres (ukedag og tidspunkt på døgnet)
1.4 Kontraktens varighet
Oppdraget gjelder for perioden 01.03.2020 til 28.02.2022, med mulighet for 1+1+1 års forlengelse, se vedlagte Kontrakt.
1.5 Frister for konkurransen
Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:
Aktivitet |
Xxxx |
Xxxxxxxxxxx |
Dialogkonferanse |
10.04.2019 |
Kl 09:00 |
Kunngjøring av konkurransen |
|
|
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen |
|
|
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen |
|
|
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til tilbyderne |
|
|
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget |
|
|
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget |
|
|
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) |
|
|
Forhandlinger og reviderte tilbud |
|
|
Forventet tildeling |
|
|
Vedståelsesfrist |
|
|
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) |
01.03.2020 |
|
Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende (dvs. innenfor vedståelsesfristen).
1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget består av følgende to deler:
Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i
konkurransefasen.
Kontrakten som angir vilkår for tjenesten og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Leverandøren med følgende vedlegg:
Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse med 11 bilag
Vedlegg 2 Databehandleravtale
Vedlegg 3 Handlingsregler for Ruters leverandører
Gjennomføring av konkurransen
2.1 Konkurransegjennomføringsverktøy
Ruter benytter konkurransegjennomføringsverktøy fra EU-Supply for kunngjøring og gjennomføring av konkurransen. For å levere kvalifikasjonssøknad og tilbud i denne konkurransen må leverandørene benytte systemet. Registrering er gratis og skjer her: xxxxx://xx.xx-xxxxxx.xxx/xxxxx.xxx
Ruter anbefaler alle leverandørene om å starte arbeidet med innlevering av kvalifikasjonssøknad og tilbud i god tid før fristen. Kvalifikasjonssøknad og tilbud kan sendes flere ganger og revideres helt frem til fristen. Ruter vil først se kvalifikasjonssøknad og tilbud etter fristen.
Hvis det er utfordringer med å laste opp dokumenter kan brukerstøtte hos EU-Supply kontaktes på telefon x00 00 00 00 00.
2.2 Spørsmål, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Tilbyderne oppfordres til å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang bør gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.
Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via EU-Supply. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form gjennom EU-Supply. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra tilbydere gjennom EU-Supply.
I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Xxxxxxxxxxxxx anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli publisert i EU-Supply.
Kvalifikasjon
3.1 Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav
Kvalifikasjonskrav |
Dokumentasjonskrav |
Skatteattest for skatt og merverdiavgift |
|
Tilbyderen skal ha ordnede forhold til skattemyndighetene |
Tilbyderen skal framlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. |
Krav til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling |
|
Tilbyderen skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre Kontrakten |
Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å se at kravet er oppfylt. |
Krav til tilbyderens juridiske stilling |
|
Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak |
Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. |
Krav til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner |
|
Tilbyder skal være et godkjent vaktselskap for virkeområdet kontrolltjenester i henhold til lov 5. januar 2001 nr. 1 om vaktvirksomhet § 2 b |
Bekreftelse fra Politiet |
Xxxxxxxx skal ha erfaring med vaktvirksomhet, herunder konflikthåndtering |
En beskrivelse av foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, sammen med opplysninger om kontraktenes verdi, tidspunkt for levering og navn på mottaker. |
3.2 Egenerklæringsskjema (ESPD) og innlevering av kvalifikasjonssøknad
3.2.1 Generelt
Tilbyderen skal i første trinn av konkurransen fylle ut og levere det europeiske egenerklæringsskjemaet («ESPD») sammen med kvalifikasjonssøknaden. ESPD er en foreløpig dokumentasjon på at Tilbyderen oppfyller kvalifikasjonskravene og på at det ikke foreligger grunner for avvisning.
Det er ikke nødvendig å vedlegge dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt sammen med ESPD, men det er ønskelig at dette leveres samtidig. Tilbyderne må i alle tilfelle sørge for å ha dokumentasjonen som fremgår av punkt 3.1 tilgjengelig. Ved forespørsel fra Oppdragsgiver skal Xxxxxxxx kunne levere dokumentasjonen innen to virkedager.
Generell informasjon om egenerklæringsskjemaet finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
3.2.2 Utfylling av ESPD-skjemaet med samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav
Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets del II, III, IV og VI.
For del IV gjelder følgende:
I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.
3.2.3 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner
I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i Oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i forsyningsforskriften § 20-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.
Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i forsyningsforskriften § 20-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:
- § 20-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at Oppdragsgiver kan avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at Oppdragsgiver kan avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- § 20-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
3.3 Støtte fra andre virksomheter
Tilbyderen kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. Tilbyderen skal i så fall dokumentere at han har rådighet over disse ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring//økonomiske garantier fra den eller de aktuelle virksomhetene.
I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene i punkt 3.1, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.
For virksomheter som tilbyderen støtter seg på, skal det også leveres separate og signerte egenerklæringsskjema (ESPD). I tillegg skal det leveres dokumentasjon i henhold til punkt 3.1 for disse virksomhetene.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling, krever Oppdragsgiver at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av Kontrakten.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner.
3.4 Avvisning av tilbyder
Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller der det foreligger øvrig pliktige avvisningsgrunner vil bli avvist. Øvrige regler vedrørende avvisning av tilbydere følger av forsyningsforskriften § 20-2 flg. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler.
Tilbudets innhold og organisering
4.1 Generelt
Kun kvalifiserte tilbydere vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen.
Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som Oppdragsgiver foretar i tilbudsfasen vil bli meddelt innen fristen angitt i punkt 1.5.
4.2 Deltilbud
Det er anledning til å gi tilbud på en eller flere kontrakter beskrevet i dette konkurransegrunnlaget.
4.3 Alternative tilbud
Det tillates ikke at det leveres alternative tilbud. Med alternative tilbud menes tilbud med avvik fra konkurransens minstekrav.
4.4 Språk
Tilbudet skal være utformet på norsk.
4.5 Tilbudets oppbygning og utforming
4.5.1 Utforming av tilbudet
Tilbudet skal ha følgende inndeling |
Tilbudet skal inneholde |
Bilag som skal fylles ut og vedlegges |
Tilbudsbrev |
Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde en beskrivelse av hvilke Kontraktsområde tilbudet omfatter og en beskrivelse av eventuelle forbehold og avvik.
Vi gjør oppmerksom på at eventuelle forbehold og avvik kan føre til at tilbudet blir avvist. |
|
Vedlegg 1 |
Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelsen |
Følgende bilag skal fylles ut: Bilag 4 - Prisskjema Bilag 9 – Personal og bemanningsplan |
Vedlegg x |
Tilbyders aksept av Databehandleravtalen |
|
Tilbudet med alle vedlegg skal lastes opp i EU-Supply. Hvis det er utfordringer med å laste opp dokumenter kan brukerstøtte hos EU-Supply kontaktes på telefon x00 00 00 00 00.
Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i tabellen, kan ikke forvente at dokumentasjonen vil bli vurdert.
Innlevering og behandling av tilbud
5.1 Innlevering
Tilbudet med alle vedlegg skal lastes opp i EU-Supply. Nærmere informasjon om EU-Supply følger av punkt 2.1.
5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget
Dersom tilbyder har avvik (og forbehold) til konkurransegrunnlaget, skal dette angis tydelig i tilbudsbrevet. Det skal fremgå hva avviket gjelder og eventuelt hvor i tilbudet avviket er nærmere beskrevet.
Avvikets betydning for den tilbudte prisen bør beregnes av tilbyder. Oppdragsgiver har likevel en plikt til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik.
5.3 Avvisning
Regler om avvisning av tilbud følger hovedsakelig av forsyningsforskriften §§ 20-1, 20-8 og 20-9. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at avvik innebærer en risiko for at tilbudet kan bli avvist.
Det bemerkes at avvik fra krav formulert i konkurransegrunnlaget som, «skal» eller «må» eller liknende uttrykk, ikke i seg selv nødvendigvis medfører at avviket er vesentlig. Dette vil bero på en helhetlig vurdering av avviket.
GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Oppdragsgiver ser for seg å gjennomføre en forhandlingsrunde med alle kvalifiserte tilbydere, men forbeholder seg retten til å gjennomføre flere forhandlingsrunder dersom det er behov for det.
Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider ved tilbudene, bortsett fra tildelingskriteriene og minstekrav. Alle endringer av tilbudet må dokumenteres gjennom innlevering av revidert tilbud.
Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesregelverket, det vil si konkurranse, likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakter uten å gjennomføre forhandlinger, dersom konkurransesituasjonen og/eller tilbudene tilsier at det ikke er nødvendig med forhandlinger. Dette kan gjelde for ett, flere eller alle deloppdrag, avhengig av konkurransesituasjonen og tilbudenes innhold.
Avlysning og totalforkastelse
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn.
Tildelingskriterier
8.1 Tildeling av Kontrakt
Kontrakt tildeles den tilbyderen som etter Oppdragsgivers vurdering har levert tilbudet med best forhold mellom pris og kvalitet for hver kontrakt, basert på kriteriene i punkt 8.2 og 8.3 nedenfor.
I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng ved evalueringen av hvert kriterium.
I evalueringen av det enkelte tildelingskriterium vil det relativt sett beste tilbudet i konkurransen få 10 poeng. Vinneren av konkurransen vil være den som vektet får flest poeng på tildelingskriteriene.
8.2 Tildelingskriterier og vekting
Tildelingskriterier |
Vekting |
Delvekt |
|
40 % |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34 % |
|
20 % |
|
8.3 Beskrivelse av tildelingskriteriene
8.3.1 Pris
Tilbyder skal gi pris per kontrollert passasjer per kontrakt det gis tilbud på. Prisene legges inn i bilag x til Oppdragsbeskrivelsen.
Hver enkelt kontrakt vil bli evaluert separat.
Tilbyderne skal ikke gi rabatterte priser avhengig av volum. Eventuelle rabatter som tilbys
ved større volum eller ved tildeling av flere deloppdrag vil ikke bli hensyntatt i evalueringen.
Tilbyder er bundet av den prisen som angis i Tilbudet, uavhengig av hvilket volum tilbyder blir tildelt.
Eventuelle avvik som har betydning for pris legges til prisen etter en «worst case» vurdering av betydningen av avviket.
8.3.2 Løsningsforslag
Tilbyder skal besvare de 3 underpunktene for løsningsforslag i tabellen i punkt 8.2 bokstav a - c.
Leverandørene skal utarbeide en plan for oppstart av billettkontroll som angir hovedaktiviteter og fremdriftsplan
Under tildelingskriteriet vil Oppdragsgiver også evaluere relevant merverdi ved gjennomføring av oppdraget. Rutine for å gjennomføre oppdraget, f.eks hvordan forflytte seg fra busslinje til buss line, for å gjennomføre kontroller, planlegge kontroller
8.3.3 Plan for rekruttering
Tilbyder skal beskrive rutiner for rekruttering, opplæring og oppfølging av medarbeidere som gjennomfører kontrollen. Hvordan brudd på bilag 11 instruks for billekontroll vil bli behandlet.
Innsyn
Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før kontraktstildeling er gjennomført.
Tilbydere skal først levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter at reviderte versjoner er innlevert. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt Kontrakt.
Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.
Kontraktsinngåelse
Alle tilbydere som har gitt tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli satt en karensperiode på minst 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperioden.
Bindende avtale er inngått først når kontrakt er signert av begge parter.