Contract

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:

	Virksomhetens navn	Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP)
Kjøper (avtaleansvarlig)	Trondheim kommune	942 110 464
Tilhørende virksomheter	Stavne Arbeid Trondheim KF Stavne Inkludering Trondheim KF	981 400 690 923 801 154
Aksesspunkt	TietoEvry aksesspunkt
Leverandør (avtaleansvarlig)
Eventuelle underleverandører

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av

e-handelsløsningen.

Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen.

	Ja/Nei	Merknader
Produktkatalog	Ja
Fritekst (bestilling av varer utenfor katalogsortiment) med artikkelnummer og pris.	Ja	Følger samme ordreflyt som ordrer fra katalog.
Punch- out	Ja	Vurderes sammen med e-handelsansvarlig
Ordre	Ja
Ordrebekreftelse	Ja	Sendes på e-post til rekvirent, i tillegg til ordrebekreftelse på EHF
EHF Pakkseddel	Nei
Fakturering	Ja	Lovpålagt

Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.

Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlingsavtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtalen inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.

2023/9840

Referanse til forretningsavtalen som samhandlingsavtalen gjelder for

Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til 30 dager.

Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 30 dagers varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.

Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

● Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest fra: 06.11.2023

Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 14 dager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Trondheim xxxxxxx Xxxxxxxx 0000 Xxxxxxxxx 0000 Xxxxxxxxx.	NN
Hovedkontaktperson Tittel	Xxxxx Xxxxxx X-xxxxxxxxxxxxxxxx	NN
E-post adresse	Xxxxx0.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx	XX@xx.xx

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.

	Kjøper	Leverandør
Forpliktende underskrift	Avtalen signeres elektronisk i Mercell	Avtalen signeres elektronisk i Mercell

2. Meldingsutveksling

Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldende EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) .

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

2.1 Alternative meldingsutveksling eller format

Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.

Alternativ meldingsutveksling/format	Ja/Nei	Merknader
Ordrebekreftelse på e-post til bestiller/rekvirent.	Ja	Kan evt være til postmottaket til bestillende enhet. Ordrebekreftelse skal inneholde: - vårt ordrenummer - navn på bestiller - leveringsdato - leveringsadresse.
Pakkseddel (fysisk på forsendelsen eller per e-post til bestiller)	Ja	Pakkseddel skal inneholde: - vårt ordrenummer - navn på bestiller - leveringsadresse.
Ordrer per e-post	Ja/Nei	Noen leverandører kan ikke motta ordrer per EHF, da kan de motta ordrer per e-post.
Kataloge excel mal	Ja/Nei	For leverandører som ikke kan levere EHF katalog via aksesspunkt, så kan de lage katalog excel mal.

2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger

Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:

Spesifisering	Kommentar / Referanse / Eksempel
Identifikasjon av kunde 1.	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av leveringsadresse/kundenummer	GLN
Identifikasjon av varer og tjenester.	UNSPSC (UN-koder) og artikkelnummer
Ordre/bestillingsreferanse	Ordrenummer

Rammeavtale.	Navn på avtale
Formater på vedlegg.	PDF

3. Elektronisk produktkatalog

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller minst 2 ganger pr år.

Godkjenning av EHF Katalog

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.

Prosess	Mottatt oppdragsgiver	Tilgjengelig bestiller
Ny katalog	14 dager før oppstart av avtale
Oppdatering av katalog	7 dager før iverksettelse	Dag for iverksettelse

3.1 Krav til kvalitet i visse katalog felt

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse felter fylles ut i katalog.

Vurderingsparameter		Krav til poengsum (0-5) 1
A	Produktnavn	5
B	Produktbeskrivelse	5
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC) 2	5
E	Synonymer / nøkkelord	5
F	Produktidentitet 3	Avhengig av produkttype
G	Vedlegg	Avhengig av produkttype

1 Kravmatrise se kapittel 8.

2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til enhver tid gjeldende UNSPSC versjon. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

3.2 Innhold Katalog

Feltnavn se EHF Katalog Formatet. Katalog veileder er hovedkilden for korrekt informasjon.

Samhandlingsavtalen har til hensikt å hjelpe aktørene om å ha felles forståelse av viktigheten for de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende. Oppdragsgiver kan Ƞerne linjer i tabellen eller legge til ny linje og benytte kommentarfeltet for å gi utdypende forklaring. Ved å benytte EHF veiledere kan man se om feltet/informasjon er obligatorisk («Syntax» - 1..1) eller valgfri («Syntax» - 0..1). Er feltet obligatorisk må avsender inkludere det. Mottaker kan presisere krav til innhold feltet i kommentarfeltet. Er feltet valgfritt, og oppdragsgiver ønsker å benytte det, kan man inkludere det i tabellen.

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
KatalogID	Ja	TK-saksnummer for rammeavtalen Det samme må stå A46Avtal feltet i UBW
Katalognavn	Ja	Navn på avtale
Katalog språk	Ja	NO
Aksjonskode	Ja	Add ved nye leverandører Replace ved oppdatering
Katalogdato	Ja	Dato for sending av katalog
Gyldig fra dato	Ja	Fra oppstart av avtale
Gyldig til dato	Ja	Til dato 31.12.2099
Kontraktsnummer	Ja	Saksnummer fra TK-sak
Aktøridentifikasjon (xxx.xx)	Ja	Leverandøren sitt xxx.xx
e-postadresse katalogansvarlig leverandør	Xx
Identifikator	Xx
Bestillbarindikator	Ja	Ja (her må det stå ja)
Bestillingsenhet	Xx
Pris	Ja
Valuta	Ja	NOK
Leverandørens artikkelnummer	Ja
UNSPSC (versjon 18) + kodeverdi	Ja	UNSPSC versjon 18: Lenke UNSPSC GS1
Produktnavn	Xx
MVA sats	Ja
Produktbeskrivelse	Ja

Nøkkelord	Ja
Produsent navn og/eller varenummer	Ja
Opprinnelsesland (landkode)	Ja
Farlig gods/Risikoprodukter	Ja	Skal merkes hvis varen er klassifisert som farlig gods
HMS datablad	Ja	Obligatorisk dersom verdien under” Risikoprodukter” ja
Miljø, sosialt ansvarsmerker (Klassifisering)	Ja
Pakningsnivå	Nei
Pakningsenhet og kvantum	Ja
Ledetid	Ja
Minste ordrestørrelse	Ja
Bilde	Ja

4. Punch-Out

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Punch Out veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2

4.1 Krav til kvalitet i punch-out løsning

Følgende krav stilles til kvalitet i leverandørens løsning og i meldingen som sendes til oppdragsgiver (bestiller). Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse kvalitetskrav finnes i leverandørens punch out løsning og i xml-filen som sendes bestiller. Det er pålagt både leverandør og oppdragsgiver å kvalitetssikre at varer og tjenester som vises i leverandørens løsning er i henhold til inngått avtale.

Kvalitetsparameter		Krav til poengsum (0-5) 1
A	Produktnavn	5
B	Produktbeskrivelse	5
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC) 2	5
E	Synonymer / nøkkelord	5
F	Produktidentitet 3	Avhengig av produkttype
G	Vedlegg	Avhengig av produkttype

1 Kravmatrise se kapittel 8.

3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

4.2 Krav til punch-out

	Xxxx til punch-out	JA/Xxx
1	Avtalt produktsortiment og pris Kun avtalt produktsortiment og avtalepriser skal vises for bestillere i punch-out. Avtalesortiment (standardisert sortiment) til Trondheim kommune skal være markert for bestiller.	Ja
2	Enhetsbetegnelser Trondheim kommune skal ha oversikt over enhetsbetegnelser som ligger i punch out.	Ja
3	Single signon (SSO) Det skal være automatisk pålogging til leverandøren sin punch-out fra Trondheim kommune sin ERP-løsning	Ja
4	UNSPSC koder	Ja

Trondheim kommune skal ha oversikt over UNSPSC kodene som ligger i punch-out.

Oppetid på løsning

Ved nedetid av punch- out skal leverandøren jobbe kontinuerlig for å rette feil.

Rapport

Det er ønskelig at Trondheim kommune kan ta ut eller få tilsendt oversikter over hvilke produkter, inkl. artikkelnummer og pris, som er synlig i punch out.

Ja/Nei

5. Bestilling

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen 1 timer etter at bestilling er mottatt. Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på følgende måte: e-post til rekvirent/bestiller evt til postmottaket til bestillende enhet.

5.1 Bruk av bekreftelse med endring

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring	Ja	Nei
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren		Nei
Xxxxxx leveringsdato for en enkelt varelinje		Nei
Reduksjon i kvantum som leveres		Nei
Erstatningsprodukt		Nei
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet)		Nei
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre)		Nei
Andre endringer (må spesifiseres): Type erstatningsprodukt skal avtales med rekvirent/bestiller per e-post	Ja

5.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling

Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling	Tilleggsinformasjon

5.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:

Prinsipp	Ja	Nei
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen XX dager etter mottak av bekreftelsen.		Nei
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.		Nei
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid		Nei

bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen XX dager etter mottak av bekreftelsen.

6. Forsendelse og varemottak

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

7. Fakturering

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder (EHF Billing)) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML).

Presisering av informasjon i faktura	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Ordrereferanse/Ordrenummer	Ja	Ordrenummer skal ligge i feltet OrderReferenceID
Oppdragsgivers referanse	Ja	Ved manglende ordrereferanse/ordrenummer bruk Tk org.kode i feltet BuyersReference
All fakturainformasjon skal inkluderes i EHF faktura XML	Ja	For analyse av data er det viktig at vedlegg ikke er hovedbærer av informasjon

8. Kvalitetsparameterne for produktkatalog

Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog ref. kapittel 3.1.

Attributt	Verdi	Kriterier
A - Produktnavn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
B - Produkt-beskrivels e	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse)
C - Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
D - Kategorisering (UNSPSC)	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
E -Synonymer	0	Ingen synonymer /nøkkelord
	1	Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
F - Produktidentitet	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
G - Vedlegg	0	Ingen bilag
	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.

	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad