Standardvilkår for bevilgninger fra Fiskeri-og havbruksnæringens forskningsfond (FHF)

Standardvilkår for bevilgninger fra FHF

Versjon 5, 1.1.2014

Standardvilkår for bevilgninger fra Fiskeri-og havbruksnæringens forskningsfond (FHF)

Versjon 5, gjeldende fra 1.1.2014

Disse vilkårene gjelder for prosjekter/programmer som FHF bevilger midler til, og alle tilskuddsmottakere i slike prosjekter/programmer, med mindre det er avtalt at andre vilkår gjelder. Ved å akseptere et tilsagn, aksepterer tilskuddsmottakere vilkårene i dette dokumentet samt eventuelle tilleggsvilkår som angis i tilsagnsbrevet.

FHF er opptatt av at næringen skal kunne bruke prosjektresultatene. FHF stiller derfor som krav at prosjektresultatene skal være åpne og publiseres bredest mulig jf. kapittel 3 nedenfor.

1. Tilsagnsrammer

1.1 Tilskuddsmottaker må snarest bekrefte skriftlig/elektronisk at tilsagnet vil bli benyttet og at vilkårene for tilsagnet godtas. Det skal fremgå uttrykkelig av bekreftelsen at tilskuddsmottakeren aksepterer bestemmelsene om immaterielle rettigheter i kapittel 4 og vil inngå nødvendige avtaler med prosjektdeltakere og samarbeidspartnere. Tilsagnet trer ikke i kraft før bekreftelse foreligger. Tilsagn fra FHF kan ikke overføres til andre uten samtykke fra FHF.

1.2 Tilskuddet innvilges i henhold til prosjektbeskrivelsen med de planer, budsjetter og eventuell annen dokumentasjon som ligger til grunn for tilsagnet. Prosjektet skal gjennomføres i henhold til prosjektbeskrivelsen. Bytte av prosjektleder, og vesentlige prosjektendringer for øvrig, må snarest meddeles FHF, jf. FHFs retningslinjer for avviksrapportering. Vesentlige prosjektendringer skal godkjennes av FHF før de settes i verk.

1.3 Tilsagn kan trekkes tilbake eller begrenses til å omfatte deler av prosjektet dersom det ikke gjennomføres etter planene, herunder endringer av prosjektets finansieringsplan.

1.4 FHF kan trekke tilsagnet helt eller delvis tilbake dersom det skulle inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor FHFs kontroll, og som gjør det umulig eller urimelig tyngende å opprettholde tilsagnet. Som ekstraordinær situasjon skal anses beslutning om nedleggelse av FHF, eller andre forhold som etter norsk rett må regnes som force majeure.

1.5 FHF kan også trekke tilsagnet tilbake dersom prosjektets nytteverdi etter FHFs vurdering blir vesentlig redusert eller faller bort, eksempelvis som følge av den alminnelige kunnskapsutviklingen innenfor prosjektets område. Det samme gjelder dersom det skulle oppstå et betydelig fall i FHFs inntekter (FOU-avgiften) i forhold til budsjett. I slike tilfeller vil FHF dekke en forholdsmessig andel, tilsvarende FHF's andel av totalfinansieringen for prosjektet, av alle påløpte kostnader frem til tilsagnet ble trukket tilbake, samt direkte kostnader i forbindelse med tilbakekallet, oppad begrenset til et beløp tilsvarende tilskuddsbeløpet.

2. Økonomiforvaltning

2.1 Det skal føres regnskap for prosjektet. Regnskapet skal gi uttrykk for prosjektets totale virksomhet, også virksomhet som er finansiert av andre enn FHF. Regnskapet skal føres slik at det uten videre kan sammenlignes med budsjettet som ligger til grunn for tilsagnet.

2.2 Tilskuddet utbetales normalt etterskuddsvis. Utbetalingen skal stå i et rimelig forhold til fremdriften i prosjektet. Utbetalingsanmodningen skal vedlegges et perioderegnskap satt opp i henhold til budsjettet der det spesifiseres timeforbruk, timesats og navn på den som har utført arbeidet, reiser og annet. Detaljerte timelister, attestert av evt. overordnede, skal kunne fremlegges på forespørsel. Perioderegnskap er ikke nødvendig ved fastprisprosjekter. Reiseutgifter dekkes etter statens satser. Ubetalings-anmodninger/fakturaer skal ha minimum 20 dagers betalingsfrist.

2.3 Hvis det er flere parter som deltar i et prosjekt, er mottaker av bevilgningen ansvarlig for å utarbeide en samarbeidsavtale med de øvrige deltagerne for å sikre at FHFs vilkår følges. Samarbeidsavtalen må utformes på en slik måte at partene ikke kommer i underleverandørforhold til hverandre.

2.4 For offentlige tilskuddsmottakere skjer utbetaling av tilskudd i henhold til regelverket som gjelder for offentlig økonomiforvaltning. For private tilskuddsmottakere kan FHF stille krav om revisorbekreftelse for delutbetalinger underveis i prosjektet jf. punkt 2.6. FHF og Riksrevisjonen har adgang til å påse at midlene blir benyttet etter forutsetningene.

2.5 Sluttregnskap skal være FHF i hende snarest mulig og senest 2 måneder etter at prosjektet er avsluttet. De siste 20 % av samlet tilsagnsbeløp fra FHF blir som hovedregel holdt tilbake inntil alle leveranser og fullstendig regnskap er godkjent.

2.6 For private tilskuddsmottakere skal sluttregnskapet bekreftes av registrert eller statsautorisert revisor. For prosjekter med et totalregnskap fra og med 500 000 kr skal standard ISA 805 Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i regnskapsoppstillingen brukes. For prosjekter med et totalregnskap under 500 000 kr skal standard ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger brukes. Revisor skal i begge tilfeller gjøres kjent med FHFs standardvilkår. Revisor skal under avtalte kontrollhandlinger bekrefte at regnskapet er satt opp i henhold til budsjett og finansieringsplan for prosjektet og kontrollere at bilagene tilhører prosjektet. Et representativt utvalg av bilag skal kontrolleres. Bilagene skal være attesterte og merket med prosjektnummer. Dette gjelder også tilhørende timelister. I tilfeller der et bilag er delt mellom flere prosjekter, skal dette tydelig fremgå av bilaget. Revisor skal særskilt kommentere bilag som det kan knyttes uklarhet til. Totalbeløp for sluttregnskapet skal oppgis i revisors bekreftelse.

2.7 FHF har ikke noe ansvar for tilskuddsmottakers etterlevelse av skatte-og avgiftsregelverk, statsstøtteregelverk eller annet regelverk som gjelder for tilskuddsmottaker.

3. Faglig rapportering og formidling

3.1 Rapportering skal skje i henhold til godkjent prosjektbeskrivelse. I rapporteringen skal det vektlegges å rapportere om oppnådde resultater og nytte for fiskeri- og havbruksnæringen.

3.2 All formidling skal koordineres med FHF inntil sluttrapporteringen er godkjent av FHF.

3.3. Leveranser skal leveres FHF fortløpende, uten ugrunnet opphold. Resultater og elektroniske leveranser skal først publiseres på FHFs nettsider, med mindre annet er avtalt. FHF skal som hovedregel ha fri bruksrett til innholdet i leveransene, og skal herunder kunne bruke bilder fra leveransene på FHFs nettsider og til annen formidling. Resultatene og leveransene skal være åpne, med mindre annet er avtalt eller særskilte forhold tilsier det, herunder patentering og vitenskapelig publisering.

3.4 Dersom det tas betalt for et arrangement, en trykksak eller et annet formidlingstiltak og FHF bidrar med 50 % eller mer av den planlagte finansieringen, skal det gjelde økonomisk likebehandling for alle deltakere/kjøpere.

3.5 Tilskuddsmottakers videreformidling av resultatene i f. eks. rapporter, ppt.-presentasjoner, skal ikke skape tvil om at resultatene er frembrakt og formidlet av tilskuddsmottaker og at tilskuddsmottaker er uavhengig fra FHF. Det skal brukes tilskuddsmottakers profil / maler uten å inkludere FHFs logo eller grafiske elementer når resultater formidles.

3.6 Samtidig som punkt 3.5. ivaretas, skal FHFs rolle som oppdragsgiver eller som finansiell bidragsyter synliggjøres. Rapporter skal angi FHFs prosjektnummer. FHFs rolle skal normalt omtales i innledning / bakgrunn, uten bruk av logo. I presentasjoner skal FHFs rolle normalt omtales ved bruk av FHFs logo. Ved tvil skal FHF konsulteres vedr. identifisering og logobruk.

3.7 FHF kan kreve å bli holdt orientert om programmets/prosjektets utvikling og fremdrift i form av kortfattede rapporter.

3.8 Sluttrapporteringen skal gi full oversikt over de utførte arbeider og alle oppnådde prosjektresultater, sammenholdt med prosjektets resultatmål, samt inneholde forslag til utnyttelse av oppnådde resultater, jf. FHFs retningslinjer for sluttrapportering. Det skal leveres separat populærvitenskapelig sammendrag. For konferanser og lignende der FHF bidrar med mindre enn 50 % av den planlagte finansieringen, kan sluttrapportering avgrenses til populærvitenskapelig sammendrag, program, deltakerliste og foredragsmateriell.

4. Rettigheter

4.1 Delte rettigheter til Prosjektresultatene

4.1.1 Prosjektdeltakerne og FHF, på vegne av fiskeri- og havbruksnæringen, har likt eierskap og like rettigheter til alle resultater og immaterielle rettigheter frembrakt i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet ("Prosjektresultatene"), herunder, men ikke begrenset til, patenter/patenterbare oppfinnelser, varemerker, design, know-how og opphavsrettigheter. FHFs eierrettigheter skal sette FHF i stand til å sørge for at prosjektresultatene kommer næringen til gode.

4.1.2 Prosjektdeltakerne og FHF, på vegne av fiskeri- og havbruksnæringen, kan fritt og uten ytterligere samtykke utnytte Prosjektresultatene økonomisk som om hver var eneeier, herunder ved å viderelisensiere eller overdra sine rettigheter til andre, men ingen av partene kan stifte eller overdra eksklusive rettigheter i Prosjektresultatene som kan hindre de øvrige rettighetshaveres utnyttelse av Prosjektresultatene eller på annen måte forringe de andres rettigheter til Prosjektresultatene. Hvis en part overdrar eller viderelisensierer sine rettigheter til andre skal den annen part informeres skriftlig om dette.

4.2 Bruksrett til Prosjektbakgrunn

4.2.1 Prosjektdeltakerne beholder sine rettigheter til utstyr, materiale, immaterielle rettigheter mv som de tar med seg inn i prosjektet ("Prosjektbakgrunn"). Når slikt utstyr, materiale eller rettigheter planlegges brukt i forbindelse med gjennomføring av prosjektet skal det angis i prosjektbeskrivelsen.

4.2.2 For Prosjektbakgrunn som bringes inn i prosjektet i form av immaterielle rettigheter, og som det er nødvendig eller relevant å kunne benytte i forbindelse med utnyttelse av Prosjektresultatene, får FHF, på vegne av fiskeri- og havbruksnæringen, en ikke-eksklusiv, vederlagsfri, sublisensierbar og tidsubegrenset rett til å utnytte slik Prosjektbakgrunn i forbindelse med enhver form for utnyttelse av Prosjektresultatene.

4.2.3 Hvis det unntaksvis skal benyttes Prosjektbakgrunn som det ikke skal overføres bruksrett til etter punkt 4.2.2, må dette være spesifisert i prosjektbeskrivelsen og uttrykkelig akseptert i tilsagnsbrevet. Hvis slik aksept ikke er gitt i tilsagnsbrevet, og prosjektdeltakeren likevel benytter den aktuelle Prosjektbakgrunn i prosjektet, gjelder bestemmelsen om bruksrett til Prosjektbakgrunn i punkt 4.2 ovenfor.

4.3 Særlig om patenterbare oppfinnelser og design

4.3.1 Dersom man i prosjektet kommer frem til en patenterbar oppfinnelse skal partene i fellesskap søke patent, og begge parter skal stå som patentinnehaver. Kostnadene til patentering og eventuelt godtgjørelse i henhold til lov om arbeidstakeres oppfinnelser av 17. april 1970 skal dekkes av partene med en halvpart hver.

4.3.2 Dersom en av partene, etter å ha mottatt skriftlig forespørsel fra den annen part om at patentering skal igangsettes, skriftlig varsler at parten ikke ønsker å søke patent, eller vedkommende ikke har besvart forespørselen innen 30 dager fra forespørselen er mottatt, skal den annen part ha rett til å søke patent alene. Den part som søker patent skal i så fall alene stå som patentinnehaver, og skal dekke alle kostnader. Den annen part plikter, mot rimelig godtgjørelse, å bistå i den utstrekning dette er nødvendig i søknadsprosessen og i forbindelse med håndhevelse av patentrettighetene, herunder skal den annen part sørge for signering av nødvendige dokumenter i søknadsprosessen.

4.3.3 Dersom bare en av partene søker patent i henhold til denne bestemmelsen, skal den annen part ha en ikke-eksklusiv rett til å utnytte oppfinnelsen innenfor sin egen virksomhet. Hvis det er FHF som ikke søker patent, innebærer dette at FHF har adgang til å gi bedrifter i fiskeri- og havbruksnæringen rett til å utnytte oppfinnelsen i sine virksomheter.

4.3.4 Tilskuddsmottaker skal sørge for at alle tidsfrister og formelle krav i henhold til lov om arbeidstakeres oppfinnelser av 17. april 1970 overholdes.

4.3.5 Bestemmelsene om håndtering av oppfinnelser gjelder tilsvarende for registrering av design så langt de passer.

4.4 Uttrykkelig vedtakelse av vilkårene om overføring av immaterielle rettigheter Tilskuddsmottaker skal sørge for at bestemmelsene i dette kapittelet er gjort kjent for og akseptert skriftlig av den enkelte deltaker og samarbeidspartner i prosjektet før de tar del i prosjektet.

4.5 Avvik fra bestemmelsene om immaterielle rettigheter

FHF og tilskuddsmottaker kan avtale avvikende regulering av immaterielle rettigheter i forbindelse med det enkelte prosjekt. Slik avtale skal være inngått skriftlig og skal være signert av begge parter. Avvikende vilkår som fremgår av prosjektbeskrivelsen, og som er uttrykkelig akseptert i tilsagnsbrevet, anses som tilstrekkelig skriftlig avtale etter denne bestemmelse.

5. Vedrørende styrings- og referansegrupper og forskningsmessig uavhengighet

5.1 FHF vil etter egen vurdering opprette styrings- og/eller referansegrupper til prosjekter. Mandat utarbeides ved etablering av disse gruppene.

5.2 Hensikten med styrings- og referansegrupper er å sikre at arbeidet får størst mulig nytte for næringen. Det er tilsagnsmottaker som skal drifte gruppene, og det må tas budsjettmessig høyde for dette i prosjektbeskrivelsen. FHF vil delta i møtene for å ivareta FHFs målsetting med prosjektet, og for å sikre kommunikasjonen mellom FHF-, prosjekt, styrings- og referansegruppene.

5.3 Prosjekter finansiert av FHF må ha legitimitet gjennom forskningsmessig uavhengighet. Det er tilsagnsmottakers ansvar å sikre at arbeidet holder nødvendig vitenskapelig uavhengighet og legitimitet.

5.4 Dersom forutsetninger og rammer fra FHF, styrings- og referansegrupper vurderes av tilsagnsmottager å kunne påvirke kvaliteten, og derved validiteten, eller legitimiteten i prosjektet, plikter tilsagnsmottaker å påpeke dette umiddelbart.