LEVERANSER, KVALITET OG RESSURSER

Utkast TJENESTEAVTALE FOR ØKONOMI- OG LØNNSADMINISTRATIVE TJENESTER

VED DET XX FAKULTET:

LEVERANSER, KVALITET OG RESSURSER

Versjon R1

Avtalen innbefatter oppgaver innenfor økonomistyring, prosjektstyring, samt regnskap, transaksjons- og bilagshåndtering ved Det XX fakultet. Vedlegg til avtalen innbefatter kostnadsfordelingen forbundet med tjenesten.

FORMÅL MED AVTALEN OG VEDLEGG

Parter involvert i avtalen er økonomifunksjonen, linjeledelsen (instituttledere, kontorsjefer og fakultetsledelse) og prosjektledere (forskere som styrer eksterne midler) ved Det XX fakultet. Avtalen angir;

a) leveranser fra økonomifunksjonen

b) organisering av og premisser for økonomifunksjonen

c) nødvendig dialog og samarbeid for leveransene fra økonomifunksjonen

d) krav til leveransene fra økonomifunksjonen

e) kontaktpunkter mellom økonomifunksjonen og enhetene

f) system for endring av avtalen (tjenesten)

LEVERANSER

a) Økonomifunksjonen skal levere økonomitjenester til alle enheter ved XX- fakultetet

b) Økonomitjenestene er beskrevet som leveranser i vedlegg a)

c) Det forventes at arbeidet utføres i henhold til UiOs regelverk1, standard rutiner og prosesser. Tidsrammer for leveranser angis i UiOs og XXs årshjul

FAGOMRÅDER I ØKONOMIFUNKSJONEN

Avtalen omfatter følgende hovedleveranser innen de tre fagområdene i økonomifunksjonen.

• Økonomistyring: Budsjett, månedsrapportering, tertialrapportering, prognosearbeid, rådgivning og analyser

• Prosjektstyring: Rådgivning ved prosjektsøknader, budsjettering, evt økonomifaglig støtte ifm forhandlinger med oppdragsgiver, avtaler, prosjektoppretting og rapporter

• Regnskap, transaksjons- og bilagshåndtering: Regnskapsavslutninger, kontrollprogram, frikjøpshåndtering, omposteringer, konteringer, lønnsutbetalinger

For detaljert oversikt over leveransene se vedlegg a)

INFORMASJON FRA INSTITUTT- OG FAKULTETSLEDELSEN

Ledelsen plikter å holde økonomifunksjonen informert om forhold som vedrører leveransene beskrevet i vedlegg a) og videre sikre tilgang til nødvendig dokumentasjon. Dette gjelder særlig endringer i enhetenes organisering, budsjetter eller strategier som vil kunne påvirke leveransene i avtalen.

KOSTNADSFORDELING (MELLOM ENHETER)

Enhetene betaler for økonomitjenestene i henhold til beregnet prosentvis fordeling av totalressursene til økonomifunksjonen. Pr. dd.mm.yyyy tilsvarer dette x stillinger.

Se vedlegg b) for prosentvis fordeling pr. enhet.

KONTAKTPUNKTER

a) Økonomileder er ansvarlig for økonomifunksjonens oppfølging av avtalen

1 Jfr reglement for økonomistyring i staten og hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo.

b) Administrativ leder er ansvarlig for enhetens oppfølging av avtalen

c) Planen gjennomgås årlig ifm planprosesen. Gjennomgangen brukes til å revidere samhandlingsavtalen og kostnadsfordeling, i rimelig tid for budsjettering og planlegging

d) Det etableres et møteforum (eller tid på agendaen i faste møter) mellom økonomifunksjonen, representert ved økonomileder, og administrative ledere for å ta opp løpende driftsspørsmål rundt leveranser i avtalen inklusive gjennomgang av vedleggene. I oppstartfasen er løpende driftsspørsmål knyttet til leveranser fra økonomifunksjonen fast sak på nettverksmøter i den administrative ledergruppen

e) Fordeling av ansvarsområder og kontaktpersoner per enhet er presentert i vedlegg c)

AVTALENS VARIGHET

Denne avtalen trer i kraft dd.mm.yyyy og gjelder inntil annen avtale blir inngått.

ENDRING AV AVTALEN

Enhetenes administrative ledere i samarbeid med økonomileder kan til enhver tid foreta justeringer i leveransebeskrivelsen. Vesentlige endringer må inngås skriftlig som endringsavtale og godkjennes av dekan.

Avtalens leveranser og økonomiske vilkår skal evalueres årlig ifm. budsjettprosess (ca. 1. september).

Ved den årlige gjennomgangen av avtalen skal det være en diskusjon av eventuelle endringer i leveransen, servicenivå og pris/ prismodeller samt vurdering av aktiviteter som kan forbedre tjenesteleveransene.

Sted/dato:   Sted/dato:          

For (instituttet) For (økonomifunksjonen ved XX)

Instituttleder/kontorsjef Dekan/fakultetsdirektør/øk.leder

Vedlegg a: Detaljert liste over leveranser innen fagområdene Vedlegg b: Prosentvis kostnadsfordeling

Vedlegg c: Ansvarsområder og kontaktpersoner for enheter