DEL I. INNLEDENDE BESTEMMELSER

Reglement om valg av ansattrepresentanter til styret ved Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS)

Vedtatt av styret 04.12.2020

DEL I. INNLEDENDE BESTEMMELSER

1. Virkeområde

Dette reglementet gjelder for valg av ansattrepresentanter som medlemmer og varamedlemmer til styret i UNIS, slik det til enhver tid følger av vedtektene til UNIS.

Reglementet har sitt grunnlag i vedtektene § 7 og aksjeloven § 6-4.

2. Definisjoner

I dette regelverket betyr:

a) ansatt: person som arbeider i UNIS eller er i lovfestet permisjon. Ferievikarer anses likevel ikke som ansatt.

b) hovedstilling: arbeidsforhold hvor det skal arbeides gjennomsnittlig minst 50 prosent av arbeidstiden for ansatte i heltidsstilling som utfører arbeid av samme art.

c) deltidsstilling: arbeidsforhold hvor det skal arbeides gjennomsnittlig mindre enn 50 prosent av arbeidstiden for ansatte i heltidsstilling som utfører arbeid av samme art. Når det i denne forskriften kreves et bestemt antall ansatte, telles hver ansatt i deltidsstilling som en halv.

d) lokal fagforening: fagforening i UNIS eller avdeling av fagforening i UNIS som utelukkende har ansatte i UNIS som medlemmer, og som er bundet av tariffavtale med UNIS eller arbeidsgiverorganisasjon som UNIS er medlem av (bedriftsklubb e.l.).

DEL II. REGLER OM VALG TIL UNIS SITT STYRE

3. Regler om valget

Medlemmer og varamedlemmer til styret velges av og blant de ansatte i UNIS. Valget skal være hemmelig og elektronisk.

Valget skal foregå som flertallsvalg, med mindre noe annet kreves etter representasjonsforskriften § 7.

Valget skal foregå i tre valgkretser. Valgkretsene er:

• fast vitenskapelig ansatte og professor II,

• teknisk-administrativt ansatte,

• midlertidig vitenskapelig ansatte.

Det velges ett styremedlem og tre vararepresentanter fra hver valgkrets.

4. Stemmerett

De som er ansatt i UNIS på valgdagen har stemmerett i sin valgkrets.

Ansatte i hovedstilling har en hel stemme. Ansatte i deltidsstilling har en halv stemme

5. Valgbarhet

Den som velges må være ansatt i UNIS på valgdagen.

For å kunne velges, må vedkommende være myndig og ikke i konkurskarantene. Ansatte er bare valgbare i sin valgkrets.

Vedkommende kan ikke ha verv som ansattrepresentant i andre selskapers styrende organer samtidig.

6. Opprettelse av valgstyre

Hvert valg ledes av et valgstyre som opprettes av UNIS sammen med de ansattes tillitsvalgte. Valgstyret skal bestå av tre personer med stemmerett, hvorav en leder. De ansatte og UNIS skal ha minst en representant hver i valgstyret.

7. Valgstyrets oppgaver

Valgstyret skal fastsette datoen for valget. Valgdatoen skal kunngjøres to måneder før valget. Kunngjøringen skal også inneholde:

• Kort informasjon om vervene, inkludert at styrets dokumenter er norske og at styremøtene foregår på norsk,

• en liste over hvem som har stemmerett og er valgbare i hver valgkrets,

• oppfordring til dem som har forslagsrett til å fremme forslag til styremedlemmer og varamedlemmer til valgstyret senest tre uker før valgdagen,

• og at valget kan avholdes som forholdstallsvalg dersom minst en femtedel av de som har stemmerett eller lokale fagforeninger som representerer minst en femtedel av de som har stemmerett skriftlig krever det senest seks uker før valgdagen.

Valgstyret avgjør om forslag er i samsvar med kravene, og undersøker om de foreslåtte kandidatene er villige til å motta valg. Valgstyrets avgjørelse skal forelegges forslagsstillerne, som må rette eventuelle mangler straks. De godkjente forslagene skal kunngjøres senest en uke før valgdagen.

DEL III. VALGMÅTE OG VALGRESULTAT

8. Forslag (nominasjon)

Alle som har stemmerett, har forslagsrett. Forslagsrett har også lokal fagforening.

Forslag skal være skriftlig. Kandidatenes navn og opplysning om hvor i UNIS de arbeider skal fremgå av forslaget. Forslaget skal inneholde minst en kandidat av hvert kjønn.

Valgstyret skal senest en uke før valgdagen kunngjøre en liste over de foreslåtte kandidatene i alfabetisk rekkefølge. Det skal fremgå av listen hvem som er forslagsstiller til den enkelte kandidat.

9. Stemmeseddel

Valgstyret skal utarbeide stemmesedler med de foreslåtte kandidatenes navn i alfabetisk rekkefølge, med opplysning om hvor i UNIS de arbeider og hvem som er forslagsstiller. Valgstyret skal informere velgerne om hvordan de skal gå fram for å markere på stemmeseddelen hvem de stemmer på, og det skal fremgå av stemmesedlene hva som kan føre til at de blir forkastet.

10. Stemmegivning

Det skal avgis inntil fire stemmer. Det kan bare stemmes på kandidater som er foreslått. Kumulasjon, oppføring av andre navn enn dem som er foreslått eller andre oppføringer eller rettelser, skal ikke tas i betraktning ved opptelling av stemmene.

11. Fordeling av verv

Styremedlemmer og varamedlemmer er valgt i den rekkefølge stemmetallene tilsier.

Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Dersom resultatet av valget innebærer at det ikke er valgt styremedlemmer og varamedlemmer av begge kjønn i henhold til aksjeloven § 20-6, gjelder følgende ordning:

Kandidaten som fikk lavest oppslutning målt i antall stemmer i forhold til antallet stemmeberettigete i den enkelte valgkrets erstattes av nærmeste kandidat fra det underrepresenterte kjønn i det omfang som er nødvendig for å sikre korrekt representasjon. Det samme gjelder for varamedlemmene.

12. Varamedlemmer

Varamedlemmene innkalles for representanten i sin valgkrets i den rekkefølge de er valgt, med mindre noe annet er nødvendig for at begge kjønn skal være representerte blant ansattrepresentantene i styret.

Dersom et styremedlem varig fratrer sitt verv, blir varamedlemmet som rykker opp på vedkommendes plass, ordinært styremedlem. Det skal avholdes suppleringsvalg i henhold til punkt 15 for nytt varamedlem.

13. Resultatet av valget

Valgresultatet skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Valgresultatet skal meddeles administrerende direktør og lokale fagforeninger ved oversendelse av valgprotokollen. Protokollen oppbevares av UNIS. De ansatte skal orienteres om valgresultatet.

DEL IV. VALGPERIODEN

14. Funksjonstid og møteplikt

Valg skal finne sted annethvert år. Funksjonstiden regnes fra valget og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling det året valgperioden utløper. Dersom de ansatte ikke har valgt nye representanter på dette tidspunktet, fungerer sittende styremedlemmer og varamedlemmer inntil nye er valgt. Gjenvalg kan finne sted.

Styremedlem og innkalt varamedlem har møteplikt med mindre vedkommende har gyldig forfall.

Når det foreligger særlige forhold, har styremedlem og varamedlem rett til å fratre før valgperioden er ute.

Dersom styremedlem eller varamedlem slutter å ha sitt arbeidssted i den delen av virksomheten som tilhører valgkretsen vedkommende er valgt fra, opphører vervet.

Dersom det foretas suppleringsvalg, fungerer de nyvalgte representantene resten av valgperioden.

15. Suppleringsvalg

Det skal holdes valg på styremedlemmer og varamedlemmer i valgperioden når det er nødvendig for å opprettholde de ansattes representasjon i styret.

Suppleringsvalg skal foretas for å fylle de vervene som er igjen når opprykksordningen i punkt 12 er fulgt.

Valget ledes av det valgstyret som fungerte ved siste ordinære valg.

Valgstyret kan fastsette kortere frister enn de som følger av punkt 7, men likevel ikke kortere enn to uker før valgdagen.

DEL V. ENDRINGER OG IKRAFTTREDELSE

16. Endringer

Administrerende direktør kan oppdatere reglementet i samsvar med endringer i lov, forskrift og avtaleverk eller vedtak i styret.

17. Ikrafttredelse

Regelverket trer i kraft 04.12.2020.