Tilbudsgrunnlag
Tilbudsgrunnlag
Serverings- og kioskvirksomhet Rabalder, Longyearbyen
Innhold
2.1 Konkurranseinnhold – prosessen videre 4
2.2 Betraktninger og forutsetninger i forhold til serverings- og kioskvirksomheten 4
2.5 Tekniske forhold og inventar 5
4. Krav/kvalifikasjonskrav til tilbyderen 7
4.1 Øvrige krav til tilbyderen 7
I overensstemmelse med dette konkurransegrunnlaget og konkurransegrunnlagets vedlegg, inviterer Longyearbyen lokalstyre, Kultur og idrett, til konkurranse om driftsavtale for serverings- og kioskvirksomhet for Rabalder. Det forutsettes at de som deltar i konkurransen kan ivareta både serverings- og kioskvirksomheten i sin helhet.
Anskaffelsesprosedyre | Åpen anbudskonkurranse |
Kunngjøring | Konkurransen er kunngjort i Svalbardposten og på lokalstyrets hjemmeside. |
Tilbudsfrist | Tilbud skal være lokalstyret i hende innen 15.10.2021 kl. 12.00 Tilbudet leveres gjennom e-dialog: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.000000.xx.xxxx Tilbudet merkes med «Tilbud ny avtale Rabalder, prosjektnr. 1298» |
Tilbudsåpning | Næringsbygget 18.10.2021 kl. 15.00 Det vil være lukket tilbudsåpning. |
Vedståelse | Tilbudet skal vedstås 90 dager, regnet fra fristen for mottakelse av tilbudet. |
Språkkrav | Tilbudet med tilhørende dokumentasjon utføres på norsk. |
Henvendelse | Alle spørsmål som gjelder grunnlaget skal skje skriftlig innen 08.10.2021 kl. 12 til: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, ref. prosjektnr. 1298 Spørsmål og svar vil distribueres skriftlig til alle tilbyderne fortløpende. |
Befaring | Det avholdes befaring på forespørsel. |
Avtaleperiode | 5 år – 01.01.2022 til 01.01.2027 |
Reforhandling/oppsigelse | Ved større driftsendringer, eksempelvis ved omdisponering eller utvidelse av bygget, kan begge partene kreve reforhandling av kontrakten. |
Avklaringer/forhandlinger/valg av tilbyder | Innen 01.11.2021 |
Longyearbyen, 21.09.2021 Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
2.1 Konkurranseinnhold – prosessen videre
Longyearbyen lokalstyre, kultur og idrett, skal leie ut Xxxxxxxx for en 5-årig driftsavtale. Avtalen innebærer drift av Xxxxxxxx som café/restaurant. Det vil inngås forhandlinger med aktuelle tilbydere basert på denne konkurransen.
Tilbudene håndteres konfidensielt og objektivt. Det er administrasjonen i Longyearbyen lokalstyre, kultur og idrett, eventuelt i samarbeid med ekstern rådgiver, som prioriterer og velger hvilken tilbyder det skal inngås kontakt med. I denne prosessen kan det bli aktuelt med forhandlinger før det tas en endelige beslutning.
2.2 Betraktninger og forutsetninger i forhold til serverings- og kioskvirksomheten
Et serveringstilbud av rett type og standard er en avgjørende del av det samlede tilbudet i en moderne kulturarena. Det skal være et tilbud av sunne matalternativer.
Konseptet skal inneholde et forslag for hvordan Xxxxxxxx skal benyttes. Kulturhuset bør ha et allsidig serveringstilbud som passer til driften/tilbudet ellers i bygget. Økt bruk av Xxxxxxxx og Kulturhuset er et ønsket resultatmål.
Servering i form av mat og drikke vil forekomme i situasjoner som blant annet:
- Ved kurs og møteforekomster
- Konserter
- Biblioteksaktiviteter Kioskvirksomhet kino:
Det forutsettes at tilbyder kan tilby kioskvirksomhet ifm. Kinoforestillinger i første halvår av 2022. I hovedsak er det en maks to kinodager i uken.
Xxxxxxxx inneholder et attraktivt tilbud for publikum. Bygget er tilrettelagt for aktiviteter på dagtid og kveldstid, og driftskonseptet skal omfatte servering ved daglig drift og eventuelle arrangementer.
Kulturhuset består av café/vestibyle og storsal. Kapasiteten varierer avhengig av bruksområde. Ved større arrangementer benyttes storsalen i Kulturhuset.
Bruksområde | Besøkende |
Fleksible oppsett avhengig av arrangement/konferanse i storsalen | 300 |
Arrangement på flatt gulv uten stoler/bord | 580 |
Scene Rabalder | 150 |
2.5 Tekniske forhold og inventar
Per i dag benyttes Xxxxxxxx til cafédrift og til servering ved arrangementer. Dagens inventar følger med ny leieavtale, med mindre noe annet er avtalt. Storsalen i Kulturhuset oppgraderes med nye bord til 240 plasser.
I sidescene finnes vann og avløp, samt tilgang til 3-fas 400V/63A og 400V/32A. Dette arealet kan benyttes til anretning ved enkelte arrangement.
Område | Areal (m2, BTA) |
Kafé | 125 |
Kiosk | 25 |
Longyearbyen lokalstyre, kultur og idrett, foretar bygningsmessig vedlikehold av bygningsmassen og dens infrastrukturanlegg for El og VVS. Driver vedlikeholder og drifter overflater og eget inventar og utstyr innenfor det definerte leieareal. Definert leieareal fremkommer av kart i vedlegg 1.
Ved bygningstekniske endringer som ønskes utført av tilbyder, skal dette bekostes av tilbyder og godkjennes av Longyearbyen lokalstyre, kultur og idrett. Om eventuelle bygningstekniske endringer anses som fordelaktig for videre drift og verdiskaping av Xxxxxxxx, kan det forhandles frem en avtale.
Valgt driver er ansvarlig for å søke skjenkebevilling for Kulturhuset, som skal gjelde både Xxxxxxxx og storsalen.
Ved offentlige arrangementer som avholdes i storsalen står arrangøren fritt til å velge servering fra andre parter. Det skal ved slike tilfeller søkes om egen skjenkebevilling. Ved arrangementer i Xxxxxxxx har tilbyder enerett til servering.
Det konkurreres på pris, ref. tildelingskriterier i punkt 5. Det skal oppgis tilbyders grunnpris per m2 per år. Området det gjelder er for kafé og kioskarealet i vestibylen inkl. kjøkken, på totalt 150 m2. I grunnprisen inkluderes fellesutgifter. Xxxxx for kjøkken måles med egen måler og betales av tilbyder. Grunnprisen indeksreguleres iht. endring i konsumprisindeksen 1. januar hvert år.
Longyearbyen lokalstyre, kultur og idrett, står fritt til å kunne forhandle med leverandør på Rabalder for servering på Galleriet. Når Galleriet ferdigstilles kan servering og leveranse av produkter til Galleriet være en tjeneste som også tilbys tilbyder på Rabalder.
Produktene skal tilbys til konkurransedyktige priser, vurdert i forhold til det som er vanlig i Longyearbyen.
4. Krav/kvalifikasjonskrav til tilbyderen
Kvalifikasjonskravene er absolutt basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen og omfatter krav om innlevering av følgende dokumentasjon:
- Firmaattest
- Skatteattest utstedt av kemner, ikke eldre enn 6 måneder
- Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag av dette, alternativt utskrift av kredittrating eller tilsvarende
- Opplysninger om omsetning innenfor fagfeltet serverings- og kioskvirksomhet de siste tre år
- Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem
- Kopi av produkt- og/eller systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon
- Bekreftelse på at tilbyder tilfredsstiller alle forskrifter gitt av offentlige myndigheter som er gjeldende for tilbyder
- Tilbyder salgs- og serviceorganisasjon
- Bekreftelse på at tilbydere har etisk og profesjonell forretningsførsel
- Bekreftelse på at tilbydere som ønsker å delta i denne konkurranse har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at de har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses som normalt i området
- Ved bruk av eventuelle underleverandører skal disse listes opp i tilbudsbrevet der det også skal fremkomme hvilke roller disse er tiltenkt
- Skriftlig godkjenning som næringsmiddelbedrift Alle disse kriteriene vektlegges i vurderingen.
4.1 Øvrige krav til tilbyderen
Det skal i tilbudet fokuseres på hvilke muligheter/løsninger/konsepter tilbyder ser for seg. Beskrivelsen av eget konsept og tanker om fremtiden bli tillagt stor betydning i vurderingen.
I vurderingen vi tilbyderens soliditet og evnen til å sørge for tilstrekkelig bemanning bli tillagt stor vekt. Erfaring fra tilsvarende virksomhet vil også være et viktig kriterium.
Det skal etableres faste skriftlige rutiner i samsvar med Matloven og tilhørende forskrifter.
Helsemessige og hygieniske forhold på Svalbard reguleres av «Forskrift om anvendelse av helselover- og forskrifter for Svalbard og Xxx Xxxxx», som viser til lover og forskrifter om helsemessige forhold for Svalbard og Xxx Xxxxx.
Det stilles krav om at virksomhetene som leverer et tilbud vedlegger kopi av en skriftlig godkjenning som næringsmiddelbedrift.
Skjenking i Kulturhuset, som omfatter både storsal og Rabalder, skal tilbys til konkurransedyktige priser, vurdert i forhold til det som er vanlig i Longyearbyen.
Skulle driveren miste eller få inndratt skjenkebevilgningen kan Kulturhuset fritt søke andre løsninger uavhengig av denne avtalen. Andre tvister omkring samarbeidet om skjenking og servering avgjøres etter retningslinjene som vil komme frem i leieavtalen som utarbeides.
Driveren har ansvar for at IK-mat (internkontroll) følges. Det skal etableres faste skriftlige rutiner for ansvar ved bytting mellom partenes ansvar for servering i Kulturhuset i samsvar med Matloven og tilhørende forskrifter.
Dersom driveren ikke oppfyller vilkårene knyttet til bevilgningen på en tilfredsstillende måte, kan Kulturhuset innen tre måneder før utløpet av fem-årsperioden varsle oppsigelse av denne delen av avtalen. Kulturhuset står da fritt til å søke andre løsninger.
Det vil i vurderingene legges følgende tildelingskriterier til grunn, iht. nedenstående tekst med vekting.
Tildelingskriterier | Vekting i % |
Erfaring | 20 |
Pris | 30 |
Konsept | 50 |
Xxxxxx en av partene misligholder sine forpliktelser i forhold til denne avtalen og vedlegg, og misligholdet ikke rettes opp, kan den andre parten med to ukers varsel heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Det part som har misligholdt avtalen, vil i slike tilfelle ha 6 måneder på å få driften tilbake i tråd med avtalen.
Dersom forhandlingene om kontrakten ikke fører til et konsept som Kulturhuset er fornøyd med, har Kulturhuset ensidig rett til å avbryte forhandlingene og inngå forhandlinger med andre.
Følgende dokumenter utgjør til sammen tilbudsgrunnlaget:
1. Tilbudsdokument
2. Plantegning grensesnitt